Das digitale Wohlbefinden verstehen
Der Begriff “digitales Wohlbefinden” ist nicht genau definiert. Es bezieht sich generell auf die richtige Nutzung von Technologie, um geistiges und körperliches Wohlbefinden zu gewährleisten. Es ist ein relativ neuer Begriff, der mit der Einführung von Smartphones und dem Internet entstanden ist. Da Erwachsene im Durchschnitt 11 Stunden pro Tag vor Bildschirmen verbringen, konzentriert sich die Forschung jetzt auf die Auswirkungen, die dies auf die Gesundheit hat. Die Diskussion um digitales Wohlbefinden konzentriert sich darauf, wie Menschen die Zeit, die sie mit Technologie verbringen, einschränken können. Die Zeit, die man mit digitalen Werkzeugen verbringt, ist jedoch ebenso wichtig.
Der Aufstieg des digitalen Arbeitsplatzes
Die Mitarbeiter von heute verbringen ihren Arbeitstag auf dem digitalen Arbeitsplatz, einer Plattform, die die Zusammenarbeit und Kommunikation der Mitarbeiter erleichtert. Ein vollständiger digitaler Arbeitsplatz vereint das traditionelle Unternehmensintranet mit einer Kollaborationsplattform, wie z. B. Teams. Dies stellt sicher, dass Mitarbeiter zu Hause genauso produktiv sein können wie im Büro.
Mit der Entwicklung hin zu Remote- und Hybridarbeit investieren immer mehr Unternehmen in einen digitalen Arbeitsplatz. Bei Unternehmen mit einem seit langem bestehenden Firmenintranet nutzen die Mitarbeiter dieses mehr denn je.
Während diese Technologie den Mitarbeitern zweifelsohne dabei hilft, ihre Arbeit zu erledigen, kann sie ohne Best Practices zur digitalen Überforderung beitragen.
Fokus auf das Mitarbeiter-Wohlbefinden während der Pandemie
Digitales Wohlbefinden und digitale Überforderung rückten während der Covid-19-Pandemie in den Fokus. Obwohl Mitarbeiter an die Arbeit am Computer im Büro gewöhnt waren, verbrachten diejenigen, die während der Pandemie zur Remote-Arbeit wechseln mussten, durchschnittlich 2 zusätzliche Stunden pro Tag an ihrem Laptop. Bei einer langfristigen Umstellung auf Homeoffice könnten sich diese verlängerten Arbeitstage fortsetzen.
Längere Arbeitszeiten hatten einen bemerkenswerten Einfluss auf die psychische Gesundheit der Mitarbeiter und führten zu Arbeitsstress und Burnout. In der Anfangsphase des ersten Lockdowns Anfang April 2020 hatten 73 % der Befragten einer aktuellen Umfrage in Großbritannien das Gefühl, dass sie mit dem Stress im Zusammenhang mit der Pandemie gut zurechtkamen. Fünf Monate später war dieser Wert auf 65 % gesunken. Nach dem zweiten Lockdown im November 2020 und der Pandemie-Müdigkeit sinken diese Zahlen weiter.
Die Rolle der Technologie bei Arbeitsstress und Burnout von Mitarbeitern
Technologie hat einen erheblichen Einfluss auf die psychische Gesundheit von Mitarbeitern. Dies gilt insbesondere für diejenige, die remote arbeiten.
Die Abhängigkeit von digitalen Tools zur Zusammenarbeit bedeutet, dass von den Mitarbeitern erwartet wird, dass sie den ganzen Tag über online sind. Doch jeder, der während der ersten Lockdowns von zu Hause aus gearbeitet hat, hat schnell gelernt, welche Auswirkungen endlose Stunden vor dem Bildschirm haben können. Jetzt wollen Mitarbeiter Grenzen für die Bildschirmzeit setzen. Eine Umfrage unter fast 4.000 Personen ergab, dass 75 % der Angestellten der Meinung sind, dass eine Begrenzung der Bildschirmzeit ihrer psychischen Gesundheit helfen würde.
Vor einem Laptop sitzend, werden Mitarbeiter mit Sofortnachrichten, E-Mails und Videokonferenzen bombardiert. Das kann überwältigend sein. Tatsächlich gab über die Hälfte der Befragten an, dass die übermäßige Nutzung von Kollaborationsplattformen ihr Stresslevel bei der Arbeit erhöht.
