Pourquoi mettre en place un outil de communication interne ?
Pour qu’une stratégie de communication interne soit efficace, elle doit non seulement être porteuse de sens mais aussi être alignée avec sa cible. En phase de réflexion, cela se traduit par une définition claire des objectifs et dans sa mise en œuvre, par le choix d’un outil. Loin d’être anodin, il a pour fonction de véhiculer les objectifs de l’organisation tout en retranscrivant le plus fidèlement la culture d’entreprise. À contrario de processus plus aléatoires, l’instauration d’un outil offre un point d’entrée commun à tous les collaborateurs. Ainsi, la mise à disposition d’un support unique d’échanges fluidifie la circulation des informations et favorise un mode de communication en temps réel.
L’introduction d’un outil dédié à la communication interne offre également la possibilité de développer le travail collaboratif. Si chacun exécute ses tâches individuellement ou en équipe, suivre un fonctionnement collectif favorise l’harmonisation des échanges. L’utilisation d’un outil en interne fédère non seulement les équipes autour de pratiques communes mais développe également un mode de communication plus transversal. Ainsi, les niveaux hiérarchiques qui existent entre la direction et les employés s’atténuent. Enfin, l’outil de communication constitue un véritable levier de fidélisation des employés. Un support permettant de diffuser des informations utiles envers sa cible engage et motive l’ensemble des collaborateurs. Par extension, l’épanouissement des salariés implique une meilleure réputation de l’entreprise qui pourra alors mettre en avant sa marque employeur pour acquérir de nouveaux talents.
Les outils de communication interne en entreprise
Une fois le type de communication et la stratégie définis, il est alors temps de s’intéresser aux outils qui sont à votre disposition. Si chacun d’entre eux possède des avantages comme des inconvénients, ils seront plus ou moins adaptés à votre entreprise selon votre effectif, vos objectifs ou encore votre vision globale. En s’adressant à tous, la newsletter interne est une solution qui permet de créer du lien régulièrement entre l’entreprise et ses employés. C’est également le cas du panneau d’affichage, qui remplit sa mission de diffusion des messages clés de l’organisation. Même si ces pratiques conventionnelles sont toujours d’actualité, elles n’impliquent cependant pas de réponse de la part du collaborateur et n’incitent donc pas à l’interaction.
Pour encourager cette volonté d’échanges, certaines initiatives comme la boîte à idées ou le journal interne ont l’avantage de donner la parole aux employés qui peuvent alors s’exprimer sur leur quotidien. Cependant, ces actions se réalisent à l’échelle individuelle sans notion de travail d’équipe. C’est pourquoi, les entreprises privilégient aujourd’hui des supports plus fédérateurs. C’est par exemple le cas du réseau social d’entreprise, qui permet d’échanger et d’interagir afin d’exprimer son point de vue ou pour proposer de nouvelles idées. Plus convivial et adapté aux nouvelles méthodes de travail à distance, le site Intranet est également une excellente solution de communication en interne. Avec un délai de mise en place plus important, elle a cependant l’avantage de rassembler un grand nombre d’outils pour centraliser les échanges de l’organisation.
Comment choisir son outil de communication interne ?
Aujourd’hui, les solutions disponibles sur le marché permettent d’aller au-delà du simple échange d’informations pour se mettre au service de la cohésion d’équipe et de la motivation des salariés. Désormais, un support de communication doit pouvoir s’accorder à l’ensemble des collaborateurs, qu’ils soient membres des ressources humaines, de la communication ou de l’IT. Cela évite notamment la multiplication des outils qui pourrait ralentir la gestion de projet. Privilégier une solution centrale permet de recentrer ses équipes autour d’un seul support et de leur éviter une surcharge d’informations. L’enjeux se porte également sur sa simplicité d’usage, qui représente le défi d’un bon outil collaboratif.
Opter pour un outil Intranet comme la solution SharePoint s’inscrit dans le choix d’une nouvelle expérience pour vos employés, plus conviviale et entièrement sécurisée. Avec la création d’un environnement de travail accessible depuis n’importe où, SharePoint rassemble tous vos documents sur une seule et même plateforme. Il est également possible d’y retrouver tous vos outils du quotidien comme la messagerie instantanée, la visioconférence ou l’agenda et d’y intégrer d’autres fonctions personnalisées. En ayant l’avantage de bénéficier de la technologie Microsoft 365, SharePoint ne se contente pas de faciliter les échanges mais offre une réelle expérience de travail adaptée à vos enjeux et à vos objectifs. Pour en savoir plus, téléchargez notre guide de migration sur SharePoint Online.
Conclusion
Si la définition des objectifs d’une stratégie de communication est indispensable, vos outils sont quant à eux déterminants dans son application auprès des collaborateurs. Une solution adaptée aux problématiques rencontrées par vos salariés vous permet d’aller au-delà de la simple transmission de l’information pour favoriser leur bien-être. Grâce à des fonctionnalités personnalisables, la solution Intranet vous permet de répondre à cet enjeu en motivant vos employés autour d’un support ajusté à leurs besoins.
