Quels sont les avantages de créer un site SharePoint ?
Stocker des fichiers, les partager et plus généralement contribuer au contenu du site est facile avec SharePoint. La version cloud, SharePoint Online, peut être administrée depuis Microsoft 365, car elle est incluse dans l’abonnement professionnel de l’entreprise. Concrètement, cet outil vous permet de mettre en place un espace intranet qui sera le cœur de votre SI.
Dans cet espace de travail, il est possible de créer plusieurs sites SharePoint pour répondre à différents projets. Ainsi, chaque équipe dispose d’un endroit où déposer des fichiers, faire de la coédition et échanger.
Construire un site SharePoint a de nombreux avantages :
- En migrant sur SharePoint online, vous n’avez aucun coût supplémentaire si vous utilisez déjà l’environnement Microsoft. Le site est hébergé sur le cloud de Microsoft. Aucune ressource matérielle ou humaine n’est nécessaire à sa création.
- Vous donnez un site d’équipe ou un site de communication efficace à vos collaborateurs. Un groupe Microsoft 365 est associé à un site SharePoint. Il est donc possible de proposer un site spécifique à chaque équipe.
- Vous facilitez le travail collaboratif des membres d’une équipe autour d’un projet.
- Vous créez des bibliothèques de documents accessibles depuis n’importe où. L’application est compatible avec tous les appareils avec une simple connexion internet.
- Vous maîtrisez le niveau de confidentialité des fichiers. Les informations sont, par ailleurs, limitées, car vous donnez uniquement l’accès aux données aux membres du projet et aux parties prenantes spécifiques.
- Ces données sont sécurisées conformément aux normes HIPPA, FIMSA et ISO27001.
- Vous pouvez synchroniser SharePoint aux autres applications de Microsoft 365 comme OneDrive.
Comment créer un site de communication d’équipe avec SharePoint ?
Vous pouvez créer un site depuis la page d’accueil de l’application. Vous avez alors le choix entre deux types de sites selon vos objectifs :
- Un site de communication qui est destiné à diffuser des informations à un large public. Dans ce cas, un nombre limité de personnes peuvent ajouter du contenu au site.
- Un site d’équipe SharePoint pour permettre à un petit nombre de collaborateurs d’interagir entre eux. Tous peuvent alors contribuer au contenu.
Lorsque vous êtes connecté à Microsoft 365, rendez-vous dans SharePoint et cliquez sur « + Créer un site ». Indiquez l’option retenue : « site de communication » ou « site d’équipe ». Soit vous partez de zéro, soit vous optez pour un modèle de site pré-rempli. Un assistant vous guidera alors dans les tâches à effectuer. Vous pourrez sélectionner les paramètres de confidentialité et ajouter les membres.
Ensuite, il vous faudra personnaliser le site au moyen de composants webpart. Ces derniers vous offrent différentes fonctionnalités que vous pouvez ajouter en fonction de vos besoins. Le modèle SharePoint vous donne une base simple pour la création de sites. Il est possible d’aller plus loin avec un outil tiers qui vous propose des modèles performants.
Les modèles de site SharePoint avec Powell Intranet
L’expérience utilisateur sur un site SharePoint online peut être améliorée avec Powell Intranet. En fait, la seule création du site ne suffit pas toujours à en faire un intranet optimal. Il faudra fournir de nombreuses heures de travail pour personnaliser le site et le rendre homogène. Grâce à un modèle de site SharePoint Powell Intranet, vous gagnez un temps précieux et obtenez un site sur mesure.
L’attractivité d’un site intranet passe par son aspect visuel. L’idéal est de pouvoir faire en sorte que le site corresponde au branding de l’entreprise. Et si vous pouviez le faire en quelques clics ? C’est possible avec les modèles de site de Powell Intranet.
De même, la navigabilité du site doit être assurée par une architecture simple à comprendre et des menus clairs. Là encore, notre solution vous permet de produire un site dynamique sans avoir à recourir à des changements majeurs.
Sans ces possibilités, créer le site SharePoint idéal est possible en passant par un investissement en développement personnalisé. C’est une solution coûteuse et qui peut être bloquante en termes d’évolutivité. Le code doit pouvoir évoluer avec les mises à jour de Microsoft.
L’intérêt de produire un intranet moderne et attractif est celui de l’engagement des équipes. Pour faire circuler l’information et favoriser la collaboration des équipes, il faut avoir des sites SharePoint performants.
Conclusion
Choisir la création d’un site SharePoint, c’est opter pour un intranet moderne et peu coûteux. Toutefois, afin d’optimiser vos sites d’équipe, optez pour un outil tiers comme Powell Software. Ce dernier vous fera gagner un temps précieux avec ses modèles de sites et suscitera l’engagement de vos collaborateurs.
