Zur Einführung von Office365 ist das Management von Veränderungsprozessen unerlässlich

July 26th, 2022 by Esther Daga

Digitaler Arbeitsplatz IT

Jeden Tag erleben wir aus erster Hand die unzähligen Vorteile, die Unternehmen aus der Umstellung auf einen digitalen Arbeitsplatz ziehen. Es ist statistisch erwiesen, dass eine erfolgreiche Einführung von Office 365 das Engagement und die Produktivität der Mitarbeitenden steigert. Aber der Weg zu einem digitalen Arbeitsplatz ist nicht so einfach wie die Bereitstellung der erforderlichen Technologie. Das Management von Veränderungsprozessen ist ein unerlässliches Element, um alle Mitarbeiteten für die Einführung zu gewinnen.

Eine der Eigenschaften, die unsere Kunden an digitalen Arbeitsplätzen am meisten schätzen, ist ihre einfache Implementierung. Ein Tool wie Powell 365 kann die Implementierungszeit für Office 365 sogar um 75 % reduzieren. Dennoch vergessen viele Unternehmen die Tatsache, dass die Einführung eines digitalen Arbeitsplatzes sowohl eine technologische als auch eine menschliche Seite hat. Der Change-Management-Prozess hilft Ihnen dabei, Prioritäten für Ihre Mitarbeitenden zu setzen und die Akzeptanz Ihrer neuen Technologie zu erhöhen.

Wie verändert Office 365 die Gewohnheiten am Arbeitsplatz?

Bei der Einführung von Office 365 muss sich die Unternehmensleitung darüber im Klaren sein, dass sich die täglichen Arbeitsabläufe der Mitarbeitenden ändern werden – oft sogar drastisch. Die Einführung einer neuen Technologie bedeutet, dass sich die über Jahre hinweg entwickelten grundlegenden Arbeitsgewohnheiten der Mitarbeiter ändern. Werfen wir zunächst einen Blick auf einige Möglichkeiten, wie Office 365 den Arbeitsalltag in Ihrem Unternehmen verändern kann.

 

Neue Kommunikationswege

Mit Office 365 stehen Ihren Mitarbeitenden völlig neue Kommunikationskanäle zur Verfügung. Neben E-Mail finden Sie über Microsoft Teams auch Chat-basierte Tools, die Direktnachrichten, Gruppenchats und Videoanrufe ermöglichen. Das klingt nach einer großartigen Möglichkeit für die gesamte Organisation, effizienter zu kommunizieren – und das ist es auch. Wenn die Angestellten jedoch nicht daran gewöhnt sind, diese Tools zu verwenden, könnten sie verwirrt sein, wann sie welche Art der Kommunikation nutzen sollten. Manche ignorieren die neuen Tools vielleicht ganz.

Überholte Dokumentenverwaltung

Office 365 ist mit SharePoint ausgestattet, einem cloudbasierten Dokumentenmanagementsystem, das die Zusammenarbeit verbessern. SharePoint hilft den Mitarbeitenden, die benötigten Informationen effizienter zu finden. Allerdings ist die Umstellung auf ein cloudbasiertes Dokumentenspeichersystem mit einer gewissen Lernkurve verbunden. Als Teil des Änderungsmanagements muss die IT-Abteilung die Angestellten darin schulen, das neue Intranet zu nutzen. Ziel ist es, dass die Mitarbeiter ihre Dateien ordnungsgemäß speichern, organisieren und darauf zugreifen können.

Zugriff über mobile Geräte

Neben Laptops und Desktop-Computern kann auf Office 365 auch von mobilen Geräten wie Smartphones und Tablets aus zugegriffen werden. Ihr Unternehmen kann beschließen, diese Zugänglichkeit zu nutzen, indem es neue Gerätetypen einführt, die den Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt werden. Für diejenigen, die bereits Schwierigkeiten mit dem Computer haben, könnte das Erlernen eines neuen Geräts eine große Herausforderung darstellen. Selbst wenn Sie Smartphones oder Tablets für Ihre Angestellten anschaffen, gibt es keine Garantie, dass sie diese auch nutzen.

Einführung des Unternehmensportals

Ein Unternehmensportal ist die Schnittstelle, über die die Mitarbeitenden auf den digitalen Arbeitsplatz zugreifen. Unternehmensportale sind keine Einheitsgröße und können an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden. Über diese Portale werden bestimmte Arten von Informationen angezeigt. Darüber hinaus ein schneller Zugriff auf die von Ihren Beschäftigten am häufigsten genutzten Tools gewährt. Um von den Vorteilen profitieren zu können, müssen die Mitarbeitenden jedoch die Initiative ergreifen und das Unternehmensportal regelmäßig besuchen.

Bessere Automatisierungsfunktionen

Ihre Mitarbeitenden wissen es vielleicht nicht einmal, aber viele Teile ihrer Arbeitsabläufe könnten automatisiert werden. Das Ziel der Automatisierung liegt in der Steigerung der Effizienz und Zeit für wichtigere Aufgaben zu gewinnen. Mit Power Automate können Sie ohne Code Workflows für Microsoft Forms, SharePoint, Outlook, Planner und Teams erstellen. Um die Vorteile der Automatisierung zu nutzen, ist jedoch die Mitarbeit der Angestellten erforderlich. Ausgehend von der Arbeit der Mitarbeitenden wird ermittelt, welche Arbeitsabläufe automatisiert werden können, und der Prozess selbst wird entwickelt.

