En ce qui concerne le thème central de 2020, les entreprises du monde entier se préparent à une nouvelle ère anticipant l’avenir du télétravail. Malgré les nombreux avantages d’avoir ses effectifs à distance, il est indéniable que cela représente des défis. La gestion des employés en télétravail est très différente de celle des bureaux physiques, ce qui implique de changer de vitesse et d’adopter de nouvelles stratégies.
De multiples organisations se tournent vers les logiciels d’intranet social pour maintenir l’engagement des employés et faciliter la collaboration à distance – et pour une bonne raison. Un intranet social est équipé de tous les outils dont vous avez besoin pour la gestion de vos équipes en télétravail, à condition d’être utilisés efficacement.
Qu’est-ce qu’un intranet social ?
La plupart des entreprises, même celles qui n’autorisent pas le télétravail, utilisent un intranet. Les intranets sont définis de manière assez large comme des réseaux internes utilisés pour stocker des fichiers et communiquer. Mais les intranets existent depuis longtemps et beaucoup sont dépassés. De ce fait, les outils et les fonctions disponibles dans chaque système varient.
Un intranet social fait spécifiquement référence à un type d’intranet plus moderne qui est équipé d’outils de communication multiples, de collaboration, de partage de documents en temps réel et de forums de discussion à l’échelle de l’organisation. Avec un intranet social, les employés ne se contentent pas d’accéder aux informations et de les partager. Ils se connectent, collaborent et innovent.
8 façons dont l’intranet social contribue à unifier les employés en télétravail
1. Restez en contact
Sans aucun doute, le plus grand avantage d’un d’intranet social est la façon dont il facilite la communication entre vos employés en télétravail. Selon le rapport de Buffer “2020 State of Remote Work“, la communication est le principal défi à relever pour les employés en télétravail ; un intranet social est la clé pour surmonter cet obstacle. Les outils de communication intranet sont disponibles partout, à tout moment et depuis n’importe quel appareil. En voici quelques exemples :
- Email : L’une des formes les plus anciennes de communication sur le lieu de travail, le courrier électronique a toujours sa place dans les équipes distantes. Les courriers électroniques sont utiles pour communiquer en interne sur des sujets non urgents et en externe avec les partenaires et les clients.
- Chat : Les solutions d’intranet social et de collaboration, comme Microsoft Teams, permettent aux employés d’envoyer rapidement des messages instantanés, soit entre individus, soit au sein d’un groupe.
- Vidéoconférence : Au lieu de se réunir dans la salle de conférence, les employés se réunissent par vidéoconférence. Les outils de visioconférence peuvent même être utilisés pour organiser des séminaires et des événements à l’échelle de l’entreprise.
- Forums : Les forums sont souvent un outil de communication digitale peu apprécié, inclus dans l’intranet social. Les employés peuvent utiliser cet outil pour étendre leurs réseaux, demander de l’aide et discuter de sujets d’intérêt avec n’importe qui dans l’entreprise.
2. Collaborez sur des projets
Lorsque des employés – à distance ou non – essaient de collaborer sur un travail avec un système de stockage de fichiers local, il y a un grand risque de confusion avec de multiples versions de documents qui sont envoyées par courrier électronique dans les deux sens, chaque contributeur apportant ses propres modifications. Avec un intranet, tout le monde travaille à partir d’une seule copie du même fichier partagé, qui est stocké dans le cloud et accessible de n’importe où avec une connexion Internet. Des plateformes telles que Microsoft 365 permettent même à plusieurs utilisateurs de travailler en même temps sur le même document sans perdre aucune de leurs modifications. Cette caractéristique, combinée à de solides options de communication, rend la collaboration aussi facile que de s’asseoir ensemble dans la même pièce.
3. Embauchez de nouveaux employés
Un avantage de la transition vers le télétravail est l’accès à la réserve mondiale de talents. L’intégration de ces nouveaux employés à distance est beaucoup plus simple grâce à un intranet social, qui facilite un processus de formation à distance intéressant et offre aux nouveaux employés une plateforme de communication. Les employés à distance se sentent mieux accueillis dès le premier jour grâce à l’accès qu’offre un intranet social.
4. Recueillez les retours de vos employés
Chaque entreprise devrait constamment recueillir un feedback de ses employés afin d’évaluer le succès d’initiatives telles que l’adoption du numérique et l’engagement des employés. L’intranet social offre un ensemble de solutions qui comprennent des sondages et des enquêtes pour recueillir les commentaires. Powell Intranet permet également aux entreprises de disposer d’analyses des intranets sociaux, ce qui fournit des renseignements précieux sur la manière dont les employés utilisent les outils et s’engagent dans le partage et la création de contenu.
5. Facilitez la mise en réseau
La mise en réseau interne offre une valeur ajoutée considérable tant pour les employés en télétravail que pour l’entreprise pour laquelle ils travaillent. Sur le plan individuel, la mise en réseau joue un rôle central dans l’évolution de la carrière et les perspectives d’avenir. Mais les entreprises peuvent également bénéficier de l’innovation générée par la circulation des idées au sein de l’organisation. Les réseaux sociaux donnent aux employés la possibilité d’élargir leur cercle de relations externes d’une manière qui n’a encore jamais été possible.
6. Encouragez les thought leadership
Tout le contenu de l’intranet ne vient pas d’en haut. Sur une plateforme d’intranet social, les employés sont libres de devenir des leaders d’opinion et de publier leur propre contenu conformément aux directives du lieu de travail. Il est même possible de lancer une initiative d’employee advocacy en encourageant votre personnel en télétravail à partager du contenu avec ses propres réseaux sociaux.
7. Promouvez une culture plus inclusive grâce à votre intranet social
Alors que les entreprises accordent une plus grande attention à la diversité sur le lieu de travail, beaucoup découvrent que les outils de l’intranet social contribuent à promouvoir une culture d’intégration. Certains groupes qui se sont peut-être sentis sous-représentés dans les bureaux et les réunions en personne rencontrent moins d’obstacles dans un environnement virtuel. Bien entendu, la possibilité d’embaucher à distance permet également aux entreprises de faire venir plus facilement des candidats plus divers au fil du temps.
8. Gérez le changement
Dans un environnement numérique, le changement est inévitable et constant. La partie la plus importante d’une stratégie de gestion du changement est la communication ; le Gartner constate que la compréhension par les employés de la raison du changement joue un rôle moins important dans la réussite globale que le changement lui-même. Grâce à un intranet social, les entreprises peuvent mieux communiquer avec leur personnel en télétravail et avoir un meilleur retour de la part de leurs employés sur les nouvelles initiatives technologiques.
Avez-vous réfléchi à la manière dont vous allez gérer le changement tout en adoptant un intranet social dans votre entreprise ? Powell Intranet a été créé pour aider les entreprises à effectuer une transition rapide et en douceur afin que votre personnel à distance puisse se remettre à faire ce qu’il fait le mieux.
