“Il faut bien l’admettre, le terme d’intranet semble quelque peu vieillot”, introduit Léna Basile, DRH externalisée. Après des années passées dans la banque, elle a pu constater plusieurs difficultés liées à l’utilisation de cet outil. “A l’époque, l’intranet dont nous disposions était assez rigide, et peu collaboratif. C’était une simple base de données, peu dynamique, et qui n’offrait pas d’interactions”, se souvient-elle. Symbole de ce manque de modernité, l’intranet était davantage plébiscité par l’ancienne génération, et délaissé par les plus jeunes.

“Les sujets de migration sont toujours coûteux et complexes”

Même constat pour Justine Garcia, DRH d’une entreprise spécialisée dans la cybersécurité qui emploie 700 collaborateurs de par le monde. “Notre ancienne plateforme était peu intuitive. Nous connaissions notamment des difficultés pour mettre à jour en temps réel les documents disponibles sur l’intranet”, nous explique-t-elle.

Pour Léna Basile, le transfert de données représente effectivement une difficulté majeure : “les sujets de migration sont toujours coûteux et complexes. Dépoussiérer la base documentaire et repenser l’arborescence représente un énorme travail pour les équipes RH et SI”. La DRH externalisée nous raconte avoir reçu énormément de retours de collaborateurs se plaignant de ne pas trouver l’information ou ne sachant pas quelle était la bonne version d’un document.

L’intranet face à la multiplication des canaux de communication

Avec l’avènement de Slack, Teams ou même des groupes WhatsApp internes, la multiplication des canaux est venue brouiller la communication interne. “Le défi aujourd’hui face à cette myriade d’outils est de rationaliser l’accès à l’information afin que cela soit simple et transparent”, renchérit Léna Basile.

Pour Justine Garcia, l’enjeu est ainsi de transformer l’intranet en un “noyau central permettant de communiquer en étoile sur différents canaux”. Et d’ajouter : “l’intranet doit être LA source fiable d’informations pour les collaborateurs, celle qui est toujours mise à jour”.

Une plateforme descendante ou collaborative ?

L’autre critique adressée à l’encontre de l’intranet ancienne génération concerne son aspect “descendant”. “Il y a encore quelques années, ce n’était pas un outil collaboratif. On s’en servait simplement comme support à la communication interne, avec une information à sens unique”, nous explique Léna Basile.

Désormais – et on ne vous apprendra rien – les organisations pyramidales n’ont plus vraiment le vent en poupe ! “Si l’on veut favoriser l’engagement des collaborateurs, il ne s’agit plus simplement de pousser du contenu de haut en bas, mais d’avoir une approche beaucoup plus participative”, analyse Camille Gorce, Pré Sales chez Powell.

Faire de l’intranet un moteur du sentiment d’appartenance

Après avoir changé d’outil, Justine Garcia nous explique que le nouvel intranet d’un groupe de cybersécurité, s’appuie sur une philosophie qui a vocation à centraliser les informations relatives à l’entreprise et favoriser l’engagement dans une démarche participative. “Notre intranet est en quelque sorte notre blog interne, nous nous en servons pour partager la vie de l’entreprise, cultiver le sentiment d’appartenance, travailler notre culture, notre marque employeur”, affirme-t-elle. Ainsi, les collaborateurs peuvent partager leur propre contenu sur la vie de l’entreprise ou même une expertise technique.

Tel un bureau virtuel, l’intranet devient la porte d’entrée privilégiée des collaborateurs. “Il est vraiment urgent de redorer le blason de l’intranet et de le considérer comme une digital workplace. Beaucoup de nos clients sont dans cette démarche, notamment avec le développement du travail hybride. L’intranet devient un vrai support de l’intégration des collaborateurs. Chez Powell, nous transformons même l’intranet en bureau virtuel”, analyse Camille Gorce.

Un intranet personnifié et gamifié

Pour le faire définitivement passer dans une nouvelle ère, l’intranet s’appuie notamment sur la gamification. Dans ce groupe par exemple, les collaborateurs peuvent gagner des cadeaux en participant à des challenges. Ces challenges les invitent à adopter de bonnes pratiques sur l’intranet. “Nous avions caché des devinettes dans certains process à lire par exemple”, illustre Justine Garcia.

Chez Powell, nous avons justement pris le parti de développer un intranet gamifié, permettant d’organiser des challenges internes et d’obtenir des badges et récompenses. Pour les services Com & RH, il existe aussi une partie analytics pour mesurer le taux d’adoption de la plateforme par les collaborateurs.

Entièrement personnalisable, notre digital workplace s’adapte à toutes les envies de l’utilisateur, qu’il s’agisse du design, des actualités suivies, du dashboard de tâches… Les collaborateurs peuvent aussi bénéficier de nombreux modules comme le covoiturage entre employés, les petites annonces, la boîte à idées. “Nous enrichissons sans cesse notre catalogue”, explique Camille Gorce.

Bienvenue dans l’ère de l’IA

Et pour que cet intranet soit performant, il s’agit bien évidemment d’en faire le hub central de tous les outils de l’entreprise. Par exemple, Powell s’adosse à Sharepoint, mais ne stocke aucune donnée de l’entreprise cliente, ce qui garantit la sécurité des informations. Notre outil est capable de se connecter à n’importe quel logiciel doté d’une API. Cela permet d’assurer une information fiable et mise à jour en temps réel. Par exemple, Powell peut se connecter à Welcome to the Jungle et permettre aux collaborateurs d’accéder directement aux offres d’emploi de l’entreprise. De même, le traitement des tickets peut se gérer en temps réel via l’intranet.

Enfin, impossible de faire l’impasse sur l’IA : notre moteur de recherches en langage naturel permet de faciliter la recherche de documents, tandis qu’un chatbot répond instantanément à toutes les questions des utilisateurs. “Et si le service RH constate que des requêtes n’aboutissent pas, il sait précisément où apporter de l’information”, précise Camille Gorce. L’IA permet aussi d’offrir un soutien rédactionnel dans la préparation des contenus qui seront poussés aux collaborateurs, et envoyés directement depuis l’intranet.

Alors, ringard l’intranet ?

“On en a une image parfois dépassée alors qu’il s’agit d’un outil ultra puissant pour les RH, véritable allié de la marque employeur en interne. Pour moi, c’est même un outil vital”, avance Justine Garcia. Pour Léna Basile, “l’accès rapide à l’information est effectivement un facteur de fidélisation et d’attractivité essentiel”.

Chez nous, nous avons appelé cela le “love impact”, soit l’impact du plaisir sur les organisations qui s’inscrit jusque dans les usages. “L’intranet s’est mué en un projet central pour la communication interne et les RH, véritable vitrine des organisations”, conclut Camille Gorce.

Alors, si vous avez envie de pimper votre intranet et de le faire briller, contactez sans plus tarder nos équipes !