Die neue hybride-Arbeitsumgebung
Während die Pandemie weiter bleibt, gibt es Zweifel daran, wie lange die vollständige Remote-Arbeit anhalten wird. Es scheint jedoch so gut wie sicher zu sein, dass die Hybridarbeit für viele Unternehmen zu einer langfristigen Strategie wird. Ein hybrides Arbeitsmodell gibt den Mitarbeitern die Flexibilität, von wo aus sie arbeiten. In der Regel bedeutet es, dass die Mitarbeiter einige Tage im Büro verbringen. Andere wiederum arbeiten von zu Hause aus.
Diese Teil-Remote-Einstellung setzt voraus, dass digitale Tools und eine Lösung für Remote-Arbeit zur Verfügung stehen. Somit können die Mitarbeiter verbunden und produktiv bleiben, selbst wenn sie nicht im Büro sind.
Es stellt sich jedoch die Frage, wie man sicherstellt, dass dieser digitale Raum, der digitale Arbeitsplatz, alle Mitarbeiter einbezieht? Wie kann die Personalabteilung die Kultur, die Werte und die Mission des Unternehmens weiter ausbauen?
Ohne diese Punkte anzusprechen, kann sich eine digitale Kluft bilden. So entsteht diese Kluft zwischen denjenigen, die Zugang zu Informationen haben und immer mit dem “Herzen der Entscheidungsfindung” verbunden sind und den anderen Mitarbeitern. Um die Kluft zu überbrücken, müssen Unternehmen einen Raum schaffen, der unterschiedlichen Mitarbeitergruppen anspricht: Remote- und Office-Mitarbeiter, Mitarbeiter mit hohem und niedrigem Niveau an digitaler Affinität sowie extrovertierte und introvertierte Persönlichkeiten.
Verbunden bleiben im Arbeitsalltag
Unabhängig davon, von wo aus Mitarbeiter arbeiten, sind Videoanrufe zu einem unverzichtbaren Werkzeug geworden. Sie sind für die Erledigung täglicher Aufgaben notwendig. Doch die Nutzung von Tools wie Microsoft Teams sollte nicht auf Video beschränkt sein. Denn es ist eine leistungsstarke Plattform, auf der Projekte vorankommen, Dokumente in Echtzeit bearbeitet und soziale Momente geteilt werden.
Dennoch sind Kollaborationstools keine vollständige Lösung für Remote-Arbeit. Sie ersetzen nicht den traditionellen digitalen Arbeitsplatz oder das Firmen-Intranet, das nach wie vor die wichtigste Kommunikationsplattform ist. Hier werden Informationen und Dokumente gespeichert und den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt.
Remote-Working erfordert heute mehr denn je einen digitalen Arbeitsplatz. Dieser umfasst sowohl die Kommunikation als auch die Zusammenarbeit und ist den Mitarbeitern von überall her zugänglich. Wichtig ist, dass Teams und das Intranet nicht konkurrieren. Jedoch ergänzen sie sich und bieten den Mitarbeitern eine ganze Reihe von Lösungen für Remote-Arbeit, die den unterschiedlichen Bedürfnissen entsprechen.
Die richtigen Informationen mit dem richtigen Werkzeug finden
Die Produktivität wird zu oft durch langwieriges Suchen nach Informationen behindert. Mitarbeiter verbringen zu viel Zeit mit der Suche nach der richtigen Version eines Dokuments, Besprechungsprotokollen und mehr.
Vor allem Remote-Mitarbeiter benötigen einen homogenen digitalen Arbeitsplatz, der auf einer einzigen Infrastruktur mit einer durch künstliche Intelligenz unterstützten Suchfunktion basiert.
Ein digitaler Arbeitsplatz wie auf Microsoft 365 basiertes Powell Intranet ermöglicht es, nach Dokumenten zu suchen, unabhängig davon, ob sie in Teams oder im Intranet geteilt wurden, da sie letztlich in derselben Microsoft 365-Umgebung gespeichert sind.
Das digitale Portal sollte auch der Ort sein, an dem die Mitarbeiter auf Anwendungen zugreifen können. Das wird immer einfacher, da die meisten Tools in der Cloud zu finden sind und über eine API-Schnittstelle verfügen, über die sie nativ integriert werden können. Dies begünstigt auch den Querverweis von Daten und vermeidet Informationssilos.