Der digitale Arbeitsplatz zur Verbesserung des digitalen Wohlbefindens Mitarbeiter
Es mag abwegig erscheinen, zu behaupten, dass der digitale Arbeitsplatz die Antwort auf ein besseres Wohlbefinden der Mitarbeiter sein kann. Digitales Wohlbefinden braucht den richtigen Einsatz von Technologie. Die heutige Generation von Mitarbeitern wird sich ihr ganzes Berufsleben lang auf die Technologie verlassen müssen. Daher ist die Einführung von Richtlinien und Best Practices ein nachhaltiger Weg, um negative Auswirkungen zu begrenzen. Die richtigen Strategien können darüber hinausgehen und den digitalen Arbeitsplatz in die Lage versetzen, zu einem positiven mentalen und digitalen Wohlbefinden beizutragen.
10 Best Practices zur Sicherstellung des digitalen Wohlbefindens am Arbeitsplatz
1. Erlauben Sie das Abschalten
Eines der Hauptprobleme für Arbeitnehmer ist es, nach einem Arbeitstag nicht abschalten zu können. Es überrascht nicht, dass fast ein Drittel der Arbeitnehmer Schwierigkeiten hat, die Zeit zu begrenzen, die sie nach Feierabend mit der Arbeit verbringen. Noch schlimmer ist es für Remote- oder Hybrid-Mitarbeiter, die sich schwer tun, den Ausschaltknopf am Computer zu drücken, wenn ihr Online-Status überwacht wird.
Selbst für diejenigen, die ihren Laptop am Ende des Tages gerne herunterklappen, können E-Mails von Kollegen, die außerhalb der Arbeitszeit gesendet werden, ablenkend wirken. 39 % der Befragten einer Umfrage gaben an, dass die Technologie es schwer macht, von der Arbeit ins Privatleben zu wechseln.
Eine Möglichkeit, wie Manager oder die Personalabteilung helfen können, ist die Festlegung von Kernzeiten, zu denen Mitarbeiter erreichbar sein müssen. Ermutigen Sie Ihre Kollegen, außerhalb dieser Zeit keinen Kontakt zu anderen Personen aufzunehmen, es sei denn, es ist dringend. Mitarbeiter können helfen, indem sie Benachrichtigungen auf ihren Smartphones oder Laptops ausschalten.
2. Begrenzen Sie nicht essentielle Kommunikation
Digitales Wohlbefinden wird auch negativ beeinflusst, wenn Mitarbeiter mit Kommunikation überflutet werden. E-Mails sind einer der Hauptverursacher. Dies wirkt sich nicht nur auf die Produktivität aus. Über zwei Drittel der Arbeitnehmer haben Probleme, ihre Arbeit zu erledigen, weil die Anzahl der eingehenden Mitteilungen unnötigen Arbeitsstress verursacht.
Im Durchschnitt verbringen Mitarbeiter 18 % ihres Tages mit digitaler Kommunikation, hauptsächlich mit E-Mails. Nicht jede dieser Kommunikationen ist wichtig. Ermuntern Sie Ihre Mitarbeiter, die Zeit der anderen zu respektieren, indem Sie die unwichtige Kommunikation einschränken.
3. Verlegen Sie wichtige Kommunikation auf die richtige Plattform
Kommunikation ist der Schlüssel zum Geschäftserfolg. Stellen Sie sicher, dass die richtigen Gespräche geführt werden können, indem Sie sie auf die richtigen Plattformen verlagern. Der digitale Arbeitsplatz kann dabei helfen, wenn Best Practices festgelegt werden. Ein Beispiel:
- Nutzen Sie das Unternehmensintranet für die Top-Down-Kommunikation und vermeiden Sie Massenmails, die nicht geöffnet wird.
- Erstellen Sie Microsoft Teams-Kanäle, um die sofortige Zusammenarbeit zu erleichtern, im Gegensatz zu E-Mail
- Wenn Sie Teams verwenden, posten Sie im richtigen Kanal und benachrichtigen Sie die richtigen Personen, indem Sie @-Erwähnungen verwenden
- Ermutigen Sie zu Videoanrufen, wenn es sich um komplizierte Themen handelt. Ein schneller 5-Minuten-Anruf kann einem Mitarbeiter eine Stunde stressiger Nachrichten ersparen.
- Wenn E-Mails benötigt werden, vermeiden Sie es, alle Personen hineinzukopieren, die nicht relevant sind.
