Pourquoi SharePoint Online est l’outil idéal pour votre intranet ?
À l’origine conçu pour gérer des documents, SharePoint Online est aujourd’hui bien plus qu’une bibliothèque partagée. Intégré à l’environnement Microsoft 365, il permet de créer des espaces de communication fiables, évolutifs et alignés avec les usages métiers.
Un intranet qui s’intègre naturellement au quotidien des équipes
Les utilisateurs n’ont pas besoin de changer leurs habitudes : SharePoint fonctionne main dans la main avec Teams, Outlook, OneDrive ou Engage (Yammer). L’information circule là où les collaborateurs travaillent déjà. Plus besoin de fouiller dans dix outils : tout est à portée de clic, sur PC ou mobile.
Un levier d’autonomie pour les métiers
Grâce aux modèles de sites prêts à l’emploi, aux pages personnalisables en drag and drop et aux droits d’accès ajustables, les équipes RH ou com’ peuvent gérer leurs espaces en autonomie. Publier une actu, créer une page ou mettre à jour un document devient aussi simple que d’éditer un post sur les réseaux.
Un espace vivant et collaboratif
En connectant SharePoint à des solutions comme Viva Connections ou Powell Intranet, vous transformez l’outil en un véritable lieu d’échange. Sondages, feedbacks, murs sociaux, reconnaissance interne… L’intranet ne se contente plus de diffuser de l’info, il invite à la participation.
Structurer un intranet SharePoint Online : les fondamentaux
Un bon intranet SharePoint ne se résume pas à une série de pages mises bout à bout. C’est une structure cohérente, pensée pour faciliter l’accès à l’information, encourager les interactions et refléter la culture de votre entreprise. SharePoint Online offre les briques, à vous de concevoir l’architecture.
Choisir les bons types de sites
Tout commence par une base claire. SharePoint propose plusieurs types de sites, chacun ayant un rôle bien précis :
- Sites de communication : pour diffuser des informations à l’ensemble des collaborateurs (RH, stratégie, transformation…).
- Sites d’équipe : conçus pour la collaboration au quotidien, avec documents partagés, jalons et discussions.
- Sites hub : ils rassemblent plusieurs sites sous une même thématique (QVT, onboarding, digital workplace…), avec une navigation harmonisée.
➡️ L’astuce : relier ces sites via une navigation transversale pour éviter les silos et guider les utilisateurs sans les perdre.
Créer des modèles de pages par besoin
Pour que l’intranet soit utile, chaque page doit répondre à un besoin précis. Voici quelques modèles qui fonctionnent bien :
- Page d’accueil : dynamique, avec actualités ciblées, météo RH, raccourcis utiles, mur social.
- Page RH : infos télétravail, congés, avantages, processus d’onboarding.
- Page “Vie d’équipe” : anniversaires, événements internes, mises à l’honneur.
- Page projet : livrables à jour, jalons clés, documents de référence.
- Page Gamification : pages engageantes pour les collaborateurs, suivi de classement sur l’intranet, envoi de kudos…
L’idée est de créer des repères stables, mais vivants, que les équipes prennent plaisir à consulter.
Découvrez nos exemples d’intranets SharePoint pour vous inspirer.
Structurer l’information pour une meilleure expérience
Un bon intranet repose autant sur sa hiérarchie que sur sa lisibilité :
- Une navigation claire (menus, filtres, ancres de page)
- Des webparts dynamiques pour animer les contenus (actus filtrées, vidéos, alertes…)
- Une logique d’audience ciblée, pour afficher le bon contenu à la bonne personne, selon son service ou son profil
Enfin, pour éviter la jungle documentaire, structurez vos bibliothèques de documents avec des métadonnées claires. Une arborescence pensée dès le départ évite bien des maux plus tard
Vous préparez votre projet de refonte ou de migration ?
Un intranet structuré en amont, c’est autant de temps gagné en phase de déploiement.
Les bonnes pratiques pour maximiser l’adoption de SharePoint Online
Un intranet sur SharePoint Online, même parfaitement conçu, ne sert à rien s’il reste lettre morte. Pour qu’il devienne un véritable réflexe au quotidien, il doit être pensé comme un outil vivant, utile, et surtout adopté par les équipes. Voici les leviers concrets à activer pour favoriser son adoption, bien au-delà du lancement initial.
