Herausforderungen beim Management von hybrid-Mitarbeitern und wo MS Teams ins Spiel kommt
Über ein Drittel der US-Unternehmen geht davon aus, dass die Hälfte ihrer Mitarbeiter künftig remote arbeiten wird. Die Remote Work-Möglichkeit ist der Schlüssel zur Gewinnung besserer Talente, zur Senkung der Personalfluktuation und zur potenziellen Senkung der Gemeinkosten. Allerdings bringt eine dezentrale Belegschaft auch eine Reihe von Herausforderungen mit sich.
Remote-Mitarbeiter können sich isoliert und einsam fühlen oder gestresst und nicht in der Lage, die Arbeit vom Privatleben zu trennen. Gleichzeitig bietet die Remote-Arbeit eine große Flexibilität, erspart lange Anfahrtswege und ermöglicht es den Mitarbeitern, eine Arbeitsumgebung zu schaffen, die ihren Bedürfnissen entspricht. Um wirklich von den Möglichkeiten zu profitieren, die das Homeoffice mit sich bringt, brauchen Mitarbeiter die Unterstützung von Managern und der Personalabteilung. Richtiges Management steigert die Motivation der Mitarbeiter und erhöht ihre Produktivität.
Das effektive Management von Remote-Mitarbeitern hängt davon ab, ob die richtige Technologie bestmöglich eingesetzt wird. Mit der massenhaften Umstellung auf Remote Work setzen immer mehr Unternehmen Microsoft Teams als Tool ein, um die virtuelle Zusammenarbeit zu erleichtern. Teams hat mittlerweile über 115 Millionen tägliche Nutzer. Organisationen verlassen sich auf dieses Tool aufgrund seiner Leistungsfähigkeit und seines Potenzials und auch, um das Beste aus ihrer Microsoft 365-Investition zu machen.
10 Strategien zum erfolgreichen Management von Remote-Mitarbeitern mit Microsoft Teams
1. Stellen Sie die richtige Technologie bereit
Unternehmen haben schon immer in den physischen Arbeitsplatz investiert. Die Pandemie und die darauffolgenden Lockdowns haben bestätigt, dass Unternehmen jetzt in den digitalen Arbeitsplatz investieren müssen, um Ausfallsicherheit und Agilität zu gewährleisten. Unternehmen können die physische Umgebung eines Remote-Mitarbeiters nicht kontrollieren, aber sie können eine bessere virtuelle Umgebung schaffen.
Dieser virtuelle Arbeitsbereich ist für Remote-Mitarbeiter unerlässlich, und das Unternehmensintranet allein reicht nicht aus. Microsoft Teams ist eine Schlüsselkomponente, die in ein Intranet integriert werden kann und so eine ansprechende Plattform für die Zusammenarbeit bietet. Microsoft Teams ist eines der beliebtesten Tools für die Zusammenarbeit. Es ermöglicht den Mitarbeitern nicht nur zu chatten und zu telefonieren, sondern auch Dokumente zu teilen und in Echtzeit zusammenzuarbeiten.
Die Entscheidung, Teams zu nutzen, ist nur der erste Schritt. Manager sollten es dann auf eine Weise nutzen, die zu den Mitarbeitern passt. Jeder kommuniziert anders. Manche mögen Videoanrufe, während andere schnelle Nachrichten senden möchten. Entscheiden Sie, was für beide Parteien am besten ist.
2. Regelmäßige Check-Ins
Fast die Hälfte der Remote-Mitarbeiter macht sich Sorgen, dass sie wichtige Informationen verpassen. Um dies zu vermeiden, können Manager regelmäßige Check-Ins vereinbaren. Planen Sie ein wöchentliches Team-Meeting mit den Remote-Mitarbeitern und stellen Sie sicher, dass Sie genügend Zeit haben, um sich auszutauschen. Wenn Sie einen festen wöchtlichen Termin haben, können sich Remote-Mitarbeiter wahrgenommen fühlen, ihre Bedenken äußern oder benötigte Anleitung erhalten.
Regelmäßige Besprechungen ermöglichen es Managern auch, den Workload eines Mitarbeiters abzuschätzen und sicherzustellen, dass sie nicht zu viel auf dem Teller haben oder mehr Aufgaben brauchen.
