L’une des caractéristiques que nos clients apprécient le plus dans les Digital Workplaces est leur facilité de mise en œuvre. Un outil comme Powell Intranet peut même réduire de 75 % le temps de déploiement de votre portail sur Microsoft 365. Pourtant, de nombreuses entreprises ne tiennent pas compte du fait que l’adoption d’une Digital Workplace comporte à la fois un aspect technologique et un aspect humain. La gestion du changement vous aidera à établir les priorités de vos employés et à augmenter le taux d’adoption au fur et à mesure que vous déployez votre nouvelle technologie.
Comment Microsoft 365 modifie-t-il les habitudes de travail ?
Lors de l’introduction de Microsoft 365, la direction de l’entreprise doit comprendre que les pratiques quotidiennes des employés vont changer – souvent de façon radicale. L’introduction d’une nouvelle technologie implique de demander aux employés de modifier les habitudes de travail qu’ils ont mis des années à développer. Tout d’abord, examinons quelques moyens par lesquels Microsoft 365 pourrait modifier les habitudes quotidiennes de votre organisation.
Nouveaux canaux de communication
Avec Microsoft 365, vos employés disposeront d’un tout nouvel ensemble de canaux de communication. En plus du courrier électronique, vous trouverez des outils de discussion par le biais de Microsoft Teams qui permettent la messagerie directe, les conversations de groupe et les appels vidéo. Cela peut sembler être un excellent moyen pour toute l’organisation de communiquer plus efficacement – et c’est le cas. Mais si les employés ne sont pas habitués à utiliser ces outils, ils risquent de ne plus savoir quand utiliser tel ou tel mode de communication. Certains peuvent ignorer complètement les nouveaux outils.
Une gestion des documents remaniée
Microsoft 365 est équipé de SharePoint, un système de gestion de documents en mode cloud conçu pour améliorer la collaboration et aider les employés à trouver plus efficacement les informations dont ils ont besoin. Cependant, le passage à un système de stockage de documents dans le Cloud implique inévitablement une courbe d’apprentissage. Dans le cadre de la gestion du changement, l’informatique devra participer à la formation des employés à l’utilisation du nouvel intranet pour stocker, organiser et accéder correctement à leurs dossiers.
Accès à partir d’appareils portables
En plus des ordinateurs portables et de bureau, Microsoft 365 est également accessible à partir d’appareils mobiles comme les smartphones et les tablettes. Votre entreprise peut décider de tirer parti de cette accessibilité en introduisant de nouveaux types d’appareils qui seront mis à la disposition des employés. Pour ceux qui ont déjà des difficultés avec certaines tâches informatiques, la perspective de devoir se familiariser avec un nouvel appareil peut sembler écrasante. Même si vous décidez d’acheter des smartphones ou des tablettes pour les employés, rien ne garantit qu’ils décideront de les utiliser.
Introduction du portail d’entreprise
Un portail d’entreprise est l’interface que les employés utilisent pour accéder à la Digital Workplace ou l’intranet. Les portails d’entreprise peuvent être personnalisés pour répondre aux besoins de votre entreprise, en affichant des types d’informations spécifiques et en permettant un accès rapide aux outils que vos employés utilisent le plus fréquemment. Néanmoins, pour tirer profit de l’intranet, les employés doivent prendre l’initiative de visiter le portail d’entreprise dans le cadre de leur travail.
De meilleures fonctionnalités d’automatisation
Vos employés ne le savent peut-être même pas, mais une grande partie de leurs tâches quotidiennes pourrait être automatisée pour une meilleure efficacité et pour gagner du temps et se consacrer à des tâches plus importantes. Power Automate vous permet de créer des flux de travail sans code dans Microsoft Forms, SharePoint, Outlook, Planner et Teams. Toutefois, pour tirer parti de l’automatisation, il faut que les employés participent et collaborent à l’identification des opérations pouvant être automatisées et à l’élaboration du workflow lui-même.
Changer les mentalités, pas seulement la technologie
Maintenant que nous avons vu comment l’introduction de Microsoft 365 peut perturber le travail quotidien, un thème commun se dégage clairement : si vous pouvez facilement présenter une nouvelle technologie à vos employés, garantir son usage est un tout autre défi. C’est là que la gestion du changement entre en jeu. La gestion du changement consiste à élaborer une stratégie pour faire évoluer la mentalité des employés vers l’acceptation et l’adoption des nouvelles technologies. La simple introduction de Microsoft 365 en tant que nouvelle Digital Workplace est loin d’être suffisante.
