L’engagement et l’expérience des employés sont plus que de simples mots à la mode, ils ont un impact direct sur la communication et la collaboration au sein d’une entreprise. L’adoption de l’intranet d’entreprise est un excellent moyen d’encourager les employés à s’engager.
Comprendre l’adoption d’un Intranet
L’adoption peut signifier beaucoup de choses, mais elle est généralement simple. Pour certains, il s’agit de suivre la première visite des utilisateurs, pour aider à construire des analyses, en particulier lorsqu’une plateforme intranet vient d’être lancée. Pour d’autres, il s’agit de suivre le nombre de clics, de visites de pages, de contributions, ou même le nombre d’employés qui ont personnellement configuré leur page d’accueil.
Pourquoi mentionner l’intranet quand on parle de l’engagement des employés ? L’intranet d’entreprise est une plateforme d’engagement typique car il est la source d’accès à la communication descendante au sein d’une entreprise. C’est là qu’un employé peut trouver tout ce qu’il veut, des actualités de l’entreprise à la politique des ressources humaines, en passant par un formulaire de demande de congé. Si un employé ne se connecte pas à l’intranet, il passe à côté d’informations et de communications importantes provenant de l’entreprise. Des informations qui pourraient lui faciliter la vie au quotidien.
Comment les organisations peuvent-elles s’assurer qu’un employé est engagé dans l’intranet ? Un excellent moyen de s’assurer de l’engagement des employés est de suivre l’adoption de la plateforme. Cela signifie que si les bonnes analyses ont été intégrées à la plateforme intranet, il est possible de savoir si les employés assimilent ou non les bonnes informations. Il est possible de savoir si les employés adoptent ou non la plateforme. De plus, si une bonne stratégie d’adoption est en place au départ, des analyses vous aideront à façonner l’intranet en permanence au fil du temps et à faire en sorte que tous les nouveaux employés adoptent l’outil.
Définition d’une adoption d’intranet réussie
Il est important de définir comment une entreprise mesure le succès de l’adoption. Un bon point de départ est de considérer les différents rôles des employés. Selon que l’employé fait partie des RH, de la Communication ou même du service des ventes, il faudra réfléchir directement à la manière dont il va adopter l’intranet. Il est donc important de créer des mesures complètes pour suivre l’adoption de ces profils individuels. Cela peut sembler être un défi, mais heureusement, Powell Software est là pour vous aider. Nous vous fournissons les modèles des profils d’employés que vous souhaitez suivre. Ces modèles sont fournis avec les outils nécessaires aux différents services, ce qui leur permet de trouver des informations utiles pour leur rôle. Dans chacun de ces modèles, nous fournissons des analyses en temps réel pour suivre les visites sur ces pages ciblées. Cela vous permet d’avoir une vue d’ensemble de la façon dont les différents profils d’employés s’adaptent au nouvel intranet.
Bonnes pratiques pour tirer parti des employés afin d’assurer le succès de votre intranet
Commencer par intégrer l’équipe de communication interne
Une fois qu’une entreprise a défini à quoi ressemble une adoption réussie d’un intranet, il est temps de s’assurer du succès. L’un des meilleurs moyens d’y parvenir est de tirer parti des personnes. L’objectif de l’intranet est de communiquer dans toute l’organisation, et les premières personnes qui doivent être intégrées sont donc l’équipe de communication interne. Ils doivent être prêts à mettre en avant l’intranet de l’entreprise comme le point de contact pour les informations importantes.
Encourager l’Employee Advocacy
Une excellente façon pour une équipe de communication interne de promouvoir l’intranet est de donner aux employés les moyens de devenir les ambassadeurs de leur entreprise. Encourager les employés à partager les informations de l’entreprise qui commencent sur la plateforme intranet est un excellent moyen de les faire participer. Powell Software est là pour vous aider avec nos modèles de partages des publications par les employés afin d’aider l’équipe de communication interne à stimuler l’adoption de l’intranet.
