Le bien-être et la Digital Workplace

April 20th, 2021 by Yvonne Harris

Le bien-être mental et physique des employés est depuis longtemps une priorité pour les RH et les managers. Maintenant que la plupart des emplois reposent sur la technologie, les employeurs se demandent comment assurer également le bien-être digital, en particulier pour les employés qui passent leurs journées sur des ordinateurs. La Digital Workplace, conçue pour améliorer l’engagement et la productivité des employés, peut être utilisée à cet effet.

 

Comprendre le “bien-être digital”

Le terme “bien-être digital” n’est pas strictement défini, mais de manière générale, il fait référence à l’utilisation correcte de la technologie pour assurer le bien-être mental et physique. C’est un terme relativement nouveau, né de l’introduction des smartphones et de l’internet. Aujourd’hui, les adultes passent en moyenne 11 heures par jour à regarder des écrans, ce qui est choquant, et la recherche se concentre sur les effets de cette situation sur la santé des personnes. Les discussions sur le bien-être numérique se concentrent sur la manière dont les gens peuvent limiter le nombre d’heures consacrées à la technologie. Cependant, le temps passé à utiliser les outils digitaux est tout aussi important.

Time sepnt on screens - digital wellbeing

L’essor de la Digital Workplace

Aujourd’hui, les employés passent leur journée de travail sur la Digital Workplace, une plateforme qui facilite la collaboration et la communication entre les employés. Un lieu de travail digital complet fusionne l’intranet traditionnel de l’entreprise avec une plateforme de collaboration, comme Teams. Les employés peuvent ainsi être aussi productifs à la maison qu’au bureau.

Avec le passage au travail à distance et hybride, de plus en plus d’organisations investissent dans une Digital Workplace. Les entreprises disposant d’un intranet d’entreprise depuis longtemps utilisent plus que jamais ce dernier.

Si cette technologie aide sans aucun doute les employés à faire leur travail, sans best practices, elle peut contribuer à la surcharge numérique.

 

Focus sur le bien-être des employés pendant la pandémie

Le bien-être numérique et la surabondance de données digitales ont été mis en lumière lors de la pandémie de Covid-19. Bien qu’habitués à travailler sur un ordinateur au bureau, ceux qui se sont passés au travail à distance pendant la pandémie ont passé en moyenne deux heures supplémentaires par jour sur leur ordinateur portable. Avec un passage à long terme au travail à domicile, ces journées de travail prolongées peuvent se poursuivre.

Chubb Survey_infographic

L’allongement des heures de travail a eu un impact notable sur la santé mentale des employés, provoquant un stress au travail et un épuisement professionnel. Au cours des premières étapes du premier confinement au début du mois d’avril 2020, 73 % des personnes interrogées dans le cadre d’une enquête en cours au Royaume-Uni, ont estimé qu’elles faisaient bien face au stress lié à la pandémie. Cinq mois plus tard, cette proportion était tombée à 65 %. Après le deuxième confinement, en novembre 2020, et la fatigue liée à la pandémie, les niveaux d’adaptation continuent de baisser.

 

Le rôle de la technologie dans le stress et l’épuisement professionnel des employés

La technologie a un impact important sur la santé mentale des employés. Cela est particulièrement vrai pour les employés à distance.

S’appuyer sur les outils digitaux pour collaborer signifie que les employés sont censés être en ligne toute la journée. Pourtant, toute personne qui s’est déplacée de son domicile vers son lieu de travail lors des premiers confinements a rapidement appris l’impact que peuvent avoir les heures interminables passées devant un écran. Aujourd’hui, les employés veulent fixer des limites au temps passé devant un écran. Une enquête menée auprès de près de 4 000 personnes a révélé que 75 % des employés pensent que limiter le temps passé devant un écran au travail serait bénéfique pour leur santé mentale.

Digital Wellbeing - Pandemic Work Stress

Assis devant un ordinateur portable, les employés sont bombardés de messages instantanés, de courriels, de vidéoconférences. Cela peut être accablant. En fait, plus de la moitié des personnes interrogées ont déclaré que la surutilisation des plateformes de collaboration augmentait leur niveau de stress au travail.

 

Utiliser la Digital Workplace pour améliorer le bien-être des employés

Il peut sembler insensé de suggérer que la Digital Workplace puisse être la réponse à l’amélioration du bien-être des employés. Cependant, le bien-être digital consiste à utiliser la technologie de la bonne manière. La génération actuelle de salariés devra compter sur la technologie pendant toute sa vie professionnelle. L’introduction de règles et de bonnes pratiques est donc un moyen durable de limiter les effets néfastes. Les bonnes stratégies peuvent aller au-delà et permettre à la Digital Workplace de contribuer à un bien-être mental et digital positif.

 

10 bonnes pratiques pour assurer le bien-être numérique sur le lieu de travail

Il peut sembler fou de suggérer que l’environnement numérique de travail peut être la réponse à un meilleur bien-être des employés. Cependant, le bien-être numérique consiste à utiliser la technologie de la bonne manière. La génération actuelle d’employés devra compter sur la technologie pendant toute sa vie professionnelle. L’introduction de règles et de bonnes pratiques est donc un moyen durable de limiter tout effet néfaste. Les bonnes stratégies peuvent aller au-delà et permettre à la Digital Workplace de contribuer à un bien-être mental et numérique positif.

