Qu’est ce que SharePoint Online ?

Qu’est-ce que SharePoint ?

SharePoint est un logiciel qui permet de créer des sites d’équipe efficaces pour améliorer le travail collaboratif. Il offre un espace de stockage pour partager et gérer du contenu et des connaissances. De plus, il est très utile pour booster la productivité des collaborateurs. En effet, il facilite les processus d’entreprise grâce à de nombreuses fonctionnalités :

• Stockage de données dans différentes bibliothèques SharePoint ;
• Publications de documents avec une approbation préalable ;
• Co-création de documents ;
• Gestion des différentes versions d’un fichier ;
• Partage d’informations ;
• Création de workflows ;
• Personnalisation avancée ;
• Possibilité de connecter SharePoint à votre SI et à différentes applications.

SharePoint online et on-premise : quelles sont les principales fonctionnalités ?

Explorer les fonctionnalités de SharePoint Online permet de comprendre comment cette plateforme peut transformer la collaboration et la gestion de l’information en entreprise. Voici un aperçu de ses capacités clés :

• Création de sites intranet : Permet aux entreprises de créer des sites personnalisés pour le partage d’informations et la communication interne.
• Gestion de documents : Offre des bibliothèques de documents et des listes personnalisées pour une organisation et une gestion efficace des données.
• Outils de recherche avancés : Facilite la recherche et l’accès rapide à l’information stockée sur SharePoint.
• Collaboration en temps réel : Permet aux utilisateurs de travailler simultanément sur les mêmes documents et de partager des idées via des forums de discussion.
• Intégration avec Office 365 : Assure une intégration transparente avec d’autres applications Microsoft, telles que Microsoft Teams et OneDrive.
• Sécurité et conformité : Propose des fonctionnalités avancées pour le contrôle d’accès et la gestion de la conformité, assurant la protection des données sensibles.

SharePoint online et on-premise : quelles différences ?

Il existe deux manières d’accéder à SharePoint. La solution est disponible en version on-premise et en version cloud, SharePoint online.

SharePoint on-premise est une version classique du logiciel, hébergée en interne au sein de l’entreprise. Dans cette configuration, l’entreprise doit être équipée d’un serveur sur lequel le programme sera déployé.

Si les données restent dans l’entreprise, choisir un programme on-premise implique un investissement financier important. L’achat d’une licence perpétuelle offre la possibilité d’utiliser le logiciel à vie. Celui-ci est installé sur les différents postes de travail de l’entreprise par lesquels les collaborateurs peuvent y accéder.

Toutefois, en dehors du coût matériel, il y a aussi un coût humain à prévoir. Pour assurer le bon fonctionnement du programme, l’entreprise qui choisit le mode on-premise doit avoir une équipe dédiée. La maintenance et les mises à jour lui incombent, de même que la sécurisation des données.

Or, la solution SharePoint on-premise n’est plus aujourd’hui une priorité pour Microsoft. L’EOL (End Of Life) de la version 2013 de SharePoint est prévue pour le 11 avril 2023.

Concrètement, le programme ne bénéficiera plus d’aucune mise à jour. Le principal risque est de vous retrouver avec un produit obsolète et dont la sécurité n’est plus assurée. Par ailleurs, les versions ultérieures, comme SharePoint server 2019, connaîtront le même sort d’ici quelques années.

L’objectif de Microsoft est de proposer uniquement son actuelle version cloud : SharePoint online. Dans cette configuration, le programme est accessible via un abonnement professionnel Microsoft 365. Il ne nécessite donc aucun coût supplémentaire si vous utilisez déjà cet environnement.

Les données sont hébergées sur le cloud de Microsoft qui assure aussi la maintenance et les mises à jour. L’accès se fait avec une simple connexion internet. Aucune installation de serveur interne n’est donc à prévoir.

Quels sont les avantages de SharePoint online ?

Par rapport à un programme hébergé sur site, la solution SharePoint online présente de nombreux avantages :

• Aucun surcoût : il n’y a pas de serveur à acquérir, pas d’achat de licence. Aucune ressource humaine supplémentaire n’est nécessaire. Le programme et les données sont hébergés sur le cloud de Microsoft. Les mises à jour sont faites automatiquement.
• Dans le cas d’un programme on-premise, les versions précédentes du logiciel peuvent devenir obsolètes. Avec SharePoint online, le produit bénéficie de toutes les nouvelles fonctionnalités sans action de votre part.
• Une prise en main très simple qui favorise une bonne expérience utilisateur.
• La possibilité de se connecter aux applications Microsoft populaires, comme Office 365 pour modifier directement les documents.
• Une compatibilité avec tous les appareils mobiles pour accéder aux données et partager des fichiers depuis n’importe où avec une connexion internet. C’est l’idéal pour favoriser le travail d’équipe et trouver une solution pour les personnes en télétravail ou en déplacement professionnel. Les applications mobiles SharePoint sont disponibles pour Android et iOS.
• La sécurisation optimale des données en conformité avec les normes HIPPA, FIMSA et ISO27001.

Comment migrer vers SharePoint online ?

Vous envisagez de migrer vers SharePoint online ? C’est une très bonne solution pour avoir une expérience SharePoint moderne et construire un intranet optimal. Néanmoins, il s’agit d’un projet technique pour lequel il est nécessaire d’être épaulé. Pour cela, un outil de migration dédié à SharePoint est indispensable.

La migration vers une nouvelle plateforme s’anticipe et se prépare. De nombreux facteurs sont à prendre en compte pour ne perdre aucune donnée et préserver tous vos fichiers. Cela peut être chronophage et complexe. D’autant plus qu’il faut bien distinguer votre intranet et votre changement de plateforme.

C’est l’occasion de construire un intranet efficace tout en migrant vers SharePoint online. Notre outil Powell intranet peut améliorer considérablement votre processus de migration. Vous gagnez un temps précieux sur la construction de votre nouvel intranet. Entièrement construit sur Microsoft 365 et personnalisable, il vous fait bénéficier de nombreuses fonctionnalités et améliore l’engagement des équipes.

Nos conseils pour utiliser efficacement SharePoint Online

Afin de maximiser les avantages de SharePoint Online dans votre organisation, voici trois conseils clés :

Pour utiliser efficacement SharePoint Online, voici trois conseils clés :

1. Organisation et structure des sites : Planifiez soigneusement la structure de vos sites SharePoint, en définissant des rôles et des autorisations clairs pour faciliter la navigation et sécuriser l’accès aux informations.
2. Intégration avec d’autres outils Office 365 : Exploitez au maximum l’intégration de SharePoint avec d’autres applications Office 365, comme Teams et OneDrive, pour améliorer la collaboration et la gestion documentaire.
3. Formation et adoption par les utilisateurs : Investissez dans la formation des utilisateurs pour s’assurer qu’ils comprennent toutes les fonctionnalités de SharePoint et comment les utiliser efficacement dans leur travail quotidien.

SharePoint online va s’imposer comme un logiciel incontournable après la fin de SharePoint on-premise. N’hésitez pas à envisager la migration vers cette solution cloud le plus tôt possible. Vous profiterez ainsi d’une version moderne du programme pour un intranet optimal. Pour être assisté durant votre processus de migration, contactez-nous pour discuter de votre projet.

SharePoint online va s’imposer comme un logiciel incontournable après la fin de SharePoint on-premise. N’hésitez pas à envisager la migration vers cette solution cloud le plus tôt possible. Vous profiterez ainsi d’une version moderne du programme pour un intranet optimal. Pour être assisté durant votre processus de migration, contactez-nous pour discuter de votre projet.