SharePoint Digital Workplace : fonctionnalités, avantages et bonnes pratiques

Qu’est-ce qu’une digital workplace avec SharePoint ?

Définition et concept de digital workplace

La digital workplace (ou espace de travail digital) désigne un environnement numérique unifié, accessible à tous les collaborateurs, où l’on retrouve les outils, les documents et les espaces de collaboration nécessaires au travail quotidien des collaborateurs. Elle dépasse le simple intranet : elle devient un point d’entrée unique vers l’information, la communication interne et les applications métiers.

Dans l’écosystème Microsoft, elle s’appuie sur SharePoint comme socle technique pour structurer, centraliser et sécuriser cet environnement.

L’évolution de SharePoint vers un espace de travail moderne

Initialement conçu comme un outil de gestion documentaire, SharePoint a évolué pour devenir une plateforme de collaboration complète. Avec SharePoint Online, il s’intègre pleinement à Microsoft 365, propose une interface moderne, des modèles de sites d’équipe ou de communication, et permet une personnalisation poussée selon les besoins des services.

Aujourd’hui, il ne s’agit plus seulement de “stocker des fichiers”, mais bien d’organiser des espaces de travail collaboratifs, accessibles partout, et adaptés à chaque entité ou projet.

Positionnement de SharePoint dans l’écosystème Microsoft 365

SharePoint joue un rôle central dans l’univers Microsoft 365. Il est le “moteur” de nombreux outils :

• • Microsoft Teams : SharePoint sert de base pour le stockage et la gestion des fichiers dans Teams.
• • Microsoft Power Automate : Power Automate utilise SharePoint pour automatiser des workflows en créant des flux qui interagissent avec les bibliothèques de documents et les listes SharePoint.
• • Power BI : Power BI peut se connecter à SharePoint pour analyser les données des documents stockés dans SharePoint et générer des rapports visuels.
• • Yammer : SharePoint et Yammer sont souvent intégrés pour créer un espace collaboratif où les équipes peuvent partager des informations et des documents.
• • Outlook : Intégré à SharePoint, Outlook facilite la gestion des calendriers partagés, permettant une collaboration fluide et un accès rapide aux informations stockées dans votre espace de travail.

C’est cette interconnexion qui en fait un pilier stratégique : utilisé seul, il reste puissant, mais lorsqu’il est intégré et structuré dans une logique de digital workplace, il devient un véritable levier de transformation numérique.

Les fonctionnalités clés d’un SharePoint Digital Workplace

Gestion documentaire et contrôle des versions

Cœur historique de SharePoint, la gestion documentaire a considérablement évolué. Aujourd’hui, les bibliothèques de documents permettent :

• • Un classement clair via des métadonnées,
• • Un versioning automatique,
• • Un contrôle d’accès granulaire,
• • Et une coédition fluide avec Word ou Excel Online.

Ce système robuste permet à chaque collaborateur de retrouver la bonne information, à jour, au bon moment, sans dépendre des partages par e-mail.

Sites d’équipe et sites de communication

SharePoint distingue deux types de sites :

• • Les sites d’équipe pour collaborer à plusieurs sur des projets, avec des documents partagés, des listes, des calendriers,
• • Les sites de communication pour diffuser une information descendante, comme un intranet RH ou une page de direction.

Ces espaces sont personnalisables, modulables, et interconnectés avec Teams, ce qui facilite leur adoption.

Recherche intelligente et gestion des connaissances

Grâce à Microsoft Search, la recherche dans SharePoint va bien au-delà d’un moteur classique. Elle prend en compte :

• • Le contexte de l’utilisateur,
• • Les documents récemment consultés,
• • Les métadonnées,
• • Et même les personnes fréquemment contactées.

SharePoint peut ainsi devenir un outil de gestion des connaissances, valorisant l’expertise interne et facilitant la transmission d’information entre équipes.

Personnalisation des pages et navigation

SharePoint offre une grande liberté pour concevoir des pages modernes, visuellement attractives et faciles à utiliser. On peut y intégrer :

• • Des actualités dynamiques,
• • Des widgets,
• • Des flux Yammer ou Teams,
• • Des contenus personnalisés selon le profil utilisateur.

Cette personnalisation est essentielle pour créer une expérience cohérente, claire, et engageante : un vrai facteur de succès pour la digital workplace.

Sécurité, conformité et gestion des accès

SharePoint Online repose sur les standards de sécurité Microsoft : chiffrement, authentification multi-facteurs, conformité RGPD, etc.

La gestion des accès se fait par groupes, profils ou rôles, ce qui permet de s’adapter aux besoins métiers tout en gardant le contrôle sur les contenus.

En entreprise, ces fonctionnalités sont clés pour garantir la confidentialité des documents sensibles tout en évitant la sur-sollicitation des équipes IT.

Les avantages d’un digital workplace basé sur SharePoint

Centralisation de l’information et des ressources

Avec SharePoint, tous les contenus clés (documents, procédures, actualités internes, FAQ, contacts, outils…) sont accessibles depuis un espace unique.

