Pourquoi mettre en place un intranet dans votre entreprise ?
Un intranet est un outil puissant qui peut aider les RH à optimiser les processus internes, faciliter la communication interne et améliorer la collaboration au sein de l’entreprise.
Les avantages de l’intranet sont nombreux : accès rapide et facile aux informations et aux ressources internes, suivi des absences, calcul facilité des heures supplémentaires, simplification des demandes de congés et autres fonctions RH essentielles…
En mettant en place un intranet RH, les entreprises peuvent également améliorer leur culture d’entreprise. Conséquences directes : les collaborateurs se sentent davantage engagés et connectés à votre compagnie, en particulier lorsqu’il s’agit d’obtenir des informations sur des programmes de formation et des possibilités de développement de carrière au sein de l’entreprise.
Les intranets RH peuvent également offrir des avantages tangibles pour l’entreprise, tels que la réduction des coûts administratifs, l’amélioration de la productivité et l’optimisation des processus d’embauche, notamment en fluidifiant l’onboarding de vos nouvelles recrues.
Les exemples d’intranets RH performants cités plus tardivement vous donneront peut-être une idée plus claire de l’impact et des avantages qu’un intranet peut apporter à votre entreprise.
Les fonctionnalités clés d’un intranet pour les Ressources Humaines
Les entreprises de toutes tailles ont besoin d’un lieu central pour stocker et partager des informations internes. Un intranet RH est alors la solution idéale pour résoudre ce problème. Voici quelques-unes des fonctionnalités clés qu’un excellent intranet de ressources humaines devrait avoir.
Gestion documentaire et processus automatisés : fini de perdre des heures à rechercher un fichier
La gestion documentaire est une fonctionnalité de base que la plupart des intranets de ressources humaines offrent. Elle permet de stocker et partager de manière sécurisée des données sensibles tels que les fiches de salaires de vos équipes, les contrats de travail et les CV. La plupart des intranets de ressources humaines permettent également l’automatisation des tâches, ce qui permet à votre équipe RH de gagner du temps et de réduire les erreurs humaines (erreurs de saisie notamment).
Télétravail et mobilité : écoutez les désirs de vos collaborateurs en termes d’organisation du travail
Le télétravail est de plus en plus un enjeu important pour les entreprises en raison de la pandémie mondiale passée, mais aussi parce que la vision du travail à distance se démocratise progressivement. Un bon intranet de ressources humaines prend en compte ce besoin en proposant des fonctionnalités qui permettent aux employés de travailler facilement en dehors du bureau. Les employés peuvent notamment accéder aux informations et aux processus importants de manière sécurisée depuis n’importe quel poste de travail doté d’une connexion Internet.
Intégration d’un système de gestion des talents ou comment gérer plus facilement vos process RH
Un intranet RH de qualité doit inclure un système de gestion des talents. Ce système permet à vos collaborateurs de postuler pour des postes vacants voire de suivre leur développement professionnel. Les RH, quant à eux, ont la possibilité grâce à un intranet, de gérer tout le processus de recrutement et de gestion des talents : de la publication des postes à la planification des entretiens. Un vaste éventail de fonctionnalités utiles pour faciliter votre process d’intégration.
Analyse et tableau de bord : le nec plus ultra d’un intranet RH pour les décideurs
Aujourd’hui, les entreprises ont besoin de suivre les performances de leurs employés (sans non plus les espionner) et de leurs opérations de manière efficace. Un intranet RH performant propose un tableau de bord avec des analyses pour aider les décideurs à prendre des décisions éclairées en temps réel. En somme, un intranet RH permet aux Dirigeants de disposer de la bonne information pour prendre la décision la plus éclairée.
Formation et développement de carrière de vos collaborateurs
L’intranet RH de qualité doit également proposer des fonctionnalités pour offrir des sessions de formation et permettre aux employés de suivre leur développement de carrière. Des vidéos de formation, des quiz et des évaluations peuvent être proposés à travers l’intranet RH pour permettre aux employés de se développer sur le plan professionnel.
Autres fonctionnalités avancées indispensables dans un intranet RH
Il existe d’autres fonctionnalités de l’intranet d’entreprise à vocation RH. Citons notamment la planification des horaires, la gestion des projets, les sondages d’opinion, les annuaires des employés, et la gestion de la sécurité des données… Autant de fonctionnalités pouvant être intégrées dans votre outil phare. C’est lors de la rédaction de votre cahier des charges intranet que vous délimitez les fonctions souhaitées pour une utilisation adaptée au sein de votre entreprise.
