Site SharePoint : comment créer un espace collaboratif performant

Pourquoi créer un site SharePoint pour votre entreprise ?

Un site SharePoint est bien plus qu’un simple espace de stockage. C’est le coeur de votre entreprise : qui connecte vos équipes, simplifie la gestion des documents et fluidifie les échanges.

Prenons l’exemple de Sophie, Responsable Communication dans une entreprise multisite. Avant la mise en place d’un site SharePoint, elle passait des heures chaque semaine à chercher des fichiers ou à envoyer des relances pour obtenir des documents à jour. Aujourd’hui, avec un site SharePoint dédié à son équipe, tout est centralisé : les documents, les calendriers, les tâches et les communications. Sophie gagne en temps et en sérénité, et son équipe collabore plus efficacement.

Concrètement, un site SharePoint vous permet de :

• Centraliser les informations et les documents essentiels pour vos projets et activités, accessibles par les bonnes personnes au bon moment. Il est possible de proposer un site spécifique à chaque équipe.
• Faciliter la collaboration en offrant des outils intégrés pour coéditer des documents, partager des idées, et suivre l’avancement des tâches.
• Sécuriser vos données grâce à des droits d’accès précis, garantissant que chaque utilisateur voit uniquement ce qui le concerne.
• Offrir une expérience fluide, notamment pour les collaborateurs en télétravail ou en déplacement, avec un accès mobile simplifié.
• Synchroniser le site SharePoint aux autres applications de Microsoft 365.

Cette plateforme est particulièrement adaptée aux entreprises qui cherchent à moderniser leur espace de travail numérique sans multiplier les outils. De plus, en migrant sur SharePoint Online, vous n’avez aucun coût supplémentaire si vous avez déjà une licence Microsoft.

Comprendre les types de sites SharePoint

Lorsque vous commencez à utiliser SharePoint, il est important de savoir que vous disposez de deux principaux types de sites : le site d’équipe et le site de communication. Chaque type de site est conçu pour répondre à des besoins spécifiques et s’adapte à la manière dont votre organisation travaille.

• Site d’équipe : Un site d’équipe est idéal pour les équipes qui travaillent de manière collaborative sur des projets spécifiques. Il permet de centraliser toutes les informations liées au projet (documents, tâches, calendrier, discussions) dans un espace commun. Les membres d’un site d’équipe peuvent coéditer des documents en temps réel, ajouter des éléments au tableau de bord du site, et partager des informations de manière fluide. C’est un espace conçu pour faciliter la collaboration au quotidien, et il est généralement plus orienté vers des équipes restreintes ou des groupes de travail.
• Site de communication : Le site de communication, quant à lui, est conçu pour partager des informations de manière plus large au sein de l’organisation. Ce type de site est idéal pour diffuser des annonces importantes, partager des rapports d’activité ou présenter des initiatives stratégiques. Il permet de toucher un large public, avec un design soigné et une présentation visuelle optimisée pour la diffusion d’informations. Contrairement au site d’équipe, un site de communication est moins interactif et se concentre davantage sur la présentation et la communication de contenu.

En fonction de vos besoins, vous devrez choisir le type de site qui correspond le mieux à votre objectif. Si vous avez besoin de travailler sur des projets de manière collaborative, le site d’équipe est plus approprié. Si vous souhaitez diffuser des informations à un large public ou mettre en valeur des contenus importants, le site de communication sera plus adapté.

Créer un site SharePoint

Créer un site SharePoint est un processus assez simple, surtout si vous êtes déjà familier avec l’environnement Microsoft 365. Voici les étapes à suivre pour créer un site SharePoint adapté à vos besoins.

1. Accéder à SharePoint : La première étape pour créer un site SharePoint est de vous rendre dans votre application SharePoint, accessible directement depuis votre portail Microsoft 365. Une fois connecté, vous y trouverez une option pour créer un nouveau site.
2. Choisir le type de site : Vous devrez ensuite choisir le type de site à créer. Comme mentionné plus tôt, vous aurez le choix entre un site d’équipe pour les projets collaboratifs ou un site de communication pour la diffusion d’informations à un large public. Sélectionnez celui qui correspond à vos besoins.
3. Nommer votre site : Il est important de choisir un nom clair et précis pour votre site. Le nom doit refléter le but du site afin que les collaborateurs puissent rapidement comprendre son objectif. N’oubliez pas que vous pouvez également définir l’URL du site, ce qui facilitera son accès.
4. Définir les permissions et les membres : Une fois le nom choisi, vous devrez ajouter des membres à votre site. Vous pouvez inviter des collaborateurs à rejoindre votre site et leur attribuer des rôles différents : administrateur, membre ou lecteur. Cette gestion des permissions permet de définir qui peut modifier le contenu, qui peut seulement consulter, et qui a accès à l’administration du site.
5. Ajouter des contenus et des webparts : Une fois le site créé, vous pouvez y ajouter différents types de contenus. SharePoint propose plusieurs webparts pour personnaliser l’apparence de votre site et intégrer divers éléments, comme des documents, des calendriers, des listes de tâches, des vidéos, des liens, etc. Ces webparts permettent de rendre le site plus dynamique et fonctionnel.
6. Configurer la page d’accueil : La page d’accueil de votre site doit être accueillante et bien structurée. Utilisez des sections pour organiser le contenu et donner aux utilisateurs une vue d’ensemble des informations importantes. Vous pouvez aussi ajouter des images, des vidéos, et personnaliser l’apparence du site pour qu’il soit cohérent avec l’image de votre entreprise.

