RSL LifeCare: “Your Cooee” verbindet 4.000 Mitarbeitende an 28 Standorten

Der Kunde im Überblick

RSL LifeCare ist eine gemeinnützige Organisation, die über 7.500 Bewohnende in 28 Seniorendörfern und 28 Altenpflegeheimen in New South Wales und dem Australian Capital Territory betreut. Seit 1911 bietet RSL LifeCare professionelle, fürsorgliche Unterstützung für Veteranen und alle Menschen der Öffentlichkeit. Als führende Organisation im Bereich Wohnen im Alter stellt RSL LifeCare qualitativ hochwertige häusliche Pflege, Seniorendörfer und Pflegeheime bereit.

Die Ausgangslage

Bevor RSL LifeCare seine digitale Transformation begann, nutzte das Unternehmen ein veraltetes Intranet, das 10 Jahre zuvor eingeführt worden war. Laut Ainslie Page, Digital Marketing Manager bei RSL LifeCare, handelte es sich um ein “veraltetes System, das klobig und nicht einfach zu bedienen war. Es bestand die dringende Notwendigkeit, das Intranet zu überarbeiten und ein innovativeres und benutzerfreundlicheres System zu verwenden”.

Den letzten Anstos zur Modernisierung gaben neue gesetzliche Bestimmungen: Die australische Royal Commission into Aged Care verlangte von Pflegeanbietern wie RSL LifeCare, einen einfachen Zugang zu Richtlinien zu gewährleisten. Das war der Moment, in dem klar wurde: Ein neues Intranet ist keine Option, sondern eine Notwendigkeit.

RSL LifeCare verwendete ein Intranet, das vor Ort eingerichtet war, was bedeutete, dass die Mitarbeitenden im Netzwerk sein mussten, um darauf zuzugreifen. Für eine verteilte Belegschaft mit über 4.000 Mitarbeitenden an 28 Standorten war das schlicht nicht praktikabel. Murray Campbell, Consulting Manager bei Synergy, erklärte, dass es notwendig war, auf SharePoint Online umzusteigen, das “überall zugänglich ist, wo es eine Internetverbindung gibt, sodass die Mitarbeitenden leichter auf Dokumente zugreifen können”.

Und die Frage, die das Team beschäftigte: “Wie können wir die Mitarbeitenden an einem zentralen Ort zusammenführen, wenn wir 28 verschiedene Standorte haben?”

Was erreicht werden sollte

Zugang zu Richtlinien
Einfacher, zentraler Zugang zu allen Richtlinien und Dokumenten.

Inhalte für alle
Alle Mitarbeitenden können auf einfache Weise Inhalte beitragen.

Verteilte Belegschaft verbinden
Alle 28 Standorte auf einer gemeinsamen Plattform.

Zusätzlich war die schnelle Übermittlung dringlicher Informationen an alle Mitarbeitenden ein zentrales Ziel — unabhängig davon, ob sie im Büro, vor Ort bei Kunden oder mobil unterwegs sind.

Der Weg zur Lösung

Als RSL LifeCare mit seinen Anforderungen an ein benutzerfreundliches, cloudbasiertes Intranet an Synergy herantrat, stand Powell Intranet für Murray und sein Team an erster Stelle. Das auf Microsoft 365 basierende Powell Intranet erfüllte RSL LifeCares primäre Anforderungen an ein zugängliches, sicheres Content-Repository. Was Powell Intranet jedoch wirklich auszeichnete, war sein umfassender Charakter: Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter kann zur Erstellung von Inhalten und zum Aufbau der “virtuellen Eingangstür” von RSL LifeCare beitragen.

Das Intranet trägt den Namen “Your Cooee” — ein australischer Begriff für einen weithin hörbaren Ruf, mit dem man Kontakt zu Menschen in der Wildnis aufnimmt. Ein passender Name für eine Plattform, die alle Mitarbeitenden über grosse Distanzen hinweg verbindet.

Die Umsetzung erfolgte in drei Phasen:

• Angebotsbewertung: Nach der Auswertung von drei Angeboten begann RSL LifeCare gemeinsam mit Synergy das Design und die Implementierung.
• Richtlinien überarbeiten: Das Digitale Team überarbeitete veraltete Richtlinien und überführte sie in das neue Intranet. Zwischen Aufbau und Live-Betrieb lagen sechs bis neun Monate, die ausschliesslich dafür genutzt wurden, möglichst viele Inhalte zu migrieren.
• Soft Launch: RSL LifeCare startete “Your Cooee” zunächst in einer Abteilung. Vier Monate später waren alle Mitarbeitenden auf die neue Plattform umgestiegen.

