Zukunftsvision: Aufbau eines inklusiven digitalen Arbeitsplatzes

May 7th, 2021 by Pia HOENSCHEID

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Unser COO Jean-Pierre Vimard teilt seine Zukunftsvision mit uns. Es ist die visionäre Idee, einen integrativen digitalen Arbeitsplatz zu schaffen, der von unseren Kunden mitgestaltet wird. Denn unsere Lösungen entwickeln sich ständig weiter: Zunächst war die Idee, ein Intranet für Unternehmen zu schaffen, das die Investitionen in Office 365 nutzt. Schließlich wurde aus dieser Zukunftsvision ein komplette digitaler Arbeitsplatz, der die Erfahrung der Mitarbeiter verbessert.

Eine digitale Transformationsreise, die mit einem Intranet begann

Innovation vision

 

Seit 2019 vertrauten Kunden auf unsere Zukunftsvision: Unsere Fähigkeit, ein dediziertes Intranet für Unternehmen bereitzustellen, das den Zugriff auf Office 365-Funktionen verbessert. Dies wurde durch eine Vereinfachung der Bereitstellung für IT-Teams erreicht. Damit einher wuchs die Akzeptanz der Mitarbeiter und Mitwirkenden. Powell Intranet hat sich mit immer mehr Funktionen weiterentwickelt, die im Laufe der Zeit hinzugefügt wurden. Damit nutzt unsere Intranet-Lösung nun Ihre Microsoft 365-Investition maximal aus.

Dem Wildwuchs Einhalt gebieten mit Microsoft Teams Governance

Dann, Ende 2019, entschieden wir uns, Microsoft Teams in unser Angebot zu integrieren und eine Governance-Lösung zu entwickeln. Wir spürten, dass Teams zu einem Must-Have-Tool werden würde. Jedoch bedeutete sein Potenzial für Wildwuchs, dass Teams besser kontrolliert und seine Nutzung sowohl für IT-Teams als auch für Benutzer eingerahmt werden musste. So haben wir einen echten Bedarf an Lösungen gesehen, die die Verwaltung von Teams und deren Lebenszyklus vereinfachen. Mit über 135 Millionen täglich aktiven Nutzern weltweit erstellen Mitarbeiter auf der ganzen Welt neue Teams. So kann für große Organisationen die schiere Anzahl außer Kontrolle geraten. Deshalb wurde Powell Teams entwickelt, um die Verwaltung für die IT zu vereinfachen. So wird die Erfahrung der Endbenutzer verbessert und die Zusammenarbeit gefördert.

Zukunftsvision: Anpassung an den hybriden Arbeitsplatz

Die Pandemie im Jahr 2020 hat uns dazu veranlasst Funktionalitäten anzubieten, die an den hybriden Arbeitsplatz angepasst sind. Dazu gehören eine Büro- oder Sitzplatz-Reservierungsfunktion wie Flex Desk oder eine Anwendung für das Onboarding neuer Mitarbeiter. Auch gibt es Anwendungen wie die virtuelle Kaffeemaschine, die hilft, Mitarbeiter zu verbinden. Diese neuen Funktionalitäten wurden entwickelt, um die Mitarbeitererfahrung zu verbessern. So ist es egal ob die Mitarbeiter im Büro sind oder aus der Ferne arbeiten. Flex Desk ermöglicht es hybriden Mitarbeitern, ihre Schreibtische im Voraus zu buchen. So wurde Hot-Desking ermöglicht, um die Anwesenheit der Mitarbeiter zu kontrollieren und soziale Distanz zu wahren. Darüber hinaus helfen Vorlagen für das Remote-Onboarding der Personalabteilung, den besten ersten Eindruck bei neuen Mitarbeiter zu erwecken, die ihren Job oft aus der Ferne beginnen. Zusätzlich bringt die virtuelle Kaffeemaschine und jetzt auch die Water Fountain Funktion Mitarbeiter für die sozialen Momente zusammen, die Remote-Mitarbeiter im Büro vermissen.

Einbindung der Mitarbeiter in die Zukunft der Arbeit

Unsere Kunden, insbesondere Kommunikations-, Personal- und Digitalabteilungen, berichteten uns von ihrem Bedürfnis. Sie möchten ihre Teams in diese neue, digitale Arbeitsumgebung einbinden, da sie die zukünftige Arbeit bestimmen wird. Also entwarfen wir ein Social Sharing-Tool für Mitarbeiter am digitalen Arbeitsplatz, um Artikel in sozialen Netzwerken zu teilen. Die Nachfrage nach einer sozialen Verknüpfung, insbesondere bei der Fernarbeit, veranlasste uns, “Gamification”-Programme zu entwickeln. Diese fördern die Beteiligung der Mitarbeiter an den Aktivitäten des Unternehmens, indem sie die Belegschaft zum Beispiel mit Punkten und einem Platz auf der Bestenliste belohnt.

Einbindung jedes Mitarbeiters in den digitalen Arbeitsplatz

Im Jahr 2021 sagten unsere Kunden auch, dass wir jeden Mitarbeiter einbeziehen müssen. Denn nicht nur Mitarbeiter mit PC, die den ganzen Tag mit digitalen Werkzeugen arbeiten, sondern auch die Außenteams sollten eingebunden werden. Sie baten uns dafür zu sorgen, dass der Zugang zur Unternehmenskommunikation, und so zum Zugehörigkeitsgefühl und zur Unternehmenskultur für alle verfügbar ist. Deshalb bieten wir jetzt jedem einen Zugang zum digitalen Arbeitsplatz, auch Außendienstteams, die nur mit einem Mobiltelefon ausgestattet sind.

Digitalisierung von Geschäftsprozessen für eine bessere Zusammenarbeit

Die zunehmende Verbreitung von Remote-Arbeiten hat die Notwendigkeit beschleunigt, Geschäftsprozesse zu digitalisieren. Zum Beispiel gilt es sich wiederholende Aktivitäten zu optimieren, die eine erweiterte Zusammenarbeit erfordern. Daher haben wir die Nutzung von Microsoft Teams mit einer Galerie von einsatzbereiten Geschäftsszenarien verbessert. Mit der Verwaltung von Vertriebsausschreibungen (Sales-RFP) beispielsweise, konnten Marketingaktivitäten und Projekten im Allgemeinen optimiert werden. Im Bewusstsein, dass diese Szenarien Anwendungen jenseits von Microsoft 365 erfordern, haben wir unseren digitalen Arbeitsplatz mit APIs geöffnet. So konnten wir die Sammlung von Informationen und die Verwaltung unserer Modelle aus Anwendungen von Drittanbietern wie ServiceNow, Workday, Dynamics oder Salesforce automatisieren.

Unsere Innovationsreise geht weiter

Zusammenfassend ist es unser Ziel, unsere Kunden zu unterstützen, indem wir unsere Lösungen ständig mit neuen Funktionen anreichern, die an die Anforderungen der Zukunft der Arbeit angepasst sind. Jedes Jahr passen wir unsere Lösungen für den digitalen Arbeitsplatz an und aktualisieren unsere Technologie. So unterstützen wir die Bedürfnisse von Unternehmen und Mitarbeitern. Unsere Plattform verkörpert die ehrgeizige Zukunftsvision, Technologie wirklich in den Dienst von Unternehmen, ihren Mitarbeitern und ihren Partnern zu stellen.

Geschrieben von Jean-Pierre Vimard, COO bei Powell Software – erstmals veröffentlicht auf LinkedIn

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