Cas d’usage RH d’un intranet
L’intranet est un outil essentiel pour aider les équipes RH à mieux gérer leur travail et à améliorer l’expérience des employés. Voici quelques-uns des cas d’usage les plus courants pour les RH :
Facilitez l’onboarding de vos nouvelles recrues
L’intégration des nouveaux employés peut être un processus long et fastidieux, mais un intranet RH peut le rendre plus facile et plus convivial. Les nouveaux arrivants peuvent y trouver tous les documents dont ils ont besoin comme les guides de l’entreprise, le livret d’accueil, etc. Cette fluidification de l’information permet de faciliter leur immersion et de les faire sentir les bienvenus dans leur nouvelle entreprise.
Gestion des congés, des entretiens et absences : une solution d’intranet d’entreprise qui ravira tous les RH
Un intranet RH peut aider à gérer les absences des employés en permettant à ces derniers de soumettre et de suivre leurs demandes de congé. Les autorisations peuvent être approuvées et suivies facilement en ligne. Une fonctionnalité pratique au quotidien pour les RH comme pour les employés. Les RH peuvent également surveiller les absences pour détecter des schémas ou des problèmes potentiels.
Un intranet d’entreprise peut aussi aider les RH à planifier et à gérer les entretiens, qu’il s’agisse d’entretiens d’évaluation des performances ou d’entretiens de recrutement. Les employés peuvent facilement consulter leur calendrier pour connaître les dates, les lieux et les formulaires nécessaires. Enfin, côté managers, ces derniers peuvent suivre la progression des entretiens en temps réel. Une centralisation de l’information utile pour évaluer efficacement vos équipes et faire le point de façon transparente.
Partage d’informations aux collaborateurs ou comment mettre en place une stratégie de communication interne efficace.
L’intranet RH est un canal privilégié pour communiquer avec les employés et leur fournir les informations dont ils ont besoin pour effectuer leur travail. Les RH peuvent y publier les dernières actualités de l’entreprise, les événements à venir, les politiques de l’entreprise, etc. Cette fonctionnalité permet à tous les employés d’avoir accès aux informations importantes à tout moment, mais aussi de partager une certaine culture d’entreprise par ce canal dédié.
En d’autres termes, les employés peuvent être au courant de ce qui se passe dans leur entreprise, quels que soient leur service et leur lieu de travail. Un intranet performant peut contribuer efficacement à la mise en place d’une véritable stratégie de communication interne en mettant à disposition des employés des outils de communication en temps réel, tels que les messageries instantanées, les forums de discussion ou les vidéoconférences. Ainsi, les échanges sont plus fluides et vos équipes ont la possibilité de donner leur avis, de réagir aux contenus et de proposer des pistes d’amélioration.
Un outil de communication pour faciliter la collaboration interne
Les intranets RH offrent de nombreuses fonctionnalités qui aident à faciliter la collaboration entre les membres de l’équipe. Les employés peuvent travailler sur des projets communs, partager des idées et des documents, mais aussi communiquer de manière fluide en temps réel grâce aux fonctionnalités de chats. Cette fonctionnalité permet d’améliorer la productivité en évitant des allers-retours inutiles entre les employés.
Améliorez l’engagement des collaborateurs au sein de l’entreprise
Un intranet RH performant peut contribuer à renforcer l’engagement des collaborateurs. Les RH peuvent y proposer des activités de bien-être, des événements pour renforcer l’esprit d’équipe, des formations pour se développer professionnellement, etc. Tout cela permet aux employés de se sentir impliqués et de se connecter avec leur entreprise.
Zoom sur d’autres cas d’usages RH d’un intranet d’entreprise
D’autres cas d’usage pourraient être ajoutés comme la gestion automatique des notes de frais, la gestion centralisée des données RH, l’accès à des ressources d’apprentissage, etc. En résumé, un intranet RH performant offre de nombreuses fonctionnalités qui aident vos équipes RH à mieux gérer leur travail et à améliorer l’expérience des employés. Que demander de plus ?
