C’est officiel : Skype Entreprise (en anglais, Skype for Business) touche à sa fin. En 2020, Microsoft a révélé au cours de plusieurs annonces avoir lancé un programme de fin de vie pour le logiciel Skype Entreprise. La plateforme sera, en effet, mise hors service dès le 31 juillet 2021. Tous ses clients devront migrer de Skype vers Microsoft Teams avant cette date.
Si votre entreprise a déployé Microsoft 365 après le 1er septembre 2019, vous êtes tranquilles ; c’est à partir de ce moment-là que Microsoft a commencé à intégrer automatiquement les nouveaux abonnés Microsoft 365 dans Microsoft Teams. Mais les entreprises qui ont préféré repousser l’adoption de Teams, et qui continuent d’utiliser (et investir dans) Skype Entreprise depuis plusieurs années, sont maintenant dans l’obligation de préparer leur changement d’outil.
Alors que vous commencez votre migration de Skype vers Teams, nous vous proposons quelques conseils pour faciliter le processus. Mais tout d’abord, examinons pourquoi le passage de Skype Entreprise à Microsoft Teams est à la fois nécessaire et bénéfique.
Pourquoi Microsoft met fin à Skype Entreprise
La plateforme Skype existe depuis 2003, mais Skype Entreprise est beaucoup plus jeune. Si Microsoft a acheté Skype en 2011, ce n’est qu’en 2015 que la société a lancé Skype Entreprise en remplacement de Microsoft Lync, son précédent outil de communication d’entreprise. En pratique, il s’agissait simplement d’un changement de marque ; les utilisateurs devaient simplement mettre à jour leur serveur Lync pour que le changement prenne effet. Aucune migration ou mise à jour de matériel n’était nécessaire.
Mais seulement deux ans après le lancement de Skype Entreprise, Microsoft annonçait un nouvel outil : Microsoft Teams. Il est alors clair dès le départ que Microsoft Teams remplacera à terme Skype Entreprise. Pourtant, les deux ont coexisté pendant plusieurs années ; au départ, Microsoft Teams ne disposait pas de certaines des capacités techniques de Skype Entreprise, alors que ce dernier avait ses propres caractéristiques uniques qui permettaient de mieux soutenir la collaboration et l’intégration de Microsoft 365.
Depuis le lancement de Microsoft Teams en 2017, Microsoft a concentré ses ressources sur la construction et mise en place de la plateforme Teams, en migrant progressivement les fonctions de Skype vers Teams au cours du processus. Aujourd’hui, Microsoft Teams est la référence en matière de collaboration en entreprise. Skype Entreprise est devenu un outil superflu, et la décision de Microsoft de l’éliminer reflète un effort de rationalisation de ses solutions d’entreprise et de suppression des redondances.
Les avantages du passage de Skype Entreprise à Microsoft Teams
Au fil des années, Microsoft a enrichi les fonctionnalités de Teams pour en faire un centre de collaboration global. Skype Entreprise fait désormais pâle figure face à la longue liste d’avantages que vous obtiendrez de votre migration de Skype à Teams.
Une meilleure messagerie
Microsoft Teams met en place un cadre pour une communication organisée avec des équipes et des canaux. Au sein de votre entreprise, différentes équipes peuvent être créées pour les départements, les bureaux, les membres des projets, les comités, etc. Des canaux existent au sein des équipes pour séparer davantage les conversations par sujet ou par besoin.
Vidéoconférence améliorée
Bien que Skype possède la plupart des capacités de vidéoconférence de base que l’on trouve dans Teams, l’expérience est bien meilleure dans ce dernier. Les meetings virtuels peuvent accueillir des invités externes à l’organisation, les réunions peuvent être enregistrées dans le cloud, et une foule d’options de personnalisation vidéo (comme le flou de fond, le masquage du tableau blanc) est disponible.
Intégration de Microsoft 365
La principale raison pour laquelle les entreprises se réjouissent à l’idée de passer de Skype Entreprise à Teams est son intégration native avec la suite Microsoft 365. Teams facilite la collaboration en temps réel sur les documents stockés dans SharePoint. Vous pouvez également utiliser Microsoft Teams avec des applications telles que Microsoft Planner et Outlook pour gagner du temps lors du passage d’une fenêtre à l’autre.
Intégration d’applications tierces
En plus de l’intégration native de Microsoft 365, Microsoft Teams propose également une liste impressionnante d’applications tierces qui ne relèvent pas de Microsoft. Il s’agit notamment de Trello, Asana, Salesforce et bien d’autres.
