Les points communs entre OneDrive et SharePoint
Les deux solutions sont proposées par Microsoft 365 et présentent plusieurs similitudes. L’enregistrement, le partage de fichiers en interne et en externe sont leur principal point commun. Ces tâches peuvent être effectuées sur les deux outils. De même, ils permettent de synchroniser des fichiers en local sur un ordinateur ou sur un appareil mobile.
OneDrive et SharePoint sont accessibles depuis Teams et prennent en charge Office 365. Ils ont chacun leur propre espace de stockage et peuvent être utilisés pour la co-édition de documents. Un historique des versions d’un même fichier est disponible sur les deux applications.
Malgré ces ressemblances, ces deux solutions de Microsoft n’ont pas les mêmes objectifs et leur utilisation diffère.
Les différences entre OneDrive et SharePoint
Si les deux logiciels ont des similitudes, ils n’ont pas été créés pour les mêmes raisons. Onedrive est avant tout un espace de stockage personnel alors que SharePoint est un intranet.
Dans quels cas utiliser OneDrive ?
C’est avant tout une solution d’hébergement et de synchronisation de fichiers. Utiliser OneDrive est utile si vous travaillez sur un fichier personnel. Cela permet de sécuriser le stockage des différents types de documents que vous avez créés. OneDrive pour entreprise offre un espace de stockage conséquent (1 To) à chaque utilisateur. Chaque collaborateur a un compte où il est possible de :
- Conserver un fichier personnel destiné au travail ;
- Conserver un document de travail non finalisé qui a pour vocation à être partagé ultérieurement ;
- Partager des dossiers ou des fichiers avec une autorisation d’accès à un autre collaborateur ;
- Créer une bibliothèque de travail partagé, accessible depuis Sharepoint et Teams.
Selon Microsoft, OneDrive est avant tout un outil qui permet de garantir :
- Un accès à vos documents en tous lieux ;
- La sauvegarde et la protection de fichiers avec une gestion homogène ;
- Une meilleure collaboration dans Teams grâce au partage de documents.
Cependant, l’aspect collaboratif est limité sous OneDrive. Il s’agit avant tout d’une large bibliothèque de documents, mais pas d’une solution intranet. La gestion des fichiers dans le drive et des droits d’accès aux données nécessite une grande rigueur.
Dans quels cas utiliser SharePoint ?
SharePoint est une solution pour créer des sites d’équipe. Il s’agit donc d’un intranet qui utilise des flux de travail et permet de réaliser la gestion de documents de tous les fichiers dans Microsoft 365. C’est donc un système qui possède de nombreuses fonctionnalités au-delà du simple stockage et du partage de fichiers. La différence essentielle entre OneDrive et SharePoint vient donc des possibilités d’utilisation.
Utiliser SharePoint, c’est mettre en place un intranet performant et diriger la création de contenu au sein de l’univers Microsoft. Excellent outil de gouvernance, son rôle est de publier et communiquer des informations d’entreprise et de favoriser le travail collaboratif.
Enregistrer des fichiers dans SharePoint se fait plutôt dans l’optique de travailler en équipe sur ces derniers.
Comment tirer parti de SharePoint et OneDrive ?
Les différences entre SharePoint et OneDrive en font des outils complémentaires, adaptés à des usages spécifiques. Aujourd’hui, l’avenir de la plupart des SI se joue sur le cloud. Or, ces deux solutions de Microsoft bénéficient d’un cloud parfaitement sécurisé, adapté au travail hybride.
En fait, Microsoft ne va plus assurer les mises à jour de SharePoint on-premise dans les années qui viennent. Cette EOF (End Of Life) implique de migrer vers Sharepoint Online pour continuer à bénéficier des mises à niveau et d’un logiciel sécurisé.
Pour tirer parti des avantages de SharePoint Online et de OneDrive, réinventez votre communication d’entreprise avec Powell intranet. Cet outil tiers proposé par Powell Software permet de construire un intranet collaboratif entièrement personnalisable sur SharePoint Online. Dans cet espace, vous pourrez retrouver OneDrive et les autres applications Microsoft.
Avec Powell intranet, vous gagnez un temps précieux sur la construction de votre intranet avec un site prêt à l’emploi. Connecté nativement avec les autres outils Microsoft 365, il vous offre efficacité et engagement des employés.
Conclusion
La différence entre OneDrive et SharePoint est celle de deux outils pensés pour des utilisations différentes. OneDrive est une bibliothèque de fichiers cloud, destinée aux fichiers personnels, stockée sur le cloud. Ces derniers peuvent être partagés. SharePoint est un intranet qui, même s’il a aussi pour fonction d’enregistrer et partager des documents, est un espace collaboratif.
Ces points communs entre les deux outils n’en font pas des solutions identiques. SharePoint vise à construire un espace de travail collaboratif et OneDrive est une solution d’hébergement et de sauvegarde. Aussi, sont-ils complémentaires.
