Warum SharePoint allein keine umfassende Intranet-Lösung ist

Es ist ansprechend, benutzerfreundlich und hier wird die Unternehmenskultur zum Leben erweckt. Hört sich das an wie Ihr SharePoint-Intranet?

Wahrscheinlich ist es nicht so.

Häufig komplex, wenig einladend oder schlecht an moderne Geschäftsbedürfnisse angepasst – traditionelle SharePoint-Intranets gelten als Teil einer veralteten Technologie. Aus diesem Grund werden sie von Führungskräften in der Kommunikation und Personalabteilung oft vernachlässigt.

Es lässt sich sicher sagen, dass SharePoint nicht die vollständige Intranet-Lösung ist, nach der Unternehmen heute suchen. Doch bevor wir weitermachen – verzweifeln Sie nicht. Sie können Ihre Investition in Microsoft 365 weiterhin nutzen und von den Vorteilen von SharePoint profitieren. Wie das geht? Mit SharePoint-Intranet-Lösungen von Drittanbietern. Lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren.

 

SharePoint-Intranet: Die Grenzen der Standardlösung verstehen

Strategische Einschränkungen, die Sie kennen sollten

Das native Microsoft SharePoint hat außerdem einige strategische Einschränkungen.

1. Individualisierung

• Fehlanpassung an Unternehmensbedürfnisse Die „traditionelle“ Vision des Unternehmens-Intranets setzt sich oft zum Nachteil der Probleme von Außendienstmitarbeitenden durch.
• Intranets haben sich nicht weiterentwickelt, um modernen Geschäftsanforderungen gerecht zu werden. Jedoch werden diese Anforderungen vor der Einführung nicht unbedingt ermittelt.

2. Governance und Verwaltungsprobleme

• Unklare interne Steuerung
• Vision, Inhaltsmanagement, Forschung, Rollen und Verantwortlichkeiten, Schulung, Unterstützung

3. Beitrag und Rolle der Nutzer

• Sie werden oft als Träger der Unternehmenskultur gesehen, wodurch die vorherrschende Rolle der Mitarbeitenden in den Hintergrund rückt.

4. Problematik der kollaborativen Arbeitsweise

• Das Thema muss in eine Vision der Unternehmensumwandlung und der Arbeitsmethoden eingebettet werden und nicht in ein Kommunikationsprojekt.

5. Risiken der Informationsüberflutung

• Viele Inhalte/Informationen mit oft komplexer Strukturierung der Informationen Oft generische und identische Inhalte für alle Nutzer*innen Komplexe Aktualisierung

6. Herausforderungen der kontinuierlichen Verbesserung

• Der Fokus liegt sich auf den frühen Phasen des Projekts, obwohl der Schlüssel zum Erfolg viel mehr in der kontinuierlichen Verbesserung liegt.

 

Das Endergebnis

Insgesamt bieten native SharePoint-Websites die wesentlichen Funktionen und Integrationen mit Microsoft 365 und Drittanbieterdiensten, die Unternehmen benötigen. Dennoch fehlt es ihnen an Funktionen, um die Arbeitsgewohnheiten zu verbessern und die Mitarbeitenden effektiv einzubinden und zur Beteiligung zu motivieren.

Für IT-Teams ist es nicht leicht, eine SharePoint-Website zu erstellen, die sowohl von der Unternehmensleitung als auch von Mitarbeitenden gerne genutzt wird. Das Anpassen, Bereitstellen und Verwalten von SharePoint-Intranets in großem Maßstab mit vielen Websitesammlungen kann schnell zu viel werden.

Dies hat zur Folge, dass Nutzer*innen die Oberfläche zu komplex und unpersönlich finden. Daher ist es nicht überraschend, dass 40 % der Unternehmen angeben, dass ihre SharePoint-Implementierung kein Erfolg war (AIIM).

 

 

Wie sieht ein erfolgreiches Intranet aus?

Neue Technologien wie SharePoint Online bieten ein solides technologisches Grundgerüst, um die Grundlagen für ein Intranet zu schaffen. Aber wie können Sie über die Grundlagen hinaus ein moderneres und effektiveres Intranet schaffen? Und wie sieht das genau aus?