Conseils pour une migration en douceur de Skype à Teams
Si votre organisation est profondément enracinée dans Skype, vous devrez faire preuve de tact dans votre approche de transition. Voici comment passer de Skype Entreprise à Microsoft Teams sans ne laisser personne derrière vous :
Se donner suffisamment de temps
Même si Skype Entreprise ne devrait pas devenir obsolète avant juillet 2021, la migration de Skype vers Teams est une chose que vous ne pouvez absolument pas remettre à la dernière minute. Si vous lisez ce document maintenant et que vous n’avez pas encore commencé le processus de transition, il est temps de réunir les principales parties prenantes afin de commencer à penser et mettre en place un plan de transition.
Créer un plan de gouvernance de Microsoft Teams
Avant de passer à Microsoft Teams, votre entreprise doit disposer d’un plan clair indiquant la place et le rôle de l’outil dans votre écosystème actuel, la manière dont vos employés devront l’utiliser et qui sera responsable de la supervision et de la gestion de la plateforme. Ce schéma, ou plan de gouvernance, est essentiel pour définir les normes organisationnelles qui assureront un fonctionnement harmonieux dès le premier jour. Sans lui, l’organisation Microsoft Teams de votre entreprise peut rapidement échapper à tout contrôle et devenir ingérable, créant de la confusion et empêchant les utilisateurs de trouver ce dont ils ont besoin.
Consultez notre guide complet sur la création d’un plan de gouvernance deMicrosoft Teams pour connaître les étapes à suivre !
Choisir votre méthodologie
Microsoft a publié une pléthore de documents pour aider les organisations à passer de Skype à Teams. Il s’agit notamment de définir deux voies distinctes que les entreprises peuvent emprunter pour passer à Teams :
- Méthode de superposition des capacités (en utilisant le mode Îles)
- Méthode de sélection des capacités (en utilisant un ou plusieurs des modes de Skype Entreprise)
D’une manière générale, si vous souhaitez adopter une approche plus progressive pour l’adoption des équipes, la méthode de superposition des capacités est l’option à utiliser. Cela permet aux employés d’utiliser côte à côte Skype Entreprise et Microsoft Teams pendant qu’ils s’habituent à la plateforme Teams. Chaque employé doit pouvoir utiliser Skype et Teams à tout moment, car les communications peuvent passer par l’un ou l’autre des outils. Une fois que l’entreprise est prête à effectuer la transition, l’administrateur système peut activer le mode TeamsOnly pour supprimer complètement Skype.
L’autre solution, la méthode de sélection des capacités, donne aux services informatiques un plus grand contrôle sur la cadence de la migration de Skype vers Teams. Les fonctionnalités individuelles peuvent être transférées en mode TeamsOnly une par une, ce qui crée moins de confusion pour les employés grâce à un calendrier prévisible communiqué. Bien entendu, l’inconvénient de cette méthode est qu’elle nécessite un travail plus opérationnel de la part des administrateurs informatiques.
Aucune des deux méthodologies n’est nécessairement meilleure que l’autre. Au bout du compte, il s’agit simplement de décider quelle méthode est la plus adaptée au fonctionnement et à la culture de votre organisation.
Rendre le processus centré sur l’homme
L’adoption de toute nouvelle technologie sur le lieu de travail nécessite bien plus que le simple changement d’outils et de processus. Elle exige également de changer les mentalités des employés. Pour réussir la transition de Skype à Teams, vous devez suivre un plan de gestion du changement qui donne la priorité à l’humain. Communiquer le besoin de changement, fournir une formation, offrir un soutien et répondre aux commentaires sont tous d’excellents moyens d’unir l’entreprise derrière votre objectif et de générer un plus grand succès.
Utiliser un outil d’automatisation
Nous avons expliqué comment passer de Skype Entreprise à Microsoft Teams, mais il existe des outils qui peuvent automatiser le processus, réduisant à la fois le temps et le coût nécessaires pour effectuer la transition. Par exemple, les utilisateurs de Powell Governance bénéficient d’un délai d’adoption plus rapide de 75 % en moyenne. La plateforme offre également une meilleure organisation, gestion et gouvernance de l’environnement Microsoft Teams de votre entreprise grâce à des modèles d’équipe prédéfinis, un tableau de bord intelligent, des rapports, etc.
Powell Governance permet une migration de Skype Entreprise vers Teams de manière transparente. Contactez-nous pour programmer une démonstration et voir à quoi ressemble le processus d’intégration.