Quand les équipes Teams deviennent le Far West
Dans le cadre de l’évolution vers le télétravail et le travail hybride, les organisations du monde entier ont armé leurs employés des outils dont ils ont besoin pour collaborer à distance. Pour plus de 115 millions de personnes, cela signifiait Microsoft Teams.
Maintenant que Skype for Business est en fin de vie et que les entreprises doivent passer de Skype à Teams, ce chiffre monte en flèche.
Si certaines organisations ont mis en place un processus complet de gestion du changement, la plupart des employés ont reçu un identifiant et ont été livrés à eux-mêmes. Au début, cela semblait inoffensif : les employés créaient des équipes et des canaux pour travailler avec des personnes internes et externes à l’entreprise. Mais les problèmes se sont multipliés au fur et à mesure de l’adoption.
Les utilisateurs ont commencé à créer une équipe pour chaque projet sans mettre en œuvre les meilleures pratiques de Teams, comme le nombre minimum de membres, les conventions de dénomination et les règles d’archivage. Des membres externes ont été ajoutés aux équipes, compromettant ainsi la sécurité. Le service informatique a commencé à perdre le contrôle.
Microsoft Teams est devenu le Far West, une terre indisciplinée où tout est permis.
Reprendre le contrôle avant qu’il ne soit trop tard
Pour tenter de mettre de l’ordre dans la collaboration des équipes, tirons quelques leçons des cow-boys et des shérifs des films de l’Ouest.
Dans l’Ouest, les cow-boys contrôlent leurs chevaux en leur mettant des œillères et en les gardant concentrés sur la route. Lorsque le cheval s’écarte du chemin, ils le ramènent à la raison.
Votre espace de travail Microsoft Teams n’est pas très différent.
Annoncer des règles aux gens et attendre d’eux qu’ils les suivent est un désastre. Les gens n’ont pas tous le même niveau de dextérité numérique, certains sont des pros de Teams, d’autres sont dépassés par cet outil. Cela signifie que certains utilisateurs suivront toutes les bonnes pratiques tandis que les autres oublieront les conventions de dénomination, autoriseront les membres externes et dupliqueront les équipes.
Définir la gouvernance et gérer le cycle de vie de Microsoft Teams dans Powell Governance :
Vous devez définir des directives infaillibles qui simplifient la prise de décision. Tout comme un cow-boy et son cheval, mettez vos équipes sur le droit chemin.
Powell Governance permet de fixer facilement des règles. Au lieu de laisser chacun créer une équipe comme il le souhaite, avec Powell Governance, vous pouvez définir les bonnes pratiques qui sont obligatoires pour chaque équipe. Par exemple, exigez au moins trois membres et définissez une politique d’archivage pour les équipes inactives.
Vous pouvez même aller plus loin et créer des modèles. Avec Powell Governance, les employés ont accès à un catalogue de modèles Microsoft Teams qui leur permettent de créer facilement des équipes pour leurs tâches quotidiennes. Les utilisateurs disposent d’une équipe préchargée avec tout ce dont ils ont besoin en moins de 3 minutes. L’onboarding des employés à distance et les appels d’offres de vente ne sont que quelques exemples des modèles disponibles pour faciliter le travail collaboratif en équipe.
La gouvernance dans l’Ouest
La gestion de la gouvernance de Microsoft Teams devrait impliquer le cycle de vie complet de Microsoft Teams, de la création de Teams à la gestion continue et à la fin de vie. Avec Powell Governance, vous pouvez facilement gérer le cycle de vie de vos Teams grâce à des flux de travail d’approbation simplifiés et à des rapports qui vous permettent de filtrer les équipes qui ne répondent pas aux directives.
La mise en œuvre d’un plan complet de gouvernance de Microsoft Teams ne doit pas être difficile. Le service informatique peut facilement devenir le shérif qui fait régner l’ordre grâce à des politiques ” set and go ” et des rapports d’administration.
Faites-en un territoire accueillant, que les gens ont envie de visiter
Une fois que le service informatique a établi les règles et maîtrisé le chaos, il est temps de penser à faire de Microsoft Teams un endroit où les utilisateurs ont envie d’aller.
Pensons-y comme à une ville dans un film de western.
Lorsqu’un étranger venant de l’extérieur de la ville arrive, s’il n’y a pas de panneaux indicateurs, il est perdu. En revanche, si le plan de la ville est la première chose que l’étranger voit, il peut s’orienter facilement. Il aura toujours cette carte comme point de référence pour trouver ce dont il a besoin.
Alors, comment obtenir une carte dans votre espace de travail Microsoft Teams ? Le dashboard Powell Governance.
Avec Powell Governance, les utilisateurs bénéficient d’une navigation simplifiée grâce à un tableau de bord convivial. Ils peuvent y trouver leurs équipes favorites, les équipes promues et celles auxquelles ils appartiennent.
Les utilisateurs peuvent effectuer des recherches par département, par lieu et bien d’autres choses encore. Dans les grandes organisations, la navigation dans des centaines de Teams peut être un cauchemar, mais Powell Governance facilite les choses.
Au-delà d’un tableau de bord, ou d’une carte de la ville, les panneaux indicateurs et les noms sur les bâtiments permettent à un étranger de trouver facilement son chemin dans une nouvelle ville. Il peut instantanément repérer la taverne, le ranch et le magasin du coin.
Dans Microsoft Teams, les conventions de dénomination agissent comme des panneaux indicateurs. Lorsque chaque équipe suit un processus de dénomination structuré, les utilisateurs peuvent facilement trouver ce qu’ils recherchent. Par exemple, il est facile de trouver l’équipe de marketing des États-Unis.
Du Far West à une meilleure collaboration
Il est facile de voir comment Microsoft Teams peut se transformer en un véritable Far West sans planification ni contrôle. L’absence de règles et de processus est non seulement source de maux de tête pour le service informatique, mais elle a également un impact sur la collaboration et la productivité des équipes.
Alors, avant que vos équipes ne se transforment en une zone de non-droit, faites venir le shérif avec Powell Governance.
