Comment gérer les employés à distance avec Microsoft Teams

May 6th, 2021 by Yvonne Harris

RH Télétravail & travail hybride

La gestion d’une équipe dans un espace de bureau traditionnel présente des défis qui ont fait l’objet de nombreuses discussions et recherches. Aujourd’hui, avec la mise en œuvre du télétravail à l’échelle mondiale, les managers sont confrontés à de nouveaux obstacles tout en essayant de mener les équipes au succès. Pour certains, la transition vers le télétravail s’est faite en douceur, mais pour la majorité, c’est une tâche qui nécessite de nouvelles stratégies. Pour gérer avec succès les employés à distance, les managers se tournent vers des outils de collaboration comme Microsoft Teams. Cependant, la plateforme doit être accompagnée des bonnes stratégies.

 

Les défis de la gestion des collaborateurs à distance et la place de Microsoft Teams

Plus d’un tiers des entreprises américaines prévoient que la moitié de leur personnel travaillera désormais à distance. Offrir des possibilités de télétravail est essentiel pour attirer de meilleurs talents, réduire la rotation du personnel et éventuellement diminuer les frais généraux. Cependant, une main-d’œuvre éloignée pose un ensemble de défis uniques.

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Les employés à distances peuvent se sentir déconnectés, seuls ou stressés et incapables de séparer leur travail de leur domicile. Dans le même temps, le télétravail offre une grande flexibilité, supprime les longs trajets et permet aux personnes de créer un environnement de travail adapté à leurs besoins. Pour profiter pleinement des possibilités offertes par le travail à domicile, les employés ont besoin des conseils de leurs responsables et des ressources humaines. Une bonne gestion stimule la motivation des employés et augmente la productivité.

Pour gérer efficacement les employés à distance, il faut utiliser la bonne technologie de la meilleure façon possible. Avec le passage massif au télétravail, de plus en plus d’entreprises ont adopté Microsoft Teams comme outil pour faciliter la collaboration virtuelle. Teams compte désormais plus de 115 millions d’utilisateurs quotidiens. Les organisations s’appuient sur cet outil en raison de sa puissance et de son potentiel, mais aussi pour tirer le meilleur parti de leur investissement dans Microsoft 365.

 

10 stratégies pour gérer avec succès les employés à distance avec Microsoft Teams

Fournir la bonne technologie

Les entreprises ont toujours investi dans le lieu de travail physique. La pandémie et les fermetures qui ont suivi ont confirmé que les organisations doivent maintenant investir dans la Digital Workplace, pour garantir la résilience et l’agilité. Les entreprises ne peuvent pas contrôler l’environnement physique d’un employé distant, mais elles peuvent créer un meilleur environnement virtuel.

Cet espace de travail virtuel est essentiel pour les employés à distance, et l’intranet de l’entreprise seul ne suffira pas. Microsoft Teams est un élément clé pour intégrer un intranet et fournir à son tour une plateforme de collaboration attrayante. Microsoft Teams est l’un des outils de collaboration les plus populaires, car il permet non seulement de discuter et d’appeler, mais aussi de partager des documents et de travailler ensemble en temps réel.

Le choix d’utiliser Teams n’est que la première étape. Les responsables doivent ensuite l’utiliser d’une manière qui convienne aux employés.  Chacun communique différemment, certains aiment les appels vidéo tandis que d’autres veulent envoyer des messages rapides. Décidez de ce qui est le mieux pour les deux parties.

 

Contrôles réguliers

Près de la moitié des employés à domicile craignent de passer à côté d’informations importantes. Pour éviter cela, les responsables peuvent organiser des contrôles réguliers. Prévoyez une réunion hebdomadaire des équipes avec les employés à distance et veillez à ce que du temps soit consacré au rattrapage. Le fait de réserver du temps chaque semaine pour se connecter permet aux employés à distance de se sentir remarqués, d’exprimer leurs préoccupations ou de leur donner les conseils dont ils ont besoin.

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Des contrôles réguliers permettent également aux responsables de se faire une idée de la charge de travail d’un employé, en s’assurant qu’il n’a pas trop à faire ou qu’il peut attribuer davantage de responsabilités.

 

Définir les bonnes pratiques

Dans un bureau physique, les managers pourraient établir une politique de portes ouvertes ou des horaires de bureau programmés. Il était également facile pour les employés de savoir quand un responsable était libre car ils pouvaient le voir. Dans un environnement virtuel, ces files d’attente sont perdues. À mesure que les entreprises s’éloignent du bureau, de nouvelles lignes directrices sont nécessaires.

Microsoft Teams permet une collaboration instantanée, par le biais de chats, de canaux, d’appels, etc. Cependant, si un employé ne sait pas quoi utiliser, il devient frustré. Pour éviter toute confusion, il convient de définir des lignes directrices sur les lieux où différents types de collaboration peuvent avoir lieu.

  • Définissez des canaux privés pour les tâches et les messages individuels.
  • Créez un canal d’équipe pour des informations plus générales.
  • Définissez quand les employés doivent organiser un appel, quand un courrier électronique peut être plus approprié et quand ils envoient simplement un message.
  • Veillez à ce que la création d’équipes soit contrôlée pour éviter les doubles emplois.

Il peut également être utile de donner des directives sur le moment où un responsable est plus disponible. Le lundi est peut-être une journée chargée pour les réunions, mais le vendredi est généralement plus ouvert. Peut-être que les soirées sont plus calmes. Trouvez ce qui fonctionne le mieux et informez votre équipe.

