Pourquoi la Digital Workplace est la meilleure solution pour le télétravail

March 5th, 2021 by Matthieu Silbermann

Un espace virtuel comme la Digital Workplace est une solution de télétravail cruciale, qui permet aux employés de se connecter et de travailler ensemble comme au bureau.  Plus que cela, c’est aussi un outil essentiel pour créer un sentiment d’appartenance et une culture d’entreprise.

 

Le nouvel environnement de télétravail

Alors que la pandémie se poursuit, on peut douter de la durée du télétravail complet. Toutefois, il semble presque certain que le travail hybride deviendra une stratégie à long terme pour de nombreuses entreprises. Un modèle de travail hybride offre aux employés une certaine flexibilité quant à leur lieu de travail et signifie généralement que les employés passent quelques jours au bureau et d’autres à la maison.

Cette configuration à distance partielle repose sur l’utilisation d’outils numériques et d’une solution de télétravail, de sorte que lorsque les employés sont absents du bureau, ils peuvent rester connectés et productifs.

La question se pose toutefois de savoir comment faire en sorte que cet espace numérique, la Digital Workplace, soit accessible à tous les employés. Comment les RH peuvent-elles continuer à construire la culture, les valeurs et la mission de l’entreprise ?

Si ces questions ne sont pas abordées, un fossé numérique peut se former entre ceux qui ont accès à l’information, qui sont toujours connectés au “cœur de la prise de décision”, et les autres. Pour combler ce fossé, les organisations doivent fournir un espace qui s’adapte à tous : les employés à distance et au bureau, ceux qui ont un niveau élevé ou faible de dextérité numérique, et les personnalités extraverties et introverties.

 

Rester connecté pour le travail quotidien

Quel que soit le lieu de travail des employés, les appels vidéo sont devenus un outil essentiel, nécessaire à l’accomplissement des tâches quotidiennes. Pourtant, l’utilisation d’outils comme Microsoft Teams ne doit pas se limiter à la vidéo. Il s’agit d’une plateforme puissante où les projets progressent, les documents sont travaillés en temps réel et des moments conviviaux sont partagés.

Pourtant, les outils de collaboration ne sont pas une solution de télétravail complète et ils ne remplacent pas la Digital Workplace traditionnelle ou le portail intranet de l’entreprise, qui reste la plateforme de communication par excellence. C’est là que les informations et les documents sont stockés et mis à la disposition des employés.

Aujourd’hui plus que jamais, le télétravail nécessite une Digital Workplace qui intègre à la fois la communication et la collaboration, accessible aux employés de n’importe où. Les Teams et l’intranet ne sont pas en concurrence, mais se complètent et offrent aux employés une gamme complète de solutions de télétravail qui répondent à différents besoins.

 

Trouver la bonne information avec le bon outil

La productivité est trop souvent entravée par de longues recherches d’informations. Les employés passent trop de temps à chercher la bonne version d’un document, les comptes rendus de réunions, etc.

Les télétravailleurs, en particulier, ont besoin d’une Digital Workplace homogène basée sur une infrastructure unique avec une capacité de recherche soutenue par l’intelligence artificielle.

Une Digital Workplace bâtie sur Microsoft 365, comme Powell Intranet, permet de rechercher des documents, qu’ils aient été partagés dans Teams ou sur l’intranet puisqu’ils sont finalement stockés dans le même environnement Microsoft 365.

Le portail numérique doit également permettre aux employés d’accéder aux applications, ce qui devient plus facile puisque la plupart d’entre eux sont basés dans le cloud et disposent d’une interface API qui leur permet d’être intégrées en natif. Cela favorise également le recoupement des données, en évitant les silos d’informations.

 

Numériser les processus quotidiens pour les équipes en télétravail

Pouvoir collaborer à distance, communiquer des informations importantes et interconnecter des applications commerciales sont les premières étapes permettant aux entreprises de numériser et automatiser les processus quotidiens, en particulier les tâches les plus répétitives.

L’intégration de nouveaux employés pour le département des Ressources Humaines en est un bon exemple. Étant donné que de nombreux employeurs sont en télétravail, l’accueil des nouveaux employés et leur intégration dans l’entreprise doivent se faire à distance. Avec le modèle d’onboarding à distance Powell 365, les RH peuvent automatiser la création d’un espace privé au sein de Teams pour que les nouveaux arrivants puissent se connecter à leur équipe, poser des questions quotidiennes et suivre un plan d’action établi par les RH. Ce modèle offre également un espace dans l’intranet pour accéder à la formation en ligne et aux documents administratifs.

Powell Teams HR Onboarding

Un autre exemple est la gestion des appels d’offres par les équipes de vente. Grâce au modèle d’appel d’offres Powell 365 Sales RFP, un responsable commercial peut systématiser la création d’une équipe à chaque fois qu’il reçoit un appel d’offres d’un client. Cela lui permettra de s’assurer que l’équipe de vente qui répond à l’appel d’offres dispose des documents dont elle a besoin, d’un accès au CRM et d’un espace pour collaborer et co-construire une réponse personnalisée.