Ein modernes Intranet-in-a-box erfüllt die Anforderungen an die interne Kommunikation und den Zugang zu Dokumenten. Auf globaler Ebene sollte es jedoch als erster Schritt zu einer zentralisierten globalen Benutzeroberfläche für Mitarbeitende dienen. Außerdem sollte es Herausforderungen jeder Abteilung lösen:

• Mitarbeitenden helfen, produktiver zu sein – indem es Prozesse wie das Onboarding neuer Mitarbeitender digitalisiert und es einfacher macht, auf Informationen zuzugreifen
• Der Kommunikationsabteilung dabei helfen, Informationen zu verbreiten – Vermeidung von Informationsüberflutung und Verbesserung des Wissensaustauschs durch verschiedene Formate, gezielte und mehrsprachige Intranet-Inhalte
• Der Personalabteilung dabei helfen, eine starke Unternehmenskultur aufzubauen – Mitarbeitende einander durch soziale Interaktion und Zusammenarbeit näherbringen
• Der Unternehmensleitung dabei helfen, das Engagement der Mitarbeitenden zu fördern – alle Mitarbeitende vom Außendienst bis zum Büro in die Benutzeroberfläche einbinden
• IT-Teams dabei unterstützen, eine sichere Umgebung aufzubauen und zu verwalten
• Allen dabei helfen, remote arbeiten zu können – beispielsweise über Hot Desking

 

Wie kann eine SharePoint-Intranet-Lösung eines Drittanbieters dabei unterstützen?

SharePoint-Intranet-Lösungen von Drittanbietern können dabei helfen, die Lücken von SharePoint zu schließen. Mit diesen Lösungen können Sie einen wahren Ort für Engagement und Austausch schaffen. 

Das traditionelle SharePoint-Intranet bietet:

• Startseite
• Nachrichten
• Website-Inhalte
• Seiten

Ein Intranet, das auf SharePoint aufbaut, erweitert die ursprüngliche Benutzeroberfläche durch folgende zusätzliche Dinge:

• Ansprechendes Design und Personalisierung
• Vereinfachte Oberfläche, Navigierung und Beitragsmöglichkeit
• Bereiche für Abteilungen mit erweiterten Anwendungsfällen (Onboarding, Ideenentfaltung, Arbeitnehmerbeteiligung…)
• Zielgruppenorientierte Inhalte
• Vereinfachtes Navigieren und Suchen
• Funktionen für Engagement und Gamification
• Integration von Unternehmensdiensten
• Funktionen für die zwischenmenschliche Interaktion
• Vernetzter Arbeitsplatz (Microsoft 365 und Drittanbieter)
• Hybride Arbeitsmöglichkeiten (Hot Desking)

Möchten Sie mehr darüber erfahren, was ein SharePoint-Intranet eines Drittanbieters wie Powell Intranet bietet? Dann haben wir den richtigen Artikel für Sie. Lesen Sie unseren Powell Intranet vs. SharePoint Vergleich.

So sieht eine traditionelle SharePoint-Kommunikationsseite wie beispielsweise ein Intranet aus

💡Alle diese Bereiche sind nativ verfügbar, nachdem Sie die Website erstellt haben – nur die Website selbst ist leer.

So sieht die moderne Intranet-Software aus, wie z.B. die moderne Powell Intranet-Benutzeroberfläche, im Vergleich zum nativen SharePoint  

💡Alle diese Bereiche sind nativ verfügbar, nachdem Sie die Website erstellt haben – und Websites sind vordefiniert, vorkonfiguriert und auf moderne Geschäftsanforderungen sowie die hybride Arbeitskultur angepasst, nur die Inhalte müssen hinzugefügt werden. 

 

6 Technologische Einschränkungen

SharePoint als eigenständige Lösung hat technologische Einschränkungen, die die Erstellung einer Intranet-Plattform schwieriger machen.

1. Schlechte Benutzererfahrung

• Kein attraktives Erscheinungsbild
• Keine ergonomische Anpassung an bestimmte Geräte

2. Nicht benutzerorientiert

• Sehr wenig Interaktion mit Nutzer*innen
• Keine zielgruppenorientierten Inhalte
• Ungeeignet für das „Konsum“-Verhalten einiger Nutzer*innen

3. Komplexe Bereitstellung

• Erheblicher Zeitaufwand für Bereitstellung und Einführung
• Aktualisierung der Umgebung kann kompliziert sein
• Verwaltung mehrerer Umgebungen (prod, test, dev)

4. Ungeeignet für Beiträge

• Zu komplex für gelegentlich Mitwirkende und nicht skalierbar genug für erfahrenere mitwirkende Personen
• Das Erstellen von Seiten und das Anpassen der Website ist komplex und erfordert Fachkenntnisse

5. Erfolglose Suche nach Inhalten

• Es ist generell schwierig für Mitarbeitende, bestimmte Inhalte zu finden
• Suchmaschinen sind nicht effizient genug

