Das Lebenszyklus-Management von Microsoft Teams in 3 Schritten

November 2nd, 2020 by Pia HOENSCHEID

Da mehr und mehr unserer täglichen Aufgaben nun in Teams erledigt werden, ist es umso wichtiger das Lebenszyklus von Teams zu verwalten.

Microsoft hat kürzlich den Schwerpunkt auf die Verbesserung der Teams-Plattform durch weitere Funktionen und Integrationen gelegt. Das bedeutet, dass Workflows, für die früher mehrere Anwendungen erforderlich waren, jetzt direkt innerhalb einer Konversation abgeschlossen werden können. Dies erhöht die Effizienz im Tagesgeschäft. Gleichzeitig bedeutet das aber auch, dass Unternehmen mit einem massiven Anstieg des durch Teams fließenden Informationsvolumens konfrontiert sind.

Ohne Governance-Plan für Microsoft Teams kann dies schnell zu unkontrollierter Ausbreitung und Desorganisation führen, die die Produktivität behindern. Die beste Lösung ist, den Überblick über die Governance zu behalten, bevor sie zu einem Problem wird. Das erfordert die Definition des Lebenszyklus von Teams und die Einführung von Managementprozessen.

Der typische Lebenszyklus eines Teams

Zwar hat jedes Team seine eigene, einzigartige Lebensdauer, aber die meisten haben ein ähnliches Verhaltensmuster. Microsoft definiert den Lebenszyklus der Teams in drei Phasen, die einen klaren Anfang, eine Mitte und ein Ende darstellen. Jede Phase erfordert eine andere Art von Management von den für die Governance zuständigen Spezialisten.

1. Erstellung von Teams und Einrichtung von Kanälen

Jedes Team wird für einen bestimmten Zweck erstellt. Wann und wie Ihr Unternehmen neue Teams erstellt, hängt von Ihrem vordefinierten Organisationsplan ab. Unabhängig davon, ob es sich um ein neues Projekt oder eine neue Geschäftsfunktion handelt. Das Team sollte nach einem standardisierten Namensschema benannt werden, um die effektive Organisation zu ermöglichen und die Redundanz zu vermeiden.

Wichtige Punkte, die bei der Definition von Teams zu beachten sind:

Was ist der Zweck des Teams?
Wer gehört in das Team?
Wird das Team privat oder öffentlich sein?
Können neue Mitglieder sich selbst hinzufügen oder werden sie von den Teameigentümern hinzugefügt?
Wer hat die Berechtigung, Kanäle zu erstellen oder Tabs, Bots und Connectors hinzuzufügen?

Zusätzlich zu dem allgemeinen Kanal, der jedem Team standardmäßig beiliegt, wird der Teamadministrator auch Kanäle innerhalb des Teams einrichten. Auch diese Kanäle sollten in der Regel einer unternehmensweiten Struktur folgen, die festlegt, wie die Kanäle organisiert sind. Sie können sich z.B. dafür entscheiden, für jedes Thema oder Projekt einen separaten Kanal zu erstellen.

Wichtige Punkte, die beim Einrichten von Kanälen zu beachten sind:

Welche Kanäle sollen dem Team hinzugefügt werden und wie wird es aufgebaut sein?
Welche Anleitungen werden, wenn überhaupt, für das Hinzufügen neuer Kanäle bereitgestellt?
Muss der Kanal öffentlich oder privat sein, und wer soll hinzugefügt werden?
Wie können Sie Kanäle anpassen und alltägliche Anwendungen hinzufügen?

Erstellen von Teams-Vorlagen und Einrichten von Kanälen im Powell Teams Admin Center:

Easily-create-Teams-templates-1.png (945×571)

Organize-channels-and-tabs-2.png (945×550)

Teams-gallery-3.png (945×749)

2. Weitere Nutzung

Die zweite Phase ist die längste im Lebenszyklus eines Teams. In dieser Phase nutzen die Mitarbeiter das Team für den vorgesehenen Zweck, werden Mitglieder hinzugefügt und werden bei Bedarf zusätzliche Kanäle erstellt.

Aber nur weil ein Team in Gebrauch ist, heißt das nicht, dass man es einfach auf Autopilot laufen lassen kann. Der Lebenszyklus eines Teams ist nicht linear, und Ihre Bedürfnisse innerhalb des Teams können sich mit dem Fortschreiten des Projekts oder der Funktion ändern. Überprüfen Sie regelmäßig, ob noch Aktivitäten stattfinden, ob Benutzer hinzugefügt oder entfernt werden sollten und ob Kanäle nicht mehr vorhanden sind oder neue geschaffen werden müssen.

