Refonte intranet, de quoi parle-t-on concrètement ?
La refonte intranet, également connue sous le nom de refonte de l’intranet d’entreprise, fait référence à la révision et à la transformation complète de l’intranet existant d’une entreprise. Cela peut impliquer une mise à jour des fonctionnalités, une amélioration de l’interface utilisateur, une intégration avec d’autres systèmes et services, et bien plus encore. La définition de l’intranet comprend plusieurs éléments clés, mais au cœur de tout cela, il s’agit de créer un espace qui facilite la collaboration et la communication interne.
La refonte intranet n’est pas un processus anodin. Elle nécessite une planification soigneuse, une bonne compréhension des besoins des utilisateurs et une connaissance approfondie des dernières technologies et tendances en matière d’intranet. C’est un projet qui peut prendre du temps et nécessiter un investissement significatif, mais les avantages potentiels pour l’entreprise peuvent être énormes.
Pourquoi se lancer dans une refonte de son intranet ?
Il y a plusieurs raisons pour lesquelles une entreprise pourrait envisager une refonte de son intranet.
Voici quelques-uns des facteurs qui pourraient vous motiver dans une telle décision :
- Amélioration de la productivité : Un intranet bien conçu et efficace aide à améliorer la productivité en facilitant la communication et la collaboration entre les employés. Il rend l’information plus facilement accessible, réduit le temps passé à chercher des ressources et permet aux employés de se concentrer sur leur travail.
- Adaptation aux nouvelles technologies : Avec l’évolution rapide des technologies, il est possible que l’intranet actuel de l’entreprise ne soit plus à jour. Une refonte peut permettre d’intégrer les dernières innovations technologiques, comme l’IA, qui peut avoir un impact manifeste sur la communication interne de votre entreprise.
- Satisfaction des utilisateurs : Si les utilisateurs ne sont pas satisfaits de votre intranet actuel, cela peut affecter leur productivité et leur moral. Une refonte résout les problèmes existants et améliore assurément l’expérience utilisateur, et par conséquent l’expérience employé. Quoi de pire qu’un intranet qui conduit à des problèmes de communication au sein de vos équipes ? Réfléchissez-y.
- Sécurité : La sécurité est un aspect crucial de tout intranet. Une refonte de votre intranet conduit à améliorer sa sécurité. Comment ? En mettant à jour les mesures de sécurité existantes et en intégrant les dernières technologies de sécurité. Les gains sont multiples : expérience utilisateur sereine, échanges sécurisés de documents confidentiels. Ces derniers améliorent assurément votre marque employeur puisque vous êtes en mesure de proposer à vos nouvelles recrues un onboarding de qualité.
- Intégration avec d’autres systèmes : Une refonte de votre intranet actuel assure une meilleure intégration de l’intranet avec d’autres systèmes et services utilisés par l’entreprise. Cette mise à jour complète de votre intranet d’entreprise facilite ainsi le partage d’informations et la collaboration entre les différents départements et équipes de votre compagnie. Un avantage conséquent quand il s’agit de gérer la communication interne d’équipes internationales multi-sites.
Refonte intranet : les 4 étapes à respecter
La refonte d’un intranet est un processus complexe qui nécessite une planification minutieuse et une exécution soignée. Voici un aperçu détaillé des étapes clés à respecter lors de la refonte d’un intranet.
Étape 1 : évaluation du système actuel
La première étape de toute refonte d’intranet consiste à évaluer le système existant. Cela implique une analyse approfondie de l’intranet actuel pour comprendre ses forces et ses faiblesses.
L’évaluation devrait commencer par une analyse de l’utilisation actuelle de l’intranet. Quelles fonctionnalités sont les plus utilisées ? Quelles pages reçoivent le plus de trafic ? Quels sont les types de contenu les plus populaires ? Ces informations aident à identifier ce qui fonctionne bien dans l’intranet existant. Basez-vous également sur des exemples d’intranet d’entreprise réussis.