 

Veränderung der Denkweise, nicht nur der Technologie

Nachdem wir nun gesehen haben, wie die Einführung von Office 365 die täglichen Arbeitsabläufe stören kann, ist ein gemeinsames Thema klar. Während Sie Ihren Mitarbeitenden eine neue Technologie leicht vorstellen können, ist es eine ganz andere Herausforderung, ihre Nutzung zu gewährleisten. An dieser Stelle kommt das Management von Veränderungsprozessen ins Spiel. Beim Management von Veränderungsprozessen geht es darum, eine Strategie zu entwickeln. Eine Strategie zur Änderung der Einstellung der Mitarbeitenden zur Akzeptanz und Annahme der neuen Technologie. Es reicht bei weitem nicht aus, Office 365 einfach als neuen digitalen Arbeitsplatz einzuführen.

Bei der Bewältigung des Wandels werden Sie wahrscheinlich feststellen, dass einige Mitarbeitenden für neue digitale Tools und Prozesse empfänglicher sind als andere. Die Fähigkeit, sich an neue Technologien am Arbeitsplatz anzupassen, wird oft als digitale Affinität bezeichnet. Man schätzt, dass weniger als einer von zehn Mitarbeitenden Verhaltensweisen an den Tag legt, die mit einem hohen Maß an digitaler Geschicklichkeit einhergehen. Doch obwohl sie in der Minderheit sind, treiben diese Mitarbeitenden die meisten Initiativen für digitale Arbeitsplätze voran. Sie werden feststellen, dass diese Mitarbeitenden eine unschätzbare Ressource während des Veränderungsprozesses sind.

 

Tipps für das Management von Veränderungsprozessen bei der Einführung von Office 365

Wie können Sie also bei der Einführung von Office 365 eine erfolgreiche Strategie für das Management von Veränderungsprozessen umsetzen? Befolgen Sie diese Schritte für eine bessere Übersicht und unternehmensweite Zusammenarbeit.

Beginnen Sie mit Bildung und Verständnis

Bevor Office 365 eingeführt wird, sollten Ihre Mitarbeitenden mit dem Grundkonzept der Plattform und ihren Möglichkeiten vertraut sein. Dies kann durch Schulungsmaterial und allgemeine Kommunikation seitens der Leitung des Managements geschehen. Erst wenn die Mitarbeitenden die Fähigkeiten und Grenzen von Office 365 verstehen, können sie darüber nachdenken, wie die Technologie auf ihre spezifische Rolle angewendet werden könnte.

Wunsch nach Akzeptanz wecken

Sobald die Mitarbeitenden die Möglichkeiten von Office 365 verstehen, ist es an der Zeit, darüber zu sprechen, wie sie die Technologie nutzen können, um ihren täglichen Arbeitsablauf zu verbessern. Workshops sind ein guter Rahmen, um die Möglichkeiten zu erörtern und wertvolle Anregungen und Daten zu sammeln. Fragen Sie die Mitarbeitenden nach den Problemen, mit denen sie bei ihrer täglichen Arbeit konfrontiert sind. Gemeinsam mit Ihren Angestellten und Office 365 finden Sie eine passende Lösung zum Problem.

Es ist wichtig, die neue Technologie auf diese Weise zu gestalten, da sie den Angestellten ein “Warum” liefert: einen logischen Grund, warum Office 365 eingeführt werden sollte. Die Schaffung von Begehrlichkeiten in der Belegschaft wird die Einführungsrate erhöhen und die durchschnittliche Eingewöhnungszeit der Mitarbeitenden verringern.

Angemessene Schulung und Unterstützung anbieten

Nachdem Sie nach der Einführung von neuen Arbeitsabläufen mit Office 365 für Ihre Mitarbeitenden, muss die Unternehmensleitung ein angemessene Schulung anbieten. Eine unzureichende Schulung kann dazu führen, dass die Angestellten länger brauchen, um ihre Aufgaben zu erledigen. Die negativen Auswirkungen zeigen sich in sinkender Effizienz, Frustration und letztendlich in der aufgegebenen Nutzung Technologie.

Ebenso wichtig ist die kontinuierliche Unterstützung. Nach einer anfänglichen Schulung werden die Mitarbeitenden weiterhin Fragen haben, solange die Technologie im Einsatz ist. Stellen Sie sicher, dass Sie ein engagiertes Team zur Verfügung haben, das diese Unterstützung leistet. Genauso wichtig ist es, diese Informationen an die Beschäftigten weiterzugeben, damit sie wissen, an wen sie sich wenden können, wenn sie eine Frage oder ein Problem haben.

Weiterverfolgung und Neubewertung

Im Gegensatz zu dem, was Sie vielleicht denken, ist das Management von Veränderungsprozessen kein linearer Prozess, der endet, sobald Ihr Unternehmen Office 365 erfolgreich eingeführt hat. Für den anhaltenden Erfolg eines digitalen Arbeitsplatzes ist ein kontinuierliches Management erforderlich. Wenn neue Technologien eingeführt werden und neue Mitarbeitende dem Unternehmen beitreten, müssen Sie weiterhin Schulungsmaterial und Support bereitstellen. Darüber hinaus sollten Sie den Erfolg Ihrer Initiative für den digitalen Arbeitsplatz ständig bewerten, um zu sehen, welche Verbesserungen vorgenommen werden können.

 

Management von Veränderungsprozessen mit einem externen Partner

Die interne Verwaltung der Office 365-Einführung ist für Unternehmen, die nicht über die Ressourcen oder das Fachwissen verfügen nicht immer möglich. Unternehmen könnten oftmals keinen angemessener laufender Support bieten.  Die Lösungen von Powell Software haben mehr als 1.500.000 Angestellten geholfen, Office 365 erfolgreich einzuführen. Kontaktieren Sie uns noch heute, um zu erfahren, wie wir Sie bei der erfolgreichen Einführung von Office 365 unterstützen können.

 

Abonnieren Sie unseren Newsletter und erhalten Sie jeden Monat die neuesten Informationen über den Digital Workplace.