L’Hybrid Workplace gagne en popularité, mais le passage à un modèle de travail plus flexible est entravé par des préoccupations liées à la productivité des employés. Si les travailleurs à distance peuvent être confrontés à des difficultés, celles-ci sont surmontées grâce à une planification et une préparation adéquates. Les études soutiennent en fait le modèle hybride qui répond mieux aux besoins des employés et qui, en fin de compte, peut améliorer la productivité au bureau et en télétravail.
La productivité des employés dans l’Hybrid Workplace
La crise de Covid-19 a déclenché une révolution dans la façon dont les gens travaillent, et son impact se fera sentir pendant des années. Les mesures adoptées pour faire face à la pandémie à court terme se sont maintenant implantées et ont changé l’avenir du travail. À bien des égards, ces changements sont pour le mieux, comme le passage au travail à distance ou hybride. Bien que le “télétravail” ait commencé comme une mesure temporaire, de nombreux employés et organisations ont découvert ses avantages et sont déterminés à poursuivre dans cette voie. Toutefois, pour que ce changement s’inscrive dans la durée, les décideurs doivent pouvoir en mesurer les bénéfices, l’un des plus importants étant la productivité des employés.
Définition de la productivité des employés
La productivité des employés est la mesure de la production des employés. Elle est souvent confondue avec l’efficacité, mais il y a une différence cruciale :
“L’efficacité est la quantité d’efforts fournis par un employé, tandis que la productivité est la quantité de travail accompli.” (BizFluent)
Les défis ayant un impact sur la productivité des employés
Pour que les employés puissent travailler et être productifs, certaines mesures doivent être prises. Au-delà des voisins bruyants et des chiens qui aboient, les travailleurs à distance sont confrontés à des obstacles que les organisations peuvent aider à surmonter grâce à quelques changements clés.
Défi : Clarification des règles et processus
Productivité des employés : Puisque dans de nombreuses organisations les directives sur le travail à distance ont été créées il y a seulement quelques mois, les politiques relatives au travail à domicile adoptées au début de la crise ont naturellement eu moins de temps pour se développer. Cela a un impact sur la productivité des employés, car personne ne peut être au mieux de sa forme s’il ne sait pas ce que l’on attend de lui.
Solution : Élaborer des lignes directrices et les centraliser sur votre intranet
Les employés doivent savoir quand ils sont censés être disponibles et par quels moyens. Il doit y avoir des règles et des procédures claires afin que les employés sachent à qui ils doivent rendre des comptes, et pour quoi. Les canaux de communication doivent être clairement définis, par exemple, indiquer quand utiliser Yammer plutôt que Teams, ou bien le courrier électronique au lieu du chat. La mise en place de directives sur le travail à distance permettra de surmonter la confusion et de laisser les employés de se concentrer sur la tâche à accomplir.
Communiquez ces lignes directrices et les meilleures pratiques aux employés dans un endroit qu’ils verront. Un intranet est un outil parfait pour cela, pour s’assurer que les communications descendantes leur parviennent. Un intranet efficace permettra de centraliser les lignes directrices essentielles sur le travail à distance et de mettre en évidence les nouvelles informations pour les employés.
Défi : Mesures de réussite des employés dépassées
L’époque où la productivité des employés était mesurée par le nombre d’heures qu’ils passaient assis à leur bureau est révolue. L’Hybrid Workplace est par nature plus flexible et les processus d’évaluation devraient donc en tenir compte.
Solution : Mettre à jour les indicateurs de performance clés des employés
La mesure de la productivité par les tâches accomplies, les objectifs atteints ou les mesures prises donne un bien meilleur aperçu de la productivité.
Le plus grand défi ayant un impact sur la productivité au bureau et à domicile est lorsque les employés n’ont pas les bons outils numériques. Comme les employés continuent à partager leur temps entre le bureau et la maison, ils devront être en mesure de collaborer et de recevoir des communications. Tout comme un peintre a besoin d’un pinceau, vos employés ont besoin des bons outils pour faire leur travail.
Solution : Une Digital Workplace complète
Dans un lieu de travail hybride, l’outil le plus crucial dont les employés ont besoin est une Digital Workplace complète. Quelque part, les employés, qu’ils soient au bureau ou à distance, doivent collaborer et communiquer pour travailler efficacement. Cependant, mettre trop de nouveaux outils à leur disposition ne fera que les troubler et peut même réduire leur productivité. La clé est de disposer d’une Digital Workplace complète qui relie les outils de collaboration et de communication et les rend accessibles à partir d’un seul endroit.