Ensuite, il faut examiner les problèmes et les défis de l’intranet actuel. Y a-t-il des problèmes de performance ? Les utilisateurs ont-ils du mal à trouver l’information dont ils ont besoin ? Y a-t-il des fonctionnalités qui sont rarement utilisées ou tout simplement obsolètes ? Ces informations vous aideront à identifier les points qui nécessitent une amélioration, voire une refonte complète. L’objectif final étant de mettre toutes les chances de votre côté pour réussir la mise en place d’un intranet.
Un point à ne pas omettre : tenez compte des objectifs et des attentes de l’entreprise. L’intranet actuel répond-il aux besoins de l’entreprise ? Est-ce qu’il s’aligne avec la stratégie globale de l’entreprise ? Ces informations vous aident à définir les objectifs de la refonte et à choisir la bonne solution intranet.
Étape 2 : collecte des commentaires des utilisateurs
La deuxième étape consiste à recueillir les commentaires des utilisateurs. Les utilisateurs sont ceux qui utilisent l’intranet au quotidien, il est donc crucial de comprendre leur expérience et leurs besoins.
La collecte des commentaires peut être réalisée de plusieurs façons. Par exemple, vous pouvez organiser des entretiens individuels ou des groupes de discussion avec une sélection représentative d’utilisateurs. Vous pouvez également distribuer des enquêtes ou des questionnaires pour recueillir des commentaires plus quantitatifs.
Il est important de poser des questions spécifiques et ciblées lors de la collecte des informations au sein de vos équipes. Par exemple, demandez aux utilisateurs ce qu’ils aiment dans l’intranet actuel, ce qu’ils n’aiment pas, quels sont les problèmes qu’ils rencontrent, et quelles améliorations ils aimeraient voir. C’est un moyen efficace de comprendre les avantages de l’intranet selon eux et de découvrir de nouvelles idées pour améliorer l’intranet d’entreprise actuellement en place.
Étape 3 : définition des objectifs de la refonte
Une fois que vous avez une compréhension claire de l’état actuel de l’intranet et des besoins des utilisateurs, vous pouvez définir les objectifs de la refonte.
Les objectifs devraient être spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et limités dans le temps (SMART). Ils devraient par ailleurs être alignés sur les objectifs globaux de l’entreprise.
Par exemple, un objectif pourrait être d’améliorer la facilité d’utilisation de l’intranet pour augmenter son utilisation de 20% au cours des six prochains mois. Un autre objectif pourrait être d’intégrer l’intranet avec le système de gestion des ressources humaines de l’entreprise pour faciliter l’accès aux informations sur les avantages et les politiques des employés. Ces objectifs doivent résonner avec la définition de l’intranet que vous envisagez pour votre entreprise.
Étape 4 : mise en œuvre de la refonte
La dernière étape consiste à mettre en œuvre la refonte. Cela comprend le développement de nouvelles fonctionnalités, l’amélioration de l’interface utilisateur, l’intégration avec d’autres systèmes, et plus encore.
La mise en œuvre devrait être réalisée en étroite collaboration avec les utilisateurs. Il peut être notamment utile de créer un groupe de pilotage composé de représentants des différents groupes d’utilisateurs pour obtenir des commentaires et des suggestions tout au long du processus.
Il est également important de tester la nouvelle version de l’intranet avant son lancement. Cela afin d’identifier et de résoudre les problèmes potentiels avant qu’ils n’affectent tous les utilisateurs.
Enfin, tout au long du processus de refonte, une communication claire et régulière s’avère indispensable. Les utilisateurs doivent être informés de ce qui change, pourquoi ce changement, et comment il les affectera. Cette communication transparente aide à atténuer les craintes et les résistances au changement, et à assurer une transition en douceur vers le nouvel intranet.
