Qu’est-ce que la gestion de l’information ?
La gestion de l’information (ou Information Management, pour briller en réunion) désigne l’ensemble des pratiques, outils et processus mis en place pour capter, organiser, stocker, sécuriser, diffuser et exploiter efficacement les informations d’une entreprise, tout au long de leur cycle de vie.
On parle ici de documents RH, de process internes, de politiques de conformité, de contenus métiers, de savoirs informels ou encore d’archives stratégiques. Bref, de toutes les connaissances qui circulent dans votre organisation et qui méritent mieux qu’un dossier partagé sans nom.
➡️ Pour bien comprendre les fondamentaux, notre article sur la définition d’un intranet vous donne les bases d’un environnement digital bien organisé.
Pourquoi une bonne gestion de l’information est-elle essentielle pour votre entreprise ?
Impact sur la productivité et la prise de décision
Un employé qui perd 30 minutes par jour à chercher un fichier introuvable, multiplié par le nombre de collaborateurs… C’est une montagne de productivité qui part en fumée. À l’inverse, un accès fluide à une information fiable améliore la réactivité, réduit les erreurs et facilite le travail collaboratif.
La gestion de l’information, c’est aussi ce qui alimente vos dashboards, vos rapports, vos décisions stratégiques. Une donnée bien structurée, c’est une donnée exploitable. Et un manager bien informé, c’est un manager plus efficace.
✨Vous voulez aller plus loin ? Découvrez comment l’intranet d’entreprise contribue à structurer la connaissance interne.
Influence sur la sécurité et la conformité des données
RGPD, ISO, politique de cybersécurité… Les réglementations s’accumulent, et pour cause : les données sensibles sont devenues une cible de choix.
Un bon système de gestion de l’information vous aide à :
- contrôler les accès
- tracer les consultations
- éviter les fuites
- garantir la confidentialité des données internes.
Et ce, sans nuire à la fluidité des échanges, parce qu’un bon intranet, c’est aussi un équilibre entre sécurité et agilité. Pour les curieux du sujet, on en parle aussi dans notre article sur la gouvernance intranet.
Comment structurer et organiser vos informations ?
Méthodes de classification des données
Pour retrouver une information, encore faut-il qu’elle ait été rangée correctement. La classification, c’est un peu le plan de votre bibliothèque d’entreprise. On peut organiser les contenus :
- Par type de document (compte-rendu, procédure, note RH)
- Par service (marketing, finance, IT…)
- Par projet (lancement produit, onboarding…)
- Par niveau de confidentialité (public, interne, sensible).
L’idée ? Que chacun puisse retrouver ce qu’il cherche… sans être Sherlock Holmes.
Utilisation de systèmes de gestion documentaire
Les Systèmes de Gestion Documentaire (SGD) sont les alliés naturels de l’intranet. Ils permettent :
- Un stockage centralisé et sécurisé
- Une recherche rapide par mots-clés, tags, ou métadonnées
- Une gestion des droits d’accès pour éviter les erreurs de manipulation
- Et une traçabilité des mises à jour (fini les “c’est la dernière version ou pas ?”).
➡️Powell Intranet s’intègre parfaitement avec SharePoint. Si vous vous posez la question de comment créer un intranet, commencez par penser “structuration des contenus”.
Normes et standards à suivre
Pour garantir sécurité, qualité et conformité, voici les incontournables :
- ISO 27001 pour la sécurité de l’information
- ISO 15489 pour la gestion documentaire
- RGPD, évidemment, pour la protection des données personnelles.
Un bon intranet doit vous aider à répondre à ces normes, sans ajouter de complexité inutile. Encore mieux, il peut automatiser certains processus pour vous faire gagner du temps.
Quels outils et technologies utiliser pour une gestion optimale de l’information ?
L’ère des classeurs poussiéreux est bel et bien révolue. Aujourd’hui, la gestion de l’information passe par des outils digitaux adaptés, capables de s’intégrer à votre environnement de travail et de suivre le rythme de votre organisation.
Intranet ou Digital Workplace
L’intranet, ou plus largement la digital workplace, est le hub central de vos informations internes. C’est là que tout converge : documents, procédures, actualités, outils, liens vers les applications métiers…
Voici ce qu’un bon intranet doit proposer pour une gestion de l’information réussie :
- Un moteur de recherche puissant, avec filtres et reconnaissance sémantique
- Un espace documentaire structuré, avec gestion des versions et contrôle des accès
- Des workflows automatisés pour la validation et l’archivage
- Un tableau de bord personnalisé pour chaque collaborateur.