Lors de la gestion du changement, vous constaterez probablement que certains employés sont plus réceptifs que d’autres aux nouveaux outils et usages numériques. La capacité d’adaptation aux nouvelles technologies est souvent appelée “dextérité digitale”. On estime que moins d’un employé sur dix fait preuve d’un niveau élevé de dextérité numérique. Mais bien qu’ils soient minoritaires, ces employés sont à l’origine de la majorité des initiatives en matière de Digital Workplace. Vous constaterez que ces employés sont une ressource inestimable dans le cadre de la gestion du changement.
Conseils pour la gestion du changement lors de l’adoption de Microsoft 365
Comment mettre en œuvre une stratégie de gestion du changement réussie lors de l’adoption de Microsoft 365 ? Suivez ces étapes pour une meilleure gestion et une meilleure collaboration à l’échelle de l’entreprise.
Commencer par l’éducation et la compréhension
Avant la mise en œuvre de Microsoft 365, vos employés doivent se familiariser avec le concept de base de la plateforme et ce qu’elle peut faire. Cela peut se faire par le biais de supports de formation et d’une communication générale de la direction de la gestion du changement. Ce n’est qu’après avoir compris les capacités et les limites de Microsoft 365 que les employés peuvent commencer à réfléchir à la manière dont la technologie pourrait être appliquée à leur rôle spécifique.
Générer un désir d’adoption
Une fois que les employés comprennent les capacités de Microsoft 365, il est temps de commencer à parler de la façon dont ils pourraient utiliser la technologie pour améliorer leur travail quotidien. Les ateliers sont un excellent cadre pour discuter des possibilités et recueillir des données et des informations précieuses. Demandez aux employés quels sont les problèmes qu’ils rencontrent actuellement dans leurs activités quotidiennes, puis travaillez ensemble pour déterminer comment Microsoft 365 peut aider à résoudre ces problèmes.
Il est essentiel d’encadrer les nouvelles technologies de cette manière car cela donne aux employés un “pourquoi” : une raison logique pour laquelle Microsoft 365 devrait être adopté. En suscitant le désir au sein de la population active, on augmentera le taux d’adoption et on réduira le temps moyen d’acclimatation des employés.
Fournir une formation et un soutien adéquats
Une fois que vous avez établi de nouveaux flux de travail pour les employés après l’adoption de Microsoft 365, il incombe à la direction de l’entreprise de s’assurer qu’ils ont reçu une formation adéquate pour apprendre à exécuter ces flux de travail. Une formation inadéquate peut signifier que les employés prennent en fait plus de temps pour accomplir leurs tâches, ce qui diminue l’efficacité, ou qu’ils sont frustrés et décident d’abandonner complètement la technologie.
Un soutien continu est tout aussi important. Après une formation initiale, les employés continueront à avoir des questions tant que la technologie sera utilisée. Assurez-vous de disposer d’une équipe dédiée pour fournir ce soutien. Il est tout aussi important de communiquer ces informations aux employés afin qu’ils sachent où s’adresser s’ils ont une question ou un problème.
Continuer à assurer le suivi et à réévaluer
Contrairement à ce que l’on pourrait penser, la gestion du changement n’est pas un processus linéaire se terminant une fois que votre entreprise a adopté Microsoft 365 avec succès. Une gestion continue est une nécessité pour le succès continu d’une Digital Workplace. À mesure que les nouvelles technologies sont déployées et que de nouveaux employés rejoignent l’entreprise, vous devrez continuer à fournir du matériel de formation et un soutien. En outre, vous devrez continuer à évaluer le succès de votre initiative Digital Workplace pour voir quelles améliorations peuvent être apportées.
Gestion du changement avec un partenaire externe
Gérer l’adoption de Microsoft 365 en interne n’est pas toujours possible pour les entreprises qui n’ont pas nécessairement les ressources ou l’expertise nécessaires pour fournir un soutien continu adéquat. Les solutions de Powell Software ont aidé plus de 1 500 000 employés à adopter Microsoft 365 avec succès.
