Mitarbeiterengagement und -Erfahrung sind mehr als nur Schlagworte. Denn sie wirken sich direkt auf die Kommunikation und Zusammenarbeit in einem Unternehmen aus. Eine großartige Möglichkeit, das Engagement der Mitarbeiter zu fördern, ist der Einsatz eines Intranets.
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Intranet für Mitarbeiter – Adaption messen
Zunächst kann Adoption vieles bedeuten. Jedoch ist sie im Allgemeinen unkompliziert. Für einige geht es darum, den ersten Besuch von Benutzern zu verfolgen, um Analysen zu erstellen. Dies gilt insbesondere, wenn eine Intranet-Plattform gerade erst eingeführt wurde. Für andere hat es mit der Anzahl der Klicks, Seitenbesuche, Beiträge oder sogar der Anzahl der Mitarbeiter zu tun, die ihre Homepage persönlich konfiguriert haben.
Intranet für Mitarbeitende
Warum sollte man das Intranet überhaupt erwähnen, wenn man über Mitarbeiterengagement spricht? Das firmeneigene Intranet bzw. das Intranet für Mitarbeiter ist eine typische Engagement-Plattform. Denn es ist die Anlaufstelle für die Top-Down-Kommunikation innerhalb einer Organisation. Hier findet ein Mitarbeiter alles, was er braucht. Zum Beispiel findet er von aktuellen Nachrichten über das Unternehmen, zu HR-Richtlinien oder sogar einem Urlaubsantragsformular. Wenn sich ein Mitarbeiter nicht mit dem Intranet verbindet, verpasst er wichtige Informationen und Mitteilungen aus dem Unternehmen. Informationen, die ihnen letzendlich den Arbeitsalltag erleichtern.
Wie können Unternehmen sicherstellen, dass sich die Mitarbeiter im Intranet engagieren? Eine gute Möglichkeit, das Engagement der Mitarbeiter sicherzustellen, ist die Plattformakzeptanz. Das heißt, wenn die richtige Analytik in die Intranet-Plattform integriert wurde, ist es möglich, zu verfolgen, ob die Mitarbeiter die richtigen Informationen aufnehmen oder nicht. Ebenfalls ist es möglich zu verfolgen, ob die Mitarbeiter die Plattform annehmen oder nicht. Und wenn von Anfang an eine gute Adoptionsstrategie vorhanden ist, gibt es Analysen, die Ihnen helfen. So können Sie das Intranet im Laufe der Zeit kontinuierlich gestalten und sicherstellen, dass alle neuen Mitarbeiter das Tool annehmen.
Definition einer erfolgreichen Intranet-Einführung für Mitarbeiter
Am Anfang ist es wichtig zu definieren, wie ein Unternehmen die erfolgreiche Einführung misst. Hierbei hat man einen guten Ansatzpunkt, wenn man die verschiedenen Rollen der Mitarbeiter betrachtet. Je nachdem, ob der Mitarbeiter Teil der Personalabteilung, der Kommunikation oder des Vertriebs ist, wirkt sich dies darauf aus, wie er das Intranet annehmen wird. Daher ist es wichtig, umfassende Maßstäbe zu erstellen, um die Annahme dieser einzelnen Profile zu verfolgen. Dies mag wie eine Herausforderung erscheinen, aber zum Glück ist Powell Software hier, um zu helfen.
Wir liefern die Vorlagen für die Mitarbeiterprofile, die Sie verfolgen möchten. Diese Vorlagen sind mit den für die verschiedenen Abteilungen benötigten Business-Tools bestückt, so dass Sie dort hilfreiche Informationen für Ihre Rollen finden. Innerhalb jeder dieser Vorlagen stellen wir Echtzeit-Analysen zur Verfügung. So können wir die Besuche auf diesen gezielten Seiten verfolgen. Auf diese Weise können Sie sich einen Überblick verschaffen, wie sich die verschiedenen Mitarbeiterprofile an das neue Intranet anpassen.
Best Practices für den Einsatz von Mitarbeitern zur Sicherung des Erfolgs
Zuerst das interne Kommunikationsteam einbinden
Sobald ein Unternehmen definiert hat, wie eine erfolgreiche Intranet-Einführung aussieht, ist es an der Zeit, den Erfolg sicherzustellen. Einer der besten Wege, dies zu gewährleisten, ist der Einsatz von Menschen. Das Ziel des Intranets ist es, in der gesamten Organisation zu kommunizieren, daher sind die ersten Personen, die eingebunden werden müssen, das interne Kommunikationsteam. Sie müssen bereit sein, das Intranet als zentrale Anlaufstelle für wichtige Informationen zu nutzen.
