Was sind die Herausforderungen der internen Kommunikation in kleinen Unternehmen?
Übermittlung der notwendigen Informationen
Unabhängig von der Größe eines Unternehmens ist die gemeinsame Nutzung von Informationen der Schlüssel zum Erfolg. Die Herausforderung besteht darin, sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden Zugang zu den wichtigen Informationen haben. Informationen, die für die ordnungsgemäße Ausführung der Unternehmensprozesse erforderlich sind. Sie müssen in der Lage sein, die neuesten Nachrichten und offiziellen Dokumente zu finden.
Bessere Arbeitsbedingungen für Mitarbeitende – auch aus der Ferne
Diese Anforderung hat sich seit der Pandemie nur noch verstärkt, da die Fernarbeit die Notwendigkeit, den Austausch von Informationen und Dokumenten zu rationalisieren, beschleunigt. Es wird erwartet, dass die Situation mit der Einführung einer hybriden Arbeitsweise andauern wird: einige Mitarbeitende vor Ort, andere aus der Ferne, je nach Wochentag.
Kleine Organisationen müssen ihren Mitarbeitenden helfen, besser zu arbeiten, indem sie ihnen den Zugang zu Informationen erleichtern. Vor allem aber müssen sie eine Struktur schaffen, die es ihnen ermöglicht, leicht zu verstehen, wo sich diese Informationen befinden, welche Referenzdokumente und -instrumente zu verwenden sind.
Einbindung aller Mitarbeitenden in eine integrative Unternehmenskultur
Bei der hybriden Arbeit geht es bei der effektiven Kommunikation nicht nur um Informationen, die sich ausschließlich auf das Geschäft beziehen, sondern auch um die Einbeziehung aller Mitarbeitenden. Sie müssen ein Gefühl der Zugehörigkeit zum Unternehmen haben, das sich in seiner Kultur und seinen Werten widerspiegelt. Dies gilt nicht nur für Beschäftigte, die über einen PC und Zugang zu digitalen Werkzeugen verfügen, sondern auch für Außendienstmitarbeitende, die über ihre beruflichen oder privaten Smartphones kommunizieren.
Schaffung sozialer Verbindungen zwischen verstreuten Teams
Bei 2 oder 3 Tagen Fernarbeit pro Woche ist die informelle Verbindung mit der Kaffeemaschine und den Mittagspausen beeinträchtigt. Das geht manchmal so weit, dass die Mitarbeitenden, vor allem die jüngeren, das Gefühl der Isolation entwickeln.
Es gibt Lösungen für die digitale Kommunikation: Selbst bei Fernarbeit können wir soziale Momente in Form von informellen Online-Treffen oder virtuellen Spielen zwischen den Mitarbeitenden organisieren.
Der Erfolg von Unternehmen hängt heute von ihrer Fähigkeit ab, eine nachhaltige und ausgewogene Lösung zu finden, die diesen geschäftlichen und personalpolitischen Herausforderungen gerecht wird.
Wie lange sind E-Mails und gemeinsame Verzeichnisse ausreichend?
Vermehrung von E-Mails
Der häufigste Einwand gegen die Einführung eines digitalen Arbeitsbereichs in kleinen Unternehmen lautet: “Heute versenden wir Informationen per E-Mail oder über Microsoft Teams und speichern Dokumente in SharePoint”. Doch wenn wir die Mitarbeitenden befragen, stellen wir fest, dass E-Mails eine Grenze haben: ihre Vervielfältigung. Es ist schwer, wichtige Informationen von unerwünschten E-Mails zu trennen und eine E-Mail zu finden, die vor mehreren Monaten versandt wurde.
Sobald eine Organisation mehr als 10 oder 20 Mitarbeitende hat, ist es notwendig, zu einem besser strukturierten und organisierten Bereich überzugehen, den wir gemeinhin als Unternehmensintranet oder digitalen Arbeitsplatz bezeichnen.
Kampf gegen Infobesessenheit
Viele Mitarbeitende werden durch die Informationsflut müde, erhalten zu viele E-Mails oder Videoanrufe und ihr digitales Wohlbefinden leidet.
