Nutzung von Microsoft Teams und COVID-19:
Wie die Pandemie es zu einem unverzichtbaren Werkzeug gemacht hat
Wenn Ihr Team keinen Home-Office früher für die Mitarbeiter eingeführt hat, dann ist es jetzt wahrscheinlich wegen COVID-19 zu einer Notwendigkeit geworden. Mehr als 2,5 Milliarden Menschen auf der ganzen Welt bleiben wegen der Quarantäne zu Hause, darunter die meisten in Europa, den Vereinigten Staaten und vielen Ländern Asiens. Während wir uns auf diese neue Normalität einstellen, berichten die Experten, dass die Coronavirus-Pandemie unsere Arbeitsweise für immer verändern wird. Mittlerweile sind Unternehmen auf die Vorteile der Heimarbeit aufmerksam geworden. Es wird erwartet, dass viele von ihnen noch lange nach dem Ende der Krise den Trend zur Fernarbeit fortsetzen werden.
Microsoft gehört zu den Unternehmen, die eine enorme Nachfrage nach seinen Tools für die Fernarbeit erleben. Das Unternehmen berichtete von einem 1000%igen Anstieg der Videoanrufeanzahl in Microsoft Teams im März 2020 und stellte einen neuen Rekord mit 2,7 Milliarden Besprechungsminuten weltweit an einem einzigen Tag auf.
Auch die Nutzung von Microsoft Teams hat sich von nur 21% auf fast die Hälfte aller Videobesprechungen verlagert. Dies ist ein Beweis dafür, wie wertvoll es ist, unsere Mitarbeiter physisch sehen zu können, anstatt einfach nur mit ihnen zu telefonieren.
Optimierung Ihrer Microsoft Teams-Akzeptanzstrategie für eine schnellere Implementierung
Da Ihr Team bereits von zu Hause aus arbeitet, ist Zeit ein wichtiger Faktor, wenn es um die unternehmensweite Einführung von Microsoft Teams geht. Wie erleichtern Sie also einen reibungslosen und zügigen Übergang, ohne jemanden zurückzulassen? Unsere Strategie besteht aus wenigen Schritten, die darauf gezielt sind, alle an Bord zu holen.
Kreieren Sie eine unternehmensweite Story
Der erste Schritt bei der erfolgreichen Einführung von Microsoft Teams besteht darin, eine Story für die Mitarbeiter zu kreieren. In dieser Story sollten die “Warum”-Fragen beantwortet werden, die Ihr Team möglicherweise hat. Hier einige Beispiele:
- Warum ist diese neue Technologie notwendig?
- Warum sollte ich sie in meinen täglichen Arbeitsablauf integrieren?
- Warum wurde Microsoft Teams gegenüber den Alternativen ausgewählt?
- Gibt es irgendwelche Vorteile für mich?
Die Antworten auf diesen Fragen werden Ihr Team motivieren, mit dem Einsatz von Teams zu beginnen.
Organisieren Sie eine allseitige Microsoft Teams-Schulung
Ein häufiges Hindernis für die Einführung neuer Technologien ist die Frustration und Verwirrung der Anwender. Mitarbeiter können Microsoft Teams nicht effektiv nutzen, wenn sie nicht verstehen, wie die einzelnen Features funktionieren. Ihre Strategie zur Einführung von Microsoft Teams sollte viel Zeit und Ressourcen für unternehmensweite Schulungen vorsehen.
Glücklicherweise ist dies ein Bereich, in dem Sie nur wenig Hilfe benötigen werden. Microsoft verfügt über eine dedizierte Online-Bibliothek mit Schulungsvideos von Microsoft Teams, die Ihre Mitarbeiter durch alles führen. Von den ersten Schritten bis hin zum Austausch von Dateien und der Teilnahme an virtuellen Meetings. Alles, was Sie tun müssen, ist, den Link mit Ihrem Team zu teilen und eine angemessene Frist für den Abschluss der Schulung zu setzen.
Aber die Microsoft Teams-Schulung sollte damit nicht aufhören. Die Online-Bibliothek von Microsoft ist eine großartige Ressource, um die technischen Funktionen von Teams zu erlernen. Ihr Unternehmen sollte aber auch Richtlinien für die Nutzung von Microsoft Teams erstellen und kommunizieren.
Der Microsoft Teams-Governance-Plan könnte ein Namensschema für Teams und Kanäle enthalten. Außerdem sollten die Richtlinien für die Archivierung von ungenutzen Teams bestimmt werden. Als weiteres sollte die Entscheidung getroffen werden, welche Drittanbieter-Anwendungen integriert werden dürfen. Verwenden Sie unseren Governance-Leitfaden für Microsoft Teams, um mit der Definition dieser internen Richtlinien zu beginnen.
