Connecter les employés dans un contexte de télétravail

February 9th, 2021 by Yvonne Harris

Les télétravailleurs sont physiquement déconnectés d’une organisation en raison de leur localisation, mais lorsque cela génère un sentiment de détachement et d’isolement, tout le monde en souffre. Diminution de la productivité, engagement moindre, rotation du personnel plus importante, les coûts liés à la déconnexion des travailleurs à distance sont nombreux. Pourtant, il est facile de connecter les employés lorsqu’ils travaillent à domicile grâce à des outils numériques qui créent un espace virtuel de communication et de collaboration.

 

Le télétravail est là pour rester, car les organisations deviennent hybrides

Il a été dit à maintes reprises que le travail à distance est là pour rester. Alors que de nombreux employés sont retournés au bureau, une enquête menée au Royaume-Uni a révélé que 86 % des employés souhaitent continuer à travailler à distance au moins un jour par semaine. Cette Hybrid Workplace, où les employés peuvent se déplacer entre leur domicile et le bureau, deviendra de plus en plus populaire à mesure que les avantages du travail à distance gagneront en popularité. Par exemple, le fait de supprimer le trajet domicile-travail permet aux employés d’économiser en moyenne cinq heures par semaine. Ce gain de temps augmente la productivité, les employés distants étant jusqu’à 40 % plus productifs. Ce chiffre peut toutefois être pris avec des pincettes dans le contexte d’une pandémie et du télétravail forcé. Les employeurs en tirent également un avantage financier et peuvent économiser jusqu’à 11 000 dollars par an et par travailleur à distance.

 

Plus de la moitié des employés à distance se sentent déconnectés

Malgré le retour potentiel, les travailleurs à distance commencent à en souffrir. Selon une enquête, seuls 14 % des employés se sentent liés à leur organisation.

Disconnected Workers 86%

La mise en relation des employés dans un contexte éloigné est doublement importante. Premièrement, il faut établir un lien entre les employés et l’organisation. Ensuite, le lien social entre les collègues et les équipes doit être facilité. Heureusement, il existe de nombreux outils numériques à la disposition des employés qui peuvent améliorer ces deux aspects.

 

Connecter les employés à l’organisation grâce à l’intranet

Les télétravailleurs n’ont pas de bureau physique où se rendre, il est probable que leur bureau soit simplement une pièce ou un coin aménagé de leur logement. Pourtant, les dirigeants avisés reconnaîtront qu’il est possible de recréer l’idée d’un bureau dans un format moderne et accessible.

Les organisations peuvent créer un espace de travail virtuel partagé, accessible à tous les employés grâce à un espace de travail numérique, ou autrement dit une Digital Workplace. Lorsque les employés ouvriront leur ordinateur portable le matin, ils pourront accéder à un espace de travail accueillant les travailleurs au bureau et à distance. Deux outils, l’intranet et une plateforme de collaboration, fonctionnent ensemble pour mieux connecter les employés. Un intranet d’entreprise est particulièrement utile pour relier les employés aux organisations.

 

Veiller à ce que les messages parviennent à tout le monde

La mise en relation des employés avec l’organisation repose sur une communication régulière et ouverte. Lorsque les employés passent à côté de mises à jour et d’informations importantes, ils perdent rapidement le contact avec ce qui se passe. Les employés doivent être conscients de ce qui se passe en interne. Ils doivent avoir une vue d’ensemble claire de tout changement et recevoir les mêmes informations que les employés sur site, sans délai.

Un intranet d’entreprise peut faciliter cela en permettant une communication du haut vers le bas. Il offre une plateforme permettant aux responsables et aux dirigeants de transmettre l’information à tous, dans un endroit où ils la verront. L’un des moyens les plus simples de le faire est de publier des annonces importantes sur la page d’accueil de l’intranet. L’intranet est donc la première chose que les employés, qu’ils soient au bureau ou à distance, voient lorsqu’ils se connectent à la Digital Workplace.

Powell Intranet in Teams

 

Stocker les informations dans un lieu central

Les employés commenceront à se sentir déconnectés d’une organisation lorsqu’ils ne pourront pas accéder aux informations dont ils ont besoin. Lorsque les ressources ne sont pas facilement disponibles et stockées de manière centralisée, les travailleurs à distance perdent du temps à chercher des documents et deviennent frustrés. Si les informations ne sont accessibles qu’aux employés sur site, cela peut entraîner une disparité des niveaux de productivité.

L’intranet de l’entreprise stocke les documents de manière à ce qu’ils soient accessibles à tous, quel que soit leur emplacement. Pour connecter les employés, il faut commencer par leur fournir les informations et les documents de base dont ils ont besoin pour accomplir leur travail. Par exemple, différents employés peuvent avoir besoin de directives sur l’image de marque lorsqu’ils créent une présentation. Si ces informations sont stockées sur la page intranet du marketing, tout le monde peut facilement les trouver. Un employé peut aussi vouloir connaître les directives sur la prise de vacances, il peut gagner du temps si les réponses aux questions courantes se trouvent sur la page intranet des RH.

