Verbessern Sie Ihre Vertriebsprozesse mit RFP-Vorlagen in Microsoft Teams

Requests for Proposals (RFP) sind ein gängiger Vertriebsprozess. Dieser Prozess erfordert eine intensive Zusammenarbeit zwischen Vertriebs-, Technik- und Rechtsteams, um die richtigen Opportunities zu identifizieren und Umsätze zu generieren. RFPs sind geschäftskritisch. Sie ermöglichen es Unternehmen, die Vendor-Anpassung an den Kundenanforderungen schnell zu bewerten. Somit können die richtigen Entscheidungen getroffen werden, um das Umsatzwachstum zu steigern. Jeder, der sich mit diesem Prozess mal beschäftigt hat, kennt seine Komplexität und hat wahrscheinlich schon einige Herausforderungen erlebt. Die Arbeit an einem Sales RFP kann zeitaufwändig sein. Damit hören die Probleme nicht auf: Management, Anforderungen an die Zusammenarbeit und die Prozessabläufe stellen viele Herausforderungen dar. Mit Microsoft Teams als Dreh- und Angelpunkt für Teamarbeit und Geschäftsprozesse können Vertriebsabteilungen diese Herausforderungen überwinden und die Effizienz von Sales Request for Proposal mit RFP-Vorlagen verbessern.

Am Ende dieses Beitrags finden Sie ein Demo-Video.

Der RFP-Prozess für Sales Manager

Bei der Rückmeldung auf eine Ausschreibung sollte der verantwortliche Sales oder Account Manager die Dinge so erklären, organisieren und ausführen, dass die Standarde eingehalten und die Gewinnchancen maximiert werden. Um dieses Ziel zu erreichen, sollte er alle wichtigen Interessenvertreter aus unterschiedlichen Abteilungen zusammenbringen und sie zur Zusammenarbeit bewegen. Dabei sollte ihnen die Informationen zur Verfügung gestellt werden, die sie für die Vorbereitung ihres Falles benötigen.

Sie sollten sicherstellen, dass alle Beteiligten sich über die Anforderungen, den Kontext und die Kundenfokuspunkte einig sind. Dank der Zusammenarbeit werden Sie es vermeiden, dass es unterschiedliche, zu Missverständnissen führende Informationen gibt. Schließlich wird der Manager wollen, dass das Team agil genug ist, um das Angebot an neue Anforderungen anzupassen oder schnell auf den Wettbewerb zu reagieren. Das Ziel ist es, keine Opportunities zu verlieren. Dieser Prozess kann in Microsoft Teams durchgeführt werden. Aber ohne RFP-Vorlagen ist er nicht gerade einfach.

Wie der RFP-Prozess mit Microsoft Teams durchgeführt werden kann 

Lassen Sie uns einen tiefen Einblick in die Bearbeitung von RFPs mit Microsoft Teams nehmen, um die Erfolgsbestandsteile zu verstehen.

Aus operativer Sicht wird der Mitarbeiter damit beginnen, die Grundlagen des Prozesses zu schaffen. Diese Person richtet einen kollaborativen Arbeitsbereich in Microsoft Teams ein und fügt Mitglieder hinzu. Das Team kann so von einem privaten Arbeitsbereich profitieren, in dem es auf Informationen zugreifen und diese austauschen sowie Einblicke von Experten erhalten kann.

Sie werden auch Team-Kanäle erstellen, die bestimmten Themen gewidmet sind, um die wichtigen Links, das Wissen und die Dokumente zu teilen. Das Team benötigt dann möglicherweise seine Microsoft 365- oder Drittanbieter-Anwendungen, wie CRM oder Analyse-Dashboards. Diese sollten in den Team-Tabs zugänglich sein, um alles an einem Ort zu sammeln und die Effizienz zu steigern.

All diese operativen Prozesse können in einer schnelllebigen Umgebung geschäftskritisch sein. Die Fähigkeit, schnelle Einblicke zu erhalten und Entscheidungen zu treffen, ist entscheidend, um die Opps zu gewinnen.

Laut Gartner, Inc. werden 60 % der Vertriebsorganisationen bis 2025 ihre Vertriebsprozesse, -anwendungen, -daten und -analysen zu einer einzigen betrieblichen Praxis zusammenführen.“

Verwaltung von RFPs in der Realität

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen birgt großes Potenzial. Sie spart Ihnen Zeit und verbessert die Vertriebseffizienz. Allerdings werden RFP-Teams in der Regel nicht auf die effektivste Weise oder gar nicht aufgebaut. Als Resultat sind die Informationen sowie die Erfahrungen verstreut, was sich negativ auf Effizienz und Organisation auswirkt. Dies kann zu schlechten Ergebnissen führen. Lassen Sie uns herausfinden, warum die Prozesse trotz der vorhandenen Technologie nicht effizient sind.

