L’utilisation de Microsoft Teams et COVID-19 :
Comment la pandémie en a fait un outil indispensable
Si votre équipe ne travaillait pas encore à distance, il y a de fortes chances qu’elle le fasse désormais en raison du COVID-19. Plus de 2,5 milliards de personnes dans le monde sont sous le coup d’une ordonnance de maintien à domicile, y compris la plupart des pays d’Europe, les États-Unis et de nombreux pays d’Asie. Alors que nous nous adaptons à cette nouvelle normalité, les experts affirment que la pandémie de coronavirus va changer à jamais notre façon de travailler. Les entreprises voient de leurs propres yeux les avantages du home office, et beaucoup d’entre elles devraient continuer à s’orienter vers le télétravail bien après la fin de la crise.
Microsoft est l’une des entreprises qui connaissent la plus forte augmentation de la demande pour ses outils de travail à distance. La société a signalé une augmentation de 1000 % du nombre d’appels vidéo des équipes Microsoft en mars 2020, établissant un nouveau record de 2,7 milliards de minutes de réunion dans le monde en une seule journée.
L’utilisation de Microsoft Teams est également passée de 21 % à près de la moitié des réunions utilisant la vidéo. Cela témoigne de la valeur de pouvoir voir physiquement nos collègues au lieu de simplement leur parler au téléphone.
Optimiser votre stratégie d’adoption de Microsoft Teams pour une mise en œuvre plus rapide
Comme votre équipe travaille déjà en home office, le temps est un facteur essentiel lorsqu’il s’agit d’adopter Microsoft Teams à l’échelle de l’entreprise. Alors comment faciliter une transition rapide et en douceur sans ne laisser personne derrière ? Notre stratégie infaillible comporte quelques étapes pour que tout le monde s’y mette !
Créer un récit à l’échelle de l’entreprise
La première étape pour une adoption réussie de Microsoft Teams est de créer un récit qui répond aux questions “pourquoi” que votre équipe pourrait avoir. En voici quelques exemples :
– Pourquoi cette nouvelle technologie est-elle nécessaire ?
– Pourquoi devrais-je l’intégrer dans mon flux de travail quotidien ?
– Pourquoi a-t-on choisi Microsoft Teams plutôt que les autres solutions ?
– Quels avantages y a-t-il pour moi ?
Répondre à ces questions motivera votre équipe à commencer à utiliser MS Teams en ralliant tout le monde autour d’un objectif commun.
Donner une formation adéquate de l’outil Microsoft Teams
La frustration et la confusion des utilisateurs constituent un obstacle commun à l’adoption de toute nouvelle technologie. Les employés ne peuvent pas utiliser efficacement Microsoft Teams s’ils ne comprennent pas les caractéristiques de chaque fonctionnalité. Votre stratégie d’adoption de Microsoft Teams doit consacrer beaucoup de temps et de ressources à la formation à l’échelle de l’entreprise.
Heureusement, c’est un domaine dans lequel vous aurez un peu d’aide. Microsoft dispose d’une bibliothèque en ligne dédiée aux vidéos de formation Microsoft Teams qui guidera vos employés dans toutes les étapes, de la mise en route au partage de fichiers et à la participation à des réunions virtuelles. Il vous suffit de partager le lien avec votre équipe et de donner un délai raisonnable pour terminer la formation.
Mais la formation Microsoft Teams ne doit pas s’arrêter là. Si ces outils constituent une excellente ressource pour apprendre les aspects techniques de MS Teams, votre entreprise devra également établir et communiquer des politiques concernant leur utilisation.
Votre plan de gouvernance Microsoft Teams peut inclure une convention de nommage des équipes et des canaux, des politiques d’archivage du contenu et le choix des applications tierces à intégrer. Utilisez notre guide de gouvernance Microsoft Teams pour commencer à définir ces politiques internes.