 

Reconnaître les employés et leurs réalisations

Les employés à distance peuvent facilement se sentir oubliés par les employeurs parce qu’ils ne sont pas visibles au bureau. Ce sentiment d’être caché a l’effet inverse de ce que la plupart des employeurs voudraient croire. Les télétravailleurs ne se relâchent pas, mais travaillent plutôt jusqu’à 38 heures supplémentaires par mois, soit une semaine complète de travail, tout en restant chez eux. Lorsque cet effort n’est pas récompensé ou reconnu, les employés peuvent commencer à se demander pourquoi ils font plus de travail et sont traités comme s’ils en faisaient moins. Les sentiments de ressentiment peuvent se transformer en déconnexion.

La reconnaissance peut contribuer dans une large mesure à montrer aux employés qu’ils sont appréciés. Dans un monde virtuel, la Digital Workplace est l’outil idéal pour communiquer avec les employés. Le mieux, c’est que cela ne coûte rien à l’entreprise mais permet de toucher les employés dans leur espace de travail partagé.

L’intranet de l’entreprise est la bonne plateforme idéale pour relier les employés à l’organisation, car il convient à une communication descendante. Lorsqu’il s’agit de créer des liens entre les employés, ceux-ci ont besoin d’un outil qui leur permette de collaborer davantage.

 

Connecter les employés entre eux grâce à une plateforme de collaboration

Une plateforme comme Microsoft Teams permet aux employés de se connecter instantanément tout au long de la journée, de collaborer sur des projets et de travailler ensemble facilement. C’est un outil fondamental pour les travailleurs à distance, mais  pas seulement : il est utile à tous, quel que soit leur rôle ou leur lieu de travail.

 

Fournir des outils de collaboration

Les faits suggèrent que les travailleurs à distance sont aussi productifs à domicile qu’au bureau, mais sans un ingrédient clé, cela pourrait être de courte durée. Près de 75 % des salariés craignent que la collaboration ne souffre dans un cadre virtuel. Lorsque les employés ne peuvent pas travailler efficacement ensemble, certaines choses se produisent. Tout d’abord, leur charge de travail augmente lorsqu’ils essaient d’accomplir des tâches seuls. Ensuite, un sentiment de solitude s’installe alors que chaque travailleur se concentre sur son travail individuel. En fait, les employés éloignés se sentent seuls. Troisièmement, personne ne sait ce que font les autres, ce qui entraîne des chevauchements ou un désalignement. La liste pourrait s’allonger encore.

La collaboration et le travail d’équipe deviennent encore plus fondamentaux dans un contexte de travail à distance. En mettant les employés en contact dans leur travail quotidien, les membres de l’équipe établissent un lien entre eux. Cela peut à son tour contribuer à créer un fort attachement à l’organisation. La première étape pour connecter les employés les uns aux autres consiste à fournir une plateforme de collaboration adaptée, comme Microsoft Teams. La deuxième étape consiste à créer une culture de travail d’équipe où la collaboration est encouragée.

 

Simplifier les échanges et connexions entre employés

Ceux qui utilisent Microsoft Teams depuis plusieurs mois ont commencé à maîtriser l’outil, mais n’ont pas encore exploité tout son potentiel. Ils ont également éprouvé des difficultés à reproduire certaines des possibilités de connexion communes qui existeraient au bureau.

Une chose qui manque à presque tous les employés, ce sont les conversations informelles à la machine à café qui étaient si courantes auparavant. Les collègues saisissent toutes les occasions de prendre un café et de discuter avec les collègues qu’ils croisent sur leur chemin. Beaucoup ont essayé de reproduire cela dans Teams, mais ont du mal à trouver un moment qui convienne à tout le monde. À moins que les RH ne s’assoient et ne prévoient un moment qui convienne à l’emploi du temps de chacun et n’invitent des personnes de chaque service, la plupart des discussions autour d’un café ont lieu entre ceux qui sont déjà amis. Les employés n’ont pas l’occasion d’entrer en contact avec des membres du personnel d’autres secteurs de l’entreprise.

C’est là que la Digital Workplace, et plus particulièrement Powell 365, peut aider. La machine à café virtuelle de Powell Teams permettra d’intégrer facilement les conversations de la machine à café dans le monde virtuel. L’organisateur n’a que quelques clics à faire et les employés seront invités à se joindre à une pause café au moment qui leur convient. La connexion est instantanée, avec un minimum d’effort.

Vous souhaitez voir la machine à café en action ? Découvrez la solution en détail avec cette vidéo.

Virtual coffee machine

 

Conclusion

La mise en relation des employés ne doit pas être compliquée, mais elle demande des efforts. En disposant des bons outils, votre entreprise pourra prendre le meilleur départ. Comprendre comment utiliser les outils sera alors la clé du succès.

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