Comprendre SharePoint et les Intranets Externes
SharePoint, produit phare de Microsoft, est une plateforme de collaboration où les entreprises peuvent créer des sites intranet pour le partage d’informations, la gestion de documents et la collaboration entre les équipes. Il s’intègre facilement à Microsoft 365 et exploite les identités existantes des utilisateurs, les contrôles d’accès et d’autres services en cloud pour une expérience sécurisée.
Cependant, le marché offre de nombreuses solutions intranet externes qui se démarquent par des fonctionnalités uniques, des expériences utilisateur personnalisées et des intégrations ciblées qui peuvent mieux répondre aux besoins spécifiques des entreprises ( ex : Unily, Simpplr, LumApps, Staffbase). Ces solutions comblent les lacunes perçues dans SharePoint, telles que la personnalisation, l’engagement de l’utilisateur et les fonctionnalités spécifiques à l’industrie.
L’intégration avec Microsoft 365
L’avantage de SharePoint
L’intégration native avec Microsoft 365 offre une expérience fluide et sécurisée pour la gestion des identités, l’accès aux documents et la collaboration en temps réel. Les organisations bénéficient d’une intégration complète avec d’autres applications Microsoft comme Outlook, Teams et Power BI, créant ainsi un environnement cohésif.
Les enjeux des Intranets Externes
Bien qu’ils offrent des intégrations avec Microsoft 365, les intranets externes peuvent avoir besoin d’aide en matière de performance et de degré d’intégration. Des configurations ou des adaptations supplémentaires peuvent être nécessaires pour atteindre des niveaux similaires, ce qui peut avoir un impact sur l’expérience utilisateur et la cohérence des données. La gestion des documents et la collaboration peuvent également devenir moins intuitives pour les utilisateurs qui naviguent sur différentes plateformes.
Gestion de l’identité et de la sécurité
La sécurité et la gestion des identités sont primordiales, en particulier dans un environnement collaboratif comme Microsoft 365. SharePoint bénéficie d’une intégration directe avec les services d’identité de Microsoft, ce qui permet un contrôle d’accès unifié et une application cohérente des politiques de sécurité dans l’ensemble de l’écosystème Microsoft.
Les intranets externes introduisent toutefois une complexité supplémentaire. Ils nécessitent souvent une gestion parallèle des identités et des accès : une pour les groupes Microsoft 365 gérés par le service informatique pour la sécurité au niveau de l’écosystème et une autre pour les groupes spécifiques à l’intranet gérés par les services de communication. Cette double gestion nécessite une coordination minutieuse pour maintenir l’alignement, introduisant potentiellement des risques de sécurité et des défis opérationnels, en particulier pour assurer une application uniforme de la politique de sécurité entre les plateformes.
L’impact de Teams en tant que solution de collaboration
Microsoft Teams est devenu un outil de collaboration central pour les organisations compatibles avec Teams, offrant des fonctionnalités telles que le chat, la vidéoconférence, la gestion des tâches et bien plus encore. Son intégration à SharePoint permet une collaboration transparente, où les documents et les ressources sont facilement accessibles et partageables au sein des équipes.
Cependant, l’adoption d’un intranet externe parallèlement à Teams peut conduire à une expérience utilisateur fragmentée. Les utilisateurs peuvent avoir besoin de passer de Teams pour la communication et la collaboration instantanées à une autre plateforme pour accéder aux ressources de l’intranet telles que les actualités et les politiques de l’entreprise. Cette séparation peut nuire à la recherche d’informations et à l’efficacité de la collaboration.
Power BI et Power Automate
La capacité d’une plateforme intranet à s’intégrer avec des outils d’analyse et d’automatisation tels que Power BI et Power Automate peut considérablement renforcer sa valeur. L’intégration native de SharePoint avec Microsoft 365 permet une utilisation transparente de Power BI pour obtenir des informations et des rapports en temps réel directement dans l’intranet. Les utilisateurs peuvent accéder à des tableaux de bord analytiques et à des rapports sans changer de plateforme, ce qui favorise la prise de décision fondée sur les données.
Power Automate facilite la création et l’intégration d’applications personnalisées pour automatiser les processus opérationnels, allant de simples approbations à des flux de travail complexes. L’intégration de ces applications dans SharePoint offre aux utilisateurs une expérience de travail cohérente avec tous les outils nécessaires à portée de main.