➡️ Si vous vous demandez quel type d’intranet choisir, notre article sur le meilleur intranet vous aidera à y voir plus clair.
✨Pour les entreprises en mouvement, le mobile intranet est aussi essentiel pour garantir un accès à l’information partout, tout le temps.
Logiciels de gestion de contenu (CMS)
Les CMS, comme SharePoint, Drupal ou WordPress, permettent de publier et d’organiser des contenus dynamiques : actualités, pages internes, FAQ, base de connaissances, etc. Idéal pour :
- Diffuser les bonnes infos aux bonnes personnes
- Créer des pages thématiques (RH, IT, sécurité…)
- Gérer des droits d’accès par profil ou par rôle.
Solutions de stockage et de sauvegarde des données
Centraliser les données, c’est bien. Les sécuriser, c’est mieux. Les solutions cloud (Microsoft 365, Google Workspace, Dropbox Business…) offrent :
- Une haute disponibilité des fichiers
- Des sauvegardes automatisées
- Des accès sécurisés via authentification forte
- Une traçabilité des actions utilisateurs.
✅Pour ceux qui utilisent SharePoint, n’oubliez pas d’exploiter sa bibliothèque de documents, un vrai coffre-fort numérique à portée de clic.
Outils d’automatisation et d’analyse des données
Un bon système de gestion de l’information ne se contente pas de stocker : il automatise, analyse et optimise.
- Les outils d’automatisation (Power Automate, Zapier…) facilitent l’envoi de notifications, les workflows de validation, ou encore la mise à jour de contenus.
- Les outils d’analyse (Power BI, Tableau, Google Data Studio) permettent de visualiser les usages, d’identifier les documents les plus consultés, et de repérer les silos informationnels.
✅ Vous voulez aller plus loin sur la stratégie de diffusion des infos ? Jetez un œil à notre article sur le plan de communication interne.
Powell Intranet : votre partenaire pour une gestion de l’information sans friction
La promesse de Powell Intranet ? Offrir une solution intuitive, modulaire et collaborative pour centraliser, organiser et partager les informations en toute simplicité.
Un socle solide pour la gestion documentaire
Avec Powell, vous bénéficiez de :
- Modèles prêts à l’emploi pour créer des espaces documentaires organisés
- Moteur de recherche boosté à l’IA
- Gestion des droits et des accès personnalisés
- Intégration fluide avec Microsoft 365 et SharePoint.
➡️Pour structurer votre capital de connaissances, explorez notre article sur le knowledge management.
L’intelligence au service des contenus, avec Powell Buddy
Powell Buddy, notre assistant intelligent, révolutionne l’expérience de recherche :
- Recherche par synonymes et sens sémantique
- Suggestions proactives de contenus liés
- Traduction automatique et personnalisation selon le profil utilisateur.
Résultat ? Moins de temps passé à chercher, plus de temps pour agir.
Analytics, automatisation et suivi
Vous ne pouvez pas améliorer ce que vous ne mesurez pas. C’est pourquoi Powell propose :
- Des tableaux de bord analytiques pour suivre la performance des contenus
- Des rapports d’usage pour affiner votre stratégie documentaire
- Des workflows automatisés pour diffuser la bonne information au bon moment.
➡️ Vous êtes au stade de la réflexion stratégique ? Ne ratez pas notre eBook sur les secrets d’une communication interne efficace : une mine d’or pour structurer, engager et performer.
Conclusion
Optimiser la gestion de l’information, ce n’est pas qu’une question de rangement numérique. C’est une démarche stratégique qui impacte directement la productivité, la collaboration, la sécurité… et la sérénité au travail.
Avec une solution comme Powell Intranet, vous créez un environnement digital où l’information est centralisée, contextualisée et facilement exploitable, un vrai plus pour vos collaborateurs et pour votre business.
✨ Que vous soyez en pleine transformation digitale ou simplement à la recherche d’une meilleure organisation, il est temps de repenser la place de l’information dans votre entreprise. Et Powell est là pour vous accompagner, pas à pas.