Optimisez la communication digitale en entreprise

À moins que vous ne travailliez sur une île déserte, il y a de fortes chances pour que votre entreprise recourt à la communication digitale au quotidien. Les outils de communication digitale alimentent les initiatives internes et externes, de la collaboration en équipe aux stratégies de vente. Bien qu’il soit facile de laisser ces outils faire tout le travail, adopter une approche consciente de votre communication digitale demande relativement peu d’efforts et vous apportera de grands bénéfices.

 

Qu’est-ce que la communication digitale ?

La communication digitale regroupe tout type de communication qui repose sur l’utilisation de la technologie. Il existe de nombreux types de communication digitale, communément appelés canaux de communication numérique. Il s’agit notamment du courrier électronique, des appels téléphoniques, de la vidéoconférence et de nombreux types de messagerie instantanée comme les SMS et les chats sur le web. Même les blogs, les podcasts et les vidéos sont considérés comme des formes de communication digitale.

  1. Lumen identifie cinq caractéristiques qui distinguent la communication digitale des méthodes de communication traditionnelle. Selon son analyse, la communication digitale est :
  • Plus interactive
  • Plus participative
  • Plus égalitaire
  • Plus décentralisée
  • Moins hiérarchique

Ces qualités signifient que toute communication ayant lieu par le biais de canaux numériques sera forcément différente de la communication en personne. Sur le lieu de travail, ces différences se présentent à la fois comme des avantages et des inconvénients.

 

Avantages de la communication digitale en entreprise

La communication digitale est rapide, efficace et pratique. Un employé peut avoir une conversation en temps réel avec un collègue ou un client de l’autre côté du monde sans avoir à quitter son bureau. Les chefs d’entreprise peuvent utiliser les canaux numériques pour communiquer avec l’ensemble de leur personnel mondial en une seule fois, et utiliser les canaux correspondants pour recueillir efficacement les réactions de ces employés.

En fait, la plupart des initiatives marketing modernes peuvent être considérées comme de la communication digitale. Les campagnes de médias sociaux et les publicités vidéo sont simplement un moyen pour les entreprises de communiquer en masse avec des clients potentiels de manière rapide et rentable.

Si l’on considère tous les domaines d’activité qui impliquent une communication digitale, on peut affirmer sans risque de se tromper que la technologie moderne a considérablement amélioré le fonctionnement des entreprises. Grâce à des moyens de communication faciles et accessibles, les employés peuvent passer leur temps à se concentrer sur des tâches plus importantes.

 

Inconvénients de la communication digitale en entreprise

Alors que le monde des affaires embrasse la communication digitale, quelques inconvénients sont apparus lors de son utilisation. D’abord, l’accès constant aux outils de communication peut rendre difficile la déconnexion des employés à la fin de la journée de travail. Les notifications par courrier électronique et les notifications des applications professionnelles les suivent chez eux via leur smartphone, brouillant ainsi la frontière entre vie professionnelle et vie privée. Sans avoir la possibilité de se déconnecter, les employés sont plus susceptibles de souffrir d’épuisement professionnel et de présenter d’autres signes de surmenage.

La communication digitale a également posé des problèmes de sécurité à de nombreuses entreprises. Les pirates peuvent se frayer un chemin dans les réunions virtuelles et détourner l’appel ; le phishing par courrier électronique ouvre la porte à la compromission des systèmes en ligne de toute l’organisation. Chaque fois que des données d’entreprise sont transmises sur Internet, il y a un risque que ces informations ne restent pas privées.

 

Les choses à faire et à ne pas faire en matière de communication digitale en entreprise

Lorsque vous vous occupez de la communication digitale dans votre entreprise, il y a quelques habitudes à respecter – et d’autres à éviter :

FAIRE : Utiliser différents canaux numériques.

Il existe une grande diversité de canaux de communication digitale disponibles pour une bonne raison. Au XXIe siècle, l’époque où l’on envoyait tout par courrier électronique est révolue depuis longtemps. Les chats, les vidéoconférences et les outils de collaboration de projet sont autant d’exemples de grands atouts pour votre entreprise. Bien entendu, chaque canal doit avoir un objectif et un but uniques. Vous ne voulez pas ajouter des outils de communication digitale simplement pour le plaisir de les avoir.

NE PAS FAIRE : Surcharger vos employés avec des notifications.

Selon CMSWire, 75% des employés estiment qu’ils perdent du temps chaque jour à se tenir au courant des notifications, et 66% disent même que le temps perdu est supérieur à 30 minutes. Les employés doivent garder le contrôle sur la façon dont ils reçoivent les communications liées au travail et sur le moment où elles sont reçues, et les notifications urgentes doivent être réservées aux informations les plus urgentes.

FAIRE : Adapter votre message.

