Wie kann Ihr Unternehmen von der Verwaltung von Wissen profitieren?
Ziel der Verwaltung von Wissen ist es, sicherzustellen, dass die richtigen Informationen den richtigen Personen zur richtigen Zeit zur Verfügung stehen. So wird die Entscheidungsfindung verbessert, die Effizienz gesteigert und die Innovation gefördert.
Vorteile für Tools zur Verwaltung von Wissen
Hier ein Beispiel für die “XYZ Corporation”. Die XYZ Corporation ist ein Fertigungsunternehmen, das über 10.000 Mitarbeitende an mehreren Standorten beschäftigt. Das Unternehmen kämpfte mit isolierten Informationen und mangelnder Kommunikation zwischen den Teams, was zu Ineffizienzen und Verzögerungen führte. Um diese Probleme zu beheben, implementierte die XYZ Corporation ein Wissensmanagement-Tool. Dieses Tool ermöglicht den Angestellten das einfache Erfassen, Speichern und Abrufen von Informationen von jedem Standort aus. Mit diesem Tool wurde eine zentrale Wissensdatenbank eingerichtet. So können die Mitarbeitenden darauf zugreifen, um Antworten auf häufige Fragen zu finden und bewährte Verfahren auszutauschen.
Die Einführung des Wissensmanagement-Tools hat zu einer erheblichen Steigerung der Produktivität geführt. Die Mitarbeitenden können nun auf die Informationen zugreifen, die sie benötigen, um Entscheidungen zu treffen und Aufgaben zu erledigen. Außerdem konnte das Unternehmen durch geringere Verzögerungen und weniger Bedarf an externen Beratern erhebliche Einsparungen erzielen.
Implementierung von Wissenmanagement in Ihrem Unternehmen
Die Einführung eines Systems zur Verwaltung von Wissen in Ihrem Unternehmen erfordert einen strategischen Ansatz. Der erste Schritt besteht darin, die spezifischen Bedürfnisse und Ziele Ihrer Organisation zu ermitteln. Schließlich müssen Sie festlegen, wie ein System zur Verwaltung von Wissen Ihnen helfen kann, diese Ziele zu erreichen.
Als nächstes sollten Sie ein Tool für die Verwaltung von Wissen auswählen, das Ihren Anforderungen am besten entspricht. Sobald Sie sich für ein Tool entschieden haben, müssen Sie das System einrichten. Dazu gehören in der Regel die Konfiguration des Systems, das Hochladen von Inhalten und die Einrichtung von Benutzerkonten.
Es ist wichtig, alle Beteiligten und Mitarbeitenden in den Prozess einzubeziehen. So kann sichergestellt werden, dass alle involviert sind und dass die Lösung auf die Bedürfnisse der Benutzer zugeschnitten ist. Die Schulung Ihrer Angestellten in der effektiven Nutzung des Systems ist ebenso wichtig wie die Gewährleistung, dass das System zugänglich und benutzerfreundlich ist.
Schließlich ist es wichtig, die Leistung des Systems zu überwachen und notwendige Anpassungen vorzunehmen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass das System den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht. Dies kann durch die Verfolgung von Schlüsselkennzahlen wie Mitarbeiterengagement, Kommunikationseffektivität und Gesamtproduktivität geschehen.
Die besten Tools für Unternehmen zur Verwaltung von Wissen
Digitale Arbeitsplätze, wie z. B. Microsoft SharePoint und Microsoft Teams, können eine Schlüsselrolle beim Wissensmanagement spielen. Sie stellen den Mitarbeitenden Werkzeuge zur Verfügung, um Informationen zu teilen und zu organisieren.
Microsoft SharePoint ist eine leistungsstarke Plattform zum Speichern und Organisieren von Informationen. Sie ermöglicht es Mitarbeitenden, Dokumente zu erstellen und freizugeben, gemeinsam an Projekten zu arbeiten und von überall aus auf wichtige Informationen zuzugreifen. SharePoint bietet auch eine breite Palette von Tools zum Organisieren und Kategorisieren von Informationen, wie Metadaten, Tags und Taxonomien.
Microsoft Teams ist ein geeigneter Ort für viele Gespräche und Diskussionen, die eine Menge wertvoller Informationen hervorbringen können. Allerdings können diese Unterhaltungen auch schnell verloren gehen, wenn sie nicht richtig erfasst und gespeichert werden.
Eine Lösung, die Informationen aus Teams reibungslos erfassen und anschließend in SharePoint organisieren kann, wäre ideal.