Impliquer les parties prenantes dès la conception
Trop d’intranets échouent parce qu’ils sont pensés dans un coin, entre communicants et informaticiens. Impliquez les RH, les équipes métiers, les managers de terrain dès la phase de conception. Posez-leur des questions simples : “quelles infos cherchez-vous le plus souvent ?”, “qu’est-ce qui vous fait perdre du temps aujourd’hui ?”. Ce travail d’écoute évite les angles morts et crée de l’adhésion dès le début.
Segmenter les contenus selon les profils
Un bon intranet, ce n’est pas “tout pour tout le monde” : c’est le bon contenu, pour la bonne personne, au bon moment. Grâce aux groupes Microsoft 365 et à la gestion des audiences, vous pouvez :
- Adapter les contenus RH ou QVT selon les services ou sites géographiques
- Réserver certains messages aux managers ou à une entité spécifique
- Cibler les alertes en fonction du profil utilisateur
✅ Résultat : chacun voit ce qui le concerne vraiment, sans être noyé sous l’info.
Créer une interface engageante
Ce n’est pas qu’une question d’esthétique. Un intranet vivant donne envie de cliquer, d’explorer, de contribuer :
- Webparts interactives : carrousels d’actualité, vidéos intégrées, commentaires
- Mur social : photos d’équipe, messages de bienvenue, retours d’événements
- Reconnaissance : mettez en place des systèmes de kudos ou de valorisation des réussites
Découvrez nos exemples d’intranet SharePoint pour voir ce que vos pages peuvent devenir.
Former, accompagner, valoriser
Un intranet, ça ne se “lance” pas, ça s’anime. Pour en faire un vrai levier interne, pensez à :
- Former des ambassadeurs dans chaque équipe
- Mettre en place une page d’accueil avec un mini guide de prise en main
- Créer un espace dédié aux suggestions ou retours utilisateurs
Et surtout, montrez l’impact : les stats de consultation, les feedbacks positifs, les améliorations issues des suggestions… C’est en donnant de la visibilité à son impact que vous légitimez l’intranet dans la durée.
Mesurer l’engagement sur SharePoint Online
Lancer un intranet, c’est bien. Savoir s’il est réellement utile, c’est encore mieux. Trop souvent, l’analyse s’arrête à quelques impressions subjectives – “ça marche bien” ou “personne n’y va”. Or, SharePoint Online dispose d’outils puissants pour aller au-delà du ressenti et piloter la performance de votre intranet avec des données concrètes.
Quels indicateurs suivre ?
Grâce aux rapports d’usage intégrés à Microsoft 365, vous pouvez obtenir une première photographie très parlante :
- Nombre de vues et visiteurs uniques par page ou section
- Temps moyen passé, pour savoir si les contenus sont réellement lus
- Fréquence de consultation par groupe ou profil d’utilisateurs
- Taux de clics sur les liens stratégiques ou webparts dynamiques
Ces données vous montrent ce qui attire vraiment l’attention, mais aussi ce qui passe inaperçu. C’est une base solide pour ajuster vos priorités éditoriales.
Créer des tableaux de bord utiles à la communication
Inutile de noyer les directions dans des graphiques complexes. L’enjeu, c’est de faire parler les chiffres pour nourrir vos décisions internes :
- Un tableau de bord mensuel simple (via Power BI, Excel ou List) pour suivre les performances des pages clés : onboarding, RH, com interne, transformation…
- Des reportings spécifiques pour valoriser une campagne de sensibilisation, un programme QVT ou une initiative RSE
- Une synthèse partagée avec les managers pour les aider à relayer les bons contenus
L’objectif : transformer la donnée en levier d’action, pas en simple reporting.
Identifier les signaux d’engagement réel
Les métriques ne disent pas tout. Un intranet performant se mesure aussi à sa capacité à créer du lien et à susciter des interactions :
- Les retours qualitatifs (commentaires, sondages, verbatim)
- Le nombre de partages ou de discussions Teams déclenchées
- Le niveau de contribution des équipes métiers
C’est cette combinaison entre données et feedback qui vous permettra d’améliorer l’intranet continuellement, et de démontrer son rôle stratégique dans l’animation interne.
➡️ Envie d’aller plus loin dans la personnalisation ? Consultez notre guide sur les modèles SharePoint pour adapter chaque page à votre culture.