Téléchargez ces conseils sous forme d’infographie

1.     Autoriser la déconnection

L’un des principaux problèmes auxquels sont confrontés les employés est de ne pas pouvoir se déconnecter après une journée de travail. Il n’est donc pas surprenant que près d’un tiers des travailleurs aient du mal à limiter le temps qu’ils passent au travail, après les heures de travail. C’est encore pire pour les employés à distance ou hybrides, qui ont du mal à appuyer sur le bouton “arrêt” d’un ordinateur si leur statut en ligne est surveillé.

Même pour ceux qui ferment volontiers leur ordinateur portable à la fin de la journée, les collègues qui envoient des courriers électroniques en dehors des heures de travail peuvent être distrayants. 39% des personnes interrogées dans le cadre d’une enquête ont déclaré que la technologie rendait difficile le passage du travail à la vie privée.

Digital Wellbeing - Switch Off

L’une des façons dont les gestionnaires ou les RH peuvent aider est de fixer les heures de base pendant lesquelles les employés doivent être disponibles. Encouragez vos collègues à ne pas contacter d’autres personnes en dehors de ces heures, sauf en cas d’urgence. Les employés peuvent aider en éteignant les notifications sur leur téléphone ou leur ordinateur portable.

 

2.    Limiter les communications non essentielles

Le bien-être digital est également affecté lorsque les employés sont inondés de communications. Les courriers électroniques sont l’un des principaux coupables. Non seulement il a un impact sur la productivité, mais plus des deux tiers des travailleurs ont du mal à faire leur travail en raison du nombre de communications reçues, il provoque un stress professionnel inutile.

En moyenne, les employés consacrent 18 % de leur journée aux communications digitales, principalement au courrier électronique. Toutes ces communications ne sont pas importantes, elles encouragent les employés à respecter le temps de chacun en limitant les communications non essentielles.

 

3.    Déplacer la communication essentielle vers la bonne plateforme

La communication est la clé de la réussite des entreprises. Assurez-vous que les bonnes discussions puissent avoir lieu en les déplaçant vers les bonnes plateformes. La Digital Workplace peut y contribuer lorsque les bonnes pratiques sont mises en place. Par exemple, le lieu de travail digital peut aider à définir les bonnes pratiques :

  • Utilisez l’intranet de l’entreprise pour envoyer des communications de haut en bas, évitez d’envoyer un courrier de masse qui ne sera pas ouvert
  • Créez des canaux Microsoft Teams pour faciliter la collaboration instantanée, par opposition au courrier électronique
  • Lorsque vous utilisez Teams, postez dans le bon canal et informez les bonnes personnes en utilisant les @ mentions
  • Encouragez les appels vidéo lorsque les sujets sont compliqués, un appel rapide de 5 minutes peut éviter à un employé une heure de messagerie stressante
  • Lorsque le courrier électronique est nécessaire, évitez de l’envoyer à une personne qui n’est pas pertinente

 

4.    Éviter la fatigue des réunions

Alors que la vidéoconférence peut être inestimable au sein de la Digital Workplace, la fatigue des appels vidéo s’est véritablement installée, ce qui n’est pas surprenant. En 2020, les gens ont doublé leur utilisation des réunions par vidéo. Les appels vidéo, lorsqu’ils ont un but précis, peuvent faire gagner du temps et recréer le contact en face à face dont les employés ont besoin. Mais ils peuvent aussi être fatigants, car les gens doivent être “en ligne”.

Pour éviter la surcharge digitale, 80% des personnes interrogées dans le cadre d’une enquête ont déclaré qu’elles aimeraient avoir une journée sans réunion virtuelle par semaine. Cela est facilement réalisable et peut être adapté aux besoins de l’équipe.

 

5.    Respecter le statut des collègues

Des outils numériques comme Microsoft Teams permettent aux utilisateurs de définir quand ils sont disponibles ou occupés. Teams a même un statut “Ne pas déranger”, qui limite les notifications pour l’utilisateur.

Tout le monde peut définir ce statut, mais encouragez les employés à respecter leurs collègues lorsqu’ils sont occupés. Cela permettra aux gens de se concentrer sur une tâche sans être distraits. En même temps, toutes les questions ne peuvent pas attendre. C’est une bonne pratique d’être disponible pour les collègues à certaines périodes de la journée.

Si vous utilisez Outlook, consultez le calendrier d’un collègue pour savoir quand il sera libre.

 

6.    Intégrer les sessions de bien-être au sein de Teams

Pour un véritable bien-être digital, la Digital Workplace doit être un espace que les employés associent à des tâches strictes. Microsoft Teams peut être une plateforme rapide avec beaucoup de messages, de documents partagés et de notifications constantes.

