Comment la gestion des connaissances peut-elle profiter à votre entreprise?
L’objectif de la gestion des connaissances est de faire en sorte que les bonnes informations soient disponibles pour les bonnes personnes au bon moment afin d’améliorer la prise de décision, d’accroître l’efficacité et de favoriser l’innovation.
Les avantages de l’utilisation d’un outil de gestion des connaissances
Prenons l’exemple de la “Société XYZ”. La société XYZ est une entreprise de fabrication qui emploie plus de 10 000 travailleurs sur plusieurs sites. L’entreprise a dû faire face à un cloisonnement des informations et à un manque de communication entre les équipes, ce qui a entraîné des inefficacités et des retards. Pour résoudre ces problèmes, la société XYZ a mis en place un outil de gestion des connaissances qui permet aux employés de collecter, stocker et accéder facilement aux informations depuis n’importe quel endroit. Cet outil a été utilisé pour créer une base de connaissances centralisée, à laquelle les employés peuvent accéder pour trouver des réponses aux questions fréquentes et partager les meilleures pratiques.
La mise en œuvre de l’outil de gestion des connaissances a entraîné une augmentation significative de la productivité, car les employés peuvent désormais accéder aux informations dont ils ont besoin pour prendre des décisions et accomplir des tâches. De plus, l’entreprise a réalisé d’importantes économies grâce à la réduction des retards et à la diminution du recours à des consultants externes.
Mettre en œuvre la gestion des connaissances dans votre organisation
La mise en œuvre d’un système de gestion des connaissances dans votre organisation nécessite une approche stratégique. La première étape consiste à identifier les besoins et les objectifs spécifiques de votre organisation et à déterminer comment un système de gestion des connaissances peut vous aider à les atteindre.
Ensuite, vous devez choisir l’outil de gestion des connaissances qui répond le mieux à vos besoins. Une fois que vous aurez sélectionné un outil, vous devrez mettre en place le système, ce qui implique généralement de le configurer, de télécharger du contenu et de créer des comptes d’utilisateur.
Il est important d’impliquer les parties prenantes et les employés dans le processus pour s’assurer que tout le monde est d’accord et que la solution est adaptée aux besoins des utilisateurs. Il est essentiel de former vos employés à l’utilisation efficace du système et de veiller à ce qu’il soit accessible et facile à prendre en main.
Enfin, il est essentiel de surveiller les performances du système et de procéder aux ajustements nécessaires pour s’assurer qu’il répond aux besoins de votre organisation. Pour ce faire, vous pouvez suivre des indicateurs clés tels que l’engagement des employés, l’efficacité de la communication et la productivité globale.
Les principaux outils de gestion des connaissances pour les entreprises
Les espaces de travail numériques, tels que Microsoft SharePoint et Microsoft Teams, peuvent jouer un rôle clé dans la gestion des connaissances en fournissant aux employés des outils pour partager et organiser les informations.
Microsoft SharePoint est une plateforme puissante pour le stockage et l’organisation des informations. Elle permet aux employés de créer et de partager des documents, de collaborer à des projets et d’accéder à des informations essentielles de n’importe où. SharePoint offre également un large éventail d’outils pour organiser et classer les informations, tels que les métadonnées, les balises et les taxonomies.
Microsoft Teams est un lieu propice à de nombreuses conversations et discussions, qui peuvent générer beaucoup d’informations précieuses. Cependant, ces conversations peuvent aussi être rapidement perdues si elles ne sont pas correctement collectées et stockées.
L’idéal serait une solution capable de collecter facilement les informations de Teams, puis de les organiser dans SharePoint.
Les limites de SharePoint pour la gestion des connaissances
Bien que Microsoft SharePoint soit une plateforme puissante pour le stockage et l’organisation des informations, la création d’un site de gestion des connaissances efficace et performant à l’aide de SharePoint peut s’avérer difficile. L’un des principaux défis consiste à rendre le site attrayant et engageant pour les employés. SharePoint est une plateforme puissante, dotée de nombreuses fonctionnalités, mais il peut être difficile d’y naviguer et de l’utiliser pour les employés qui n’y sont pas familiers. De plus, SharePoint est généralement utilisé à des fins très diverses, et il peut être difficile de créer un site dédié à la gestion des connaissances qui se distingue des autres sites.