Ermutigung zu Employee Advocacy
Eine großartige Möglichkeit für ein internes Kommunikationsteam, das Intranet zu fördern, ist Employee Advocacy. Dabei werden Mitarbeiter ermutigt, Unternehmensinformationen zu teilen. Diese Inhalte werden auf der Intranet-Plattform bereitgestellt, sodass dies eine großartige Möglichkeit ist, Mitarbeiter zu engagieren. Powell Software unterstützt das interne Kommunikationsteam mit Vorlagen für die Employee Advocacy, um die Akzeptanz zu steigern.
Schaffen Sie ein internes Expertennetz
Eine weitere Möglichkeit, Menschen zum Erfolg zu verhelfen, ist der Aufbau eines internen Expertennetzwerks. Denn es ist wichtig, interne Ansprechpartner zu haben, wenn man sich mit dem Intranet vertraut macht. Diese Personen sollten die Intranet-Enthusiasten im Unternehmen sein.
Ein Beispiel von oben setzen
Vor allem der CEO und das Senior Management sollten sich Mühe geben. Sie müssen zeigen, dass und wie sie das Intranet nutzen. Auf diese Weise hat der Rest der Organisation keine andere Wahl, als zu folgen. Diejenigen, die diesem Beispiel folgen, sollten auf dem Portal selbst gelobt werden, um eine gesunde Intranet-Adoption zu fördern.
Das Intranet leicht zugänglich machen
Der absolut beste Weg, die Akzeptanz des Intranets zu fördern, ist jedoch, das Intranet in den digitalen Arbeitsplatz zu integrieren. Bringen Sie das Intranet zu den Mitarbeitern über eine Plattform, die sie bereits täglich nutzen. Wenn das Unternehmen Microsoft 365 verwendet, wird Microsoft Teams die Hauptanwendung sein. Mit ihr verbinden sich die Mitarbeiter jeden Tag über alle Rollen hinweg, insbesondere im aktuellen Klima. Warum also nicht das Intranet direkt in Microsoft Teams einbinden? Glücklicherweise hat Powell Software eine App dafür, Powell Teams. Aus unserer Erfahrung wissen wir, dass die beste Möglichkeit die Akzeptanz zu fördern, darin besteht, das Intranet für Mitarbeiter aller Art leicht zugänglich zu machen.
Der Zusammenhang zwischen einem Intranet für Mitarbeiter und Engagement
Es ist wichtig, die Intranet-Akzeptanz zu verfolgen. Es gibt nämlich weil einen unmittelbaren Zusammenhang zwischen dem Engagement der Mitarbeiter am Arbeitsplatz und der Gesamtleistung des Unternehmens. Aus diesem Grund möchten Unternehmen ihre Mitarbeiter zur Kommunikation ermutigen. Dabei sollen sie so viel wie möglich mit ihrem digitalen Arbeitsplatz oder Intranet kommunizieren und sich engagieren. Zunächst muss darauf geachtet werden, dass das Intranet relevant und aktuell ist. Denn dies ist der effektivste Weg für eine Organisation, um sicher zu sein, dass die Mitarbeiter einen einfachen Zugang zu wichtigen Unternehmensinformationen und ein kollaboratives Ökosystem haben. Eine gute Möglichkeit, diesen Erfolg und damit den ROI des Intranets zu bestätigen, ist die Adoptionsrate.
Wie man die Intranet-Adoption verfolgt: Best Practices
Die Nachverfolgung der Einführung variiert je nach Unternehmensstrategie. Es gibt jedoch zwei Haupttypen von Indikatoren.
Quantitative Kennzahlen
Zunächst liefern Quantitative Indikatoren Analysen und Messungen, um das Nutzerverhalten im Intranet besser zu verstehen. Um diese Erkenntnisse zu gewinnen, können Unternehmen Apps, externe Tools oder In-App-Tools verwenden. Im Microsoft-Ökosystem können Unternehmen zum Beispiel SharePoint-Statistiken verwenden. Aber, es ist auch möglich, externe Tools wie Google Analytics zu nutzen.
Welche Metriken verwendet werden, hängt von der Unternehmensstrategie ab. Zum Beispiel Ansichten, eindeutige Besucher, Segmentierungskennzahlen, Suchkennzahlen und Daten zum Benutzerfluss.
Werkzeuge zum Sammeln von quantitativen Erkenntnissen
Erstens: Machen Sie das Beste aus den In-App-Statistiken, die bereits im Ökosystem verfügbar sind. Auch SharePoint verfügt über einige gute Analysen. Über die Nutzung der Website und Powell Intranet ermöglicht es Organisationen, diese effizienter zu nutzen. Powell Analytics ermöglicht es Organisationen, den Traffic pro Seite einfach zu sehen. Wenn man sich zum Beispiel auf die Homepage, also die Eingangstür zum Intranet, konzentriert. Dabei erhält man einen guten Hinweis auf die Nutzung, indem man einfach die Anzahl der Verbindungen überprüft.