Unterstützen Sie die Mitarbeiter mit geringerer digitaler Geschicklichkeit
Es ist allgemein bekannt, dass nicht alle Mitarbeiter den gleichen Grad an technologischer Kompetenz besitzen. Während einige Teammitglieder Microsoft Teams vom ersten Tag an vollumfänglich nutzen können, ist es für andere Mitarbeiter vielleicht viel aufwändiger, dies in ihren täglichen Arbeitsablauf zu integrieren.
Wir verwenden häufig den Begriff digitale Geschicklichkeit, um die unterschiedlichen Fähigkeiten der Mitarbeiter zur Anpassung an neue Technologien zu beschreiben. Untersuchungen haben ergeben, dass weniger als jeder Zehnte der heutigen Mitarbeiter die Kriterien für eine hohe digitale Geschicklichkeit erfüllt.
Was Sie vielleicht überrascht, ist, dass keine einzelne Generation mehr oder weniger wahrscheinlich digital geschickt ist; bei den Millenials ist es genauso wahrscheinlich wie bei den älteren Generationen, dass sie über eine hohe digitale Geschicklichkeit verfügen. Dadurch wird es für Manager schwieriger, vorherzusagen und zu erkennen, welche Personen während des Einführungsprozesses von Microsoft Teams zusätzliche Unterstützung benötigen könnten.
Um die durch die digitale Geschicklichkeit verursachte Spaltung zu überwinden, stellen Sie sicher, dass diejenigen am unteren Ende der Skala Zugang zu angemessener Schulung und Unterstützung haben. Für einige Unternehmen kann dies bedeuten, dass sie über ein spezielles technisches Support-Team verfügen müssen. Kleinere Organisationen könnten mehr davon profitieren, wenn sie ihren Mitarbeitern bei Bedarf Zugang zu externer Unterstützung gewähren.
Denken Sie daran, dass die digitale Geschicklichkeit von der Unternehmenskultur bestimmt wird. Belohnen und motivieren Sie Mitarbeiter, die Wege finden, ihre Arbeitsabläufe mit Microsoft Teams zu rationalisieren. Sie könnten auch integrative virtuelle Aktivitäten wie Happy Hours, Quiz-Spiele oder Kaffeepausen organisieren, um die Einführung von Microsoft Teams und das Lernen durch lustige Veranstaltungen weiter voranzutreiben.
Überwinden Sie Ängste und Herausforderungen
Die Einführung von Microsoft Teams ist kein linearer Prozess. Es kommt häufig vor, dass auf diesem Weg Rückschläge und Herausforderungen auftreten. Der Schlüssel zur Überwindung dieser ist die interne Kommunikation. Sammeln Sie regelmäßiges Feedback von Managern und Mitarbeitern und fragen Sie, was funktioniert und was verbessert werden muss. Achten Sie darauf, diese Probleme umgehend anzugehen. Dies wird dem gesamten Unternehmen zeigen, dass die Führung ein offenes Ohr für ihre Anliegen hat.
Setzen Sie Drittanbieter-Tools ein
Obwohl Microsoft Teams an sich ein großartiges Tool ist, bieten seine nativen Funktionen möglicherweise nicht alles, was Ihr Unternehmen benötigt. Die Anwendungen von Drittanbietern können den Einführungsprozess von Microsoft Teams unterstützen und dazu beitragen, den Übergangsprozess schneller und reibungsloser zu gestalten. Dazu empfehlen wir Powell Teams, eine App, die die Einführung durch die verbesserten Organisation, Management sowie Governance beschleunigt.
Microsoft Teams-Adoption mit Powell Teams
Wie genau erleichtert Powell Teams das Änderungsmanagement von Microsoft Teams? Hier sind nur einige Funktionen, auf die Sie sich mit dieser App freuen können:
- Benutzerfreundliche Administrationskonsole für die kinderleichte Governance von Teams, keine Programmierer- oder technische Kenntnisse erforderlich
- Ein intelligentes Benutzer-Dashboard, welches Neuigkeiten, jüngste Aktivitäten, wichtige Dokumente und mehr an einem Ort zusammenfasst
- Vorlagen, mit denen Sie die Einstellungen, Kanäle und Registerkarten vordefinieren können
- Angepasste Berichte für eine bessere Vorstellung der Teams-Nutzung
- KI-Empfehlungen für die Darstellung der relevanten Informationen
- Tools für die Kontrolle über die Teams-Benennung und für die Verhinderung der Redundanz