Comment installer Microsoft Teams ?
Avant de passer à l’installation de l’application, il est important de définir quelle version de Microsoft Teams convient le mieux à votre entreprise. En effet, Microsoft 365 propose différents abonnements dont il faut connaître les possibilités et les limites.
Quelle application Microsoft Teams choisir selon la taille de votre organisation ?
C’est la taille de votre organisation qui va définir quelle version du logiciel vous devez installer. Microsoft propose des abonnements adaptés au TPE/PME et aux grandes entreprises.
Petite entreprise
Les petites entreprises peuvent se tourner vers deux types d’ abonnements. L’abonnement TPE/PME pour bénéficier de l’ensemble de différentes fonctionnalités de Microsoft365. Vous pouvez également choisir Microsoft Teams Essentials. Le tarif indiqué sur le site du fournisseur est pour un utilisateur.
Si vous optez pour un abonnement au pack office365, vous bénéficierez de diverses applications et fonctionnalités. Teams est inclus dans les offres Microsoft 365 Business Basic avec les versions web et mobile des logiciels. Pour obtenir la version bureau des applications et télécharger Microsoft Teams, c’est l’abonnement Microsoft 365 Standard qu’il faut souscrire.
La version Teams Essentials vous offre toutes les fonctionnalités de Teams pour un coût moins élevé. Elle n’inclut pas d’accès aux autres applications de Microsoft.
Grande/moyenne entreprise
Si vous travaillez dans une PME, vous pouvez choisir l’offre Microsoft Business Standard ou l’offre Premium. Cette dernière très complète comporte notamment des fonctionnalités de sécurité supplémentaires.
Pour les grandes entreprises, Microsoft Teams est disponible dans les versions Office 365, E1, E3 et E5.
Installer l’application Microsoft Teams sur PC
Nous allons voir comment installer Microsoft Teams sur PC.
Conditions système requises
Sous un PC Windows, la configuration matérielle requise est la suivante :
- Ordinateur et processeur : Minimum 1,1 GHz, 2 noyaux.
- Mémoire : 4.0 GB de RAM.
- Disque Dur : 3,0 Go d’espace disponible.
- Résolution d’écran : 1024 x 768.
- Système d’exploitation : Windows 11, Windows 10 sur ARM, Windows 8.1, Windows Serveur 2012 R2, Windows Server 2016 ou Windows Server 2019.
Installation sur tous les postes
Pour installer l’application sur tous les ordinateurs et pour tous les utilisateurs, utilisez Windows Installer (MSI). Les fichiers MSI 32 bits, 64 bits et ARM64 permettent de déployer Teams en bloc. L’alternative est d’obtenir un client Teams pour ordinateur de bureau.
Installer l’application Microsoft Teams sur Mac
Voici les informations indispensables pour installer et configurer Microsoft Teams sur Mac.
Conditions système requises
- Ordinateur et processeur : Intel Core Duo.
- Mémoire : 4.0 GB de RAM.
- Disque Dur : 1,5 Go d’espace disponible.
- Résolution d’écran : 1080 x 800 minimum.
- Système d’exploitation : l’une des trois versions les plus récentes de macOS
Installation sur tous les postes
Pour une installation sur tous les postes sous macOS, Windows conseille d’utiliser un fichier obtenu via Jamf Pro. Il s’agit de l’équivalent de MSI sur PC. L’alternative est l’installation d’un fichier PKG pour obtenir le client Teams pour Mac. Cette action doit être effectuée avec les informations d’identification d’administrateur.
Comment configurer Microsoft Teams ?
Une fois que vous avez accès à Microsoft Teams, vous devez le configurer. La configuration du logiciel est différente selon la taille de votre entreprise.
Configurer Microsoft Teams dans une petite entreprise
Microsoft conseille de suivre cet ordre pour configurer les différents outils de Teams :
- Conversations : la communication est au cœur de l’intérêt de l’application. Les conversations permettent à un ou plusieurs utilisateurs de discuter, partager des fichiers et faire des réunions privées.
- Équipes et canaux : les équipes sont désignées pour collaborer entre elles sur des projets longue durée plus ponctuels. Les canaux, quant à eux, segmentent le projet en différents sujets. Pour une bonne gestion vous devez définir un ou plusieurs administrateurs. Puis, pour chaque équipe, vous aurez à définir un propriétaire pour contrôler l’accès aux canaux.
- Réunions et conférences : les réunions sont activées par défaut. Tout participant externe invité qui a le client Teams ou le logiciel Skype pour entreprise peut participer. Cela concerne aussi les réunions vidéo et conférences en ligne.
- Solutions vocales : audioconférence pour rejoindre l’appel par téléphone pour les personnes ayant des problèmes de connexion.
