Was ist ein soziales Intranet?
Inzwischen nutzen die meisten Unternehmen, in irgendeiner Form ein Intranet. Intranets sind im weitesten Sinne als interne Netzwerke definiert, die zur Speicherung von Dateien und zur Kommunikation genutzt werden. Jedoch gibt es sie schon seit langem, weswegen viele bereits veraltet sind. Darüber hinaus sind die in den einzelnen Systemen verfügbaren Tools und Funktionen unterschiedlich.
Ein soziales Intranet bezieht sich speziell auf eine modernere Art von Intranet, das mit speziellen Tools ausgestattet ist. Beispielsweise mehrere Kommunikationsmethoden, Echtzeit-Zusammenarbeit von Dokumenten und organisationsweiten Diskussionsforen. Mit einem sozialen Intranet können die Mitarbeitenden nicht nur auf Informationen zugreifen und austauschen. Denn sie können sich darüber hinaus vernetzen, zusammenarbeiten und Innovationen entwickeln.
8 Wege: Wie eine soziale Intranet-Software hilft, Außendienstmitarbeitende zu vernetzen
1. In Kontakt bleiben
Der größte Vorteil bei der Ausstattung von Telearbeitenden mit einer sozialen Intranet-Software ist zweifellos die erleichterte Kommunikation. Laut Buffer’s 2020 State of Remote Work ist die Kommunikation die größte Herausforderung für Remote-Mitarbeitende; ein soziales Intranet ist dabei der Schlüssel zum Erfolg. Ferner sind Intranet-Kommunikationstools von überall aus und jederzeit von jedem Gerät aus verfügbar. Hier sind ein paar Beispiele:
- E-Mail: Die E-Mail ist eine der ältesten Formen der Kommunikation am Arbeitsplatz. Jedoch hat sie nach wie vor ihren Platz in Remote-Teams. E-Mails sind nützlich für die interne Kommunikation bei nicht nicht dringende Angelegenheiten oder für die externe Kommunikation mit Partnern und Kunden.
- Chat: Softwares für ein soziales Intranet, wie Microsoft Teams ermöglicht es Mitarbeitenden, schnell Sofortnachrichten zu versenden, entweder zwischen Einzelpersonen oder innerhalb von Gruppen.
- Videokonferenzen: Anstatt sich im Konferenzraum zu versammeln, treffen sich die Angestellten virtuell zu Besprechungen über Videoanrufe. Eine solche Videokonferenzsoftware kann sogar für unternehmensweite Seminare und Veranstaltungen genutzt werden.
- Foren: Foren sind ein oft unterschätztes digitales Kommunikationsinstrument im sozialen Intranet. Angestellte können diese Diskussionsforen nutzen, um ihr Netzwerk zu erweitern, um Hilfe zu bitten und Themen von Interesse mit jedem in der Organisation zu diskutieren.
2. Zusammenarbeit bei Projekten
Wenn Mitarbeitende – egal, ob sie remote arbeiten oder nicht – versuchen, mit einem lokalen Dateisystem zusammenzuarbeiten, besteht ein hohes Potenzial für Verwirrung. Es werden mehrere Versionen von Dokumenten per E-Mail hin- und hergeschickt, während jeder Beteiligte seine eigenen Änderungen vornimmt. Mit einem Intranet arbeitet jeder mit einer einzigen Kopie derselben gemeinsam genutzten Datei, die in der Cloud gespeichert ist und auf die von jedem Ort mit einer Internetverbindung zugegriffen werden kann. Plattformen wie Microsoft 365 ermöglichen es sogar mehreren Nutzern, gleichzeitig an demselben Dokument zu arbeiten, ohne dass ihre Änderungen verloren gehen. Diese Funktion in Verbindung mit herkömmlichen Kommunikationsoptionen macht die Zusammenarbeit so einfach, als säße man zusammen in einem Raum.
3. Einarbeitung von neuen Mitarbeitenden
Ein Vorteil der Umstellung auf Fernarbeitskräfte ist der Zugang zu einem globalen Talentpool. Das Onboarding dieser neuen Außendienstmitarbeitenden verläuft mit einem sozialen Intranet viel reibungsloser. Dabei fängt es bei einem ansprechenden Fernschulungsprozesses an, bis hin zur Bereitstellung einer Kommunikationsplattform für neu eingestellte Mitarbeitende. Somit fühlen sich Remote-Mitarbeitende vom ersten Tag an willkommener, da sie Zugang zu einem sozialen Intranet haben.
4. Mitarbeitenden-Feedback einholen
Jedes Unternehmen sollte ständig Feedback einholen, um den Erfolg von Initiativen wie der digitalen Einführung und dem Engagement der Mitarbeitenden zu messen. Dabei bietet eine Software für soziale Intranets eine Reihe von Lösungen, die Umfragen und Erhebungen zur Sammlung von Beiträgen umfassen. Powell Intranet bietet Unternehmen auch die Möglichkeit, Social Intranet-Analysen durchzuführen. Diese geben einen wichtigen Einblick in die Nutzung von Tools und die Beteiligung der Angestellten an Inhalten.
5. Erleichterung der Vernetzung
Interne Netzwerke sind sowohl für externe Mitarbeitende als auch für Unternehmen, von enormem Wert. Auf individueller Basis spielt die Vernetzung eine zentrale Rolle für die berufliche Entwicklung und die Zukunftschancen. Aber auch Unternehmen können von der Innovation profitieren, die durch die Verbreitung von Ideen innerhalb des Unternehmens entsteht. Soziale Netzwerke geben den Beschäftigten die Möglichkeit, ihren äußeren Kreis auf eine Weise zu erweitern, wie es bisher nicht möglich war.
6. Förderung der Vordenkerrolle
Nicht alle Intranet-Inhalte kommen von oben. Auf einer sozialen Intranet-Plattform können die Mitarbeitenden zu Vordenkern werden und ihre eigenen Inhalte in Übereinstimmung mit den Arbeitsplatzrichtlinien veröffentlichen. Es besteht sogar die Möglichkeit, eine Initiative zur Förderung von Angestellten zu starten, indem Sie Ihre externen Mitarbeitenden ermutigen, Inhalte in ihren eigenen sozialen Netzwerken zu teilen.
7. Förderung einer stärker integrativen Kultur
Unternehmen achten immer mehr auf die Vielfalt am Arbeitsplatz. Dabei stellen viele fest, dass soziale Intranet-Tools zur Förderung einer integrativen Kultur beitragen. Bestimmte Gruppen, die sich in Büroräumen und bei persönlichen Treffen unterrepräsentiert fühlen, stoßen in einer virtuellen Umgebung auf weniger Hindernisse. Die Möglichkeit, Mitarbeitende aus der Ferne einzustellen, macht es den Unternehmen natürlich auch leichter, im Laufe der Zeit mehr unterschiedliche Bewerber einzustellen.
8. Bewältigung des Wandels mit einem sozialen Intranet
In einem digitalen Umfeld ist der Wandel unvermeidlich und konstant. Der wichtigste Teil einer Change-Management-Strategie ist die Kommunikation. Dabei ist laut Gartner das Verständnis der Mitarbeitenden für den Grund der Veränderung nicht so wichtig, sondern eher, dass Management der Veränderung. Mit einem sozialen Intranet können Unternehmen besser mit ihren externen Beschäftigten kommunizieren. Ferner ist die Einstellung der Angestellten zu neuen technologischen Initiativen berücksichtigen.
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