Créer un réseau interne de champions
Une autre façon de tirer parti des personnes pour assurer le succès est de créer un réseau interne de champions. Il est essentiel d’avoir des parrains internes comme personnes de référence pour se familiariser avec l’intranet. Ces personnes doivent être accessibles et enthousiastes à l’égard de l’intranet de l’entreprise.
Donner l’exemple dès le début
Lorsque le PDG et les cadres supérieurs font tout leur possible pour montrer qu’ils ont adopté l’intranet avec succès, le reste de l’organisation n’a pas d’autre choix que de suivre. Ceux qui suivent cet exemple devraient être félicités sur le portail lui-même pour encourager une saine adoption de l’intranet.
Rendre l’Intranet facilement accessible
Toutefois, la meilleure façon d’encourager l’adoption de l’intranet est de l’intégrer à la Digital Workplace. Amenez l’intranet aux employés par le biais d’une plateforme qu’ils utilisent déjà tous les jours. Si l’organisation utilise Microsoft 365, Microsoft Teams sera la principale application à laquelle les employés se connecteront chaque jour, quel que soit leur rôle, en particulier dans le climat actuel. Alors pourquoi ne pas faire entrer l’intranet directement dans Microsoft Teams ? Heureusement, Powell Software a une application pour cela, Powell Teams. D’après notre expérience, nous savons que la meilleure façon d’encourager l’adoption de cette application est de rendre l’intranet facilement accessible aux employés de tous types.
Le lien entre l’adoption et l’engagement sur l’Intranet
Il est important de suivre l’adoption de l’intranet car il existe un lien immédiat entre l’engagement d’un employé sur son lieu de travail et les performances globales de l’entreprise. C’est pourquoi les entreprises veulent encourager les employés à communiquer et à s’engager autant que possible sur leur espace numérique de travail ou leur intranet. S’assurer que l’intranet est pertinent et à jour est le moyen le plus efficace pour une entreprise de garantir aux employés un moyen facile d’accéder aux informations importantes de l’entreprise et un écosystème de collaboration. Le taux d’adoption est un bon moyen de confirmer ce succès et, par conséquent, le retour sur investissement de l’intranet.
Comment suivre l’adoption sur l’Intranet : Bonnes pratiques
Le suivi de l’adoption varie en fonction de la stratégie de l’entreprise. Il existe cependant deux grands types d’indicateurs.
Indicateurs quantitatifs
Les indicateurs quantitatifs fournissent des analyses et des mesures permettant de mieux comprendre le comportement des utilisateurs sur l’intranet. Pour obtenir ces informations, les entreprises peuvent utiliser des applications, des outils externes ou des outils internes. Par exemple, dans l’écosystème Microsoft, les entreprises peuvent utiliser les statistiques de SharePoint. Il est également possible d’utiliser des outils externes comme Google Analytics.
Les mesures utilisées dépendent de la stratégie de l’entreprise. Par exemple, les vues, les visiteurs uniques, les mesures de segmentation, les mesures de recherche et les mesures de flux d’utilisateurs.
Outils pour recueillir des informations quantitatives
Tout d’abord, tirez le meilleur parti des statistiques in-app déjà disponibles dans l’écosystème. SharePoint dispose de bonnes analyses sur l’utilisation du site et Powell Intranet permet aux organisations de les exploiter plus efficacement. Powell Analytics permet aux organisations de voir facilement le trafic par page. Par exemple, en se concentrant sur la page d’accueil, la porte d’entrée de l’intranet, on obtient une bonne indication de l’utilisation en vérifiant simplement le nombre de connexions.
Décisions stratégiques fondées sur l’analyse
Une bonne analyse des tendances en matière de connexions peut aider les entreprises à s’adapter à certaines stratégies. Par exemple, si les lundis sont généralement des jours de forte connexion, ce pourrait être un bon jour pour lancer une campagne de communication. À l’inverse, les jours de faible affluence pourraient être choisis pour les mises à jour de l’intranet.