Strategische Entscheidungen auf Basis von Analysen
Zweitens: Eine gute Analyse der Verbindungstrends kann Unternehmen dabei helfen, sich an bestimmte Strategien anzupassen. Wenn z. B. Montags in der Regel Tage mit hohem Verbindungsaufkommen sind, könnte dies ein guter Tag sein, um eine Kommunikationskampagne zu starten. Auf der anderen Seite könnten Tage mit geringen Verbindungsspitzen für Intranet-Updates gewählt werden.
Zu wissen, über welche Art von Gerät die Mitarbeiter auf das Intranet zugreifen, hilft bei der Planung einer kontinuierlichen Entwicklungsstrategie. Wenn Benutzer beispielsweise den Desktop-Zugriff bevorzugen, sollten Sie die Inhalte für Großbildgeräte wie Laptops optimieren. Wenn Benutzer über mobile Geräte zugreifen, kann es eine gute Idee sein, zuerst die mobile Arbeit zu adressieren. Auf diese Weise kann die Akzeptanz für Außendienstmitarbeiter verfolgt werden.
Um weiter in der Analyse zu gehen, können auch externe Tools verwendet werden. Verwenden Sie zum Beispiel Google Analytics oder integrieren Sie diese Daten in Power BI. Treiben Sie die quantitativen Daten weiter voran, indem Sie erweiterte KPIs wie die durchschnittliche Zeit pro Seite verwenden. Nutzen Sie darüber hinaus die Analyse der Benutzersegmentierung oder sogar einige Navigationstrends auf der Website. Powell Software bietet eine einfache Möglichkeit, externe Analysen wie Google Analytics zu integrieren.
Jedoch ist die Verfolgung der Akzeptanz mit Zahlen und Statistiken lediglich ein Anfang. Denn es ist auch entscheidend, die Erfahrung der Endbenutzer zu verstehen und wie die Mitarbeiter das Tool wahrnehmen. Aus diesem Grund ist auch die qualitative Analyse entscheidend.
Qualitative Kennzahlen
Die zweite Art von Indikatoren ist qualitativ. Das heißt, es wird Feedback von den Benutzern gesammelt, um Änderungen zu identifizieren, die die allgemeine Akzeptanz des Intranets vorantreiben. Um die Meinung der Mitarbeiter auszuloten, verwenden Sie Umfragen, Workshops und nutzen Tools wie User’s Voices.
Es ist entscheidend, dass Unternehmen die Bedürfnisse der Mitarbeiter kennen und ihre Schmerzpunkte verstehen, dann können sie entscheiden, wie sie diese Bedürfnisse am digitalen Arbeitsplatz adressieren.
Diese Herausforderungen lassen sich in vier Themen zusammenfassen:
- Mitarbeiter-Engagement: Sind die Mitarbeiter mit dem Intranet zufrieden?
- Relevanz der Kommunikation: Sind die richtigen Inhalte im Intranet verfügbar?
- Mitarbeiter-Prozesse: Setzen Sie die richtigen Apps, Business-Tools und Prozesse ein, um den Mitarbeitern das Leben zu erleichtern?
- Mitarbeiterproduktivität: Sparen die Mitarbeiter dank des Intranets Zeit?
Powell Software hilft bei der Bewältigung dieser Herausforderungen durch die Bereitstellung von Vorlagen wie Employee Advocacy, Ideation, Gamification oder Mitarbeiter Onboarding.
Nach der Einführung ist es auch wichtig, sich auf die Zukunft des Intranets zu konzentrieren. Hierfür kann man nach Evolutionen und Möglichkeiten zur Verbesserung suchen. Ein digitaler Arbeitsplatz darf nicht stagnieren, sondern sollte sich stetig verbessern. Durch die Erfassung von qualitativen Indikatoren kann eine Organisation identifizieren, welche Herausforderungen verbessert werden können und wie man sie angeht. Dann können Sie die aktuelle Situation anhand dieser Statistiken messen, z. B. welchen Geschäftswert das Intranet liefert.
Und schließlich ist es für den Erfolg eines Intranets wichtig, das Management einzubeziehen und es zu Botschaftern des Intranets zu machen. Nur wenn das Management eingebunden ist, wird die Einführung des Intranets ein echter Erfolg.
Zusammenfassung
Alles in allem beginnt die erfolgreiche Einführung eines Intranets mit der Definition einer Adoptionsstrategie. Diese muss aktualisiert und an die Organisation angepasst werden, um sowohl quantitative als auch qualitative Indikatoren zu nutzen. Auch die Verfolgung der Adoption als Schlüsselindikator für den Erfolg des Intranets sollte nachgehalten werden. Schließlich dient die Nutzung dieser Erkenntnisse als Adoptionsverstärker.
Die Wahl des richtigen Intranet-Anbieters ist der beste Weg, um sicherzustellen, dass Ihre Intranet-Einführungsstrategie den besten Start hat. Wenn Sie daran interessiert sind, zu erfahren, wie Powell Intranet in Ihrem Unternehmen implementiert werden könnte, vereinbaren Sie noch heute eine Demo mit unserem Team.