Tägliche Prozesse für Remote-Teams digitalisieren
Die Möglichkeit, remote zusammenzuarbeiten, wichtige Informationen zu kommunizieren und Geschäftsanwendungen miteinander zu verbinden, sind die ersten Schritte in einer Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Vor allem gilt es für die wiederholenden Aufgaben.
Ein gutes Beispiel dafür ist das Onboarding von neuen Mitarbeitern. Da viele Arbeitgeber auf Remote-Arbeit umgestiegen sind, das Onboarding und die Einarbeitung der neuen Mitarbeitern remote erfolgen. Mit der Vorlage fürs Remote-Onboarding von Powell 365 kann die Personalabteilung einen privaten Bereich innerhalb von Teams einrichten, in dem sich Neuankömmlinge mit ihrem Team verbinden, alltägliche Fragen stellen und einem von der Personalabteilung festgelegten Aktionsplan folgen können. Außerdem wird ein Bereich im Intranet für den Zugriff auf Online-Schulungen und administrative Dokumente geschaffen.
Ein weiteres Beispiel ist die Verwaltung von Angebotsanfragen durch die Vertriebsteams. Mit der Powell 365 Sales RFP-Vorlage kann ein Vertriebsleiter die Erstellung eines Teams jedes Mal systematisieren, wenn er eine Kundenausschreibung erhält. Auf diese Weise kann er sicherstellen, dass das Vertriebsteam, das auf die Ausschreibung antwortet, die benötigten Dokumente, Zugriff auf das CRM und einen Raum für die Zusammenarbeit und die gemeinsame Erarbeitung einer personalisierten Antwort hat.
Unternehmenskultur, Gefühl der Zugehörigkeit
HR- und interne Kommunikationsteams können dazu beitragen, ein Gefühl der Zugehörigkeit innerhalb eines digitalen Portals zu schaffen, indem sie durch Gamification die Teilnahme und die Entstehung kollektiver Intelligenz fördern.
Dazu gehört z. B. das Sammeln von Punkten und Abzeichen für die Teilnahme. Powell 365s Employee Advocacy-Vorlagen belohnen Mitarbeiter für das Teilen von Inhalten, die vom Marketingteam erstellt wurden, in ihren persönlichen sozialen Netzwerken.
Motiviert bleiben und soziale Momente schaffen
Über die Produktivität der Mitarbeiter hinaus müssen Unternehmen sicherstellen, dass die gewählte Lösung für Remote-Arbeit das mentale und digitale Wohlbefinden der Mitarbeiter unterstützt. Die Mitarbeiter müssen ein Gefühl der Zugehörigkeit und des Teamgeistes haben. Dies sollte auf mehreren Ebenen unterstützt werden: Durch die Personalabteilung und die interne Kommunikation innerhalb des digitalen Portals, aber auch durch jeden Teamleiter. In der digitalen Umgebung bedeutet dies, einige der sozialen Momente aus dem Büro neu zu erschaffen, um die Teambindung zu stärken. Momente wie die Kaffeepause werden von Remote-Mitarbeitern durchweg vermisst.
Um die Monotonie von Online-Meetings zu durchbrechen, helfen Anwendungen am digitalen Arbeitsplatz wie die Virtual Coffee Machine von Powell Software Managern dabei, Meetings innerhalb von Microsoft Teams zu organisieren, die Raum für Serendipity lassen: Ein Algorithmus bildet kleine Gruppen je nach Verfügbarkeit der Personen.
Die Berücksichtigung von digitalem Wohlbefinden und sozialen Aspekten im digitalen Arbeitsplatz trägt dazu bei, Stress (“Ich bin nicht in der Lage, das zu leisten, was von mir erwartet wird”) und Isolation (“Ich bin zu einer Maschine geworden, ich habe keine sozialen Interaktionen mit meinen Kollegen mehr”) zu bekämpfen, die einige Mitarbeiter während der Remote-Arbeit in den letzten Monaten erlebt haben.