Exemples d’intranets RH performants grâce à Powell Intranet
Powell Intranet est une solution de Digital Workplace qui propose des solutions intranet personnalisées et performantes pour les entreprises. Voici des exemples d’entreprises qui ont utilisé Powell Intranet pour leur Intranet RH, avec un résumé de leurs résultats :
Junot : un intranet pour faciliter sa communication intersites
Junot est une entreprise spécialisée dans les biens de luxe. Elle a fait appel à Powell Software pour recréer du lien entre les équipes dispersées dans ses 17 agences en France. Powell Software a développé un Intranet RH sur-mesure pour Junot, qui a permis d’impliquer les collaborateurs dans la vie de l’entreprise. En automatisant des tâches manuelles, cette solution a également permis à l’entreprise de gagner du temps. Grâce à son Intranet RH, Junot a amélioré la communication entre ses agences, augmenté la transparence et renforcé l’engagement de ses collaborateurs.
Sopra Steria, ou comment personnaliser l’intranet d’entreprise d’un Groupe de 45 000 collaborateurs
Sopra Steria est une entreprise de services technologiques présente dans 30 pays et qui emploie 45 000 collaborateurs.
L’entreprise a choisi Powell Intranet pour personnaliser, déployer et maintenir facilement un Intranet de groupe totalement personnalisé pour chaque employé. La solution a été déployée à travers l’ensemble de la Digital Workplace de l’entreprise. Grâce à cet Intranet RH personnalisé, Sopra Steria a amélioré la collaboration entre ses employés, a facilité l’accès à l’information et a renforcé la communication au sein de ses différents départements et filiales.
Théa Pharma a l’œil pour choisir une solution intranet RH performante
Théa Pharma est une entreprise pharmaceutique spécialisée dans les maladies de l’œil. Lorsque l’entreprise a décidé de passer de Skype à Microsoft Teams, elle a souhaité que la transition soit la plus fluide possible. Avec l’aide de Powell Software, elle a créé un intranet personnalisé pour améliorer l’expérience Teams de ses collaborateurs. La solution intranet choisie a permis d’établir une gouvernance et de simplifier les usages pour toutes les parties prenantes. Grâce à son Intranet RH, Théa Pharma a également facilité la collaboration entre les différents départements de l’entreprise et renforcé la productivité des employés.
Ces exemples d’Intranets RH performants grâce à Powell Intranet montrent comment ces entreprises ont pu renforcer l’engagement de leurs salariés. Grâce à des fonctionnalités personnalisées et un accès facilité à l’information, ces entreprises ont amélioré leur communication, leur collaboration et leur productivité.
Pour découvrir d’autres exemples de cas clients Powell Intranet, n’hésitez pas à consulter nos différents témoignages.
Powell Intranet et la proposition de valeur RH
Powell Intranet permet une gestion des ressources humaines optimale, en offrant des fonctionnalités pour les congés, la gestion des absences et des dépenses, le centre de connaissances, etc.
Powell Intranet fournit aussi des modèles sur mesure tels que le template “job offers” qui permet à vos collaborateurs d’être au courant des postes disponibles en interne et de faire évoluer leur carrière.
Engager les employés et inclure tout le monde
Chez Powell, l’engagement des employés est l’une des valeurs fondamentales qui guide les objectifs commerciaux. Pour encourager l’engagement, l’entreprise a mis en place plusieurs stratégies sur Powell Intranet, telles que le programme d’employee advocacy à travers la gamification, qui permet d’élaborer des programmes internes de défense des intérêts du marketing pour inciter vos employés à devenir vos ambassadeurs et à défendre les valeurs de votre entreprise.
Les utilisateurs de Powell Intranet peuvent également féliciter leurs collègues grâce à la fonctionnalité Kudos, qui permet à vos équipes de reconnaître les réalisations de leurs pairs et de les féliciter publiquement. En outre, le template “Welcome to new employees” aide vos nouvelles recrues à se sentir à l’aise rapidement en les accueillant et en les intégrant à l’équipe dès leur première journée.
Enfin, Powell a développé un Hub d’idéation pour encourager la communication, la réflexion originale, renforcer la culture d’entreprise et développer les liens sociaux, en proposant un espace de gestion des idées accessible à tous, où chacun peut contribuer.
