Definition und Arten der internen Kommunikation
Interne Kommunikation ist “der Austausch von Informationen innerhalb einer Organisation zu Geschäftszwecken” (Wirtschaftslexikon). Sie findet den ganzen Tag über in verschiedenen Organisationen statt.
Die Kommunikation hat verschiedene Formen und fließt in unterschiedliche Richtungen:
- Von oben nach unten
- Von unten nach oben
- Seitlich
Ein einseitiges Kommunikationssystem ist ein todsicherer Weg, um Verwirrung zu stiften und Nachrichten zu verpassen. Ein multidirektionaler Ansatz ist der Schlüssel zum Erfolg.
“Top-Down” Kommunikation
“Kommunikation von oben nach unten”
Top-Down-Kommunikation ist ein einseitiges hierarchisches System, bei dem Nachrichten von der Unternehmensleitung an die Mitarbeitenden übermittelt werden.
Wenn jeder die richtigen Informationen erhält, können die Angestellten ihre Arbeit effektiv erledigen. Die Beschäftigten müssen verstehen, was im Unternehmen vor sich geht. Dennoch glauben drei Viertel der Mitarbeitenden, dass sie nicht alle Unternehmensinformationen erhalten. Wenn die Angestellten das Gefühl haben, nicht auf dem Laufenden zu sein, kann dies zu Desengagement führen. Die Folge sind eine geringere Motivation und eine niedrigere Produktivität.
Im Extremfall ist die Top-Down-Kommunikation Teil eines autokratischen Führungsstils. Eine Person an der Spitze trifft die Entscheidungen, die dann “nach unten” an die Mitarbeitenden weitergegeben werden, die keinen Einfluss darauf haben. Laut HubSpot ist dies nur dann angebracht, “wenn sich das Unternehmen in einer Krisensituation befindet und wichtige Entscheidungen treffen muss – und zwar schnell”. Die Covid-Pandemie ist ein Beispiel dafür. Abriegelungen und Einschränkungen wurden ohne Vorankündigung verhängt. Die Geschäftsleitung musste die Angestellten schnell über Regelungen zur Heimarbeit oder neue Sicherheitsrichtlinien informieren.
Die Geschäftsleitung muss tagtäglich mit den Mitarbeitenden kommunizieren und ihnen wichtige Ankündigungen, organisatorische Änderungen und gute Nachrichten mitteilen. Dies sollte jedoch Teil einer ganzheitlichen Strategie sein.
Tools für die “Top-Down” Kommunikation
E-Mail ist eine Option für den Versand von Massennachrichten an Mitarbeitenden. Sie ist unkompliziert und kann eine bestimmte Zielgruppe ansprechen. Mehr als ein Viertel der Angestellten hält E-Mail jedoch für einen “Produktivitätskiller”. Eine Studie ergab, dass 40 % der Arbeitszeit eines Mitarbeitenden mit E-Mails verbracht werden, die keinen Mehrwert für das Unternehmen bringen. Wenn es sich nicht um eine dringende und zeitkritische Mitteilung handelt, wird sie wahrscheinlich in einem überfüllten Posteingang untergehen.
Intranet
Ein Intranet ist ein idealer Ort, um im Rahmen einer internen Kommunikationsstrategie Nachrichten an die Mitarbeitenden weiterzugeben. Mit einem Unternehmensportal kann die Unternehmensleitung aktuelle Informationen oder regelmäßige Ankündigungen weitergeben. Botschaften in einem Intranet können detaillierter und ansprechender sein als E-Mails.
Um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeitenden keine Nachricht verpassen, gibt es ein paar bewährte Verfahren:
- Legen Sie einen Zeitplan für die Veröffentlichung fest.
Zum Beispiel eine vierteljährliche Unternehmensaktualisierung oder eine monatliche Mitteilung des CEO.
- Halten Sie das Intranet auf dem neuesten Stand.
Stellen Sie sicher, dass regelmäßig neue Inhalte hinzugefügt werden.
- Die Mitarbeitenden ansprechen.
Stellen Sie sicher, dass die Nutzer Informationen erhalten, die für sie relevant sind. Vermeiden Sie eine Überfrachtung mit gezielten Informationen.
