Il existe deux manières de créer des équipes dans Microsoft Teams. En libre-service, c’est-à-dire que les employés peuvent créer des équipes librement, ou service fermé, les équipes IT contrôlent la création des équipes.
Malheureusement, ces méthodes impactent votre environnement Teams.
Quelles sont les conséquences pour votre environnement Teams ?
La plupart des organisations laissent la création des équipes Teams en libre-service en place, afin les employés puissent créer, librement, autant d’équipes qu’ils le souhaitent.
Cette approche pose souci sur le long terme… Trop d’équipes Teams sont créées, et parfois, avec des critères de gouvernance de l’information qui ne sont pas conformes. La prolifération des équipes est hors de contrôle, il y a de trop nombreux espaces pour travailler, il y a un manque de règles de bonne gestion des documents et des invités, … En quelque sorte c’est un peu le nouveau Far West.
D’autres organisations, souvent dans des industries plus régulées comme la pharmacie, la finance, ou encore le secteur public, ont adopté la création des équipes en service fermé. La possibilité de créer des équipes par les employés doit donc passer par un formulaire. Le souci dans ce cas-là, c’est que les équipes IT voient leur charge de travail manuelle augmenter, et leur souplesse et productivité diminuer.
Comment Powell Software résout cette problématique ?
Powell Software a développé l’application Powell Teams, qui permet de mettre en place une gouvernance équilibrée. Celle-ci consiste à faire la balance entre les deux approches possibles : libre-service et complètement fermé.
Cette gouvernance équilibrée consiste à décentraliser les approbations au plus proche du métier.
Avec Powell Teams, les équipes IT construisent, avec le business, des modèles d’équipes prêts à l’emploi, validés en termes de sécurité (l’équipe est-elle privée, publique, ouverte en externe ou non), et en termes de contenu métier (quelles sont les applications les documents que je me servirai systématiquement).
Ces modèles sont ensuite publiés auprès des employés, en les ciblant en fonction de leur rôle dans l’organisation.
La création des équipes est soumise à approbation en fonction des modèles. La validation est déléguée à des personnes qui ne font pas forcément partie de l’équipe IT, par exemple, le Manager direct, ou un référent métier, selon le modèle choisi. Le valideur de la demande reçoit des notifications Teams pour les demandes d’approbation. Il peut les revoir et les valider.
Powell team s’occupe de créer automatiquement l’équipe selon les données métiers et sécurité définies.
Pour résumé, quels sont les bénéfices de Powell Teams ?
Powell Teams, c’est le meilleur compromis pour une gouvernance équilibrée, entre libre-service et service fermé.
Le système est suffisamment souple et il s’adapte au cas d’usage métier et à sa criticité. Les valideurs sont au plus proche du métier pour réduire la charge des équipes IT centralisée. Les modèles d’équipes sont impactant pour faciliter l’attache des collaborateurs.
Mais surtout, la puissance de Powell Teams c’est de créer automatiquement ces équipes. Ce qui prenait parfois 20 à 30 minutes de création manuelle, peut être fait en quelques clics avec Powell Teams.
Powell teams, c’est :
- Plus de contrôle pour les équipes IT
- Plus de souplesse pour les collaborateurs
- Et surtout, moins de temps passé sur des tâches répétitives à faible valeur pour tout le monde
Conclusion
On sait maintenant comment éviter les équipes sans propriétaires dans Microsoft Teams et comment Powell Teams peut nous aider dans les tâches administratives quotidienne.
Si vous êtes administrateur IT ou que vous souhaitez en connaitre un peu plus sur votre environnement Teams, nous vous invitons à regarder nos autres vidéos dans la série “Une journée en tant qu’administrateur IT“, ou de nous contacter pour obtenir un bilan de santé personnalisé de votre environnement.