Une fois toutes ces étapes complétées, votre site SharePoint est prêt à être utilisé. Il est désormais accessible à vos membres, qui pourront collaborer, partager des informations et accéder facilement aux ressources.

Personnaliser et gérer votre site

Une fois votre site SharePoint créé, il est essentiel de le personnaliser et de le gérer pour qu’il corresponde aux besoins spécifiques de votre organisation et de vos utilisateurs. Voici quelques conseils pour vous aider à personnaliser SharePoint et gérer efficacement votre site.

1. Personnaliser l’apparence du site : Pour que votre site SharePoint soit à la fois fonctionnel et attrayant, commencez par personnaliser son apparence. SharePoint vous permet de modifier le thème du site afin qu’il reflète l’identité visuelle de votre entreprise. Vous pouvez choisir les couleurs, ajouter un logo, et même changer l’arrière-plan du site. Ces ajustements visuels permettent de créer une expérience utilisateur plus cohérente et professionnelle.
2. Organiser le contenu efficacement : Un site SharePoint bien organisé est essentiel pour garantir que les utilisateurs trouvent facilement ce qu’ils cherchent. Créez des bibliothèques de documents pour organiser les fichiers par catégorie, projet ou équipe. Utilisez des listes pour gérer les tâches, les informations de contact, ou tout autre type de données structurées. Vous pouvez également configurer des pages de contenu pour fournir des informations spécifiques, comme des guides, des politiques ou des mises à jour.
3. Mettre en place des flux d’approbation et de révision : SharePoint permet de configurer des flux de travail pour la gestion des documents. Par exemple, vous pouvez définir des approbations de documents où un utilisateur soumet un fichier, et un autre doit l’approuver avant sa publication. Cela garantit que le contenu publié sur le site est validé et conforme aux exigences de l’entreprise.
4. Gérer les permissions et la sécurité : La sécurité des informations est une priorité sur SharePoint. Vous pouvez contrôler l’accès aux différents sites et contenus en définissant des permissions personnalisées. Par exemple, certaines bibliothèques ou pages peuvent être accessibles uniquement à un groupe spécifique d’utilisateurs (comme l’équipe RH ou la direction). SharePoint offre une gestion fine des droits d’accès pour garantir que seules les personnes autorisées accèdent à des informations sensibles.
5. Assurer la maintenance du site : La gestion continue du site SharePoint est essentielle pour assurer sa pérennité. Vous devrez régulièrement mettre à jour les informations, ajouter de nouveaux contenus et vérifier la validité des liens. Assurez-vous également que les permissions sont bien gérées, en particulier lorsque des membres quittent l’organisation ou changent de rôle. Une maintenance régulière garantit que le site reste fonctionnel et utile.

Pourquoi Powell Intranet est la solution idéale pour votre site SharePoint

Bien que SharePoint soit un excellent outil de gestion des informations et de collaboration, il peut parfois manquer de personnalisation et d’ergonomie pour offrir une expérience utilisateur optimale. C’est là que Powell Intranet intervient.

Powell Intranet est conçu pour tirer pleinement parti de SharePoint, tout en y ajoutant une couche de personnalisation et de fonctionnalités avancées. Grâce à son interface intuitive, Powell transforme SharePoint en un véritable hub collaboratif où chaque collaborateur peut trouver rapidement l’information dont il a besoin, participer à des discussions, et collaborer sur des projets.

Voici quelques avantages clés que Powell Intranet apporte à SharePoint :

• Personnalisation de l’interface : Powell Intranet permet de créer un intranet attrayant et aligné avec l’identité de votre entreprise, bien au-delà des options limitées de SharePoint. Powell Intranet vous propose des templates pré-construits, faciles à utiliser et propose par exemple des changements en fonction des périodes de l’année (template différent pour Noël, Pâques…).

• Expérience utilisateur améliorée : L’interface simplifiée et les fonctionnalités intuitives de Powell rendent la navigation plus fluide, réduisant la complexité et augmentant l’adoption des outils SharePoint.

• Engagement collaborateur : Powell Intranet, c’est plus de 90% d’adoption des employés au déploiement de l’intranet. C’est du temps et de l’argent gagné pour l’ensemble de l’entreprise.

Voici un exemple d’intranet SharePoint avec Powell Intranet :

En conclusion, SharePoint est un outil puissant qui, une fois correctement configuré et personnalisé, peut transformer la collaboration au sein de votre organisation. Que ce soit pour un site d’équipe facilitant la gestion de projets collaboratifs ou un site de communication permettant de diffuser des informations importantes à grande échelle, SharePoint répond aux besoins divers des entreprises modernes.

En suivant les étapes de création et de personnalisation de votre site, vous optimisez non seulement la gestion des informations mais aussi l’engagement des utilisateurs. Une bonne gestion de vos sites SharePoint permet de garantir leur pérennité, tout en assurant la sécurité et l’efficacité des échanges au sein de votre organisation.

L’intégration de SharePoint dans votre environnement de travail numérique n’est pas seulement un choix technologique, mais un véritable levier pour améliorer la productivité, renforcer la communication et faciliter la collaboration entre vos équipes. À vous de mettre en place les bonnes pratiques pour maximiser son potentiel et transformer votre intranet SharePoint en un véritable moteur de performance.