SMS group: Effizientere Schreibtischbuchung mit Powell Flex Desk

Der Kunde im Überblick

SMS group, ein weltweit führendes Unternehmen in der Fertigungstechnologie, beschäftigt 13.500 Mitarbeitende an verschiedenen Standorten. Der Campus in Mönchengladbach dient dabei als zentraler Standort für über 2.500 Mitarbeitende. Mit der Umstellung auf ein aktivitätsbasiertes Arbeitsmodell wurde der Bedarf an einem effizienten und zuverlässigen Buchungssystem für Schreibtische deutlich.

Die bisherige Lösung war veraltet und ineffizient. Sie erforderte einen modernen Ansatz, um den dynamischen Anforderungen der Belegschaft gerecht zu werden. Dies führte zur Einführung von Powell Flex Desk, einer Lösung, die sich nahtlos in das Intranet integriert und Echtzeitbuchungen sowie Analysefunktionen zur Optimierung der Raumnutzung bietet.

Die Ausgangslage

Vor der Einführung von Powell Flex Desk stand SMS group vor mehreren zentralen Herausforderungen:

• Unübersichtliches Buchungssystem: Mitarbeitende kämpften mit einem langsamen, raumweisen Buchungssystem, dem es an Benutzerfreundlichkeit und Effizienz fehlte.
• Veränderte Arbeitsumgebung: Mit der Einführung des aktivitätsbasierten Arbeitens auf dem neuen Campus konnte das alte System der wachsenden Nachfrage nach flexiblen Schreibtischbuchungen nicht mehr gerecht werden.
• Fehlende Datentransparenz: Dem Facility Management fehlte die Übersicht über die Schreibtischauslastung, was zu Ineffizienzen in der Ressourcenplanung führte, etwa bei der Essensplanung in der Cafeteria, die von Buchungsdaten abhing.
• Akzeptanz bei Mitarbeitenden: Die Einführung eines Buchungssystems war für viele neu. Mitarbeitende mussten sich erst an die Idee gewöhnen, ihren Arbeitsplatz im Voraus zu buchen.

Ziel war es, eine Lösung einzuführen, die nicht nur den Buchungsprozess vereinfacht, sondern auch wertvolle Erkenntnisse zur Verbesserung des operativen Managements liefert.

Der Weg zur Lösung

Powell Flex Desk hat die Schreibtischbuchung bei SMS group grundlegend verändert, indem ein benutzerfreundliches System direkt in das Intranet integriert wurde. Mitarbeitende können Schreibtische einfach und effizient über die Plattform buchen, die sie bereits täglich nutzen.

• Einfache Schreibtischbuchung: Mitarbeitende können über das im Intranet integrierte Powell Flex Desk Webpart schnell Schreibtische buchen.
• Echtzeitbuchungsdaten: Das System bietet sofortige Transparenz über Verfügbarkeit und Nutzung der Schreibtische.
• Automatisierte Berichte: Der Einsatz von Microsoft Power Automate und Power BI ermöglicht eine Echtzeitdatenanalyse und liefert wertvolle Einblicke in Raumnutzung und Auslastung auf dem gesamten Campus.
• Anbindung an die Essensplanung: Tägliche Buchungsdaten werden per E-Mail an das Cafeteria Team gesendet, um die Essensplanung zu verbessern und Verschwendung zu reduzieren.
• Mobile Nutzung: Das mobil optimierte Buchungssystem ermöglicht es Mitarbeitenden, jederzeit und von überall einen Schreibtisch zu reservieren.

Die Lösung wurde mit den Standardkomponenten von Powell Flex Desk umgesetzt, was den Prozess unkompliziert und kosteneffizient machte. Sie hat sich seitdem zur bevorzugten Plattform für Schreibtischbuchung und Flächenmanagement entwickelt.

📊 Die Ergebnisse in Zahlen

Diese Zahlen spiegeln vor allem eines wider: Wie schnell Powell Flex Desk vom neuen Tool zur selbstverständlichen Gewohnheit wurde. Mitarbeitende berichten, dass sich die Buchung im Vergleich zur vorherigen Plattform deutlich intuitiver und schneller anfühlt, weshalb das System ohne größere Einführungsphase angenommen wurde. Für das Facility Management bedeutet die durchgängige Sichtbarkeit der Auslastung, dass Entscheidungen zur Flächenplanung erstmals auf echten Nutzungsdaten statt auf Schätzungen basieren. Selbst Bereiche wie die Cafeteria profitieren inzwischen indirekt: Die Essensplanung orientiert sich an den tatsächlichen Buchungszahlen, was Engpässe und Verschwendung gleichermaßen verringert.

Das sagen die Mitarbeitenden

Mit Powell Flex Desk hat SMS group den Buchungsprozess optimiert, die Zusammenarbeit verbessert und die Flächennutzung effizienter gestaltet. Wie Marina Dindorf, Content Specialist bei SMS group, dazu sagt:

Fazit

Powell Flex Desk hat sich für SMS group als wirksame Lösung erwiesen. Der Buchungsprozess ist einfacher, die Flächenplanung basiert erstmals auf echten Daten, und die Cafeteria plant effizienter. Diese ersten Erfolge zeigen, wie Technologie den Arbeitsalltag im großen Maßstab verbessern kann.

Über den Partner: HIRSCHTEC

HIRSCHTEC ist seit 2005 auf die Digitalisierung der internen Kommunikation und Zusammenarbeit spezialisiert. Kunden erhalten alles aus einer Hand: von der Entwicklung der Gesamtstrategie für den digitalen Arbeitsplatz über die Einführung und Weiterentwicklung von Intranets, Mitarbeiter-Apps und digitalen Arbeitsplätzen auf Basis von M365 bis hin zur Automatisierung von Workflows und Unterstützung bei der digitalen Führung.