Cette centralisation permet de :

• • Réduire la dispersion de l’information,
• • Eviter les doublons et pertes de documents,
• • Offrir une source fiable et commune à toute l’organisation.

C’est un gain de temps, de clarté, et un véritable socle pour fluidifier les échanges entre services.

Amélioration de la collaboration et du partage

Grâce à ses liens natifs avec Teams, OneDrive et Outlook, SharePoint facilite la collaboration en continu.

Les équipes peuvent :

• • Travailler en simultané sur un même document,
• • Commenter, notifier ou partager sans quitter leur environnement,
• • Suivre les mises à jour et retrouver facilement les dernières versions.

La digital workplace devient ainsi un espace de travail fluide, accessible et vivant.

Soutien au travail hybride et à distance

SharePoint Online fonctionne dans le cloud : il est accessible depuis n’importe quel appareil connecté, sans VPN ni configuration complexe.

Pour les organisations multi-sites, les équipes terrain ou les collaborateurs en télétravail, cela permet de :

• • Maintenir la continuité d’activité,
• • Accéder aux mêmes ressources qu’au siège,
• • Garantir une expérience cohérente quel que soit le lieu de connexion.

Intégration fluide avec Microsoft Teams

SharePoint est l’ossature des fichiers dans Teams. Chaque canal Teams crée automatiquement un espace documentaire SharePoint.

Cette intégrations permet aux utilisateurs de rester dans leur environnement habituel tout en profitant des fonctionnalités avancées de la digital workplace.

Évolutivité et personnalisation pour chaque entreprise

SharePoint est nativement modulable : il s’adapte aux structures, aux langues, aux profils et aux évolutions d’une organisation.

Chaque site peut être personnalisé, chaque page ajustée aux besoins d’un service ou d’un projet.

C’est un atout majeur pour construire une digital workplace sur mesure, capable d’évoluer avec l’entreprise.

Bonnes pratiques pour réussir son SharePoint Digital Workplace

Alignement avec les objectifs business

Une digital workplace efficace ne se limite pas à un déploiement technique : elle s’inscrit dans une stratégie d’entreprise.

Avant toute mise en œuvre, il est essentiel de :

• • Clarifier les enjeux métiers (communication, RH, IT…),
• • Définir les publics cibles et leurs besoins,
• • Traduire ces attentes dans la structure et les contenus du portail.
• • C’est en alignant les usages avec les objectifs de l’organisation que SharePoint devient un véritable levier de transformation.

Structuration claire de l’information

L’une des clés d’un SharePoint réussi : une architecture de l’information rigoureuse.

Cela passe par :

• • Une hiérarchie de sites cohérente (sites hubs, sites d’équipes…),
• • L’usage de métadonnées pour faciliter le classement et la recherche,
• • Une navigation intuitive, pensée du point de vue de l’utilisateur final.
• • Sans cette structuration, les contenus deviennent vite invisibles ou obsolètes.

Formation et accompagnement des utilisateurs

Même la meilleure plateforme restera peu utilisée sans accompagnement.

Pour favoriser l’appropriation, il est recommandé de :

• • Organiser des sessions de prise en main (par service ou par persona),
• • Créer des guides ou des vidéos courtes à intégrer dans le portail,
• • S’appuyer sur des ambassadeurs internes pour ancrer les usages.
• • L’enjeu est de faire de la digital workplace un réflexe quotidien.

Mise en place de règles de gouvernance

La gouvernance est indispensable pour garantir la qualité, la sécurité et la cohérence du SharePoint dans la durée.

Elle peut inclure :

• • Des règles de nommage, de droits d’accès, de cycles de vie,
• • Un contrôle sur la création de sites,
• • Une charte éditoriale partagée.
• • Une gouvernance claire allège la charge IT et responsabilise les métiers.

Analyse et optimisation continue grâce aux KPI

Une digital workplace n’est jamais figée. Pour l’améliorer, il faut la mesurer.

SharePoint et Microsoft 365 fournissent des indicateurs comme :

• • Le taux de consultation des pages,
• • Les contenus les plus lus,
• • Le niveau d’engagement par équipe.
• • Ces données permettent d’ajuster les contenus, de repérer les zones peu utilisées, et d’optimiser l’expérience utilisateur.

Intégrations qui renforcent l’efficacité de SharePoint

Automatisation des processus avec Power Automate

SharePoint s’intègre nativement avec Power Automate, l’outil d’automatisation de Microsoft. Cette synergie permet de :

• • Automatiser des tâches répétitives (validation de documents, notifications, archivage…),
• • Créer des workflows métiers sans développement,
• • Relier SharePoint à d’autres applications internes ou externes.
• • Résultat : un gain de temps pour les équipes et une réduction des erreurs manuelles.

Tableaux de bord avec Power BI

Grâce à Power BI, il est possible de connecter SharePoint à des sources de données variées pour créer des tableaux de bord dynamiques.

