Transition sans stress de Skype à Microsoft Teams, comme Théa Pharma.

 

Théa est un laboratoire pharmaceutique indépendant spécialisé dans la recherche, le développement et la commercialisation de produits ophtalmiques dans 70 pays.

Théa est passé officiellement de Skype Enterprise à Microsoft Teams en juillet 2020. Conscients des nombreuses fonctionnalités de Teams au-delà de la simple communication unifiée, ce projet de migration a nécessité une réflexion globale sur la manière dont l’outil serait utilisé, déployé et géré. En tant qu’outil nouveau et disruptif dans l’environnement de travail, il était impensable pour Théa de mettre en place Teams sans un accompagnement supplémentaire. Ils avaient besoin d’un cadre bien défini de la part de l’IT et de usages simplifiés pour les employés confrontés à un changement d’habitudes complexe.

Défis

Évoluant dans un environnement multinational, avec plus de 28 filiales et de nombreux prestataires externes, collaborer de manière simple, sécurisée et en adoptant les nouvelles pratiques apportées par Teams semblait complexe. Ainsi, mettre en place une gouvernance et simplifier les usages étaient deux conditions déterminantes pour déployer Microsoft Teams.

Le projet

Tout commence quand Angers Loire Métropole cherche à améliorer ses processus internes et à favoriser l’innovation au sein de ses services. Elle souhaite également renforcer la collaboration entre ses équipes et optimiser la gestion de ses projets.

En 2022, un nouveau projet appelé “Angers Transitions” est lancé, et rassemble trois idées principales :

• La transition écologique,
• La transition citoyenne, qui inclut l’égalité hommes-femmes, la mixité, la laïcité, et d’autres sujets de société qui leur tiennent à cœur,
• La transition numérique, puisque qu’ils ont également de nombreuses interrogations sur l’utilisation du numérique en interne.

A travers cette initiative, Angers Loire Métropole souhaite mobiliser les cadres et agents parmi plus de 200 métiers en interne, afin de faire remonter des bonnes idées, des bonnes pratiques autour de la transition écologique (économies d’énergie, déchets, biodiversité, etc.).

 

Les objectifs

 Pour garantir le succès de ce lancement et la pérennité du digital workplace, Théa a choisi Powell Teams. Principalement pour son caractère intuitif et facile à utiliser, ainsi que pour sa capacité à répondre aux besoins à la fois de l’IT et des utilisateurs finaux.

Résultats & Impact

Pour les départements IT

Définir la gouvernance & sécuriser les bonnes pratiques

Le département IT voulait créer quelque chose de simple, avec des règles faciles à suivre. Powell Governance a permis de les mettre en place et de standardiser l’environnement Teams. Les conventions de nommage, les catégories et les bonnes pratiques prédéfinies pour les propriétaires aident à éviter une gestion complexe à travers les 31 filiales.

Il a fallu seulement quelques jours pour maîtriser l’outil, définir la gouvernance et l’appliquer à l’ensemble du groupe.

Déploiement

Après avoir organisé le groupe par pays, filiale et département dans un fichier, nous avons déployé les modèles de Teams correspondants et ajouté les utilisateurs à chaque équipe. Cela a permis de garder le contrôle et la structure pour rester efficace et éviter les recherches compliquées. Les unités métiers sont libres de créer et d’utiliser les modèles fournis pour mener à bien leurs projets sans avoir besoin de formation sur Powell Governance.

Pour les départements métiers

Simplifier les usages

L’objectif était de dépoussiérer les anciennes méthodes de travail, de les moderniser et de rendre les processus collaboratifs plus efficaces. Powell Teams a facilité le changement en permettant aux départements de collaborer instantanément et sans effort. C’est un véritable atout pour encourager l’adoption des espaces Teams, notamment parce que l’outil et ses méthodes sont nouveaux.

Les modèles de Teams prédéfinis mis à disposition des utilisateurs leur évitent de passer du temps à créer chaque Team. Ils n’ont pas besoin de connaître l’outil et peuvent se concentrer sur la collaboration avec leurs collègues. L’avantage, c’est que ces modèles intègrent aussi des applications métier comme Planner pour la gestion des tâches ou OneNote pour la centralisation des informations. Leur intégration dans les modèles les rend visibles, ce qui a permis aux employés de prendre conscience de ces applis et de les utiliser à leur plein potentiel.

Cas d’usage

Chaque pays et chaque département ont accès à des modèles de Teams guidés, spécifiques à leurs besoins, ainsi qu’à des modèles prédéfinis pour les projets.

 

Conclusion

La mise en place réussie du nouvel intranet Powell chez LiftFund illustre parfaitement le pouvoir de transformation d’une stratégie digital workplace bien menée. En plaçant les besoins des utilisateurs au cœur du projet, en s’appuyant sur des partenaires experts et en adoptant des outils innovants comme Powell Manager, LiftFund a su dépasser les limites de son ancien système pour déployer rapidement un intranet moderne et engageant.

Les résultats parlent d’eux-mêmes : une plateforme largement adoptée, qui a renforcé la communication, la collaboration et la productivité à tous les niveaux de l’organisation. Cet investissement ne s’est pas contenté de fluidifier les opérations quotidiennes — il a aussi permis à LiftFund de renforcer sa mission : soutenir les petites entreprises et les entrepreneurs.

Alors que LiftFund continue d’élargir sa stratégie numérique, ce nouvel intranet s’impose comme un socle solide pour accompagner sa croissance et son impact.