Wichtige Punkte, die bei der Beobachtung bestehender Teams zu beachten sind:

  • Welche Kriterien werden verwendet, um festzustellen, ob ein Team intakt ist oder nicht (externe Benutzer, Mindesteigentümer, Ablaufdatum…)?
  • Identifizieren Sie Teams, die sich dem Ende ihrer Lebensdauer nähern.
  • Identifizieren Sie ungesunde Teams, die wiederbelebt werden müssen.
  • Identifizieren Sie Verwendungen, um zu wissen, ob eine Vorlage relevant ist oder nicht

Mit dem Powell Software Power BI Bericht – kategorisieren Sie alle Teams einfach. Wenden Sie eine Vorlage auf die Teams an, die Sie verwalten müssen, und kennzeichnen Sie sie für einen besseren Folgeprozess.

Microsoft-Teams-management-PowerBI.png (959×552)

Microsoft-Teams-management-PowerBI-2-1.png (1009×597)

Verwenden Sie die Berichte und Verwaltungsfunktionen des Powell Teams Admin Centers, um laufende Teams zu verwalten

Powell-Teams-Admin-center-for-simple-Teams-management.png (676×507)

Powell-Teams-management-center-for-Teams-governance.png (963×583)

 

3. Ablauf und Löschung

Irgendwann werden die meisten Teams verlassen und nicht mehr benötigt. Manchmal kann ein klares Enddatum geben, z.B. wenn ein Projekt abgeschlossen ist. Dann lässt es sich einfach feststellen, wann der Lebenszyklus des Teams zu Ende geht und die Löschung stattfinden soll.

Häufig geht das Team jedoch in einen langsamen Niedergang über, der sich mehrmals wiederholen kann, bevor die Aktivität vollständig eingestellt wird. Woher wissen Sie in diesen Fällen, dass ein Team archiviert werden sollte, ohne es vorzeitig zu schließen? Dies ist einer von vielen schmerzhaften Punkten, mit denen Unternehmen beim Team-Lebenszyklusmanagement konfrontiert sind. Unten erklären wir, wie man den Lebenszyklus eines Teams intern definiert und die Unsicherheit beseitigt.

Wichtige Punkte, die bei der Kontrolle des End-of-Life von Teams zu beachten sind:

  • Legen Sie Verfallsdaten im Vorfeld fest
  • Definieren Sie, was das Ende eines Teams ist und wann es eintritt (Ende des Projekts, zu wenige Mitglieder…)
  • Entscheiden Sie, ob und wie lange der vorhandene Inhalt eines Teams verfügbar bleiben soll
  • Entscheiden Sie, wann eine Archivierung von Teams und deren Daten notwendig ist.

Identifizieren und verfolgen Sie abgelaufene Teams in Powell Software Power BI Dashboard:

Microsoft Teams Lifecycle mangement

Häufige Probleme beim Lebenszyklus-Management von Microsoft Teams

Falls Sie noch keinen klaren Prozess für das Lebenszyklusmanagement von Microsoft Teams festgelegt haben, werden Sie möglicherweise bestimmte Herausforderungen im Zusammenhang mit dem Lebenszyklus von Teams feststellen. Diese Probleme können der Produktivität beeinflussen, da die Mitarbeiter mit der veralteten Informationen umgehen und eigene Wege ausdenken müssen, um das Chaos zu organisieren.

Teams folgen dem standardisierten Namensschema nicht

Einer der ersten Schritte zur Governance von Microsoft Teams ist die Erstellung eines Namensschemas, das wichtige Informationen zur Identifizierung wie Standort, Abteilungsname und Funktion enthält. Durch die Einrichtung von Teams mit standardisierten Namen ist es für die Mitarbeiter einfacher, das benötigte Team schnell zu finden. Sie eliminieren auch die Möglichkeit, dass jemand versehentlich ein doppeltes Team erstellt, weil er das bereits bestehende nicht finden kann.

Definieren einer Bezeichnung, die für die gesamte Teamerstellung gelten soll:

Defining-a-naming-convention-Microsoft-Teams.png (900×263)

Inaktive Mitglieder bleiben in einem Team

Während des gesamten Lebenszyklus eines Teams kommen oft neue Mitglieder hinzu. Es ist jedoch auch üblich, dass Benutzer die Gruppe verlassen, für die das Team existiert. Im Laufe der Zeit kann das Team mehrere Mitglieder ansammeln, die einfach keinen Zugriff mehr benötigen. Unternehmen sollten diese Benutzer regelmäßig entfernen, um Sicherheitsprobleme zu vermeiden und den Mitarbeitern dabei zu helfen, ihre eigene Liste von Teams frei von unnötigen Informationen zu halten.