Encourager et accompagner vos employés à développer leur dextérité numérique
Il est normal que tous les employés ne possèdent pas le même niveau de connaissances et d’aisance technologiques. Alors que certains membres de l’équipe excelleront dans l’utilisation de Microsoft Teams dès le premier jour, d’autres pourront avoir du mal indéfiniment à l’intégrer dans leur quotidien.
Nous utilisons souvent le terme de dextérité numérique pour parler des différentes capacités des employés à s’adapter aux nouvelles technologies. Selon les recherches, moins d’une personne sur dix dans la population active actuelle répond aux critères d’une grande dextérité numérique.
Ce qui peut vous surprendre, c’est qu’aucune génération n’a plus ou moins de chances d’être douée d’une grande dextérité numérique ; les générations millénaires sont tout aussi susceptibles que les générations plus anciennes d’avoir une bonne aisance digitale. Il sera donc plus difficile pour les responsables de prévoir et d’identifier les personnes qui pourraient avoir besoin d’un soutien supplémentaire au cours du processus d’adoption de Microsoft Teams.
Pour surmonter la fracture causée par la dextérité numérique, il faut s’assurer que les personnes qui sont le moins confortables ont accès à une formation et à un soutien adéquats. Pour certaines entreprises, cela peut impliquer de disposer d’une équipe de support technique dédiée. Les petites entreprises pourraient bénéficier davantage de l’accès des employés à un soutien externe en cas de besoin.
Gardez à l’esprit que la dextérité numérique est dictée par la culture de l’entreprise. Récompensez et encouragez les employés qui réussissent à intégrer Microsoft Teams à leur quotidien avec succès. Vous pouvez également envisager de mettre en place des activités virtuelles inclusives comme des happy hours, des jeux ou des pauses-café, afin de continuer à encourager l’adoption de Microsoft Teams et l’apprentissage par le biais d’événements amusants.
Surmonter les craintes et les défis
L’adoption de Microsoft Teams n’est pas un processus linéaire. Il est fréquent de connaître des revers et des difficultés en cours de route. La clé pour les surmonter est la communication interne. Recueillez régulièrement les réactions des responsables et des employés à domicile, en leur demandant ce qui fonctionne et ce qui doit être amélioré. Veillez à traiter ces questions rapidement ; cela montrera à l’ensemble de l’entreprise que la direction est à l’écoute de ses préoccupations.
Exploiter les outils tiers
Bien que Microsoft Teams soit un excellent outil en soi, ses fonctionnalités natives ne répondent peut-être pas à tous les besoins de votre entreprise. Des applications tierces peuvent soutenir le processus d’adoption de Microsoft Teams et aider à rendre la transition plus rapide et plus facile. Pour cela, nous vous recommandons Powell Governance, une application qui accélère l’adoption en améliorant l’organisation, la gestion et la gouvernance de Microsoft Teams.
L’adoption de Microsoft Teams avec Powell Governance
Alors, comment Powell Governance facilite-t-elle la gestion du changement de Microsoft Teams ? Voici quelques fonctionnalités dont vous pouvez bénéficier avec cette application :
– Un tableau de bord d’administration facile à utiliser qui simplifie la gestion des teams, sans avoir besoin de codage ou de connaissances techniques
– Un tableau de bord utilisateur intelligent qui rassemble en un seul endroit les teams, les activités récentes, les documents importants, etc.
– Des modèles d’équipes qui vous permettent de prédéfinir les paramètres, les canaux et les onglets
– Des analyses personnalisées pour mieux comprendre comment votre organisation utilise les teams
– Des recommandations en matière d’intelligence artificielle qui garantissent que les bonnes personnes voient le bon contenu
– Des outils d’organisation qui contrôlent le nommage et empêchent les doublons
Compte tenu de la situation mondiale actuelle, Powell Governance bénéficie actuellement d’une offre de deux mois gratuits pour les nouveaux abonnés qui s’inscrivent avant le 30 juin 2020. L’offre comprend un atelier virtuel guidé gratuit et l’assistance du service clientèle et du support technique.