SharePoint Online avec Powell Intranet : la synergie gagnante
SharePoint Online est une base solide, fiable, bien intégrée à l’écosystème Microsoft. Mais soyons honnêtes : pour certains utilisateurs, notamment les moins techniques, l’outil peut sembler un peu rigide, voire impersonnel. C’est là que Powell Intranet entre en jeu.
Cette plateforme intranet vient enrichir SharePoint Online en apportant une interface plus intuitive, des fonctionnalités prêtes à l’emploi et une vraie souplesse pour les métiers.
Résultat : un intranet plus vivant, plus simple, plus engageant.
Une interface pensée pour l’utilisateur final
Avec Powell Intranet, vos collaborateurs retrouvent leurs informations clés dans un environnement clair, personnalisé et cohérent avec leur réalité métier. Plus besoin de fouiller : les contenus importants sont accessibles en quelques secondes.
- Menus dynamiques selon le profil ou le service
- Thèmes graphiques personnalisables à l’image de votre entreprise
- Webparts prêtes à l’emploi : carrousels, FAQ, sondages, actus…
- Templates optimisés pour les besoins RH, communication, IT…
Des fonctionnalités pour fluidifier la gestion
Là où SharePoint peut nécessiter une certaine expertise, Powell mise sur l’autonomie. Publier une actu, créer un nouvel évènement d’entreprise, envoyer une newletter, ou analyser les statistiques de consultation de votre intranet devient accessible à tous, sans compétences techniques particulières.
- Un éditeur visuel simple et intuitif
- Une adoption facilitée grâce à l’intégration d’un guide ou l’envoi de newsletters
- Des modules sociaux pour booster l’engagement collaborateurs : sondages, murs d’actus, système de kudos…
Résultat : moins de charge pour l’IT, plus d’autonomie pour les métiers.
Une expérience cohérente et mesurable
Powell permet également de centraliser vos KPIs de communication, d’harmoniser la navigation sur l’ensemble des sites, et de garantir une adoption durable. En clair : vous libérez tout le potentiel de SharePoint.
Sharepoint Online : un intranet au service de la stratégie interne
Un intranet SharePoint Online bien conçu ne se limite pas à centraliser des documents. Il devient un outil stratégique : un espace qui fluidifie la communication, aligne les équipes, renforce la culture d’entreprise et soutient le quotidien de chaque collaborateur.
En structurant vos contenus intelligemment, en personnalisant l’expérience utilisateur et en mesurant l’impact réel, vous transformez votre intranet en bien plus qu’une vitrine : un véritable levier d’engagement interne.
L’ajout de Powell Intranet vient sublimer cette base technique. Il apporte une interface plus humaine, des outils métiers prêts à l’emploi et une simplicité de gestion bienvenue. Vous ne choisissez plus entre performance et accessibilité : vous combinez les deux.
Dans un contexte où les environnements de travail deviennent de plus en plus hybrides, mobiles, éclatés, votre intranet doit rester ce point de repère central : clair, utile, vivant.
FAQ :
C’est quoi SharePoint Online ?
SharePoint Online est la version cloud de SharePoint, intégrée à Microsoft 365. Il permet aux entreprises de créer des sites collaboratifs, de centraliser leurs documents, et de construire des espaces de communication internes. Accessible depuis n’importe quel appareil, il favorise la collaboration, la gestion des contenus et la diffusion d’informations ciblées au sein de l’organisation.
Quelle est la différence entre SharePoint Online et les autres versions ?
SharePoint Online est une solution SaaS hébergée par Microsoft, tandis que les versions « on-premise » comme SharePoint Server sont installées localement sur les serveurs de l’entreprise. Avec SharePoint Online, les mises à jour sont automatiques, la maintenance est réduite, et l’intégration avec Microsoft 365 est native, facilitant la gouvernance et la mobilité.
N’hésitez pas à aller voir notre article On-premise vs cloud : comment choisir ?
C’est quoi un espace SharePoint ?
Un espace SharePoint est un site ou une page dédiée dans l’environnement SharePoint. Il peut s’agir :
-
d’un site de communication (actus, RH, vie d’entreprise),
-
d’un site d’équipe pour collaborer sur un projet,
-
ou d’un hub regroupant plusieurs sous-sites thématiques.
Chaque espace est personnalisable selon les besoins métiers. Il devient un point d’entrée stratégique pour partager des documents, piloter un projet ou diffuser une information ciblée.
Mis à jour le 22/07/2025