Zeit für die Teams-Erstellung – Der Aufbau und die Konfiguration eines fortschrittlichen RFP-Teams ist zeitaufwändig und erfordert IT- und Richtlinien-Kenntnisse. Nicht jeder hat die Zeit und das Wissen, dies zu verwalten.

Ressourcenzugriff – RFP-Stakeholder haben oft Schwierigkeiten, alle wichtigen Informationen in einer einzigen und übersichtlichen Oberfläche zu sammeln. Dazu gehören Dokumente, Artikel, wichtige Links, Marketingmaterialien oder Kundenreferenzen. Sie verfügen in der Regel über kein strukturiertes Portal, in dem das Wissensmanagement mit speziellen Vorlagen für Geschäftsszenarien richtig und intelligent verwaltet wird. Stakeholder fühlen sich oft verloren in einem unstrukturierten Teams-Wirrwarr mit Dokumenten, die „on the fly“ in Kanälen veröffentlicht werden. Die Suche nach den richtigen Ressourcen kann wertvolle Zeit in Anspruch nehmen, die für die Arbeit am Kundenfall und das Sammeln von unterschiedlichen Daten verwendet werden könnte.

Aufgabenmanagement – Die Definition von Rollen und Aufgaben sowie die Terminverwaltung ist ein operativer Prozess, mit dem sich niemand beschäftigen möchte.

Komplexität von Genehmigungen – Die Mitarbeiter müssen immer wieder anderen hinterherlaufen, um Dinge zu validieren. „Hast Du mein Dokument gesehen?“ „Hattest Du Zeit, es zu aktualisieren?“ „Der Abgabetermin ist morgen, wir sollten das schnell genehmigen?“ Wer hat dieses Szenario nicht schon erlebt? Das Ergebnis ist, dass Mitarbeiter E-Mails oder private Chats verwenden, um sicherzustellen, dass sie Genehmigungen rechtzeitig erhalten, und dass sie aus der Zusammenarbeit herausfallen, die sie eigentlich anstreben.

Sicherheit & Geschäftsrichtlinien – IT-Abteilungen können auch strenge Nutzungs- und Governance-Richtlinien anwenden, die abteilungsübergreifende Arbeit verhindern oder erschweren können.

Formalisierung des Prozesses mit RFP-Vorlagen

Powell 365 RFP-Vorlagen beseitigen die Komplexität aus dem Sales RFP-Prozess, um ihn wirklich effizient zu machen. Sie ermöglichen es Unternehmen, das Beste aus ihrem digitalen Arbeitsplatz herauszuholen.

Die Sales RFP-Prozesse lassen sich verbessern, indem wir die Leistung der Microsoft 365-Umgebung mit Powell 365, bestehend aus Powell Teams und Powell Intranet, kombinieren. Entdecken Sie, wie gebrauchsfertige Powell 365-Vorlagen die Probleme des Vertriebsprozesses auslöschen und zu mehr Gewinnen führen.

Wie Vertriebsausschreibungen mit Powell 365 RFP-Vorlagen verwaltet werden können

In Teams integriertes Vertriebsintranet

RFP intranet in teams

Der Kanal für die Verwaltung von Opportunities

Sales RFP-Vorlagen Opportunity Management

Automatische Genehmigungen

RFP-Vorlagen quotation approval

Vorkunfigurierter Aufgabenplan


Sales RFP-Vorlagen Preconfigured Tasks 

Demo und Anwendungsfall-Szenario: Linda, eine Sales Managerin

Linda hat einen neuen RFP und sie verwendet Powell Teams RFP-Vorlage, um den Prozess durchzuführen. Der Prozess beinhaltet die Einbeziehung aller wichtigsten Interessengruppen und das Sammeln relevanter Inputs. Dabei sollte sie auch datenbasierende Entscheidungen treffen und aussagekräftige Ergebnisse mit differenzierenden Daten den Kunden vorstellen.

Sie verwendet die Sales RFP-Vorlage in Powell Teams, die sofort einen dedizierten Arbeitsbereich für ihre RFP erstellt. Er ist bereits mit Kanälen und Registerkarten sowie Geschäftsanwendungen vordefiniert. Sogar das Intranet ist bereits mit einer speziellen Marketing- und Vertriebsseite mit allen wichtigen Materialien integriert.

Klicken Sie auf das Bild unten, um eine Sales RFP-Vorlage von Powell 365 live zu erleben:

Sales RFP-Vorlagen demo

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2020-12-23T11:41:08+01:00Dezember 23rd, 2020|