 

Culture d’entreprise, sentiment d’appartenance

Les équipes des ressources humaines et de la communication interne peuvent contribuer à créer un sentiment d’appartenance au sein d’un portail numérique grâce à une gamification qui favorise la participation et l’émergence d’une intelligence collective.

Cela implique, par exemple, de gagner des points et des badges pour la participation. Les modèles d’employee advocacy de Powell 365 récompensent les employés qui partagent le contenu créé par l’équipe marketing sur leurs réseaux sociaux personnels.

employee advocacy - solution télétravail

Garder la motivation, recréer des moments de convivialité

Au-delà de la productivité des employés, les entreprises doivent s’assurer que les solutions de télétravail choisies favorisent le bien-être mental et numérique des employés. Les employés doivent éprouver un sentiment d’appartenance et un esprit d’équipe. Ce sentiment doit être soutenu à plusieurs niveaux : par les RH et la communication interne au sein du portail numérique, mais aussi par chaque chef d’équipe. Dans l’environnement digital, cela implique de recréer certains des moments sociaux du bureau pour renforcer les liens au sein de l’équipe. Des moments comme la pause café sont universellement manqués par les employés à distance.

Pour rompre la monotonie des réunions en ligne, des applications sur la Digital Workplace comme la machine à café virtuelle de Powell Software aident les responsables à organiser des réunions au sein de Microsoft Teams qui laissent place à l’inattendu : un algorithme forme de petits groupes en fonction de la disponibilité des personnes.

michine a café virtuelle - solution télétravail

L’ajout du bien-être numérique et des aspects sociaux à la Digital Workplace contribue à la lutte contre le stress (“je ne suis pas capable d’atteindre ce que l’on attend de moi”) et l’isolement (“je suis devenu une machine, je n’ai plus d’interactions sociales avec mes collègues”) ressentis par certains employés ayant fait du télétravail au cours des derniers mois.

Créer une Digital Workplace inclusive

La Digital Workplace représente une partie essentielle de la journée de travail des “travailleurs de l’information” à distance, c’est-à-dire ceux qui travaillent principalement derrière un ordinateur portable. Cependant, les équipes de terrain ne doivent pas être laissées de côté, c’est-à-dire les employés qui sont en première ligne, qui rencontrent les clients ou qui travaillent sur une chaîne de montage.

Ces employés, qui n’ont pas de PC professionnel attitré, doivent également éprouver un sentiment d’appartenance, accéder à l’information et se sentir partie intégrante de la culture de l’entreprise.

Pour inclure ces travailleurs, les entreprises peuvent désormais rendre leur Digital Workplace accessible à partir d’un smartphone dans le cadre d’une application mobile dédiée, comme Powell Apps. Les travailleurs sur le terrain auront ainsi accès aux actualités de l’entreprise, aux événements importants, aux documents et aux formations en ligne dans leur poche et pourront même être avertis en cas d’urgence. Le fait de disposer d’une application signifie également que les télétravailleurs peuvent être plus mobiles.

Inclure tous les employés signifie aussi ne pas oublier ceux qui sont moins à l’aise avec les outils numériques. La Digital Workplace doit être accessible par tous les canaux : Teams, le navigateur ou un téléphone portable.

 

Diversité géographique

Un lieu de travail hybride flexible signifie que les entreprises ne sont plus limitées par la situation géographique dans leurs critères d’embauche. Les RH peuvent désormais recruter des talents sur la base de leur aptitude à occuper le poste sans limites géographiques, ce qui favorise la diversité dans l’embauche. Comme l’entreprise fournit une solution de télétravail complète, les employés n’ont pas à vivre à quelques kilomètres du site de l’entreprise.

Cela permet également de retenir les talents qui pourraient vouloir quitter la région ou s’installer dans une zone où le coût de la vie est moins élevé.

 

Diversité des profils

La Digital Workplace, qui combine des canaux de communication variés et une collaboration agile, permet à chacun d’accéder aux informations clés de l’entreprise, de s’exprimer et de proposer des solutions innovantes pour transformer les produits ou les processus de l’organisation : elle favorise l’intelligence collective, rendue possible uniquement en encourageant les divers profils à s’exprimer en dehors des canaux traditionnels de l’entreprise et en “brisant les silos”. De plus en plus d’organisations mettent ainsi en place des programmes d’innovation ou des hackathons dans leur espace numérique où chaque employé est amené à proposer ses propres idées et à les développer avec ses collègues.

 

Conclusion

La Digital Workplace est devenue la solution de télétravail ultime. Pourtant, il est clair que ses capacités vont au-delà de ceux qui travaillent à la maison ou au bureau. L’adoption d’un lieu de travail hybride ou distant nécessite une certaine flexibilité. La Digital Workplace doit donc intégrer et faciliter cette flexibilité en étant accessible à tous les types d’employés, quel que soit leur rôle.

La Digital Workplace Powell 365 est hybride et prête pour le télétravail. Nous fournissons des outils de communication, de collaboration et d’engagement pour connecter les employés où qu’ils travaillent et quelle que soit la manière dont ils travaillent.

Si vous souhaitez rendre le passage au télétravail plus permanent, nous avons élaboré un guide couvrant tout ce que vous devez prendre en compte. Faites de votre environnement à distance ou hybride un succès dès le départ.

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