Wenn Sie Benutzer aus der Organisation in Microsoft 365 entfernen, wird ihre Präsenz in Teams gelöscht:

Removing-Users-from-Microsoft-Teams-Lifecylce-Management.png (845×601)

Teams und Kanäle bleiben noch lange offen, nachdem sie nicht mehr benutzt werden

Es wäre ein Fehler, das Netzwerk von Teams und Kanälen Ihrer Organisation weiter auszubauen, ohne alte zu löschen. Im Laufe der monate- und jahrelangen Nutzung wird dies zu einer Informationsflut führen, die niemand bewältigen kann. Durch regelmäßiges Bereinigen veralteter Teams und Kanäle helfen Sie den Mitarbeitern, schneller in den Teams und Kanälen zu arbeiten, die sie derzeit nutzen.

Ein potenziell katastrophaler Nebeneffekt der fehlenden Definition des Team-Lebenszykluses, besteht darin, dass Mitarbeiter das selbst in die Hand nehmen. Sie können wichtige Teams oder Kanäle löschen, ohne die möglichen Folgen zu beachten. Wenn die IT-Abteilung den Fehler nicht innerhalb von 30 Tagen erkennt, sind die Informationen für immer verloren.

Vereinfachte Teams-Kanalverwaltung für eine verbesserte Nutzung:

Simplified-Teams-channel-management.png (923×245)

Planung des Lebenszyklus-Managements

Um das unkontrollierbare Wachstum von Teams und die organisatorischen Schwierigkeiten in den Griff zu bekommen, sollten Sie einen Plan für das Lebenszyklusmanagement von Teams erstellen. Dieser sollte klar umreißen, wann bestimmte Governance-Aufgaben zu erledigen sind. Zum Beispiel:

1. Definieren Sie den Prozess der Teams-Erstellung

Der Managementplan für den Lebenszyklus Ihrer Teams sollte den Erstellungsprozess für die Teams und Kanäle bestimmen, einschließlich

  • Wer kann neue Teams und Kanäle erstellen?
  • Welche Ereignisse rechtfertigen die Erstellung eines neuen Teams oder Kanals (z.B. ein neues Projekt oder ein neues funktionales Team)?
  • Wie werden Teams und Kanäle benannt?
  • Welche Teams werden öffentlich und privat sein?
  • Wer wird neue Benutzer hinzufügen und genehmigen?

Definieren Sie einen klaren Team-Erstellungsprozess mit Regeln und Vorlagen:

Team-creation-process.png (771×1316)

2. Implementieren Sie Checkpoints für die laufende Verwaltung

Wenn sich das Team weiterentwickelt, sollte es routinemäßig gewartet werden, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Zum Beispiel:

  • Wer kann neue Kanäle erstellen?
  • Wie lange sollte ein Kanal inaktiv bleiben, bevor er archiviert oder gelöscht werden soll?
  • Wer wird inaktive Benutzer entfernen und wie häufig?
  • Ob und wann sollten größere Teams aufgeteilt werden?
  • Welche Methoden werden verwendet, um neue Aktivitäten in Teams zu entfachen, die aktiv bleiben sollten?

3. Erstellen Sie einen Plan für das End-of-Life von Teams

Sobald ein Team nicht mehr benötigt wird, kann es entweder archiviert oder gelöscht werden. Durch das Archivieren eines Teams wird es einfach ausgeblendet werden, solange es inaktiv ist. Dabei bleiben alle Nachrichten und Informationen darin erhalten. Das Löschen eines Teams ist dauerhaft, obwohl es bis zu 30 Tage lang rückgängig gemacht werden kann.

In dieser Hinsicht sollten Sie sich entscheiden:

  • Wann werden Teams und Kanäle archiviert oder gelöscht?
  • Wer entscheidet, ob ein Team archiviert oder gelöscht wird?
  • Wie lange sollte ein Team inaktiv bleiben, bevor es archiviert oder gelöscht wird?
  • Wann und warum können archivierte Teams wiedereingesetzt werden?
  • Wie lange sollen Informationen nach der Schließung von Teams aufbewahrt werden?

In den Vorlageneinstellungen von Powell Teams können Sie eine Verfallsverzögerung für das erstellte Team festlegen

Teams-lifecycle-management-expiration-date.png (397×321)

Greifen Sie auf die Liste aller abgelaufenen Teams in Powell Teams Admin-Berichten zu und nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor

Powell-Teams-simplified-admin-for-IT.png (963×554)

Nutzen Sie die Vorteile automatisierter Prozesse zur Verwaltung des Lebenszyklus von Teams

Die Verwaltung des Teams-Lebenszyklus sollte kein manueller Prozess sein. Powell Teams ist eine Plattform, die die Teams-Erfahrung mit vordefinierten Prozessen für das Lebenszyklusmanagement erweitert, einschließlich integrierter Namensschemavorlagen und Governance-Tools. Vereinbaren Sie eine Demo, um herauszufinden, wie einfach es ist, den Teams-Lebenszyklus zu automatisieren.

Abonnieren Sie unseren Newsletter und erhalten Sie jeden Monat die neuesten Informationen über den Digital Workplace.