Alors que de plus en plus de salariés travaillent à distance, l’engagement virtuel des employés est devenu un nouveau défi pour les services de communication et les RH. C’est pourquoi les intranets sociaux d’aujourd’hui ont été enrichis d’applications visant à accroître l’engagement des employés. La question est maintenant de savoir si ces applications sont efficaces. Comment savoir si les utilisateurs interagissent avec l’intranet ? Lisent-ils les dernières nouvelles ou les documents importants ? À quelle fréquence réservent-ils des bureaux en ligne ? Comment pouvons-nous déterminer quelles pages ou quels outils de l’environnement numérique de travail les employés n’utilisent pas ?
Pourquoi devrions-nous nous préoccuper de l’engagement envers l’intranet ?
L’engagement des employés à de nombreuses implications cruciales. Les recherches montrent que les organisations qui disposent de stratégies solides et adéquates en matière d’engagement des employés et dont les niveaux d’engagement sont plus élevés en tirent de nombreux avantages, dont les suivants:
22% de productivité en plus
21% de rentabilité en plus
25-65% de réduction du taux de rotation
48% d’incidents de sécurité en moins
41% de problèmes de qualité en moins
Défis communs liés à la mesure de l’engagement envers l’intranet
Les responsables de la communication veulent mesurer l’adoption de l’intranet au-delà des pages vues. Pourtant, les KPI traditionnels d’engagement de l’intranet se limitent à indiquer le nombre d’utilisateurs actifs de l’intranet et le temps d’utilisation – combien de temps les employés restent sur l’intranet, combien de fois, ils se connectent, etc. Des outils plus avancés permettent de suivre le nombre d’appréciations, de commentaires et de partages des communications numériques. Cependant, les responsables des communications et des ressources humaines veulent plus que cela : ils veulent avoir une idée du pouls de l’entreprise et de l’expérience des employés. Ils veulent suivre l’engagement dans le temps et utiliser les informations recueillies pour stimuler la participation sur l’intranet et, par conséquent, dans la vie de l’entreprise.
Comment surveiller et stimuler l’engagement des employés dans Powell Intranet
Pour aider, Powell Intranet introduit des “rapports d’engagement” pour surveiller les niveaux d’engagement de l’intranet.
Le rapport d’engagement surveille l’activité de l’intranet – commentaires, publications et partages – et recueille des données au niveau de l’action. Ces données sont classées en fonction de l’intensité de l’engagement. Le degré d’engagement est ensuite caractérisé et classé en trois personnalités d’utilisateur ou types d’utilisateurs d’intranet. Chaque titre d’utilisateur reflète le niveau de participation d’une personne sur l’intranet :
- Observer
- Engager
- Amplifier
En répartissant les actions des utilisateurs dans ces trois catégories, vous pouvez identifier un expert en la matière ou un “engageur” pour un sujet dans différents départements (Marketing, RH, RD).
Observer
Les observateurs interagissent moins sur l’intranet de l’entreprise. Cela ne signifie pas qu’ils n’en tirent aucune valeur. Il est probable qu’ils passent beaucoup de temps sur l’intranet, qu’ils consomment beaucoup de contenu et qu’ils interagissent régulièrement par le biais d’appréciations, de commentaires et de réponses à des enquêtes. Cependant, ce ne sont pas des utilisateurs actifs et ils sont relativement discrets.
Amplifier
Les amplificateurs sont plus engagés sur l’intranet. Outre le fait qu’ils aiment et partagent les messages, ils participent aux discussions et aux conversations et aiment partager le contenu de l’intranet sur les plateformes de médias sociaux, par mail ou par le biais de Microsoft Teams. Cet engagement des employés à des effets positifs sur la notoriété de la marque.
Engager
Les personnes qui s’engagent n’ont pas peur de s’impliquer. Ils sont désireux de communiquer et de collaborer. Ils interagissent activement avec des ” j’aime “, des commentaires et des partages sur l’intranet. Ils publient également du contenu, soumettent des idées innovantes, lancent de nouvelles discussions et contribuent à la création de contenu. Les “Engagers” sont un excellent exemple d’Employee Advocacy marketing. Ces employés très engagés sont plus susceptibles de se sentir liés à l’entreprise et moins susceptibles de la quitter, ce qui conduit à une meilleure rétention des employés.
Comment les scores d’engagement sont-ils calculés ?