Un autre défi consiste à faire en sorte que les employés trouvent efficacement les informations dont ils ont besoin. SharePoint dispose de puissantes capacités de recherche, mais il peut être difficile de s’assurer que les informations sont bien organisées et faciles à trouver. Il faut également consacrer beaucoup de temps à étiqueter et à catégoriser les informations pour qu’elles puissent être recherchées correctement.
Il est également important de noter que SharePoint nécessite une administration et une maintenance appropriées pour que la base de connaissances reste à jour, précise et pertinente. Il peut être difficile de s’assurer que les informations sont exactes et à jour, surtout si plusieurs personnes sont responsables de la mise à jour du site.
La meilleure solution de gestion des connaissances pour SharePoint
Pour atténuer ces difficultés, Powell Intranet a développé des modèles prêts à l’emploi, qui comprennent un portail permettant de naviguer et de filtrer les pages Wiki.
Le modèle de page Wiki lui-même est attrayant et comprend toutes les fonctionnalités permettant de filtrer correctement, de rechercher les articles (balises, niveau d’intérêt, niveau de sensibilité) et d’impliquer les autres employés (aimer, partager, commenter).
Il comprend un flux Power Automate pour aider les employés à collecter facilement les informations de messages spécifiques via un formulaire dans Teams. De nos jours, l’information se puise directement au cœur des équipes, c’est dans ces conversations entre collègues qu’il faut collecter les connaissances pour créer une intelligence collective.
Dans l’ensemble, cela permet aux employés de naviguer plus facilement, de trouver les informations dont ils ont besoin et contribue à garantir qu’elles sont exactes et à jour. En outre, l’utilisation d’une solution comme Powell Intranet pour la gestion des connaissances peut contribuer à rendre le site plus attrayant pour les employés grâce à des techniques d’engagement et de gamification.
Qui supervise la mise en œuvre d’une telle solution
La mise en œuvre d’un outil de gestion des connaissances dans une entreprise implique généralement une équipe de personnes issues de différents services, notamment l’informatique, les ressources humaines et les unités opérationnelles.
Le service informatique est généralement responsable des aspects techniques de la mise en œuvre de l’outil, tels que la configuration du logiciel, son intégration aux systèmes existants et l’assistance aux utilisateurs. Il s’assure également que l’outil est correctement mis en place et configuré pour répondre aux besoins et exigences spécifiques de l’organisation.
Le département des ressources humaines est souvent responsable de l’adoption de l’outil au sein de l’organisation, ainsi que du développement et de la mise en œuvre de programmes de formation pour les employés. Il joue également un rôle clé dans l’élaboration des politiques et procédures d’utilisation de l’outil et dans la garantie de l’exactitude et de la mise à jour des informations.
Les unités opérationnelles sont responsables de la création et de la maintenance du contenu de l’outil de gestion des connaissances. Elles jouent également un rôle clé dans l’identification des informations les plus précieuses pour l’organisation et dans la détermination de la manière dont elles doivent être organisées et présentées.
Dans certains cas, une personne ou une équipe spécifique peut être désignée comme le “propriétaire” de l’outil de gestion des connaissances, avec la responsabilité globale de sa mise en œuvre, de sa maintenance et de son succès.
Dans l’ensemble, la mise en œuvre d’un outil de gestion des connaissances dans une entreprise est un effort de collaboration qui implique de multiples départements et parties prenantes, chacun ayant ses rôles et responsabilités spécifiques.
Conclusion
Avec Powell Intranet, nous facilitons la mise en œuvre d’une solution de gestion des connaissances qui tire parti de votre investissement existant dans Microsoft 365.