 

Suivre les progrès

Les dirigeants craignent que les employés ne travaillent pas lorsqu’ils sont à la maison. Les employés, à leur tour, ressentent une pression pour prouver qu’ils le font. Bien que l’on pense que les employés éloignés se relâchent, des études montrent qu’ils travaillent deux heures de plus par semaine depuis qu’ils se sont éloignés pendant la pandémie.

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Néanmoins, se concentrer sur les heures passées est contre-productif. Tout comme il est facile pour les employés de rester inactifs dans un bureau pendant des heures, ils peuvent aussi rester actifs sur Teams et faire très peu de choses. Pour mieux gérer les employés à distance, les responsables devraient plutôt reconnaître le travail effectué et les tâches accomplies. Microsoft Teams peut aider à l’intégration de leur Planner. L’application Planner permet aux équipes de travailler ensemble et sur des projets, et grâce à la fonction To-Do, les managers peuvent assigner des tâches aux employés. Les applications et les intégrations sont les secrets pour tirer le meilleur parti de Teams.

 

Faciliter le travail d’équipe

Un travail d’équipe solide est essentiel pour que les employés soient plus productifs et plus engagés. Cela se produit lorsqu’il existe une culture de collaboration.

Le travail d’équipe peut être plus naturel dans un bureau physique où les employés sont ensemble. Pour le télétravail, ils doivent disposer de la bonne technologie. La première étape consiste à offrir aux employés un espace de collaboration. Microsoft Teams est conçu pour faciliter le travail d’équipe et la collaboration, mais il ne se fait pas tout seul.

Les managers peuvent contribuer à promouvoir une culture du travail d’équipe et une planification consciente.

  • Prévoyez des réunions hebdomadaires sur Teams : Encouragez chacun à avoir sa webcam allumée et à utiliser le mode “ensemble”.
  • Organisez des discussions informelles entre les équipes autour d’un café : Construisez des liens d’équipe, avec des discussions informelles. Utilisez l’arrière-plan des cafés Microsoft Teams pour une meilleure expérience virtuelle.
  • Créez des canaux spécifiques de collaboration : Définissez les objectifs de chaque canal et contrôlez le canal.

 

Assurer des interactions en face à face

21% des télétravailleurs luttent contre la solitude. Pour toute personne vivant seule, ce phénomène ne fera que s’amplifier. Cependant, un changement facile à mettre en œuvre et qui peut aider est de faire des appels vidéo le mode par défaut.

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Allumer la caméra pour un appel de l’équipe peut être intimidant, surtout lorsque les employés travaillent à domicile. Certaines personnes peuvent être conscientes de leur environnement et ne pas vouloir que leurs collègues voient l’intérieur de leur maison. Les arrière-plans Microsoft Teams aident en brouillant l’environnement ou en offrant un faux environnement. Les entreprises peuvent également créer un arrière-plan personnalisé. Pendant les réunions de l’équipe, utilisez le mode “Ensemble”, afin de donner l’impression que tout le monde est dans la même pièce.

 

Classer les tâches par ordre de priorité

Dans un bureau physique, il est plus facile de voir quand quelqu’un est surchargé. Voir des piles de papier et du désordre sont des signes évidents. Un sentiment de stress se manifeste également par le comportement de la personne, comme de longues heures de travail et le fait de prendre son repas à son bureau. Lorsqu’il s’agit de gérer des employés à distance, il est plus difficile de repérer quand quelqu’un est surchargé.

Les travailleurs à distance sont cachés derrière un écran. Ils peuvent vouloir prouver qu’ils travaillent dur et qu’ils acceptent chaque tâche. Ou bien ils peuvent avoir du mal à établir des priorités parce qu’il n’est pas aussi évident de savoir quelles sont les tâches prioritaires. Aidez les employés à hiérarchiser les tâches avec une intégration Teams comme Microsoft Planner. Grâce à une vue d’ensemble des tâches d’un employé, il est plus facile de remarquer les dépassements de tâches.

 

Assurer les flux de communication

En tant que manager, il est important de ne pas se contenter de donner des ordres, mais de créer un environnement plus participatif. Les styles de gestion descendante sont dépassés et la clé d’une communication efficace est d’assurer la circulation de l’information dans les deux sens. Microsoft Teams permet de faire passer l’information de haut en bas et de bas en haut.

 

Reconnaître le bien-être

40 % des employés ont été victimes d’épuisement professionnel pendant la pandémie de Covid-19. Le stress et l’épuisement professionnel sont des problèmes graves qui affectent non seulement la productivité des employés, mais aussi leur bien-être.

Manage Remote Employees Burnout

Lorsque les employés travaillent à distance, il peut devenir difficile de séparer le travail et la vie de famille, ce qui conduit rapidement à une surcharge de travail. Les gestionnaires peuvent aider en prenant contact avec les employés, en s’assurant qu’ils ne sont pas surchargés, en veillant à ce qu’ils disposent du bon équipement et en étant à l’écoute de leurs besoins. Microsoft Teams peuvent également apporter son aide, grâce à ses nouvelles fonctionnalités de bien-être des employés conçues pour améliorer la santé mentale.

 

Gérer l’espace ainsi que ses utilisateurs

Si Microsoft Teams doit être l’outil de collaboration des employés, il doit également être géré. Sans un contrôle approprié, Microsoft Teams peut sombrer dans le chaos. Des équipes multiples, sans structure de dénomination claire, provoquent des maux de tête et frustrent les employés. Il est essentiel que lorsque les employés se connectent à leur espace de travail, celui-ci soit structuré et facile à utiliser. Vous pouvez améliorer l’expérience des employés et contrôler l’étalement des équipes avant qu’il ne se produise avec une application de gouvernance comme Powell Teams.

 

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