Le rapport d’engagement est alimenté par la plateforme de gamification de l’intranet et les analyses de vue, ce qui permet de créer des scores pour les utilisateurs en coulisse. Les actions entreprises sur l’intranet des employés sont associées à un score spécifique. Par exemple, le partage de contenu par e-mail aura un score spécifique, tandis que la publication d’un article aura un score différent. Le rapport indique ensuite le score total pour chaque utilisateur. Ces scores déterminent la catégorie de profil à laquelle appartient l’employé – promoteur, amplificateur ou observateur. Toutes les données recueillies fournissent des informations qui permettent de comprendre l’intensité de l’engagement.
Il est important de noter que le but du rapport d’engagement n’est pas de suivre ce que les gens font, mais de comprendre l’engagement de l’intranet et de trouver des KPIs pour l’améliorer. Ce rapport permet également d’afficher les identités anonymes au lieu des noms d’utilisateur individuels. Les données peuvent aussi être générées à un niveau départemental, montrant l’implication et les actions prises par chaque département. Par exemple, il peut montrer les scores pour le contenu à lire absolument publié par le marketing et les ventes.
Quels sont les avantages de la surveillance de l’engagement de l’intranet dans Powell Intranet ?
Pour les RH
Le rapport d’engagement sera très utile pour les responsables RH qui veulent s’assurer que les employés sont ainsi engagés dans la culture de l’entreprise. Le rapport fournira des informations précieuses sur le fonctionnement des outils d’engagement mis en place sur l’intranet. En identifiant les mesures clés, les RH peuvent encourager la participation en proposant de meilleures stratégies d’engagement et en améliorant les applications intranet existantes.
Par exemple, en utilisant le rapport Powell Intranet, un responsable RH a découvert que les professionnels de l’informatique consomment activement le contenu de l’intranet, mais sont moins disposés à l’amplifier. Fort de cette connaissance, il peut désormais mettre en œuvre des pratiques pour aider l’équipe informatique à s’impliquer de différentes manières.
Pour la communication
Les responsables de la communication doivent s’assurer que les communications internes atteignent, engagent et motivent leur public. Ils veulent voir une ruche d’activités sur l’intranet – beaucoup d’appréciations, de partages, de commentaires et de publications. Le rapport d’engagement de Powell Intranet servira à cette fin. Grâce aux informations fournies par le rapport d’engagement, les services de communication peuvent tester le contenu qui attirera l’attention des employés ou identifier les domaines qui nécessitent une attention particulière.
Par exemple, à l’aide du rapport, un responsable des communications s’est rendu compte que son équipe partage le contenu par mail plutôt que par le biais de Microsoft Teams. Grâce à ces informations, il a rappelé à l’équipe combien il est facile d’utiliser les boutons de partage de Powell Intranet pour partager le contenu de l’intranet directement sur Microsoft Teams. Le responsable des communications a également remarqué que seuls 20 % des employés de l’entreprise partagent du contenu sur les médias sociaux. Il a donc lancé une campagne pour encourager et aider les employés à partager du contenu interne sur les réseaux sociaux.
Comprendre les niveaux de participation n’est que la première étape ; vous devez ensuite améliorer l’engagement de l’intranet. Powell Intranet propose déjà plusieurs pratiques d’engagement puissantes sur l’intranet.
Ensemble, les rapports sur l’engagement, les rapports sur l’adoption et les fonctions de gamification auront un impact significatif.
Comment mesurer l’adoption de l’intranet de Powell Intranet ?
En plus des informations recueillies dans le rapport d’engagement, les Comms ont également accès au rapport d’adoption de l’intranet. Ce rapport donne des indices supplémentaires sur l’engagement des employés en affichant le nombre de partages (email, Teams, plateformes de médias sociaux) et les Kudos reçus.
La quantité de contenu partagé peut donner des indications sur les réseaux sociaux les plus populaires parmi les utilisateurs d’intranet. Elle montre quelles applications sont les moins utilisées et à quelle fréquence les utilisateurs partagent du contenu en externe. Si les rapports d’engagement sont un excellent outil pour fournir des indications sur la manière d’améliorer l’engagement de l’intranet, les rapports d’adoption offrent une valeur supplémentaire.
Maintenir l’engagement des employés est devenu une priorité absolue et un défi pour les entreprises. Des solutions telles que le rapport sur l’engagement peuvent entraîner des changements importants, en simplifiant les tâches des RH et des services de communication. Ce qui est excellent dans le rapport Powell Intranet sur l’engagement, c’est que les données recueillies peuvent conduire à des changements réels.