Schaffen Sie einen inklusiven digitalen Arbeitsplatz
Der digitale Arbeitsplatz ist ein wesentlicher Bestandteil des Arbeitstages für Remote-“Informationsarbeiter”, d. h. diejenigen, die hauptsächlich hinter einem Laptop arbeiten. Allerdings sollten Außendienstmitarbeiter, die Kunden vor Ort treffen oder am Fließband arbeiten, nicht außen vor gelassen werden.
Auch diese Mitarbeiter, die keinen zugewiesenen professionellen PC haben, müssen sich zugehörig fühlen, den Zugang zu Informationen haben und sich als Teil der Unternehmenskultur fühlen.
Um diese Mitarbeiter einzubeziehen, können Unternehmen jetzt ihren digitalen Arbeitsplatz über ein Smartphone innerhalb einer speziellen mobilen App, wie Powell Apps, verfügbar machen. Außendienstmitarbeiter haben dann Zugriff auf Unternehmensnachrichten, wichtige Ereignisse, Dokumente und Online-Schulungen in ihrer Tasche und können sogar im Notfall benachrichtigt werden. Eine App zu haben bedeutet auch, dass Außendienstmitarbeiter mobiler sein können.
Alle Mitarbeiter einzubeziehen bedeutet auch, diejenigen nicht zu vergessen, die mit digitalen Werkzeugen weniger vertraut sind. Der digitale Arbeitsplatz sollte von allen Kanälen aus zugänglich sein: Teams, dem Browser oder einem Mobiltelefon.
Geografische Vielfalt
Ein flexibler hybrider Arbeitsplatz bedeutet, dass Unternehmen bei Einstellungskriterien nicht mehr durch den geografischen Standort eingeschränkt sind. Die Personalabteilung kann nun Talente auf der Grundlage ihrer Eignung für die Position ohne geografische Grenzen einstellen und so die Vielfalt bei der Einstellung fördern. Da das Unternehmen eine vollständige Lösung für Remote-Arbeit anbietet, müssen die Mitarbeiter nicht ein paar Kilometer vom Unternehmensstandort entfernt wohnen.
Das hilft auch dabei, Talente zu halten, die vielleicht aus der Region wegziehen wollen, dorthin wo die Lebenshaltungskosten vielleicht geringer sind.
Vielfalt der Profile
Der digitale Arbeitsplatz, der vielfältige Kommunikationskanäle und agile Zusammenarbeit kombiniert, ermöglicht es jedem, auf wichtige Unternehmensinformationen zuzugreifen, sich auszudrücken und innovative Lösungen vorzuschlagen, um die Produkte oder Prozesse des Unternehmens zu verändern. Er fördert die kollektive Intelligenz, die nur dann möglich ist, wenn unterschiedliche Mitarbeiter-Profile dazu ermutigt werden, sich außerhalb der traditionellen Kanäle des Unternehmens auszudrücken und “Silos zu durchbrechen”. Immer mehr Organisationen richten daher in ihrem digitalen Raum Innovationsprogramme oder Hackathons ein, bei denen jeder Mitarbeiter dazu angeleitet wird, eigene Ideen vorzuschlagen und diese mit Kollegen zu entwickeln.
Fazit
Der digitale Arbeitsplatz ist zur ultimativen Lösung für Remote-Arbeit geworden. Es ist jedoch klar, dass seine Möglichkeiten über die Arbeit von zu Hause oder am Schreibtisch hinausgehen. Die Einführung eines hybriden oder dezentralen Arbeitsplatzes erfordert Flexibilität. Daher sollte der digitale Arbeitsplatz diese Flexibilität unterstützen, indem er für jeden Mitarbeitertyp in verschiedenen Rollen verfügbar ist.
Der digitale Arbeitsplatz von Powell 365 ist für Hybrid- und Remote-Arbeit geeignet. Wir bieten Kommunikations-, Kollaborations- und Engagement-Tools, um Mitarbeiter zu verbinden, egal wo und wie sie arbeiten.
Wenn Sie daran interessiert sind, den Wechsel zur Remote-Arbeit zu vollziehen, haben wir einen Leitfaden zusammengestellt. Dieser enthält alles, was Sie beachten müssen. Machen Sie Ihre Remote- oder Hybrid-Umgebung von Anfang an zu einem Erfolg.
