Qu’est-ce qu’un cahier des charges intranet et pourquoi est-il important ?
Un cahier des charges de site intranet est un document qui décrit les détails techniques, les exigences et autres considérations liées à la mise en œuvre d’un intranet dans votre entreprise. Il est important car il vous aide à anticiper les problèmes potentiels qui pourraient survenir au cours du processus de mise en œuvre de votre futur intranet.
Le document doit contenir des informations sur les fonctionnalités de l’intranet, telles que les capacités de partage de fichiers, les outils de gestion des utilisateurs, les mesures de sécurité (respectant le RGPD), les droits d’accès pour différents types d’utilisateurs, etc. Ce document de travail doit également inclure un calendrier de mise en œuvre ainsi qu’une liste des coûts prévus pour la mise en place et la maintenance d’un intranet dans votre entreprise.
La création d’un cahier des charges pour votre futur intranet vous aidera à vous assurer que votre intranet est correctement déployé et adopté par les employés de la manière la plus efficace possible. De plus, ce document sera utile lorsque viendra le temps d’évaluer différentes solutions pour améliorer votre intranet, si le besoin se fait ressentir.
Quels sont les éléments clés d’un cahier des charges intranet ?
Les objectifs de l’intranet : point de départ à la rédaction d’un cahier des charges intranet
La première étape pour rédiger un cahier des charges intranet est de bien définir vos objectifs. En déterminant précisément ce dont vous avez besoin et comment l’intranet peut vous y aider, vous serez en mesure de créer un cahier des charges robuste et cohérent.
Une bonne façon de commencer est d’effectuer une enquête interne qui recense les besoins opérationnels et technologiques. Il est également possible d’interroger les employés et d’explorer des sites web existants (benchmark), ou encore de rechercher sur l’utilisation passée et actuelle des technologies intranet. Les résultats obtenus peuvent ensuite être regroupés en catégories telles que la performance, la sécurité ou encore l’accessibilité à partir des informations rassemblées. De cette manière, votre cahier des charges reflétera précisément vos attentes spécifiques au niveau du projet intranet et présentera les besoins de l’ensemble de vos équipes.
La description de l’audience cible : qui a besoin d’un intranet en entreprise ?
Une fois que vous avez déterminé les objectifs de votre intranet, il est important d’identifier le public cible pour lequel l’intranet sera conçu. Cela comprend les différents types d’utilisateurs, les groupes ayant différents rôles et niveaux d’autorité dans l’organisation ainsi que les visiteurs externes ou non.
La définition du public cible vous aidera à déterminer les caractéristiques techniques essentielles pour offrir une bonne expérience utilisateur. Par exemple, si vous devez collaborer avec des partenaires ou des fournisseurs externes, votre intranet doit inclure des outils permettant le partage sécurisé de fichiers et la communication entre différentes organisations.
Les fonctionnalités requises, un point primordial de votre cahier des charges intranet
Après avoir identifié les objectifs et le public cible de votre intranet, il est temps de commencer à dresser un inventaire de tous les besoins et spécifications techniques pour sa mise en œuvre. Il s’agit notamment de définir les besoins en termes de matériel, de logiciels, de serveurs, de méthodes d’authentification, etc. Il est également important de prendre en compte des aspects tels que la sécurité, la protection des données et la gestion des utilisateurs lors de la définition de l’intranet idéal pour votre organisation.
Lors de la rédaction des spécifications d’un intranet, il est important de comprendre la différence entre les besoins fonctionnels et les besoins techniques. Les besoins fonctionnels font référence à l’objectif ou à l’utilisation spécifique d’une fonctionnalité ou d’un système particulier de l’intranet couvrant les besoins des utilisateurs. Par exemple, si une entreprise souhaite que son intranet comprenne un dépôt de documents pour stocker des fichiers, il s’agit d’un besoin fonctionnel. Les exigences techniques, quant à elles, font référence à la technologie sous-jacente qui sera utilisée pour développer l’intranet.
Les critères de performance
La définition précise des objectifs et la détermination des indicateurs clés de performance (KPIs) sont des étapes primordiales lorsque vous rédigez un cahier des charges intranet. Parmi les critères de performance que vous pourrez prendre en compte : la satisfaction de vos collaborateurs, le taux d’engagement, le nombre de connexions et le temps de connexion, ainsi que le taux d’adoption des nouvelles applications et le taux de réponses aux sondages. Ces mesures vous permettront d’identifier si votre intranet est à la hauteur des attentes souhaitées.
Le budget et le calendrier
Un cahier des charges intranet bien rédigé doit également inclure le budget et le calendrier estimés pour le projet. Ce point est important pour s’assurer que l’intranet peut être achevé à temps et dans les limites des ressources disponibles. L’établissement d’un budget et d’un calendrier réalistes vous aidera à créer un intranet efficace tout en évitant les coûts inutiles à votre organisation.
Une fois le calendrier, le budget et l’ensemble des éléments évoqués précédemment mis en place, vous pouvez commencer le processus de sélection d’un fournisseur de technologie pour votre projet et commencer à construire un intranet qui répond à tous les besoins de votre organisation.
Comment rédiger un cahier des charges intranet performant ?