Engagement & Lien Social
Powell Intranet propose également des fonctionnalités pour améliorer l’engagement et le lien social entre les employés. Par exemple, la waterfontain est une fonctionnalité qui encourage la collaboration et facilite l’échange, en incitant les employés à discuter entre eux autour d’une fontaine à eau virtuelle. Le Flexdesk permet également d’améliorer l’engagement, en permettant aux employés de réserver (en avance et via l’intranet) leur place de bureau ou bien de parking par exemple.
De plus, le template Powell d’onboarding d’employés à distance est une ressource précieuse pour les entreprises dans un environnement de travail hybride. Les responsables des ressources humaines peuvent utiliser ce modèle pour intégrer les nouveaux employés qui n’ont jamais mis les pieds au bureau et pour aider à surmonter les défis de la distance.
En somme, Powell Intranet fournit des fonctionnalités et des outils pour améliorer l’engagement des employés, faciliter le lien social, renforcer la culture d’entreprise et développer les liens sociaux au sein de l’organisation. Les clients de Powell Software ont la possibilité de sélectionner les fonctionnalités adaptées à leurs besoins en entreprise et peuvent mettre en place une solution personnalisée répondant à leurs exigences RH et métier.
Les bonnes pratiques pour réussir la mise en place d’un intranet efficace
Un intranet efficace peut transformer radicalement la façon dont votre entreprise collabore, communique et partage des informations en interne. Cependant, la mise en place d’un intranet efficace s’avère un défi majeur pour les entreprises. Pour assurer son succès, voici les bonnes pratiques à suivre.
Impliquez toutes les parties prenantes
Une bonne pratique pour la mise en place d’un intranet efficace est de travailler avec les parties prenantes concernées dès le début du projet. Cela comprend des équipes informatiques, des RH, de votre service communication, entre autres. Inviter chaque groupe à participer aux discussions et à partager leurs idées dès le début de la planification garantira que l’intranet répondra aux besoins de tous les membres de l’organisation.
Clarifiez les objectifs de l’intranet d’entreprise
Il est essentiel d’avoir des objectifs clairs pour l’intranet dès le début du projet, et ce, dès la rédaction du cahier des charges intranet. Cela permettra de s’assurer que l’intranet est conçu pour répondre aux besoins de l’entreprise, des employés et des utilisateurs finaux. Les objectifs peuvent inclure l’amélioration de la communication, l’optimisation des processus internes, la mise en place d’une culture d’entreprise unifiée et plus encore.
Planifiez le déploiement de l’intranet
Un déploiement bien planifié est essentiel pour la mise en place d’un intranet réussi. La planification doit inclure des détails tels que la stratégie de lancement, la formation des utilisateurs finaux et la gestion des changements. Il est également important de déterminer de quelle manière l’intranet sera géré après le lancement officiel.
Testez, mesurez et adaptez
L’intranet ne doit pas être considéré comme un projet ponctuel. Il est essentiel d’avoir un plan pour tester, mesurer et adapter l’intranet avec le temps. Les employés, les groupes fonctionnels et les utilisateurs finaux doivent être intégrés dans le processus de test et de mesure, de manière à garantir que l’intranet reste pertinent, utile et en constante amélioration.
Utilisez les bonnes solutions technologiques
La solution technologique que vous choisissez doit être adaptée aux besoins de l’entreprise. Une solution de Digital Workplace telle que Powell Intranet peut permettre une personnalisation facile de l’intranet pour répondre aux besoins spécifiques des différents départements et employés.
Elle peut également inclure des fonctionnalités telles que la gestion des documents, la gestion de projets, les tableaux de bord d’analyse et la création de formulaires personnalisés. Un choix judicieux de la solution technologique peut être un facteur clé de succès pour l’intranet.
Powell Intranet : LA solution Digital Workplace pour optimiser vos ressources humaines
En résumé, Powell Intranet est une solution de digital workplace qui aide les entreprises à améliorer leurs processus de ressources humaines en offrant des fonctionnalités adaptées à leurs besoins spécifiques. Vous n’avez qu’à choisir les fonctionnalités qui correspondent aux besoins RH de votre organisation pour mettre en place une solution personnalisée répondant à vos exigences.
Que vous soyez seulement aux balbutiements de votre projet d’intranet RH ou au contraire, vous y avez réfléchi depuis quelques mois, quoi qu’il en soit, n’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus sur notre offre Powell Intranet