3. Setzen Sie Best Practices ein
In einem physischen Büro konnten Manager eine Politik der offenen Tür oder geplante Bürozeiten festlegen. Außerdem war es für die Mitarbeiter einfach abzuschätzen, wann ein Manager frei war, da sie ihn sehen konnten. In einer virtuellen Umgebung gehen diese Praktiken verloren. Da sich Unternehmen vom Büro wegbewegen, werden neue Richtlinien benötigt.
Microsoft Teams ermöglicht die sofortige Zusammenarbeit über Chats, Kanäle, Anrufe und mehr. Wenn ein Mitarbeiter jedoch nicht weiß, welchen er verwenden soll, wird er frustriert. Um Verwirrung zu vermeiden, legen Sie Richtlinien fest, wo die verschiedenen Arten der Zusammenarbeit stattfinden können.
- Legen Sie private Kanäle für einzelne Aufgaben und Nachrichten fest.
- Erstellen Sie einen Teams-Kanal für allgemeinere Informationen.
- Definieren Sie, wann Mitarbeiter einen Anruf vereinbaren sollten, wann eine E-Mail besser geeignet ist und wann sie einfach eine Nachricht senden.
- Stellen Sie sicher, dass die Erstellung von Teams kontrolliert wird, um doppelte Teams zu vermeiden.
Es kann auch hilfreich sein, Richtlinien einzusetzen, wann ein Manager eher verfügbar ist. Vielleicht sind montags viele Besprechungen angesetzt, aber freitags ist normalerweise weniger los. Vielleicht sind die Abende ruhiger. Finden Sie heraus, was am besten funktioniert und informieren Sie Ihr Team.
4. Halten Sie den Fortschritt im Auge
Manager befürchten, dass die Mitarbeiter keine Arbeit leisten, wenn sie zu Hause sind. Die Mitarbeiter wiederum fühlen sich unter Druck gesetzt, zu beweisen, dass sie es tun. Es gibt ein Myth, dass Remote-Mitarbeiter nachlässig sind. Die Untersuchungen zeigen aber, dass sie zwei zusätzliche Stunden pro Woche arbeiten, seitdem sie aufgrund der Pandemie auf Remote umgestellt haben.
Dennoch ist ein Fokus auf die geleisteten Stunden kontraproduktiv. Genauso wie es für Mitarbeiter einfach ist, stundenlang untätig in einem Büro zu sitzen, können sie auch auf Teams aktiv sein und sehr wenig tun. Für das bessere Management von Remote-Mitarbeitern, sollten Führungskräfte stattdessen geleistete Arbeit und erledigte Aufgaben anerkennen. Microsoft Teams kann mit seiner Planner-Integration helfen. Die Planner-App ermöglicht es Teams, zusammenzuarbeiten und Projekte zu planen. Mit der To-Do-Funktion können Manager den Mitarbeitern Aufgaben zuweisen. Apps und Integrationen sind die Geheimnisse, um das Beste aus Teams herauszuholen.
5. Erleichtern Sie die Teamarbeit
Solide Teamarbeit ist entscheidend für produktivere und engagierte Mitarbeiter. Sie entsteht, wenn es eine Kultur der Zusammenarbeit gibt.
Teamarbeit ist vielleicht natürlicher in einem physischen Büro, wo die Mitarbeiter zusammen sind. Bei Remote Work ist sie auf die richtige Technologie angewiesen. Der erste Schritt besteht darin, den Mitarbeitern einen Raum für die Zusammenarbeit zu bieten. Microsoft Teams wurde entwickelt, um Teamarbeit und Zusammenarbeit zu erleichtern, aber das geschieht nicht von alleine.
Manager können helfen, eine Kultur der Teamarbeit zu fördern, indem sie etwas bewusst planen.
- Planen Sie wöchentliche Teams-Meetings: Ermutigen Sie alle, ihre Kamera einzuschalten und den Teams-Modus zu verwenden.
- Organisieren Sie zwanglose Teams-Kaffeerunden: Bauen Sie Team-Bindungen auf, mit informellen Chats. Verwenden Sie den Microsoft Teams Café-Hintergrund für ein besseres virtuelles Erlebnis.
- Erstellen Sie spezifische Kanäle für die Zusammenarbeit: Legen Sie fest, wofür jeder Kanal verwendet werden soll, um den Kanal im Griff zu halten.
