Que vous soyez débutant ou utilisateur expérimenté, ce guide d’utilisation des canaux Teams est conçu pour vous aider à mieux comprendre toutes les nuances du fonctionnement des canaux Teams : canaux standards, canaux privés, ou canaux partagés, vous serez incollables à ce sujet après avoir lu ce guide. Vous découvrirez notamment comment créer, supprimer un canal, l’intégrer à votre workflow, ajouter des membres et garantir la sécurité des échanges.
Pour faire court, si vous êtes prêt à découvrir toutes les astuces nécessaires pour optimiser votre expérience en ligne et travailler plus efficacement en équipe, vous êtes au bon endroit ! Suivez ce guide complet pour gérer facilement votre canal Teams et devenir un pro du travail d’équipe en ligne.
Qu’est-ce qu’un canal sur Teams ?
Dans Teams, les canaux sont des emplacements spécifiques où une équipe peut partager des messages, des outils et des fichiers. Ils peuvent être organisés selon différents critères pertinents pour vous, tels que par projet, par groupe ou par fonctionnalité.
Canal teams, quelques éléments clés à connaître par cœur
Avant de créer un canal teams, il est primordial de connaître son fonctionnement et d’en maîtriser les éléments clés. Voici un résumé des principaux éléments :
- Les membres de l’équipe peuvent limiter ou ajuster les notifications qu’ils reçoivent à partir d’un canal et les conversations latérales peuvent être organisées au sein des threads.
- Les canaux se trouvent à l’intérieur des équipes et sont dédiés à des sujets spécifiques, départements ou projets.
- Les conversations, les réunions, les fichiers et les applications dans chaque canal sont visibles par tous les membres de l’équipe.
- Tandis que les conversations sont publiques, les discussions sont ciblées pour les membres d’un même canal.
Quelle est la différence entre une équipe et un canal sur Teams ?
La principale différence entre une équipe et un canal sur Teams réside dans leur fonctionnement. Les équipes Teams sont créées autour de groupes Microsoft 365, ce qui signifie que les changements liés aux membres du groupe Microsoft 365 sont automatiquement synchronisés avec l’équipe correspondante.
Les deux sont liés puisqu’une équipe est composée de canaux, ce qui permet de diviser les discussions et les collaborations en fonction des sujets, des projets ou des équipes impliquées, facilitant ainsi la communication et l’organisation au sein de l’équipe.
Comment fonctionnent les canaux sur Teams ?
L’un des outils les plus importants de Teams est la fonctionnalité de canaux, un indispensable dans Microsoft Teams qui permet aux membres de l’équipe de discuter de différents sujets dans des espaces de travail distincts.
Chaque canal sur Teams peut être considéré comme une pièce de discussion virtuelle où les membres de l’équipe peuvent échanger des idées, partager des fichiers et coopérer sur des projets.
L’un des avantages clés de la fonctionnalité de canaux dans Teams est que cela facilite la collaboration en équipe. Les membres de l’équipe peuvent rejoindre les canaux qui les concernent directement et avoir des discussions qui sont pertinentes pour leur travail. Les canaux permettent également aux membres de partager des fichiers et des documents importants, ce qui simplifie la collaboration sur des projets.
Zoom sur les canaux standards, privés et partagés
Les canaux sur Teams peuvent être publics (canal standard), privés ou partagés.
- Les canaux standards sont accessibles à tous les membres de l’équipe et peuvent être utilisés pour des discussions générales qui ne nécessitent pas de confidentialité particulière.
- Les canaux privés, en revanche, ne sont accessibles qu’à un nombre restreint de membres de l’équipe qui ont été ajoutés au canal. Les canaux privés sont particulièrement utiles pour les projets qui impliquent des informations sensibles et nécessitent donc un niveau de confidentialité plus élevé.
- Les canaux partagés permettent une collaboration simple avec des personnes externes à votre entreprise, comme des freelances qui travailleraient à distance sur un de vos projets phares.
Lorsque les membres de l’équipe travaillent sur des projets complexes, les discussions peuvent devenir rapidement encombrées et difficiles à gérer. Grâce aux canaux sur Teams, les membres de l’équipe peuvent facilement organiser les discussions et les informations par sujet ou domaine, ce qui facilite la navigation et la recherche d’informations ultérieures.
En fin de compte, les canaux sur Teams sont une excellente façon de favoriser le travail d’équipe en ligne. Avec cette fonctionnalité, les membres de l’équipe peuvent rester organisés, travailler ensemble sur des projets et garantir que toutes les conversations et les informations sont stockées au même endroit.
Comment utiliser un canal Teams pour communiquer avec votre équipe ?
Maintenant que vous savez différencier les différents types de canaux présents dans Teams, nous vous invitons maintenant à découvrir la marche à suivre pour créer un canal privé, un canal standard et un canal partagé. Mais aussi comment supprimer un canal Teams si besoin.
Créer un canal standard : marche à suivre
Pour créer un canal standard, commencez par la liste des équipes. Accédez au nom de l’équipe que vous souhaitez modifier, puis choisissez “Plus d’options” et “Ajouter un canal”. Vous pouvez également ajouter un canal en utilisant l’option “Gérer l’équipe” et en sélectionnant “Ajouter un canal” sous l’onglet “Canaux”. Bon à savoir : vous avez la possibilité de créer jusqu’à 200 canaux pendant toute la durée d’une équipe
Comment créer un canal privé ?
Si vous souhaitez échanger certaines informations confidentielles avec seulement quelques membres de votre équipe, vous avez la possibilité de créer un canal privé, dédié à vos échanges sensibles.