“Bottom-Up” Kommunikation
“Kommunikation von unten nach oben”
Bottom-up-Kommunikation bedeutet, dass Informationen und Ideen von den Mitarbeitenden kommen. Es handelt sich um ein demokratisches System, das hierarchische Barrieren beseitigt, so dass die Mitarbeitenden unabhängig von ihrem Titel einen Beitrag leisten können. Offene Kommunikation schafft eine starke Bindung, die Angestellten werden engagierter und motivierter. Wenn man den Beschäftigten die Möglichkeit gibt, sich an Gesprächen zu beteiligen und Ideen auszutauschen, führt dies zu Innovation und Kreativität. Tatsächlich hat PWC herausgefunden, dass 60 % der Innovationen von den Mitarbeitenden kommen.
Eine wirksame Bottom-up-Kommunikation hängt jedoch von einer offenen Kultur ab. Die Mitarbeitenden müssen sich sicher fühlen, dass sie etwas beitragen und auch scheitern dürfen. Offenheit für Ideen, aber die Bestrafung von Misserfolgen führt nur zu Angst und Zurückhaltung beim Austausch.
Wenn man sich in einer internen Kommunikationsstrategie zu sehr auf die Bottom-up-Kommunikation verlässt, kann dies ebenfalls zu Problemen führen. Wenn zu viele Stimmen an einem Gespräch beteiligt sind und niemand die Führung übernimmt, gibt es zwar Diskussionen, aber keine Aktionen. Es ist gut, wenn alle beteiligt sind, aber die Menschen brauchen eine Führung. Die Kommunikation von oben nach unten ist wichtig, um alle in einer Organisation auf eine Linie zu bringen. Die Angestellten müssen auf eine gemeinsame Vision hinarbeiten.
Tools für die “Bottom-Up” Kommunikation
Intranet
Das Intranet ist zwar ein offensichtlicher Ort für die Kommunikation von oben nach unten. Jedoch die Inhalte sollten auch von allen Beteiligten kommen. Ein Unternehmensportal sollte die Kultur der Organisation widerspiegeln. Wenn eine interne Kommunikationsstrategie von unten nach oben das Ziel ist, sollte das Intranet von allen bevölkert werden. Dies wird erreicht, indem Abteilungen und Einzelpersonen Ankündigungen und Aktualisierungen veröffentlichen. Es gibt unendlich viele Ideen für ansprechende Inhalte, die über ein Intranet verbreitet werden können.
Teams
Microsoft Teams ist eine Plattform für die Zusammenarbeit und der ideale Ort, um die Kommunikation von unten nach oben zu erleichtern. Teams ist bekannt für seine Funktionen zur gemeinsamen Nutzung von Informationen. Es ermöglicht den Austausch von Ideen zwischen Mitarbeitenden und Management. Ohne Anleitung besteht jedoch die Gefahr, dass Mitarbeitende Teams nur als einen Ort sehen, an dem sie ihren Kollegen Sofortnachrichten schicken können.
Wichtige Schritte für eine effektive Bottom-up-Kommunikation in Teams:
- Stellen Sie sicher, dass alle Führungsebenen an der Diskussion teilnehmen: Denken Sie daran, dass die Hierarchie abgeschafft wird.
- Definieren Sie klare Kanäle für den Ideenaustausch: Schaffen Sie sichere Räume für den Ideenaustausch.
- Führen Sie visuelle Werkzeuge ein: Integrieren Sie Apps und Registerkarten für den Ideenaustausch.
- Bestimmen Sie einen ” Promotor “: Lassen Sie jemanden den Kanal wöchentlich neu beleben, wenn die Gespräche abklingen.
- Erstellen Sie spezifische Unterhaltungen pro Thema: Halten Sie Ideen zusammen, damit sie leicht gefunden werden können.
- Fördern Sie das Engagement: Bei der Zusammenarbeit geht es vor allem darum, zu kommentieren, zu teilen und sich an der Diskussion zu beteiligen.
- Legen Sie die nächsten Schritte fest: Ideen sollten zu Aktionen führen, weisen Sie Maßnahmen zu, legen Sie einen Plan fest.
Laterale Kommunikation
“Seitliche Kommunikation”
Laterale Kommunikation wird definiert als “Mitteilungen und Systeme der Interaktion und des Feedbacks zwischen Personen oder Abteilungen auf derselben Ebene in einer Organisation” (Oxford Reference).
In den meisten Unternehmen ist die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitenden von entscheidender Bedeutung. Mitarbeitende, die sich untereinander austauschen, Brainstorming betreiben oder Projekte durchführen, sind letztlich dafür verantwortlich, dass ein Unternehmen funktioniert. Aber Teamarbeit ist eine Fähigkeit, die gefördert werden muss.