6. Mangelnde Anpassungsfähigkeit

• Modell nicht anpassbar
• Katalog mit unwichtigen Funktionen
• Manchmal nicht möglich, bestimmte Anpassungen vorzunehmen

 

M365 Governance mit Powell Software

Die effektive Verwaltung und Governance von Microsoft 365 (M365), insbesondere im Zusammenhang mit SharePoint Intranet, ist entscheidend für die Sicherstellung einer sicheren und effizienten Arbeitsumgebung. Powell Software bietet fortschrittliche Tools und Lösungen, die speziell darauf ausgerichtet sind, die Governance innerhalb von M365 zu optimieren und zu vereinfachen. Hier sind einige Schlüsselkomponenten und Vorteile der Nutzung von Powell Software für die Governance von M365:

1. Automatisierte Governance-Prozesse: Powell Software unterstützt Unternehmen dabei, automatisierte Governance-Prozesse einzuführen, die sicherstellen, dass Compliance-Richtlinien und Best Practices konsequent eingehalten werden. Durch die Automatisierung werden menschliche Fehler minimiert und die Einhaltung von Richtlinien wird erleichtert.

2. Zentralisierte Verwaltung: Die Plattform ermöglicht eine zentrale Verwaltung aller M365-Komponenten, einschließlich SharePoint Intranets. Dies erleichtert die Überwachung und Verwaltung von Zugriffsrechten, Datensicherheit und Benutzereinstellungen über ein einziges Dashboard.

3. Rollenbasierte Zugriffskontrolle: Powell Software unterstützt eine detaillierte und flexible rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC), die es ermöglicht, genau zu definieren, wer Zugang zu welchen Ressourcen innerhalb des SharePoint Intranets hat. Dies hilft, sensible Informationen zu schützen und gleichzeitig die Zusammenarbeit zu fördern.

4. Erweiterte Analysefunktionen: Mit Powell Software können Unternehmen tiefgreifende Einblicke in die Nutzung und Leistung ihres SharePoint Intranets gewinnen. Dies umfasst Analysen zur Benutzeraktivität, zur Dokumentenverwaltung und zur Effektivität von Kommunikationskanälen, was eine kontinuierliche Verbesserung der Plattform ermöglicht.

5. Compliance und Datensicherheit: Die Plattform stellt sicher, dass alle Aktivitäten innerhalb des SharePoint Intranets den relevanten Datenschutz- und Compliance-Anforderungen entsprechen. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, die in regulierten Branchen tätig sind oder strenge interne Richtlinien haben.

6. Benutzerfreundliche Schnittstellen und Schulungen: Powell Software bietet intuitive Schnittstellen und umfassende Schulungsressourcen, um sicherzustellen, dass alle Benutzer die Governance-Tools effektiv nutzen können. Dies fördert die Akzeptanz und Effizienz im gesamten Unternehmen.

Durch die Integration von Powell Software in die M365- und SharePoint-Intranet-Governance können Unternehmen die Kontrolle über ihre digitalen Arbeitsplätze stärken, Risiken reduzieren und eine solide Grundlage für nachhaltiges digitales Wachstum schaffen. Diese fortgeschrittenen Governance-Fähigkeiten tragen dazu bei, dass die M365-Umgebung nicht nur leistungsfähig, sondern auch sicher und compliant bleibt.

 

Zukunftsfähige Gestaltung Ihres SharePoint-Intranets

In einer sich ständig verändernden digitalen Arbeitsumgebung ist die zukunftssichere Gestaltung des SharePoint-Intranets für Unternehmen unerlässlich. Es ist wichtig, dass die Plattform nicht nur flexibel und sicher ist, sondern auch den Bedürfnissen einer modernen Belegschaft gerecht wird. Folgende Aspekte sind dabei besonders zu beachten:

Anpassung an den digitalen Arbeitsplatz der Zukunft

Ein zukunftsfähiges SharePoint-Intranet sollte sich nahtlos in die fortschreitenden digitalen Arbeitsplätze integrieren lassen. Dies erfordert eine Plattform, die sowohl skalierbar als auch anpassungsfähig genug ist, um neue Technologien und flexible Arbeitsmethoden zu unterstützen. Unternehmen sollten eine Umgebung anstreben, die Zusammenarbeit effektiv fördert und jederzeit und überall Zugriff auf notwendige Informationen und Werkzeuge bietet. Das Ziel sollte es sein, ein Ökosystem zu schaffen, das die dynamischen Anforderungen des Geschäftsumfelds berücksichtigt und unterstützt.