Un intranet informe et fait participer les employés, en leur offrant un espace où ils peuvent recevoir les informations de l’entreprise, postuler à des offres d’emploi internes, accéder à des directives sur le travail hybride, consulter facilement le profil de leurs collègues, et bien plus encore. Les travailleurs à distance et les travailleurs au bureau ont besoin de ces informations, mais peuvent vouloir accéder au portail de différentes manières. Les employés à distance doivent pouvoir accéder à l’intranet sur leur appareil mobile, où qu’ils se trouvent.
Un outil comme Microsoft Teams est la plateforme idéale pour la collaboration. Les travailleurs à distance et au bureau peuvent l’utiliser au quotidien et créer des équipes pour des projets spécifiques. Toutefois, les organisations doivent s’assurer que Microsoft Teams est utilisé comme prévu et que la création des équipes est contrôlée. La profusion des équipes et l’absence de structure peuvent avoir un impact sur la productivité en distrayant les employés de leurs tâches.
Pourquoi cet intérêt pour une Hybrid Workplace permanente et qu’est-ce que ça signifie exactement ?
Une Hybrid Workplace est un lieu de travail dans lequel les employés ont la possibilité de travailler physiquement dans un bureau ou à distance, d’où ils le souhaitent. Il s’agit d’un terme relativement nouveau et qui n’est pas strictement défini. Il appartiendra donc aux organisations de mettre en place leur propre définition et leurs propres lignes directrices. Toutefois, d’une manière générale, cela signifie qu’il faut donner aux employés une certaine flexibilité quant à l’endroit où ils font leur travail. Dans une étude réalisée par Buffer, 99 % des personnes interrogées ont déclaré qu’elles aimeraient travailler à distance au moins une partie du temps pour le reste de leur carrière.
Les organisations peuvent vouloir passer au modèle d’Hybrid Workplace pour de nombreuses raisons, dont certaines sont liées à la pandémie et d’autres à plus long terme.
Sécurité des employés
La distanciation sociale, un terme inconnu en 2019, est devenue une partie importante de la vie professionnelle pour protéger les employés. Garantir un écart d’un mètre entre les membres du personnel affecte l’organisation du bureau. En conséquence, les employés doivent alterner les jours où ils sont au bureau. Réserver un espace de bureau à l’avance peut aider à documenter qui est présent et à garantir que chacun dispose d’un espace de travail. Le Hot Desking (ou bureaux partagés) assure la sécurité et est la clé du lieu de travail hybride.
Flexibilité
Avant 2020, les bureaux physiques étaient le lieu de travail par excellence. Il y avait une présomption selon laquelle les travailleurs devaient être au bureau pour être productifs. Cette façon de penser ne tient pas compte des différents types d’employés et ne prend pas en considération le style de travail et les situations personnelles. En fait, plus de 40 % des employés souhaitent travailler à distance plus souvent. Pourquoi ? 91% souhaitent un meilleur équilibre entre le travail et la vie privée, 79% souhaitent une productivité accrue. Les employés veulent également moins de stress et de drames au bureau. Certains ont des responsabilités de garde d’enfants ou sont handicapés. Au-delà de la productivité des employés, le travail hybride adopte une vision plus globale des besoins et du bien-être des employés.
Productivité des employés : Qui des travailleurs à distance ou au bureau sont les plus productifs ?
Le débat sur la productivité des employés s’infiltre dans toutes les discussions sur le lieu de travail hybride. Une question se pose toujours : Qui des travailleurs au bureau ou à distance sont les plus productifs ?
Le déplacement massif vers le travail à distance a été une bénédiction déguisée pour ce débat, car il a fourni un énorme réservoir de sujets et de possibilités de recherche. Si une pandémie n’est pas le moment idéal pour mesurer la productivité des employés, elle a permis aux gens de tester le travail à domicile. Alors, qu’est-ce que les statistiques favorisent : les employés à distance ou au bureau ?
Chiffres clés de la productivité des employés
- Une étude du BCG a révélé que 75 % des employés interrogés, dans trois pays différents, considéraient que leur productivité à domicile était égale à leur productivité avant la pandémie.
- De même, le CoSo Cloud a constaté que 77 % des personnes interrogées ont déclaré avoir une plus grande productivité en travaillant à domicile.
- Atlassian rapporte que 76 % des personnes évitent en fait d’aller au bureau lorsqu’elles ont quelque chose d’important à faire.
De nombreux indicateurs suggèrent que la productivité des employés n’est pas affectée par le télétravail. Cependant, l’argument le plus équilibré est que certains employés sont plus productifs à la maison, d’autres au bureau. Dans les deux cas, la productivité des employés peut être améliorée en identifiant les défis auxquels chacun est confronté et en fournissant les bons outils pour les surmonter.