Les étapes à suivre pour une rédaction réussie de votre cahier des charges intranet
Rédiger un cahier des charges pour votre intranet n’est pas une tâche facile. Mais avec les conseils suivants, vous aurez les bons réflexes et l’expertise nécessaires pour mener à bien votre projet.
- Pour rédiger avec succès votre cahier des charges intranet, commencez par décrire de façon claire le contexte du projet intranet. Ces informations comprennent notamment la description de votre entreprise (sa proposition de valeur, ses offres, produits) et les cibles concernées par ce projet d’intranet. Un tip qui vous aidera dans la gestion de votre projet intranet : indiquez clairement dans cette partie le contact de la personne ou de l’équipe en charge du projet d’intranet au sein de votre entreprise. De cette manière, vous facilitez la communication sur ce projet d’envergure.
- Dans un second temps, il convient de définir clairement le périmètre du projet intranet. Cela comprend les objectifs de cet intranet, mais aussi l’état des lieux actuel des problématiques rencontrées. Cette étape est indispensable pour la réussite de votre projet de site intranet.
- Pour rédiger avec succès votre cahier des charges site intranet, pensez à préciser clairement les contraintes du projet intranet (contraintes budgétaires, techniques et de délais). Définissez une fourchette de prix à vos prestataires et énumérez précisément les technologies ou services que votre intranet sera amené à utiliser. Pour garantir la bonne réalisation de l’intranet, présentez un planning théorique et des deadlines à respecter. Ces contraintes permettent aux prestataires de vous proposer une offre adaptée au périmètre défini.
- Enfin, pensez à faire relire votre cahier des charges intranet aux personnes concernées. Une bonne compréhension de l’ensemble du projet intranet par toutes les parties prenantes en garantira sa réussite.
Les erreurs à éviter
Lors de la rédaction d’un cahier des charges intranet, il est important d’éviter certaines erreurs.
- Tout d’abord, ne sous-estimez pas l’importance de la précision lors de la rédaction de votre cahier des charges. Un manque d’informations dans ce domaine pourrait entraîner des malentendus et des coûts supplémentaires lors de la phase de mise en œuvre. Assurez-vous que vous avez décrit tous les détails et les exigences du projet aussi précisément que possible.
- Il est également important d’éviter de trop se concentrer sur un aspect au détriment d’un autre. Assurez-vous d’avoir inclus tous les éléments nécessaires à un intranet efficace, tels que la conception, les fonctionnalités, le budget et le calendrier.
- Enfin, il est important de ne pas sous-estimer l’importance des éléments suivants : expérience utilisateur, accessibilité et sécurité. Assurez-vous d’avoir décrit les mesures à prendre pour garantir que votre intranet est fluide, sécurisé et facilement accessible pour tous les utilisateurs.
En suivant ces conseils, vous serez en mesure de rédiger un cahier des charges intranet réussi, qui répond aux besoins de votre organisation. Bonne chance !
Les ressources pour vous aider
Pour vous aider dans la rédaction de votre cahier des charges intranet, nous vous avons listé plusieurs ressources. Des ressources qui vous donnent des conseils, des modèles et des informations précises sur les différents éléments attendus dans un cahier des charges intranet.
- https://pic.digital/blog/pourquoi-et-comment-ecrire-un-cahier-des-charges-pour-un-projet-intranet/
- https://www.guidescomparatifs.com/themes/gestion-de-contenu-dematerialisation/cahier-des-charges-intranet-extranet-portail/
- https://www.intranet-inside.com/un-modele-de-cahier-des-charges-pour-votre-site-intranet
Exemples de cahier des charges intranet réussis
Lors de la rédaction d’un cahier des charges intranet, il est important d’être aussi détaillé et spécifique que possible. Voici les principales parties qui doivent être incluses dans un cahier des charges intranet réussi :
Les cibles : Cette section doit inclure toutes les parties prenantes impliquées dans le projet intranet et fournir leurs coordonnées. Il est également utile d’énumérer tous les objectifs et les problèmes actuels qui doivent être abordés dans le cadre de ce projet.
Contraintes : Cette section doit définir clairement toutes les contraintes du projet intranet, telles que le temps, le budget, la technologie et les exigences de service. Les délais pour chaque partie du projet doivent également être précisés ici afin que toutes les parties concernées puissent planifier en conséquence.
L’expérience de l’utilisateur : Une partie importante de toute spécification d’intranet réussie consiste à décrire les étapes nécessaires pour s’assurer que les utilisateurs ont une bonne expérience lorsqu’ils utilisent le système. Il s’agit notamment de s’assurer que la navigation est facile et intuitive, et de veiller à ce que les mesures d’accessibilité et de sécurité soient prises en compte lors de la conception du système.
Test : Pour vous assurer que votre intranet répond aux attentes et aux exigences des utilisateurs, il est important d’inclure des procédures de test dans votre document de spécifications. Cela vous permettra de vous assurer que toutes les fonctionnalités souhaitées fonctionnent correctement avant de lancer le système en direct.
Documentation : Enfin, vous devez inclure une section pour décrire toutes les informations nécessaires sur le fonctionnement du système et toute documentation connexe nécessaire pour que les utilisateurs puissent accéder efficacement à l’intranet.
En suivant ces lignes directrices lors de la rédaction d’un cahier des charges intranet, vous serez en mesure de créer un document détaillé et complet qui répond aux besoins de votre organisation. Bonne chance !
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