Wenn der Teams Arbeitsbereich im Chaos versinkt
Im Zuge der Umstellung auf Remote- und Hybridarbeit haben Unternehmen auf der ganzen Welt ihre Mitarbeiter mit Tools ausgestattet. Diese benötigen sie für die Zusammenarbeit aus der Ferne. Für über 115 Millionen Menschen bedeutete dies ein Microsoft Teams Arbeitsbereich.
Jetzt, da Skype for Business das Ende seiner Lebensdauer erreicht hat und Organisationen den Wechsel von Skype zu Teams vollziehen müssen, steigt diese Zahl rapide an.
Während einige Unternehmen einen vollständigen Change-Management-Prozess eingerichtet hatten, erhielten die meisten Mitarbeiter ein Login und wurden sich selbst überlassen. Am Anfang schien dies harmlos, die Mitarbeiter erstellten Teams und Kanäle, um mit Leuten innerhalb und außerhalb der Organisation zu arbeiten. Doch mit zunehmender Nutzung nahmen auch die Probleme zu.
Endbenutzer begannen, für jedes Projekt ein Team zu erstellen, ohne die Best Practices von Teams zu implementieren. Wie zum Beispiel die Mindestanzahl, Namenskonventionen und Archivierungsregeln. Externe Mitglieder wurden zu Teams hinzugefügt, was die Sicherheit gefährdete. Die IT-Abteilung begann, die Kontrolle zu verlieren.
Microsoft Teams wurde zum Wilden Westen: ein unbändiges Land, in dem alles erlaubt ist.
Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihren Teams-Arbeitsbereich, bevor es zu spät ist
Um also zu versuchen, die Zusammenarbeit der Teams in Ordnung zu bringen, lassen Sie uns einige Lektionen von den Cowboys und Sheriffs der Westernfilme nehmen.
Im Wilden Westen kontrollieren Cowboys ihre Pferde, indem sie Scheuklappen anlegen. So konzentrierten sie das Pferd auf die Straße vor ihnen. Wenn das Pferd vom Weg abkommt, führen sie es wieder zurück.
Ihr Microsoft Teams-Arbeitsbereich ist nicht viel anders.
Wenn Sie Ihren Mitarbeitern Regeln vorgeben und erwarten, dass sie diese befolgen, ist das eine vorprogrammierte Katastrophe. Menschen haben unterschiedliche Niveaus an digitaler Geschicklichkeit. Denn einige sind Teams-Profis, andere finden das Tool überfordernd. Das bedeutet, dass einige Benutzer alle Best Practices befolgen werden, während der Rest Namenskonventionen vergisst, externe Mitglieder zulässt und Teams dupliziert.
Festlegung der Governance und Verwaltung des Microsoft Teams Lifecycle in Powell Teams:
Sie müssen eindeutige Richtlinien festlegen, die die Entscheidungsfindung vereinfachen. Genau wie ein Cowboy und sein Pferd müssen Sie Ihre Teams auf den rechten Weg bringen.
Powell Teams macht es einfach, Regeln festzulegen. Anstatt jeden ein Team erstellen zu lassen, wie er will, können Sie mit Powell Teams Best Practices festlegen, die für jedes Team obligatorisch sind. Zum Beispiel sind mindestens drei Mitglieder erforderlich, und Sie können eine Archivierungsrichtlinie für inaktive Teams festlegen.
Sie können sogar noch einen Schritt weiter gehen und Vorlagen erstellen. Mit Powell Teams haben Mitarbeiter Zugriff auf einen Katalog von Microsoft Teams-Vorlagen, mit denen sie ganz einfach Teams für alltägliche Aufgaben erstellen können. Endbenutzer haben einen Team-Arbeitsbereich mit allem, was sie brauchen, in weniger als 3 Minuten vorinstalliert. Onboarding von Remote-Mitarbeitern und Vertriebsausschreibungen sind nur einige Beispiele für die verfügbaren Vorlagen, die die Zusammenarbeit in Teams vereinfachen.
Governance im Wilden Westen – Den Sheriff rufen
Die Verwaltung der Microsoft Teams-Governance sollte den gesamten Lebenszyklus von Microsoft Teams umfassen. Von der Erstellung von Teams über die laufende Verwaltung bis hin zum Ende der Lebensdauer. Mit Powell Teams können Sie Ihren Teams-Lebenszyklus mit vereinfachten Genehmigungs-Workflows und Berichten, mit denen Sie Teams filtern können, die nicht den Richtlinien entsprechen, einfach verwalten.
Die Implementierung eines umfassenden Microsoft Teams Governance-Plans muss nicht schwierig sein. Die IT kann ganz einfach zum Sheriff werden, der mit Set-and-Go-Richtlinien und Admin-Reports für Ordnung sorgt.
Machen Sie Ihren Teams Arbeitsbereich zu einem Ort, den Menschen gerne aufsuchen
Sobald die IT-Abteilung die Regeln festgelegt und das Chaos unter Kontrolle gebracht hat, ist es an der Zeit, darüber nachzudenken, wie Sie Ihren Microsoft Teams-Arbeitsbereich zu einem Ort machen, an den die Endbenutzer gehen möchten.
Stellen wir uns das wie eine Stadt in einem Westernfilm vor.
Wenn ein Fremder von außerhalb der Stadt ankommt und es keine Wegweiser gibt, ist er verloren. Wenn der Stadtplan jedoch das erste ist, was der Ortsfremde sieht, kann er sich leicht orientieren. Sie haben diesen Plan immer als Bezugspunkt, um zu finden, was sie brauchen.
Wie bekommen Sie also eine Karte in Ihren Microsoft Teams-Arbeitsbereich? Mit dem Powell Teams Dashboard.
Mit Powell Teams profitieren die Endbenutzer von einer vereinfachten Navigation mit einem benutzerfreundlichen Dashboard. Hier können sie ihre bevorzugten Teams, geförderte Teams und die Teams, denen sie angehören, finden.
Endbenutzer können nach Abteilung, Standort und vielem mehr suchen. In großen Organisationen kann die Navigation in Hunderten von Teams ein Albtraum sein, aber Powell Teams macht die Dinge einfacher.
Jenseits eines Dashboards oder eines Stadtplans machen es Wegweiser und Namen an Gebäuden für einen Fremden einfach, sich in einer neuen Stadt zurechtzufinden. So können Sie sofort die örtliche Taverne, die Hütte und den Laden erkennen.
In Microsoft Teams wirken Namenskonventionen wie Wegweiser. Wenn jedes Team einem strukturierten Namensgebungsprozess folgt, können Endbenutzer leicht finden, wonach sie suchen. Zum Beispiel ist es einfach, das US-Marketing-Team zu finden.
Vom Wilden Westen zum Erfolg der Zusammenarbeit
Es ist leicht zu sehen, wie sich Ihr Microsoft Teams-Arbeitsbereich ohne Planung und Kontrolle in den Wilden Westen verwandeln kann. Das Fehlen von Regeln und Prozessen bereitet nicht nur der IT Kopfzerbrechen, sondern beeinträchtigt auch die Zusammenarbeit und Produktivität des Teams.
Bevor sich Ihr Teams also in ein gesetzloses Westerngebiet verwandelt, bringen Sie mit Powell Teams den Sheriff ins Spiel.