Wenn kein Schreibtisch, kein Problem

Die Mitarbeitenden der häuslichen Pflege von RSL LifeCare sind sogenannte “schreibtischlose Mitarbeitende”. Sie arbeiten an verschiedenen Orten und haben keinen Zugang zu einem Firmencomputer oder einer Microsoft-Lizenz. Gerade in kritischen Situationen — etwa bei einem Krisenfall oder dringenden Benachrichtigungen — ist es entscheidend, dass sie trotzdem erreichbar sind.

Die Lösung: Mitarbeitende ohne Intranet-Zugang können die Powell Intranet Mobile App im “Nur-Lesen”-Modus verwenden. So erhalten sie Zugang zu Neuigkeiten und abonnierten Benachrichtigungen. Das Ergebnis: Jede Person wird zeitnah informiert — und es entsteht eine integrative Unternehmenskultur, die niemanden zurücklässt.

📊 Die wichtigsten Kennzahlen

4.000+
Mitarbeitende an 28 Standorten auf einer gemeinsamen Plattform

28
Standorte verbunden durch “Your Cooee”

Täglich
Erste Anlaufstelle beim Einloggen am Morgen

Das sagen die Verantwortlichen

RSL LifeCare verfügt jetzt über ein ausgeklügeltes Intranet sowie bessere Systeme und Abläufe für die Verwaltung von Dateien. Das Intranet ist zur ersten Anlaufstelle geworden, wenn Mitarbeitende sich morgens an ihren Computern anmelden.

Fazit

Was als Content-Management-System begann, hat sich zu einem wichtigen internen Kommunikationsinstrument entwickelt. Das zeigte sich besonders deutlich während der australischen Covid-Lockdowns: “Your Cooee” wurde zum Krisenkommunikationstool, mit dem Neuigkeiten schnell an alle Mitarbeitenden übermittelt werden konnten — auch an jene ohne festen Schreibtisch. Ein Beweis dafür, dass ein gut implementiertes Intranet weit mehr ist als ein Dokumentenspeicher.

Drei Tipps von Ainslie für eine erfolgreiche Intranet-Einführung

Ainslie Page hat aus der Einführung von “Your Cooee” wertvolle Erkenntnisse gezogen, die sie gerne teilt:

1. Schulung zuerst: Nehmen Sie sich die Zeit, Mitarbeitende zu schulen, damit sie selbstständig arbeiten können. Stellen Sie ein engagiertes Team bereit, das sie bei der Nutzung der Plattform unterstützt.
2. Marketing für das Intranet: Nutzen Sie klassische Marketingtechniken, um Mitarbeitende zum Besuch des Intranets zu bewegen. Ein zweiwöchentlicher Newsletter mit Auszügen aus Artikeln weckt Neugier und führt Lesende direkt ins Intranet.
3. Alle Tools an einem Ort: Machen Sie das Intranet zur Drehscheibe, auf der alle benötigten Instrumente zusammenlaufen — von Urlaubsbuchungssystemen bis zu HR-Tools.

Wie geht es weiter?

Nachdem die Mitarbeitenden auf der Plattform angekommen sind, liegt der nächste Schritt darin, sie wirklich einzubinden. Als Powell-Kundin profitiert RSL LifeCare laufend von neuen Funktionen und kann die Plattform kontinuierlich weiterentwickeln. Das Digitale Team ist dabei, die Erstellung von Inhalten an einzelne Geschäftsbereiche zu übergeben, die ihre eigenen Seiten pflegen werden.

Über den Partner: Synergy

Synergy wurde aus der Überzeugung heraus gegründet, dass die richtige Technologie, wenn sie richtig eingesetzt wird, Unternehmen verbessern kann. Seit 1995 unterstützt Synergy grosse und kleine Unternehmen bei der Erfüllung ihrer geschäftlichen Anforderungen. Das Team aus qualifizierten Beratern, Projektmanagerinnen und -managern, Entwicklerinnen und Entwicklern sowie Support-Fachleuten gibt Unternehmen die Sicherheit, die sie brauchen, um in der heutigen Geschäftswelt komfortabel zu arbeiten.