Les RH et les managers peuvent apporter un côté plus doux à la plateforme avec des sessions innovantes. Organisez régulièrement des conversations autour d’un café, où les conversations ne sont pas axées sur le travail. Faites appel à des conférenciers externes pour des séances de réflexion, de méditation ou même de yoga.

Selon une étude réalisée par Allianz, 36 % des employés craignent les effets à long terme sur leur santé mentale du télétravail pendant la période de Covid-19. Plus de la moitié d’entre eux ont ressenti de nouveaux maux et douleurs.  La Digital Workplace peut être utilisée pour aider à atténuer ces effets.

Digital Wellbeing - Impact on Mental Health

Microsoft Teams introduit également de nouvelles fonctionnalités de bien-être pour aider.

 

7.    Ajouter du contenu sur le bien-être dans l’Intranet

Un intranet est un endroit parfait pour stocker des informations utiles aux employés et contribuer à promouvoir le bien-être digital. Créez une page intranet sur les ressources humaines et alimentez la page avec des informations sur le bien-être, les numéros de contact de toutes les ressources soutenues par l’entreprise, les lignes d’assistance nationales et les coordonnées de toutes les personnes à qui ils peuvent s’adresser en interne.

Si l’intranet de votre entreprise dispose d’un canal social, publiez des liens vers des idées de bien-être, par exemple des articles intéressants ou des vidéos de yoga. Veillez également à partager les messages et les articles rédigés par les RH, l’équipe RSE ou le responsable du bonheur sur la page d’accueil de l’intranet, où tout le monde peut le voir.

 

8.    Former les employés à l’utilisation de la Digital Workplace

Le lieu de travail digital a permis à des milliers d’employés de travailler depuis leur domicile. Non seulement les employés ont pu rester productifs, mais aussi informés grâce à l’intranet. Les plateformes de collaboration comme Teams diminuent le sentiment d’isolement lié au télétravail en facilitant le travail d’équipe. Les outils de la Digital Workplace offrent une sécurité d’emploi à certains, en montrant qu’ils peuvent faire leur travail sans être au bureau.

Cependant, si certains ont adopté les outils numériques, pour d’autres, la transition a été difficile. Les différents niveaux de dextérité digitale signifient que l’adaptation n’est pas égale. Les employés ayant une grande dextérité digitale adopteront la technologie beaucoup plus rapidement, mais peu d’employés entrent dans cette catégorie. Pour la plupart, ils doivent être formés aux nouveaux outils. Quelques bonnes pratiques :

  • Former tous les employés sur la meilleure façon d’utiliser leur lieu de travail digital, stocker ce contenu sur l’intranet afin qu’il soit facilement accessible
  • Tenir les employés au courant des nouvelles fonctionnalités ou des trucs et astuces pour mieux utiliser les outils qui leur ont été donnés
  • Organiser des sessions individuelles pour les employés qui ont des difficultés avec la technologie
  • Avoir un gourou du travail digital qui peut répondre à toutes les questions

 

9.    Limiter le temps d’écran en dehors des heures

Limiter le temps passé devant l’écran est un élément clé du bien-être digital. C’est pourquoi des applications comme Instagram envoient désormais des rappels aux utilisateurs lorsqu’ils ont atteint une limite quotidienne. Pour les employés distants qui dépendent des écrans, il est difficile de s’en éloigner. Pourtant, des recherches ont montré que 75 % des employés pensent que le fait de limiter le temps passé devant l’écran les aiderait à préserver leur santé mentale et à éviter l’épuisement professionnel.

Il existe encore des moyens de les aider. Encouragez les employés à passer leur pause déjeuner loin de leur écran. Peut-être en introduisant un défi de pas à l’heure du déjeuner et en récompensant les employés pour le nombre de pas qu’ils font sur quelques semaines.

Une autre option est de passer à un modèle de travail hybride au lieu de travailler à distance. Dans une Hybrid Workplace, les employés passent une partie de leur temps au bureau. Cela pourrait vraiment contribuer au bien-être digital si le temps passé au bureau est également du temps passé loin des écrans. Les journées au bureau peuvent être utilisées pour des séances de brainstorming en équipe, des déjeuners d’apprentissage, des pauses café et toute autre activité qui ne peut être réalisée à distance. Il faut voir cela comme une chance pour les employés de faire le travail qu’ils ne peuvent pas faire lorsqu’ils sont assis devant un ordinateur à la maison.

 

10.    Créer un espace de travail digital pour le bien-être

Enfin, le bien-être digital peut être encouragé en rassemblant toutes ces bonnes pratiques et en les stockant sur l’intranet de l’entreprise. Choisissez des lignes directrices adaptées à chaque entreprise, créez des contenus attrayants et stockez-les là où les employés les verront, c’est-à-dire sur la Digital Workplace.

Nous avons rassemblé tous ces conseils dans une infographie que vous pouvez partager avec vos collègues. Téléchargez-la maintenant et commencez à améliorer le bien-être numérique au travail.

 

Téléchargez l’infographie

 

Abonnez-vous à notre newsletter et recevez chaque mois les dernières informations sur le lieu de travail numérique.

New normal summit 2021