Ein internes Kommunikationstool wie der digitale Arbeitsplatz hilft auf zweierlei Weise gegen dieses Gefühl der digitalen Müdigkeit der Mitarbeitenden (“Infobesessenheit”) anzukämpfen. Es verhindert, dass Informationen verloren gehen oder dass verschiedene Versionen von Dokumenten Verwirrung stiften. Es ermöglicht auch die Strukturierung der kollektiven Intelligenz des Unternehmens und trägt zur Schaffung einer engagierteren Unternehmenskultur bei.
Mehr als ein internes Kommunikationsinstrument, ein Raum für Zusammenarbeit
Um die interne Kommunikation zu verbessern, bedarf es einer Lösung, die über die reine Kommunikation hinausgeht und die Zusammenarbeit auf allen Ebenen ermöglicht.
Förderung des Austausches
Über die Kommunikation von oben nach unten hinaus wollen die Mitarbeitenden reagieren und Neuigkeiten austauschen können, um ein Gefühl der Zugehörigkeit zu entwickeln.
Darüber hinaus fördert die Strukturierung des Austauschs durch die Einrichtung eines Kooperationsraums die kollektive Intelligenz:
- Beantwortung einer Frage eines Kollegen, um Zeit zu sparen
- Austausch aktueller Erfahrungen, um bewährte Verfahren herauszukristallisieren
- Eine Idee vorschlagen und sie für viele bereichern
Digitale Lösungen zentralisieren
Die Digitalisierung von Unternehmen erfordert schnell ein Referenzportal, von dem aus jeder Zugang zu verschiedenen digitalen Tools hat. Dies ist eine der anderen Herausforderungen, die durch einen speziellen digitalen Bereich angegangen werden sollten:
- HR-Tools: Buchen Sie Ihr Büro, nehmen Sie Ihren Urlaub, füllen Sie Ihre Kostenabrechnungen aus
- Büro-Tools: Online-Dokumentensuche, Unternehmensverzeichnis
- Tools zur Förderung der sozialen Kontakte: informelle und leichte Online-Kaffeepausen
Einige Punkte, die Sie bei der Auswahl Ihrer internen Kommunikationslösung beachten sollten
Es gibt viele Intranetportale oder digitale Arbeitsplatzlösungen auf dem Markt – für eine interne Kommunikationslösung. Um die richtige Lösung zu finden, sollten Sie auf Folgendes achten:
- Ein Raum, der sowohl Kommunikation als auch Zusammenarbeit im Alltag ermöglicht
- Funktionsvielfalt, um die Ziele des hybriden Arbeitens zu erreichen
- Sicherheit der Daten und des Austauschs in einer Welt, in der die Risiken von Cyberangriffen zunehmen
Es ist auch zu prüfen, ob das Portal für große Unternehmen konzipiert wurde, die über IT-Teams oder spezielle Kommunikationsteams verfügen, die das Portal einrichten und mit Leben füllen.
Umgekehrt haben einige Standardlösungen eine begrenzte Skalierbarkeit: Sie wachsen nicht und passen sich nicht an die Bedürfnisse der Unternehmen an.
Interne Kommunikationslösung
Glücklicherweise gibt es jetzt eine Lösung für die interne Kommunikation, die all diesen Herausforderungen gerecht wird:
- Einfach einzurichten und in Betrieb zu nehmen, auch für Nicht-Experten
- skalierbar ist, um das Wachstum kleiner Organisationen zu unterstützen
- Integriert mit Ihrer Office 365-Büroautomatisierungslösung und Microsoft Teams
Together ist der Kommunikations- und Kollaborationsbereich für kleine Unternehmen in Microsoft Teams. Together wurde für kleine und mittlere Unternehmen entwickelt und ist das Intranet für kleine Unternehmen, das Sie benötigen, um die interne Kommunikation in Ihrem Unternehmen zum Leben zu erwecken.
Interne Kommunikationslösung für KMUs – Together von Powell Software