Integration von KI für intelligentes Informationsmanagement

Die Integration von Künstlicher Intelligenz (KI) in SharePoint-Intranets kann ein Schlüsselfaktor für die Verbesserung der Informationsverwaltung und -nutzung sein. KI-Technologien können dabei helfen, Inhalte zu kategorisieren, Suchvorgänge zu optimieren und personalisierte Inhaltsvorschläge anzubieten. Diese Technologien ermöglichen eine präzisere und schnellere Informationserfassung, was die Produktivität und Effizienz deutlich steigert und den Benutzern hilft, schneller fundierte Entscheidungen zu treffen.

Sicherheit im Fokus: Fortgeschrittene Schutzmaßnahmen für Ihr Intranet

Die Sicherheit spielt eine zentrale Rolle in jedem SharePoint-Intranet. Fortgeschrittene Schutzmaßnahmen, wie mehrstufige Authentifizierungsprozesse, regelmäßige Sicherheitsaudits und die strikte Einhaltung internationaler Datenschutzstandards, sind unerlässlich, um sensible Daten und Informationen zu schützen. Diese Maßnahmen helfen nicht nur, die Sicherheit der Unternehmensdaten zu gewährleisten, sondern stärken auch das Vertrauen der Nutzer in die Plattform.

Die Rolle von SharePoint in der hybriden Arbeitswelt

In der hybriden Arbeitswelt von heute müssen SharePoint-Intranets flexibel genug sein, um sowohl den Bedürfnissen von Remote-Arbeitern als auch denen von Mitarbeitern im Büro gerecht zu werden. Die Integration von Tools zur Videokonferenz, zur gemeinsamen Dokumentenbearbeitung und zur effektiven Kommunikation über Unternehmensgrenzen hinweg ist entscheidend. Ein nahtlos integriertes Intranet unterstützt eine kohärente und produktive Arbeitsumgebung, unabhängig vom Standort der Mitarbeiter.

Personalisierung: Schlüssel zur Steigerung der Nutzerakzeptanz

Personalisierung ist entscheidend, um die Nutzerakzeptanz eines SharePoint-Intranets zu erhöhen. Personalisierte Dashboards, die auf individuelle Benutzerbedürfnisse zugeschnitten sind, ermöglichen es Mitarbeitern, effizienter zu arbeiten, indem sie schnell auf relevante Informationen und Tools zugreifen können. Diese maßgeschneiderten Erfahrungen helfen den Nutzern, sich mit dem Intranet verbunden zu fühlen und fördern eine höhere Nutzungshäufigkeit.

SharePoint und die Cloud: Chancen und Herausforderungen

Die Migration von SharePoint in die Cloud bringt viele Vorteile, darunter eine verbesserte Flexibilität, Skalierbarkeit und Kosteneffizienz. Diese Übergänge bieten auch verbesserte Möglichkeiten für Business Continuity und Disaster Recovery. Allerdings sind mit der Cloud-Migration auch Herausforderungen verbunden, besonders in Bezug auf den Datenschutz und die Integration in bestehende Systeme. Die sorgfältige Abwägung dieser Faktoren ist entscheidend, um die Vorteile vollständig zu nutzen und gleichzeitig Risiken zu minimieren.

Die zukunftsfähige Gestaltung von SharePoint-Intranets erfordert ein durchdachtes Vorgehen, das sich an den technologischen Fortschritten und den sich ändernden Arbeitsweisen orientiert. Durch die Beachtung dieser Kernaspekte können Unternehmen sicherstellen, dass ihr Intranet sowohl den aktuellen als auch zukünftigen Anforderungen gerecht wird.

 

Fazit

Obwohl SharePoint viele grundlegende Funktionen bietet, die Unternehmen für die Schaffung eines Intranets benötigen, sind zusätzliche Anpassungen und Erweiterungen oft erforderlich, um den spezifischen Anforderungen und Erwartungen moderner Arbeitsumgebungen gerecht zu werden. Ein angepasstes SharePoint-Intranet, das mit fortschrittlichen Sicherheitsmaßnahmen, intelligenter Integration und personalisierten Funktionen ausgestattet ist, kann eine starke Plattform bieten, die nicht nur die interne Kommunikation und Zusammenarbeit verbessert, sondern auch die gesamte Unternehmenskultur stärkt und den digitalen Arbeitsplatz der Zukunft unterstützt. Unternehmen, die diese Elemente erfolgreich integrieren, sind gut positioniert, um sowohl aktuelle als auch zukünftige Herausforderungen in der dynamischen Landschaft der Unternehmens-IT effektiv zu meistern.