En moyenne, 60% des équipes créées dans Microsoft Teams sont inactives. Et ça peut être un problème pour les équipes IT. Pourquoi ? Parce que le nombre d’utilisateurs actifs grandissant dans Microsoft Teams, depuis quelques années, signifie que de plus en plus de créations d’équipes se font, et donc un nombre d’équipes grandissent. Pour les équipes IT, ça signifie :
- Des enjeux de contrôle,
- Des enjeux de sécurité, et
- Des enjeux de management, soit, de gestion du tenant MS Teams :
- Plus de nécessité de support,
- plus d’identification et d’analyse,
- plus de contacts avec les propriétaires,…
- … bref, de plus en plus d’actions.
Qu’est-ce qu’une équipe inactive ?
Une équipe inactive c’est une équipe dans laquelle on va plus avoir des messages qui sont postés dans la part des collaborateurs, dans laquelle il y aura aussi plus de consultations ou de modification des documents qui sont partagés.
Ces équipes-là, elles fleurissent de jours en jours. Ce qui démontre la nécessité de gouvernance (donc, de mettre en place des règles) et de gérer son environnement Microsoft Teams tout au long de l’année.
Comment est-ce qu’on peut éviter ces scénarios ?
C’est très simple.
Aujourd’hui, chez Powell Software, on a une solution pour ça : Powell Governance.
Powell Governance va permettre aux équipes IT de mettre le bon niveau de règles, en d’autres mots, le bon niveau de gouvernance et d’avoir une gestion qui va être simplifiée et facilitée au quotidien dans l’environnement de MS Teams
Ce qu’on va pouvoir faire c’est dans un premier temps créer des modèles d’équipes, on va donc paramétrer au niveau de l’IT en amont pour aller les pousser derrière aux utilisateurs.
Avec ces modèles d’équipes, on va pouvoir les paramétrer avec tout un ensemble de règles qu’on a envie de garantir dans son entreprise. Dans ces règles on va trouver, par exemple, une option qui va être la date d’expiration. Le propriétaire d’une nouvelle équipe va pouvoir paramétrer en fonction de ses besoins (30-60-90 jours ou autre s’il faut être plus précis) et ça permet justement d’éviter de se retrouver avec tout un amas d’équipes qui vont devenir inactives.
Au-delà de ça, du côté des équipes IT, on va également pouvoir retrouver un Dashboard pour pouvoir être alerté sur l’inactivité des équipes. C’est-à-dire qu’on va accéder à un ensemble de rapports administrateur dans lequel on va pouvoir retrouver une liste complète de ces équipes inactives.
C’est bien de pouvoir identifier dans un premier temps ces équipes, mais après,en tant qu’Administrateur, on a envie d’agir.
Avec Powell Governance, on va pouvoir avoir la capacité de contacter les propriétaires d’équipes dont les équipes sont inactives. On a deux options pour le faire :
- De manière manuelle : Contacter par email les propriétaires d’équipes inactives
- De manière automatisée : Via le Bot Powell Governance, qui va en tout autonomie scanner les rapports administrateurs, identifier les équipes inactives et envoyer un message privé aux propriétaires dans le chat Microsoft Teams. Le Bot Powell Governance donne la possibilité au propriétaire d’agir immédiatement via des boutons d’actions « archiver » ou « supprimer ».
Powell Governance permet en quelques sortes de déléguer la gouvernance auprès d’utilisateurs, sans avoir besoin de passer par l’IT.
Pour résumer, quels sont les bénéfices de Powell Governance ?
Le bénéfice de tout ça c’est d’avoir un nombre d’équipes maîtrisé,de répondre à des enjeux de quotas en réduisant le nombre d’équipes.
Côtés employés : ils vont aussi mieux s’y retrouver, puisqu’on va opérer dans un environnement quotidien où il y aura moins d’équipes. D’ailleurs, statistiquement avec l’ensemble des clients qui ont aujourd’hui Powell Governance, on arrive à réduire par 2 le nombre d’équipes existantes.
Côté Administrateur IT : ça permet d’avoir un tenant sain sur le long terme et qui potentiellement répondra à des enjeux RSE que vous auriez pu définir.
Conclusion
On sait maintenant comment éviter la prolifération de ces équipes inactives au sein de Microsoft Teams et on sait maintenant comment Powell Governance peut nous aider à gagner du temps.