Une fois que vous avez réussi à mettre en place votre nouveau système, il est essentiel de continuer à l’évaluer et à l’améliorer. N’oubliez pas que la refonte de l’intranet n’est pas un événement ponctuel, mais plutôt un processus continu d’amélioration et d’adaptation aux besoins changeants de votre entreprise. Pour choisir le bon logiciel pour cette tâche, prenez le temps de bien choisir son logiciel intranet.
Quels sont les avantages de la refonte intranet ?
La refonte d’un intranet peut sembler une tâche ardue, mais elle vous offre de nombreux avantages pour aider votre entreprise à se développer et à prospérer. Découvrez certains des principaux avantages de la refonte de l’intranet.
Amélioration de la productivité
L’un des principaux avantages de l’intranet paraît celui de grandement améliorer la productivité de vos employés. Un intranet bien conçu et facile à utiliser aide vos employés à trouver rapidement et facilement les informations dont ils ont besoin. Conséquences : vos équipes consacrent plus de temps à leurs tâches principales à forte valeur ajoutée. De plus, en intégrant des outils de collaboration et de gestion de projet dans votre intranet, vous facilitez ainsi le travail en équipe et le suivi des projets.
Meilleure communication interne
Un autre avantage important de la refonte de l’intranet : celui d’améliorer la communication au sein de votre entreprise. Un intranet d’entreprise bien conçu peut servir de plateforme centrale pour la communication interne, facilitant ainsi le partage d’informations et la collaboration entre vos employés. De plus, un intranet bien pensé sert de canal d’excellence pour la communication de la direction, assurant ainsi que tous les employés sont informés des dernières nouvelles et mises à jour de l’entreprise. Vous facilitez alors votre communication top down.
Intégration avec d’autres systèmes
La refonte de l’intranet vous assure aussi une meilleure intégration avec d’autres systèmes et logiciels utilisés par votre entreprise. Par exemple, vous pouvez intégrer votre intranet avec votre système de gestion des ressources humaines, votre système de gestion de la relation client ou votre système de gestion de projet. Conséquences : vous rationalisez vos process métier.
Amélioration de l’engagement des employés
Un intranet bien conçu et engageant améliore l’engagement de vos collaborateurs. En fournissant une plateforme avec laquelle vos recrues internes peuvent partager des idées, donner leur avis et collaborer sur des projets, vous aidez alors à créer un sentiment de communauté et d’appartenance. Cela peut à son tour conduire à une plus grande satisfaction au travail et à une rétention accrue de vos talents.
Mise à jour des technologies
La refonte de l’intranet est également une excellente occasion de mettre à jour les technologies que vous utilisez. Les technologies de l’information évoluent rapidement, et ce qui était à la pointe il y a quelques années peut vite s’avérer dépassé aujourd’hui. En procédant à une refonte, vous profitez des dernières avancées technologiques et garantissez que votre intranet soit à jour et sécurisé.
Amélioration de l’expérience utilisateur
Enfin, la refonte de l’intranet peut grandement améliorer l’expérience utilisateur. Un design moderne et attrayant, une navigation intuitive et des fonctionnalités utiles contribuent à rendre votre intranet plus agréable à utiliser. Avec pour conséquences, une utilisation plus fréquente de l’intranet et une nette satisfaction des utilisateurs.
La refonte intranet décrite dans l’article se concentre sur l’amélioration de la communication, de la productivité et de l’engagement des employés, des aspects que Powell Intranet est idéalement conçu pour améliorer. Avec son interface intuitive, ses outils de collaboration et ses fonctionnalités avancées comme l’intégration de l’IA pour la création de contenu, Powell Intranet répond aux besoins d’un intranet moderne. Il assure la sécurité, l’intégration avec d’autres systèmes Microsoft 365 et offre une expérience utilisateur améliorée, encouragent une adoption accrue de l’intranet. En somme, Powell Intranet est une solution complète pour les entreprises souhaitant moderniser leur intranet, en alignant la technologie avec les besoins stratégiques et opérationnels actuels.