Einschränkungen von SharePoint für die Verwaltung von Wissen
Microsoft SharePoint ist eine leistungsstarke Plattform für die Speicherung und Organisation von Informationen. Jedoch kann der Aufbau einer effizienten und effektiven Seite für die Wissensverwaltung mit SharePoint eine Herausforderung sein. Eine der größten Schwierigkeiten besteht darin, die Website für die Mitarbeitenden attraktiv und ansprechend zu gestalten. SharePoint ist eine leistungsstarke Plattform mit vielen Funktionen. Für Angestellte, die mit der Plattform nicht vertraut sind, kann diese jedoch schwierig zu navigieren und zu benutzen sein. Außerdem wird SharePoint in der Regel für eine Vielzahl von Zwecken verwendet. Es kann schwierig sein, eine Website zu erstellen, die ausschließlich dem Wissensmanagement gewidmet ist und sich von anderen Websites abhebt.
Eine weitere Herausforderung besteht darin, den Mitarbeitenden die Suche nach den benötigten Informationen zu erleichtern. SharePoint verfügt über leistungsstarke Suchfunktionen. Die eigentliche Herausforderung besteht darin, sicherzustellen, dass die Informationen gut organisiert und leicht zu finden sind. Außerdem ist es sehr zeitaufwendig, die Informationen zu kennzeichnen und zu kategorisieren, damit sie richtig durchsucht werden können.
Es ist auch wichtig zu beachten, dass SharePoint eine angemessene Verwaltung und Wartung erfordert, um die Wissensdatenbank aktuell, genau und relevant zu halten. Eine besondere Herausforderung besteht darin, sicherzustellen, dass die Informationen korrekt und aktuell sind. Dies gilt insbesondere, wenn mehrere Personen für die Aktualisierung der Website zuständig sind.
Die beste Lösung für SharePoint zur Verwaltung von Wissen
Um diese Herausforderungen zu bewältigen, hat Powell Intranet gebrauchsfertige Modelle und Vorlagen entwickelt, die ein Portal zum Navigieren und Filtern der Wiki-Seiten enthalten.
Die Wiki-Seitenvorlage selbst ist attraktiv und enthält alle Funktionen. Von Filtern zum durchsuchen der Artikel (Tags, Grad des Interesses, Grad der Sensibilität), bis hin zur Einbindung der anderen Mitarbeitenden (mögen, teilen, kommentieren).
Es enthält einen Power Automate Flow, der den Angestellten hilft, Informationen aus bestimmten Nachrichten reibungslos über ein Formular in Teams zu erfassen. Teams ist heute der Ort, an dem sich die Informationen befinden, und somit der Ort, an dem kollektive Informationen erfasst werden können.
Insgesamt erleichtert dies den Mitarbeitenden die Navigation und das Auffinden der benötigten Informationen. Zudem wird sichergestellt, dass die Informationen korrekt und auf dem neuesten Stand sind. Darüber hinaus kann der Einsatz einer Lösung wie Powell Intranet und die Verwaltung von Wissen dazu beitragen, eine attraktive Website für Ihre Mitarbeitenden zu schaffen. Zum Beispiel durch Integrationstechniken und Gamification.
Wer beaufsichtigt die Implementierung einer solchen Lösung?
An der Implementierung eines Wissensmanagement-Tools in einem Unternehmen ist in der Regel ein Team von Personen aus verschiedenen Abteilungen beteiligt, darunter IT, Personalwesen und Geschäftsbereiche.
Die IT-Abteilung ist in der Regel für die technischen Aspekte der Implementierung des Tools verantwortlich. Beispielsweise für die Konfiguration der Software, die Integration in bestehende Systeme und die Unterstützung der Benutzer. Darüber hinaus sorgt Sie dafür, dass das Tool ordnungsgemäß eingerichtet und konfiguriert wird. Ihr Ziel ist die Erfüllung der spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen des Unternehmens.
Die Personalabteilung ist häufig dafür verantwortlich, die Einführung des Tools innerhalb des Unternehmens voranzutreiben. Außerdem ist sie für die Entwicklung und Umsetzung von Schulungsprogrammen für die Angestellten zuständig. Sie spielen auch eine Schlüsselrolle bei der Entwicklung von Richtlinien und Verfahren für die Nutzung des Tools. Zudem gewährleisten sie, dass die Informationen korrekt und aktuell sind.
Die Geschäftsbereiche sind für die Erstellung und Pflege der Inhalte des Wissensmanagement-Tools verantwortlich. Sie nehmen eine wichtige Rolle bei der Identifizierung der wichtigsten Informationen für das Unternehmen ein. Zuletzt sind sie verantwortlich für die Festlegung der Organisation und Präsentation.
In einigen Fällen kann eine bestimmte Person oder ein Team zum “Eigentümer” des Wissensmanagement-Tools ernannt werden. Der “Eigentümer” übernimmt und trägt die Gesamtverantwortung für dessen Implementierung, Pflege und Erfolg.
Insgesamt ist die Implementierung eines Tools zur Verwaltung von Wissen in einem Unternehmen ein gemeinschaftliches Unterfangen. Hierfür sind mehrere Abteilungen und Interessengruppen mit ihren jeweiligen Rollen und Verantwortlichkeiten beteiligt.
Fazit
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