4. Vermeiden Sie Meeting-Müdigkeit
Während Videokonferenzen am digitalen Arbeitsplatz von unschätzbarem Wert sein können, hat die Videokonferenzmüdigkeit wirklich eingesetzt. Das ist nicht überraschend. Im Jahr 2020 haben die Menschen ihre Nutzung von Videomeetings verdoppelt. Videoanrufe können, wenn sie einen klaren Zweck haben, zeitsparend sein und den persönlichen Kontakt wiederherstellen. Allerdings können sie auch ermüdend sein, da die Mitarbeiter “on” sein müssen.
Um eine digitale Überforderung zu vermeiden, gaben 80 % der Befragten einer Umfrage an, dass sie gerne einen Tag pro Woche frei von virtuellen Meetings hätten. Dies ist einfach zu erreichen und kann an die Bedürfnisse des Teams angepasst werden.
5. Respektieren Sie den Status Ihrer Kollegen
Mit digitalen Tools wie Microsoft Teams können Benutzer festlegen, wann sie verfügbar oder beschäftigt sind. Teams hat sogar einen “Do not disturb”-Status, der Benachrichtigungen für den Benutzer einschränkt.
Während jeder diesen Status einstellen kann, ermutigen Sie auch Ihre Mitarbeiter dazu, zu respektieren, wenn die Kollegen beschäftigt sind. So können sich die Mitarbeiter ohne Ablenkungen auf eine Aufgabe konzentrieren. Gleichzeitig kann aber nicht jede Frage warten. Es ist eine gute Praxis, zu bestimmten Zeiten während des Tages für Kollegen erreichbar zu sein.
Wenn Sie Outlook verwenden, prüfen Sie den Kalender eines Kollegen, um zu sehen, wann er frei ist.
6. Integrieren Sie digitale Wohlfühl-Sitzungen in Teams
Für echtes digitales Wohlbefinden sollte der digitale Arbeitsplatz ein Raum sein, den Mitarbeiter mit mehr als strikten Arbeitsaufgaben verbinden. Microsoft Teams kann eine schnelllebige Plattform mit vielen Nachrichten, geteilten Dokumenten und ständigen Benachrichtigungen sein.
HR und Manager können mit einigen innovativen Sitzungen eine andere Seite in die Plattform einbringen. Organisieren Sie regelmäßige Kaffeerunden, bei denen sich die Gespräche nicht um die Arbeit drehen. Holen Sie externe Referenten für Achtsamkeits-, Meditations- oder sogar Yogasitzungen des Teams ins Boot.
Laut einer Studie der Allianz befürchten 36 % der Mitarbeiter langfristige Auswirkungen auf ihre psychische Gesundheit, wenn sie während des Covid-19 von zu Hause aus arbeiten. Mehr als die Hälfte hat neue Beschwerden erlebt. Der digitale Arbeitsplatz kann dazu beitragen, diese Auswirkungen zu lindern.
Auch Microsoft Teams führt neue Wohlfühlfunktionen ein, die dabei helfen.
7. Fügen Sie wohlfühl-Inhalte in Ihr Intranet ein
Ihr Intranet ist der perfekte Ort, um nützliche Informationen für Mitarbeiter zu speichern und das digitale Wohlbefinden zu fördern. Erstellen Sie eine HR-Intranetseite und füllen Sie diese mit Informationen zum Wohlbefinden, Kontaktnummern für alle vom Unternehmen unterstützten Ressourcen, nationale Beratungsstellen und Details zu allen Personen, mit denen sie intern sprechen können.
Wenn Ihr Firmenintranet über einen sozialen Kanal verfügt, posten Sie Links zu Ideen für das Wohlbefinden, z. B. interessante Artikel oder Yoga-Videos. Stellen Sie sicher, dass Sie auch Posts und Beiträge, die von der Personalabteilung, dem CSR-Team oder dem Happiness-Beauftragten geschrieben wurden, auf der Intranet-Homepage teilen, wo jeder sie sehen kann.
8. Schulen Sie Mitarbeiter in der Nutzung des digitalen Arbeitsplatzes
Der digitale Arbeitsplatz hat es Tausenden von Mitarbeitern ermöglicht, von zu Hause aus zu arbeiten. Dank des Intranets konnten Mitarbeiter nicht nur produktiv, sondern auch informiert bleiben. Kollaborationsplattformen wie Teams beseitigen das Gefühl der Isolierung im Homeoffice, indem sie die Teamarbeit erleichtern. Werkzeuge für den digitalen Arbeitsplatz bieten für einige eine Arbeitsplatzsicherheit, da sie ihre Arbeit auch ohne Anwesenheit im Büro erledigen können.