Pour créer un canal privé, vous devez d’abord vous connecter à votre compte Teams. Ensuite, cliquez sur le menu “Teams” sur la gauche de l’écran, choisissez l’équipe que vous souhaitez modifier, puis sélectionnez “Ajouter un canal”. Choisissez “Privé” pour le type de canal, donnez-lui un nom et définissez les membres qui y auront accès.
Comment créer un canal partagé ?
Pour créer un canal partagé, suivez ces étapes simples :
- Cliquez sur “Ajouter un canal”
- Donnez un nom et une description pour votre canal
- Sous l’option “Confidentialité”, choisissez la flèche pointant vers le bas à droite
- Sélectionnez “Partagé – Personnes choisis parmi votre organisation ou d’autres organisations ont accès”.
Et voilà, votre canal partagé est prêt à être utilisé !
Comment modifier, supprimer ou quitter un canal Teams ?
Pour modifier, supprimer ou quitter un canal Teams, il suffit de cliquer sur le bouton “Autres options” à côté du nom de l’équipe. Ensuite, utilisez le menu pour effectuer les changements nécessaires. Sachez cependant que seuls les propriétaires de l’équipe peuvent supprimer les canaux. De plus, notez que la suppression d’un canal entraînera la perte de l’historique des conversations, mais les sections OneNote associées au canal resteront visibles sur le site SharePoint de l’équipe.
Comment intégrer les canaux Teams à votre workflow ?
Microsoft Teams est devenu un outil de travail indispensable pour beaucoup d’entreprises qui souhaitent économiser du temps et des efforts. Pour intégrer des canaux Teams à votre workflow, vous pouvez commencer par ajouter des flux de travail qui automatisent les tâches et les processus répétitifs en connectant une ou plusieurs applications à Teams.
Pour savoir si un workflow peut vous aider à gagner en productivité, posez-vous des questions comme “est-ce que je fais encore et encore la même chose dans Teams ?” ou “est-ce que je copie et colle souvent des informations de Teams dans d’autres applications ?”.
Une fois que vous avez parcouru la sélection de workflows prédéfinis et sélectionné celui qui vous convient, vous pouvez suivre les consignes d’installation. Si le workflow que vous avez sélectionné nécessite l’application Power Automate, vous serez invité à l’ajouter avant de configurer le flux de travail.
Conseils et astuces pour une utilisation efficace des canaux sur Teams
Utiliser un canal Teams pour communiquer avec votre équipe est une méthode simple et efficace pour rester connecté avec vos collègues, même à distance. Voici donc quelques astuces pour maximiser l’utilisation d’un canal Teams et améliorer votre communication avec votre équipe.
Créer un canal dédié à votre projet
Tout d’abord, créez un canal dédié à l’équipe ou au projet concerné. Cela vous permettra de garder toutes les conversations et les informations liées à ce projet en un seul endroit. Pour créer un canal, il vous suffit de cliquer sur l’icône “Ajouter un canal” en dessous du nom de l’équipe ou du projet.
Gérer les membres de votre canal
Les canaux publics sont accessibles à tous les membres de votre équipe, donc il est inutile d’y ajouter des personnes.
Cependant, pour les canaux privés, il est nécessaire d’inviter les membres pour qu’ils puissent y accéder et recevoir les notifications importantes. Pour ajouter des membres à votre canal, cliquez simplement sur l’icône “Ajouter des membres”.
Autre conseil clé pour gérer efficacement les membres de votre canal : veillez à ce que les canaux publics soient bien visibles pour tous les membres de votre équipe
Utiliser la messagerie des canaux pour une collaboration fluide
La messagerie des canaux est un excellent moyen pour communiquer avec votre équipe. Elle peut être utilisée pour poser des questions, donner des informations pertinentes ou encore partager des comptes rendus. Ce moyen de communication est idéal pour des conversations rapides et directes, notamment pour résoudre les problèmes urgents.
Organiser des visioconférences depuis les canaux
Les visioconférences sont un outil de travail à distance pratique pour organiser des réunions avec ses collaborateurs. Les appels audio/vidéo peuvent être lancés depuis votre canal d’équipe pour vous connecter visuellement et verbalement avec votre équipe, même à distance, pour une meilleure productivité.
Utiliser les tags
Pour une communication plus efficace, utilisez les tags ou balises dans Microsoft Teams pour attirer l’attention sur des messages importants ou pour mentionner des membres de l’équipe dans une conversation. Les tags peuvent être utilisés pour signaler une urgence, une question spécifique ou pour attirer l’attention sur une information importante.
Garder le canal organisé
Enfin, gardez le canal Teams organisé en archivant les anciennes discussions et en supprimant les messages qui ne sont plus d’actualité. De cette manière, vous pourrez communiquer efficacement avec vos collègues en restant concentré sur l’objectif du canal.
Powell Teams pour une gestion d’équipe efficace
Gérer facilement vos équipes Microsoft Teams peut sembler être une tâche fastidieuse, mais cela peut être grandement simplifié grâce à l’utilisation de solutions innovantes telles que Powell Teams de Powell Software.
Cette solution puissante simplifie la gestion de vos équipes Teams en automatisant les processus, en permettant une collaboration transparente et en offrant des fonctionnalités innovantes voire ludiques comme la cafétéria virtuelle qui aide votre équipe à échanger régulièrement en ligne, comme s’ils faisaient leur pause-café !
De plus, si vous recherchez un moyen d’optimiser la productivité et d’améliorer la qualité des projets, nous vous recommandons vivement de jeter un coup d’œil à notre solution Powell Teams.
Si vous souhaitez en savoir plus sur notre offre Powell Teams, contactez nous et demandez maintenant une démo gratuite.