Configurer Microsoft Teams dans une moyenne/grande entreprise
Voici comment procéder pour configurer Microsoft Teams pour les moyennes et grandes entreprises. Avant de commencer la configuration de l’application en ligne, il faut penser à votre plan de déploiement. Ensuite, l’idéal est de configurer chaque charge de travail. Microsoft Teams en compte trois :
- Conversations, équipes et canaux ;
- Réunions et audio-conférences ;
- Système téléphonique et connectivité PSTN.
Prise en main de Microsoft Teams
Voici quelques pistes pour une bonne prise en main de Teams.
Configuration des équipes et des canaux
Configurer les équipes dans Teams fait partie de ce que l’on appelle la gouvernance. Elle touche à la fluidité des échanges et à la sécurité de l’application. Lorsqu’il y a de nombreux utilisateurs, de multiples tâches et projets, un problème se pose : la multiplication des équipes. Or, il peut y avoir des équipes dites « nuisibles » avec des canaux de conversation multiples. La configuration et la validation des équipes peuvent être réalisées par un administrateur. Cela évite de perdre en productivité en étant noyé sous un flux d’informations important.
Intégration des applications tierces
Microsoft 365 permet d’intégrer de nombreuses applications tierces nativement. Pour la sécurité de l’entreprise, il est important de sélectionner un nombre restreint d’applications à proposer dans votre catalogue. Cette décision permet une gestion des informations accessibles par les applications. Cela nécessite de se poser la question des fonctionnalités qui sont indispensables aux flux de travail des équipes.
Mise en place d’une stratégie de gouvernance adaptée
Installer Microsoft Teams implique de mettre en place une stratégie de gouvernance adaptée pour une utilisation efficace de cet outil. Il faut définir le plan de gouvernance selon les trois niveaux d’administration:
- L’administrateur peut modifier les équipes et définir les rôles.
- Le propriétaire peut créer, modifier ou supprimer une équipe et gérer ses membres.
- Les membres ont le droit de rejoindre des équipes, de créer des canaux et de demander l’ajout de nouveaux membres.
Prêtez une attention particulière aux utilisateurs externes qui représentent un risque potentiel. Des données confidentielles peuvent figurer dans les canaux de discussion. C’est pourquoi si ce droit est accordé, il faut définir le niveau d’autorisation d’accès des invités.
Pour conserver une organisation optimale, le nommage des équipes doit être fait selon une convention prédéfinie. De plus, il est important de déterminer une politique d’archivage des équipes inactives.
Votre gouvernance Microsoft Teams avec Powell Teams
Pour que la gouvernance sur Microsoft Teams ne soit plus une tâche chronophage et automatiser certains processus, nous vous conseillons la plateforme Powell Teams. Cet outil améliore le travail et la productivité dans Teams. Pour les IT, elle fournit un tableau de bord d’administration qui permet de contrôler la création des équipes et leur cycle de vie. Pour les employés, il est aisé de retrouver les équipes avec des modèles prêts à l’emploi.
Voici les principales fonctionnalités de Powell Teams :
- Une gouvernance prête à l’emploi qui rassemble les règles informatiques à mettre en œuvre.
- Une gestion du cycle de vie des équipes avec un tableau de bord, des rapports et des conseils adaptés. Ainsi, vous divisez par deux les équipes inutiles et non conformes. Vous évitez la prolifération des équipes et vous gagnez 80 % de temps grâce à l’automatisation de la gouvernance.
- Des tableaux de bord utilisateurs équipés de filtres pour la recherche d’équipe et de canaux. Ces derniers possèdent un moteur de recherche intégré pour un accès rapide aux documents.
- Un catalogue de modèles d’équipes prédéfinis et personnalisables pour collaborer de manière instantanée sur les tâches et les projets.
- Une automatisation de la création d’équipe à la réception d’un e-mail ou d’une action via une application commerciale.
- Une intégration de votre solution intranet dans Teams pour connecter les employés, faciliter leur accès aux ressources en ligne et stimuler leur productivité.
- Une machine à café virtuelle est proposée pour stimuler les conversations.
Installer Microsoft Teams dans votre organisation permet une meilleure collaboration des équipes. Cet outil de communication augmente la productivité des employés en mettant leur travail en commun. Pour configurer Microsoft Teams, il faut vous référer à la taille de votre structure et sélectionner la version qui vous convient pour les TPE, les PME ou les grandes entreprises. Puis, veillez à avoir une configuration matérielle compatible.
Dans une structure importante, la gouvernance de Microsoft Teams est capitale pour conserver la sécurité de l’entreprise. Son rôle est aussi de rationaliser l’utilisation de l’application pour en conserver les bénéfices. Pour rendre cette tâche moins chronophage, nous vous conseillons d’opter pour une plateforme de gouvernance comme Powell Teams.