Les événements récents ont entraîné une évolution de la culture du lieu de travail physique vers le lieu de travail hybride. Les employés d’aujourd’hui partagent leur temps entre le bureau et leur espace de travail à domicile et comme cela devient la norme, les organisations doivent adapter leurs habitudes et leurs politiques de travail pour devenir plus agiles et plus résistantes. L’un des défis que les organisations doivent relever pour la première fois dans ce nouvel environnement est l’intégration des employés à distance. L’onboarding de nouveaux employés qui n’ont jamais mis les pieds au bureau est un défi pour les responsables des ressources humaines, mais qui peut être surmonté grâce aux templates Powell 365.
Onboarding d’employés à distance avec Powell 365
Pour illustrer la manière dont les modèles Powell 365 aident les responsables des ressources humaines à s’adapter à l’Hybrid Workplace, prenons l’exemple concret de l’intégration des employés à distance. Le processus d’onboarding doit être adapté au travail hybride où la plupart des nouveaux employés travailleront et seront embarqués à distance.
Pour illustrer ce point, imaginez la tâche de Linda, une responsable des ressources humaines qui doit régulièrement intégrer de nouveaux employés. Cette semaine, elle onboard Frédéric, une nouvelle recrue de l’entreprise. Elle veut lui créer une expérience personnalisée et adaptée pour l’accueillir dans l’entreprise.
La société de Linda utilise Microsoft 365 et pour réaliser l’onboarding de Frédéric de manière efficace et efficiente, elle choisit d’utiliser deux outils de Powell 365 : Powell Intranet et Powell Teams.
Powell Intranet – l’intranet corporate pour des informations corporate
Powell Intranet est entièrement personnalisé et pousse intelligemment le contenu ciblé pour chaque département. Lorsque les modèles Powell 365 sont utilisés, Frédéric trouve un espace RH dédié avec une section d’accueil des employés. Il y aura accès aux ressources spécifiques à son rôle et à tout ce qui concerne les informations de l’entreprise et les informations descendantes.
Plus précisément, Frédéric y trouvera :
- Des mots du PDG sur la mission, la vision et la stratégie de l’entreprise
- Des documents concernant son embauche ainsi qu’une vidéothèque de formation commune à son département
- Des contacts clés dans l’entreprise et de son département
L’espace Onboarding de l’intranet de l’entreprise est facile à utiliser, entièrement personnalisé et le contenu sera filtré pour que Frédéric n’ait pas à chercher d’informations.
Powell Governance pour Microsoft Teams – espace personnel et collaboration d’équipe
L’intranet lié à Teams
Linda sait que durant ses premières semaines, Frédéric aura beaucoup de questions dont les réponses ne se trouveront pas sur l’intranet. Pour ces questions, il devra communiquer avec son manager, son parrain (buddy) et son contact RH. Frédéric devra également accéder à ses documents d’onboarding et comprendre ce qu’il doit accomplir dans les semaines à venir
Linda souhaite également offrir une expérience plus riche et adaptée à l’environnement hybride avec un espace privé et personnalisé pour Frédéric et ses contacts clés. Ils peuvent utiliser cet espace pour échanger des informations et des documents personnels qui ne devraient pas se trouver sur l’intranet.
Pour fournir cet espace, elle peut créer et personnaliser un Microsoft Teams mais souhaite que cela soit rapide. Normalement, elle devrait créer l’équipe, le canal, ajouter les différents onglets et tout configurer. Cela lui prendrait beaucoup de temps car elle accueille régulièrement de nouveaux employés et elle devrait donc répéter le processus à chaque fois.
Heureusement, Linda utilise Powell Governance, elle sera donc guidée dans le processus de création de l’équipe et disposera d’un modèle Teams dédié à l’onboarding lui permettant de créer l’équipe en moins de 3 minutes.
Cette équipe aura :
- Des canaux prédéfinis et des onglets préconfigurés pour la formation et les ressources
- Des documents d’onboarding préchargés
- Des approbations automatisées pour les premiers documents de Frédéric
- Des liens directs vers l’intranet avec un contenu ciblé basé sur les rôles
- Des personnalisation avec les applications de Microsoft 365 telles qu’un planning des tâches pour les 30 prochains jours et une chaîne vidéo dédiée à l’onboarding des entreprises
Simplification de l’onboarding des employés à distance sur la Digital Workplace grâce à des modèles
Linda est heureuse maintenant – les processus répétitifs comme l’onboarding des employés sont simplifiés grâce à Powell Governance, ce qui lui fait gagner du temps et garantit à chaque nouvel employé une expérience d’onboarding agréable et simple. Linda travaille également sur d’autres processus commerciaux, tout comme d’autres départements tels que le marketing, les finances, les ventes… Imaginez maintenant combien de processus pourraient être numérisés.