Die Abteilungen müssen auch untereinander kommunizieren. So kann beispielsweise das Marketing ein neues Produkt, das das F&E-Team entwickelt hat, nicht anpreisen, wenn es nicht darüber informiert ist. Die Forschungs- und Entwicklungsabteilung kann keine Aktualisierungen erkennen, wenn der Vertrieb und der Kundenerfolg nicht über die Gedanken der Kunden informiert sind.
Laterale Kommunikation ist für die interne Kommunikation von grundlegender Bedeutung, kann aber leicht scheitern. Individualistisches Denken oder Silos können zu Fehlanpassungen, Fehlkommunikation und Chaos führen.
Tools zur Erleichterung der lateralen Kommunikation
Email
Die E-Mail war bisher das bevorzugte Mittel für die Kommunikation mit Kollegen, aber sie wird zunehmend ersetzt. In einer Welt, in der die Menschen sofortiges Feedback erwarten, ist die E-Mail zu langsam. Sie eignet sich auch nicht für Gruppendiskussionen und ist wegen der erwarteten Formalitäten zeitaufwändiger zu schreiben.
Sofortige Nachrichtenübermittlung
Tools wie WhatsApp sind nützlich, um Menschen zu erreichen, wenn sie nicht an ihrem Arbeitsplatz sind, insbesondere um dringende Nachrichten zu senden, wie z.B. die Schließung des Büros. Da die Menschen WhatsApp jedoch persönlich nutzen, können die Grenzen dessen, was geteilt werden darf, verwischt werden. Da es keine organisatorische Kontrolle über die Plattform gibt, können sich Unternehmen rechtlichen Risiken aussetzen.
Teams
Für eine effektive laterale Kommunikation müssen die Mitarbeitenden in der Lage sein, Nachrichten zu verschicken, Videoanrufe zu tätigen, an Dokumenten zu arbeiten und Dateien gemeinsam zu nutzen. Sie müssen sofort kommunizieren, Feedback erhalten und Informationen speichern können. Microsoft Teams macht dies möglich. Manager können eigene Kanäle für Teamdiskussionen einrichten. Abteilungen können sich in einem gemeinsamen Kanal verbinden.
Eine Sache, die zu beachten ist, ist die Kontrolle von Teams. Doppelte Kanäle für die Kommunikation zwischen zwei Abteilungen führen zu Verwirrung und die Mitglieder werden keinen der beiden Kanäle nutzen. Auch die Namensgebung ist wichtig. Die Benutzer müssen in der Lage sein, das gesuchte Team leicht zu finden. Mit Vorlagen, die die Erstellung von Teams vereinfachen, können Sie dieses Problem lösen. Verwalten Sie den Lebenszyklus, um Teams sauber zu halten und veraltete zu archivieren.
Auch wenn die laterale Kommunikation gefördert werden muss, führt sie doch zu einem hierarchischen Denken.
Warum multidirektionale Kommunikation der Schlüssel zu einer effektiven internen Kommunikationsstrategie ist
Hierarchisches Denken beschränkt sich nicht auf einen bestimmten Kommunikationsansatz. Es beruht auf der Vorstellung, dass die Weitergabe von Informationen auf der Grundlage der Berufsbezeichnung erfolgt. Der Schlüssel zu einer erfolgreichen internen Kommunikationsstrategie liegt darin, dafür zu sorgen, dass sich die Mitarbeitenden ohne Hindernisse austauschen können. Dies erfordert eine Änderung der Denkweise und der Kultur. Am physischen Arbeitsplatz haben die Unternehmen damit begonnen. Großraumbüros und gemeinsam genutzte Arbeitsbereiche, eine Politik der offenen Tür und die Abschaffung von Einzelbüros. Jetzt geht es darum, dies auf den digitalen Arbeitsplatz zu übertragen.
Dies geschieht über das Intranet des Unternehmens, Microsoft Teams und jedes andere digitale Tool, das Ihr Unternehmen nutzt. Stellen Sie sicher, dass die Top-Down-Kommunikation über das Intranet an die Mitarbeitenden gelangt, damit alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind und eingebunden werden. Erleichtern Sie die Bottom-up-Kommunikation über das Intranet und Teams, indem Sie spezielle Bereiche für den Austausch schaffen. Fördern Sie die laterale Kommunikation in kollaborativen Plattformen wie Teams. Stellen Sie sicher, dass Intranet und Teams miteinander verbunden sind, um den Informationsfluss in alle Richtungen zu erleichtern. Legen Sie Richtlinien für diese multidirektionale Strategie fest und setzen Sie sie durch einen vollständigen digitalen Arbeitsplatz um.
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