6. Stellen Sie Face-to-Face Interaktionen sicher
21 % der Remote-Mitarbeiter kämpfen mit Einsamkeit. Für jeden, der alleine lebt, wird dies nur noch verstärkt. Eine leicht umzusetzende Änderung, die helfen kann, ist, Videoanrufe zum Standard zu machen.
Das Einschalten der Kamera für einen Teamanruf kann einschüchternd sein, besonders wenn Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten. Manche Menschen sind sich ihrer Umgebung bewusst und möchten nicht, dass ihre Kollegen einen Blick in ihre Wohnung werfen können. Microsoft Teams-Hintergründe helfen, indem sie entweder die Umgebung unscharf machen oder eine unechte Umgebung bieten. Unternehmen können auch einen benutzerdefinierten Hintergrund erstellen. Verwenden Sie bei Teams-Besprechungen den Together-Modus, damit es sich so anfühlt, als ob sich alle im selben Raum befinden.
7. Priorisieren Sie Aufgaben
In einem physischen Büro ist es einfacher zu erkennen, wenn jemand überlastet ist. Der Anblick von Papierstapeln und Unordnung sind deutliche Anzeichen. Ein Gefühl von Stress wird auch durch das Verhalten der Person deutlich, wie z.B. lange Arbeitszeiten und das Einnehmen des Mittagessens am Schreibtisch. Wenn Sie versuchen, Remote-Mitarbeiter zu managen, ist es schwieriger zu erkennen, wenn jemand überlastet ist.
Remote-Mitarbeiter sind hinter einem Bildschirm versteckt. Sie wollen vielleicht beweisen, dass sie hart arbeiten und jede Aufgabe annehmen. Oder es fällt ihnen schwer, Prioritäten zu setzen, weil es nicht so klar ist, welche Aufgaben hohe Priorität haben. Helfen Sie Mitarbeitern bei der Priorisierung von Aufgaben mit einer Teams-Integration wie Microsoft Planner. Mit einer Übersicht über die Aufgaben eines Mitarbeiters auf einen Blick ist es einfacher zu erkennen, wenn jemand überlastet ist.
8. Stellen Sie Kommunikationsflüsse sicher
Als Manager ist es wichtig, nicht nur Befehle zu geben, sondern eine partizipative Umgebung zu schaffen. Top-down-Managementstile sind veraltet und der Schlüssel zu effektiver Kommunikation ist die Sicherstellung des Informationsflusses in beide Richtungen. Microsoft Teams ermöglicht die Weitergabe von Informationen nach oben, unten und quer.
9. Erkennen Sie Wohlbefinden
40 % der Mitarbeiter erlebten während der Covid-19-Pandemie ein Burnout bei der Arbeit. Stress und Burnout sind ernsthafte Probleme, die nicht nur die Produktivität eines Mitarbeiters beeinträchtigen, sondern auch sein Wohlbefinden.
Wenn Mitarbeiter remote arbeiten, kann es schwierig werden, Arbeit und Privatleben von einander zu trennen. Das führt schnell zur Überforderung. Manager können helfen, indem sie sich bei den Mitarbeitern melden. Dabei sollten sie sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter nicht überlastet sind. Als weiteres sollten sie dafür sorgen, dass alle die richtige Ausrüstung haben, und auf ihre Bedürfnisse eingehen. Microsoft Teams kann ebenfalls helfen, mit seinen neuen Funktionen für das Wohlbefinden der Mitarbeiter, die die psychische Gesundheit verbessern sollen.
10. Verwalten Sie sowohl den Raum als auch die Benutzer
Wenn Microsoft Teams das Kollaborationstool für Mitarbeiter sein soll, dann muss es auch verwaltet werden. Ohne richtige Kontrolle kann Microsoft Teams im Chaos versinken. Mehrere Teams ohne klare Namensstruktur verursachen Kopfschmerzen und frustrieren die Mitarbeiter. Es ist wichtig, dass der Arbeitsbereich, in den sich Mitarbeiter einloggen, strukturiert und einfach zu bedienen ist. Mit einer Governance-Anwendung wie Powell Governance können Sie die Erfahrung Ihrer Mitarbeiter verbessern und das Teams-Wachstum kontrollieren.
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