Doch während sich einige an die digitalen Werkzeuge schnell gewöhnen, ist für andere der Übergang schwierig. Unterschiedliche Niveaus von digitaler Affinität bedeuteten, dass die Anpassung nicht gleichmäßig war. Mitarbeiter mit einem hohen Maß an digitale Affinität werden die Technologie viel schneller annehmen, aber nur wenige Mitarbeiter fallen in diese Kategorie. Die meisten müssen in den neuen Tools geschult werden. Einige Best Practices:
- Bieten Sie allen Mitarbeitern eine Schulung an, wie sie ihren digitalen Arbeitsplatz am besten nutzen können, und speichern Sie diese Inhalte im Intranet, damit sie leicht zugänglich sind.
- Halten Sie die Mitarbeiter über neue Funktionalitäten oder Tipps und Tricks auf dem Laufenden, damit sie die ihnen zur Verfügung gestellten Tools besser nutzen können
- Organisieren Sie Einzelsitzungen für Mitarbeiter, die sich mit der Technologie schwer tun
- Haben Sie einen Guru für den digitalen Arbeitsplatz, der alle Fragen beantworten kann
9. Begrenzen Sie die Bildschirmzeit außerhalb der Arbeitszeit
Die Begrenzung der Bildschirmzeit ist ein wichtiger Bestandteil des digitalen Wohlbefindens. Aus diesem Grund senden Apps wie Instagram jetzt Erinnerungen an die Nutzer, wenn sie ein Tageslimit erreicht haben. Für Remote-Mitarbeiter, die auf Bildschirme angewiesen sind, ist es schwer, sich von ihnen zu lösen. Dennoch hat eine Studie ergeben, dass 75 % der Mitarbeiter der Meinung sind, dass eine Einschränkung der Bildschirmzeit ihrer psychischen Gesundheit helfen und Burnout vermeiden würde.
Es gibt immer noch Möglichkeiten zu helfen. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, die Mittagspause abseits der Bildschirme zu verbringen. Führen Sie vielleicht eine Mittagspausen-Schritt-Challenge ein und belohnen Sie die Mitarbeiter für die Anzahl der Schritte, die sie über ein paar Wochen hinweg gehen.
Eine weitere Möglichkeit ist der Wechsel zu einem hybriden Arbeitsmodell anstelle der vollständigen Fernarbeit. Bei einem hybriden Arbeitsplatz verbringen die Mitarbeiter einen Teil ihrer Zeit im Büro. Dies könnte dem digitalen Wohlbefinden wirklich helfen, wenn die im Büro verbrachte Zeit auch Zeit weg vom Bildschirm ist. Die Büro-Tage können für Team-Brainstorming-Sitzungen, Lernmittagessen, Kaffeepausen und alle anderen Aktivitäten genutzt werden, die nicht remote erledigt werden können. Sie sollten als Chance für Mitarbeiter gesehen werden, die Arbeit zu erledigen, die sie nicht erledigen können, wenn sie zu Hause am Computer sitzen.
10. Schaffen Sie einen digitalen Arbeitsbereich für digitales Wohlbefinden
Schließlich kann das digitale Wohlbefinden gefördert werden, indem all diese Best Practices gesammelt und im Intranet des Unternehmens gespeichert werden. Wählen Sie Best Practices aus, die zu Ihrem Unternehmen passen, erstellen Sie ansprechende Inhalte und speichern Sie sie dort, wo die Mitarbeiter sie sehen – im digitalen Arbeitsplatz.
Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, können Sie gerne diese Infografik speichern.
Falls Ihr Unternehmen gerade die Umstellung auf Remote Work erlebt und Sie sich fragen, wo Sie überhaupt anfangen sollen, haben wir einen vollständigen Guide für die erfolgreiche Remote-Arbeit zusammengestellt. Von der Auswahl des richtigen Modells von Remote Work für Ihr Unternehmen bis hin zur Schaffung der richtigen Unternehmenskultur. Dieser Leitfaden wird Ihnen dabei helfen, Ihre Reise in die Remote-Arbeit zu beginnen.