Savoir par quel type de dispositif les employés accèdent à l’intranet aide à planifier une stratégie de développement continu. Par exemple, si les utilisateurs préfèrent l’accès au bureau, il faut envisager d’optimiser le contenu pour les appareils à grand écran comme les ordinateurs portables. Si les utilisateurs accèdent à l’intranet par le biais d’un téléphone portable, il peut être judicieux de s’intéresser d’abord au travail mobile et de suivre l’adoption par les travailleurs sur le terrain.
Pour aller plus loin dans l’analyse, des outils externes peuvent également être utilisés. Par exemple, utiliser Google Analytics ou tout autre outil permettant d’intégrer ces données dans Power BI. Pousser les données quantitatives plus loin en ayant des KPI avancés tels que le temps moyen par page, l’analyse de la segmentation des utilisateurs, ou même certaines tendances de navigation sur le site. Powell Software offre un moyen facile d’intégrer des analyses externes comme Google Analytics.
Le suivi de l’adoption avec des chiffres et des statistiques est un début, mais il est également crucial de comprendre l’expérience de l’utilisateur final et la façon dont les employés perçoivent l’outil. C’est pourquoi l’analyse qualitative est également essentielle.
Indicateurs qualitatifs
Le deuxième type d’indicateur est qualitatif, il recueille les réactions des utilisateurs pour identifier les changements à apporter afin de favoriser l’adoption globale de l’intranet. Pour sonder l’opinion des collaborateurs, utilisez des enquêtes, des ateliers et des outils comme la voix des utilisateurs.
Ses opérations cruciales sondent les besoins des employés et analyse les points à résoudre, puis elles peuvent permettre de choisir comment répondre à ces besoins sur la Digital Workplace.
Ces défis peuvent être résumés en quatre thèmes :
- Engagement des employés : Les employés sont-ils engagés dans l’intranet ?
- Pertinence de la communication : Le bon contenu est-il disponible sur l’intranet ?
- Processus des employés : Mettez-vous en place les bonnes applications, les bons outils et les bons processus pour faciliter la vie des employés ?
- Productivité des employés : Les employés gagnent-ils du temps grâce à l’intranet ?
Powell Software aide à relever ces défis en fournissant des modèles tels que l’employee advocacy, l’idéation, la gamification pour une expérience plus ludique ou l’intégration des employés grâce à des modèles d’onboarding automatisés.
Il est également important de se concentrer sur l’avenir de l’intranet, de rechercher l’évolution et les moyens de s’améliorer. Une Digital Workplace n’est pas censée être stagnante, elle doit s’améliorer constamment. En saisissant des indicateurs qualitatifs, une entreprise peut identifier les défis qui peuvent être améliorés et comment les relever. Elle peut ensuite mesurer la situation actuelle sur la base de ces indicateurs, par exemple la valeur commerciale que l’intranet apporte.
Enfin, pour assurer le succès d’un intranet, il est important d’inclure les cadres de votre entreprise et d’en faire des ambassadeurs de l’intranet. Ce n’est que lorsque la direction sera impliquée que l’adoption de l’intranet pourra devenir un véritable succès.
Conclusion
La réussite de l’adoption d’un intranet commence par la définition d’une stratégie d’adoption, mise à jour et adaptée à l’organisation, afin de tirer parti d’indicateurs quantitatifs et qualitatifs, ainsi que par le suivi de l’adoption en tant qu’indicateur clé de la réussite de l’intranet, et enfin par l’utilisation de ces informations pour stimuler l’adoption.
Choisir le bon fournisseur d’intranet est la meilleure façon de s’assurer que votre stratégie d’adoption de l’intranet est lancée au mieux. Si vous souhaitez savoir comment Powell Intranet pourrait être mis en œuvre dans votre organisation, organisez une démo avec notre équipe dès aujourd’hui.