Comme il existe de nombreux canaux de communication numérique différents, chaque canal est le mieux adapté pour transmettre certains types d’informations. Les chats sur le lieu de travail, par exemple, sont parfaits pour les questions et les clarifications rapides. Si le sujet que vous abordez nécessite une longue discussion, il est préférable de prévoir une réunion.

Vous pouvez également avoir besoin de vous adresser à plusieurs équipes ou nationalités avec le même message. Dans ce cas, demandez-vous si votre message doit être adapté à différents groupes. Par exemple, une organisation multinationale peut avoir besoin d’envoyer des lettres traduites du président à des bureaux situés dans des lieux géographiques différents. Un séminaire virtuel pourrait être amélioré en incluant des informations spécifiques pour différentes équipes, comme les opérations et les ventes. Heureusement, les outils de communication digitale permettent de réaliser facilement tout cela.

 NE PAS FAIRE : Négliger la formation.

Il n’est pas toujours facile d’apprendre à utiliser les outils de communication digitale, et vous constaterez que certains employés mettent plus de temps à s’adapter que d’autres en raison des différents niveaux de dextérité digitale. Ce problème peut être résolu par une formation adéquate pour chaque nouvel outil, en tenant compte des différents niveaux de compétences qui existent dans l’organisation. D’autre part, un manque de formation poussera certains employés à éviter d’utiliser les outils qu’ils ne comprennent pas.

FAIRE : Créer une politique à l’échelle de l’entreprise.

En matière de communication digitale, les employés se tournent vers la direction de l’entreprise pour obtenir des instructions sur la manière, le moment et le lieu d’utilisation des différents outils. Une politique de communication digitale à l’échelle de l’entreprise vous permettra de mieux contrôler l’utilisation et la confidentialité des différents canaux de communication.

 

Comment créer une politique de communication digitale pour votre entreprise

Les politiques de communication numérique sont courantes dans les entreprises de toutes tailles. Ces politiques présentent de nombreux avantages, notamment une meilleure sécurité, une efficacité accrue et une réduction de l’informatique parallèle (IT Shadow). Quelques facteurs doivent être pris en compte dans votre politique de communication digitale afin de maximiser son efficacité.

Établir une gouvernance

La première étape pour définir une politique de communication digitale est de déterminer la gouvernance. Cela permettra de préciser qui est responsable de la prise de décision et de la gestion des différents canaux, en plus de créer des lignes directrices pour la dénomination, l’organisation et l’archivage des contenus. Les parties prenantes identifiées dans votre politique de gouvernance doivent être chargées de créer d’autres politiques de communication digitale et de les mettre à jour si nécessaire.

Mettre en place un protocole de sécurité

Comment votre entreprise va-t-elle gérer la sécurité sur ses canaux numériques ? Les employés doivent savoir quelles sont les restrictions en vigueur, notamment les dispositifs qu’ils peuvent utiliser pour accéder aux documents de travail, les types d’informations sensibles qui ne doivent pas être envoyées sous forme numérique et les outils digitaux qu’ils sont autorisés à utiliser dans le cadre de leur travail. La politique doit également communiquer toutes les conséquences potentielles auxquelles les employés peuvent être confrontés s’ils ne respectent pas les mesures de sécurité.

 Définir les canaux

Chaque canal de communication a son propre objectif. Pour que ces objectifs soient clairs, une politique de communication digitale peut définir quand, comment et pourquoi chaque canal doit être utilisé. Cela permettra d’organiser et de hiérarchiser les différents types de communication, afin de garantir la meilleure expérience possible pour toutes les personnes concernées.

Définir des normes de réactivité

Comme nous en avons discuté, rester constamment branché est néfaste et peut mener au surmenage. Cela étant dit, il est toujours important que les employés vérifient et répondent régulièrement aux communications. Votre politique de communication digitale peut établir la norme quant à la fréquence à laquelle les employés sont censés vérifier leurs e-mails, lire les bulletins d’information de l’entreprise et répondre aux messages instantanés. En gardant ces délais à l’esprit, les employés ne se sentiront pas obligés de répondre immédiatement s’ils sont à la maison ou au milieu d’une tâche plus urgente.

 

Les outils de communication digitale essentiels en entreprise

Maintenant que vous savez comment utiliser efficacement les outils de communication digitale, quels sont les plus importants pour votre organisation ? La réponse est différente pour chaque entreprise, mais elle comprend généralement les éléments suivants :

 

  • Messagerie électronique avec des fonctions intégrées
  • Chat/discussion instantanée
  • Outil de collaboration pour les projets
  • Vidéoconférence
  • Blog interne du PDG ou du président
  • Canal d’information sur la société
  • Forum de discussion

 

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2020-07-20T09:56:01+01:00juillet 7th, 2020|