Bien que les intranets externes puissent offrir des intégrations basiques avec ces outils, la précision et la facilité d’utilisation peuvent être limitées. Malgré qu’il existe des solutions pour relier ces outils à des plateformes tierces, leur cohérence et leur efficacité peuvent varier, ce qui nécessite parfois un développement ou des ajustements supplémentaires.
Avantages et limites des intranets externes
Les intranets externes offrent des avantages distincts tels que la personnalisation et des expériences utilisateur uniques. Cependant, l’intégration avec l’écosystème Microsoft 365 peut poser des problèmes. Les solutions externes peuvent avoir du mal à fournir une expérience de recherche aussi intégrée et puissante que SharePoint, ce qui peut conduire à des documents stockés en double dans M365 et dans l’intranet.
En outre, la double gestion des groupes d’accès représente un défi important. Avec des groupes Microsoft 365 gérés par l’IT et des groupes intranet distincts gérés par la communication, la complexité et le risque d’erreurs augmentent, ce qui rend difficile le renforcement cohérent des politiques de sécurité sur les deux plateformes.
Powell Intranet : Une solution de transition potentielle
Dans le débat entre SharePoint et les solutions intranet externes, Powell Intranet est une solution qui comble le fossé entre les besoins du département informatique et ceux du département communication. En tant que solution nativement intégrée à Microsoft 365 et SharePoint, Powell Intranet répond aux lacunes de SharePoint tout en maximisant les avantages de l’écosystème Microsoft. Il offre une plateforme intranet complète et avancée, s’efforçant de concilier les besoins des départements informatiques et de communication.
Une expérience utilisateur renforcée
L’intranet Powell donne la priorité à une expérience utilisateur supérieure avec une interface moderne et personnalisable. Cette approche favorise un espace de travail numérique engageant et visuellement attrayant qui s’aligne sur les attentes des utilisateurs en matière d’esthétique et de fonctionnalité. Des capacités de personnalisation approfondies peuvent améliorer l’adoption par les employés et conduire à une expérience utilisateur cohérente et satisfaisante sur divers appareils.
Stimuler l’engagement des employés
L’engagement des employés est au cœur de la proposition de valeur de Powell Intranet. Celui-ci propose des gamifications, des boîtes à suggestions et des espaces de collaboration interactifs afin de stimuler la participation active, le partage des connaissances et un sentiment de communauté plus fort au sein de l’organisation.
Création de contenu simplifiée
La création de contenu est rationalisée grâce à des templates prêts à l’emploi et une interface intuitive, ce qui la rend accessible à tous. Cette facilité d’utilisation améliore la gestion du contenu et encourage une communication interne dynamique grâce à des informations toujours actualisées et pertinentes.
Gestion avancée des documents
Powell Intranet se fonde sur les capacités de gestion des documents de SharePoint en ajoutant des fonctionnalités avancées de métadonnées et de marquage. Cela améliore l’organisation, la recherche et le partage des documents, garantissant une gestion efficace sans doublons.
Une application mobile dédiée aux travailleurs de terrain
Reconnaissant l’importance croissante des travailleurs de terrain, Powell Intranet propose une application mobile dédiée. Cela permet à tous les employés, quel que soit le lieu où le poste de travail fixe, de rester connectés et informés grâce à un accès instantané aux informations et ressources essentielles de l’entreprise.
Conclusion
Lorsque l’on compare les avantages et les limites des intranets externes et de SharePoint, il devient évident qu’il n’existe pas de solution unique. Alors que les solutions externes offrent une personnalisation et un engagement supérieurs, l’intégration à l’écosystème Microsoft 365 peut s’avérer difficile. Inversement, SharePoint excelle dans la gestion des documents mais peut nécessiter plus de personnalisation et de flexibilité pour l’engagement des utilisateurs.
Powell Intranet combine les forces des deux mondes. Son intégration native à Microsoft 365 et SharePoint remédie aux lacunes de SharePoint tout en offrant une expérience utilisateur enrichie, une gestion avancée des documents et des capacités d’engagement et de contribution simplifiées. En outre, l’application mobile dédiée répond aux besoins des travailleurs de terrain et sans bureau, en veillant à ce que chacun reste connecté et engagé.
Powell Intranet répond également aux exigences de sécurité et de gestion informatiques tout en satisfaisant les besoins de communication et de collaboration. Cette approche vise à créer un environnement synergique pour les organisations à la recherche d’une solution intranet moderne et efficace au sein de l’écosystème Microsoft 365.
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