Dans une digital workplace, cela se traduit par :

• • Des reportings intégrés directement dans les pages SharePoint,
• • Des vues personnalisées par service, rôle ou entité,
• • Une meilleure lisibilité des données RH, projets, ventes, etc.
• • Les collaborateurs disposent ainsi d’informations utiles, exploitables, et toujours à jour.

Connecteurs tiers et Microsoft Viva

SharePoint peut être enrichi avec une multitude de connecteurs : CRM, ERP, outils RH, GED externes…

Mais surtout, l’intégration avec Microsoft Viva renforce l’expérience digitale :

• • Viva Connections permet d’afficher du contenu SharePoint dans Teams,
• • Viva Topics structure la connaissance interne,
• • Viva Engage renforce le lien social entre équipes.
• • Ces briques transforment SharePoint en hub de collaboration enrichi, accessible et intelligent.

Les limites de SharePoint

Une expérience utilisateur parfois déceptive

Malgré ses évolutions, SharePoint peut dérouter. Une navigation peu fluide, des pages qui manquent de clarté, ou une interface trop technique freinent l’adoption, notamment chez les profils non IT.

Résultat : l’outil est peu utilisé, voire contourné au profit de solutions tierces, ce qui fragmente encore davantage les usages internes.

Une mise en œuvre complexe et chronophage

Créer une architecture SharePoint cohérente, intuitive et pérenne demande du temps, des compétences et une forte coordination entre la DSI et les métiers.

Sans accompagnement ou expertise dédiée, le risque est de construire un environnement peu structuré, difficile à maintenir et à faire évoluer.

Des limites en matière de gouvernance

Par défaut, SharePoint laisse une grande liberté aux utilisateurs… parfois trop.

Sans cadre clair, cela peut engendrer :

• • Une multiplication de sites non utilisés,
• • Des documents en doublon ou obsolètes,
• • Des droits d’accès mal maîtrisés.

La gouvernance devient alors un casse-tête pour la DSI comme pour les communicants.

Un manque de personnalisation native

Les options de personnalisation visuelle dans SharePoint Online sont limitées sans compétences techniques.

Pour proposer une digital workplace véritablement adaptée aux entités, langues, métiers ou événements internes, il faut souvent passer par des développements spécifiques ou des solutions complémentaires.

Une courbe d’apprentissage encore marquée

Même si SharePoint s’intègre à Microsoft 365, sa logique n’est pas toujours intuitive.

De nombreux collaborateurs ne savent pas comment retrouver un document, différencier un site d’équipe d’un site de communication, ou utiliser les fonctionnalités avancées.

Cela freine l’adoption et alourdit la charge des équipes support.

Tableau récapitulatif des limites de SharePoint

Comment Powell enrichit SharePoint

Une expérience utilisateur modernisée et engageante

Powell transforme l’interface SharePoint en une plateforme plus fluide, plus intuitive et plus visuelle.

Grâce à des modèles de pages prêts à l’emploi, une navigation optimisée et des contenus personnalisables, les collaborateurs trouvent plus facilement ce qu’ils cherchent et y reviennent.

Résultat : un taux d’adoption plus élevé, y compris chez les profils non techniques.

Une gouvernance simplifiée, centralisée et efficace

Avec Powell, la gouvernance n’est plus une contrainte.

Les équipes peuvent :

• • Créer des sites d’équipe ou de communication à partir de modèles pré-paramétrés,
• • Définir des règles automatiques de nommage, d’archivage, de droits d’accès,

L’IT garde la main sur la structure, les métiers gagnent en autonomie, et les risques de dérive sont réduits.

Une personnalisation accessible à tous

Là où SharePoint demande des compétences techniques pour ajuster l’apparence d’un site, Powell offre un éditeur simple, accessible aux communicants et aux RH.

Créer une page événement, lancer une campagne d’onboarding ou publier une actu interne devient un jeu d’enfant, sans solliciter l’IT.

Des cas clients qui parlent d’eux-mêmes

Plusieurs grandes entreprises ont déjà transformé leur SharePoint en digital workplace performante avec Powell. C’est notamment le cas de Toulouse Métropole ou de Sopra Steria :

Leur retour est unanime :

• • Meilleure lisibilité,
• • Adoption plus rapide,
• • Gouvernance maîtrisée.
• • Des résultats concrets, visibles rapidement, pour tous les métiers impliqués.

Créer une digital workplace performante avec SharePoint, c’est bien plus qu’une question de technologie. C’est un projet structurant qui touche à la communication interne, à la collaboration, à la culture d’entreprise et à l’engagement des collaborateurs.

SharePoint offre une base solide, riche et interconnectée. Mais ses limites en matière d’UX, de gouvernance ou d’adoption, doivent être anticipées pour éviter les dépenses inutiles.

Et si la réussite de votre environnement numérique ne tenait pas à l’outil, mais à la manière dont vous l’adaptez à vos usages ? C’est peut-être le bon moment pour repenser l’expérience digitale de vos équipes.

FAQ : Questions fréquentes sur la Digital Workplace sur SharePoint