Bien que beaucoup d’entre nous se soient bien adaptés au télétravail, il y a certaines choses qui manquent au bureau virtuel. Après avoir travaillé à distance pendant plusieurs mois, les employés commencent à manquer de choses auxquelles ils n’auraient jamais pensé. Alors que de nombreuses entreprises décident aujourd’hui de passer entièrement au travail hybride, il est temps de trouver comment nous pouvons améliorer la digital workplace pour répondre à tous les besoins des employés. C’est ce que Microsoft tente de faire avec les nouvelles fonctionnalités de Microsoft Teams. La nouvelle surprenante ? Ces dernières mises à jour sont principalement axées sur le bien-être et la santé mentale.
Pourquoi les nouvelles fonctionnalités de Microsoft Teams sont-elles axées sur le bien-être ?
Avant la transition massive vers le télétravail, nous n’aurions jamais pu imaginer que les longs trajets ou les nombreuses réunions au bureau allaient nous manquer. Nous tenions pour acquis les conversations informelles dans les cafés et les discussions sans fin. Microsoft essaie maintenant de faire revenir certaines de ces routines quotidiennes en les rendant virtuelles. De nombreuses entreprises ont déjà essayé de reproduire certains événements normaux, comme les réunions du personnel en utilisant les appels vidéo de Microsoft Teams.
Jusqu’à présent, cette méthode connaît un succès croissant. Les employés se rencontrent et travaillent ensemble facilement, même lorsqu’ils sont répartis dans le monde entier. Microsoft a maintenant reconnu que les employés sont confrontés à un stress nouveau et parfois accru lorsqu’ils passent au travail à distance ou hybride. La firme américaine veut donc intégrer des pratiques de bien-être dans la journée de travail et non comme une “pensée après coup”. Bien que notre compréhension et notre utilisation des outils numériques s’améliorent, les gens veulent que les nouvelles fonctionnalités soient facilement accessibles à partir d’un seul endroit. Nous voulons créer l’expérience du bureau à la maison, en utilisant les outils numériques sur lesquels nous avons appris à compter. Donner aux employés les outils de bien-être dont ils ont besoin dans l’application qu’ils utilisent déjà, est susceptible d’améliorer l’adoption. D’où les nouvelles fonctionnalités de Microsoft Teams.
Quelles sont les nouvelles fonctionnalités de Microsoft Teams et quand seront-elles disponibles ?
Les annonces de ces nouvelles fonctionnalités de Teams ont été faites à l’occasion de Microsoft Ignite 2020 et feront bientôt partie de Microsoft Teams. Si les aperçus sur la productivité personnelle seront disponibles à partir d’octobre, il faudra attendre 2021 pour les fonctions de bien-être. Ces mises à jour de Microsoft Teams seront certainement bien accueillies par les employés et les équipes des ressources humaines, car elles intègrent un côté plus humain à l’application déjà puissante. Les informations ne porteront pas seulement sur la quantité de travail que les employés accomplissent, mais aussi sur la manière de les aider à mieux le faire. Microsoft reconnaît que la clé de la productivité consiste à admettre que les besoins des employés sont vastes et évoluent dans le monde du travail actuel.
Le trajet virtuel
De nombreuses personnes choisissent de travailler à distance, et leurs trajets n’ont jamais été aussi courts. Cependant, pour beaucoup d’entre eux, le passage d’une pièce à l’autre ne suffit pas à les mettre en mode travail. Quitter son domicile lorsque son bureau est à deux pas de son canapé peut être difficile. Microsoft a également constaté que les gens travaillent plus longtemps, en commençant plus tôt, en finissant plus tard et en continuant le week-end. Le passage du travail à la vie privée semble de plus en plus difficile.
L’expérience de monter dans sa voiture ou de prendre les transports publics devient une expérience que les gens veulent recréer, mais pas nécessairement de la manière dont vous le pensez. Ce n’est pas le métro bondé ou la circulation que les travailleurs veulent reproduire, mais les quelques minutes d’arrêt supplémentaires qui permettent aux employés de passer du “travail” à la “maison”. Le trajet physique nous donne l’espace nécessaire pour préparer la journée à venir ou pour revenir sur ce que nous avons fait et c’est une partie importante de notre journée. Les employés peuvent quitter un monde et passer mentalement dans l’autre.
Il est peut-être temps de reconnaître que le temps gagné en évitant les trajets domicile-travail pourrait être mieux utilisé en faisant quelque chose de bénéfique. C’est pourquoi Microsoft donne aux utilisateurs la possibilité de faire un trajet virtuel. Mais comment vont-ils le créer, et l’idée est-elle aussi folle qu’elle en a l’air ? La nouvelle fonction de Microsoft Teams permettra aux employés de “programmer” un trajet quotidien à partir de la nouvelle fonction d’information. En quoi consistera ce trajet ? Rappels de fin de journée, bilans émotionnels et prise de conscience sont quelques-unes des idées créatives que les nouvelles fonctionnalités de Microsoft Teams proposeront.
La conscience et le bien-être mental
Burnout, accablement et stress. La charge mentale de la journée de travail peut avoir de graves répercussions sur le bien-être physique et mental des employés. Ce phénomène n’a fait qu’augmenter depuis mars 2020. Dans une étude, 29 % des répondants ont déclaré avoir subi des effets négatifs sur leur santé mentale depuis la crise de la Covid-19 et le début du travail à domicile.
Les organisations disposent de plusieurs moyens pour veiller au bien-être de leurs employés, comme les conversations virtuelles autour d’un café, les discussions informelles. Néanmoins, il est toujours utile de donner des conseils pour encourager les employés à faire le point sur eux-mêmes. Headspace, une application déjà utilisée dans le monde entier pour apprendre aux gens à être attentifs à eux-mêmes, arrive maintenant sur Teams. Elle permettra aux employés de s’accorder quelques moments de pratique mentale dans leur journée afin de faire le point et se recentrer sur eux-mêmes.
Prenez un café dans un café virtuel
Les conversations dans les cafés virtuels ont pris leur essor ces derniers mois. Les gens étant encouragés à limiter les interactions sociales, nous avons dû nous adapter. Les humains sont des créatures sociales qui ont soif d’interaction, et de caféine ! Cette mise à jour de Microsoft Teams va faire avancer les choses en combinant les deux. Après que les utilisateurs aient insisté sur le déploiement des arrière-plans virtuels et du mode “ensemble” dans Microsoft Teams, l’ajout de faux arrière-plans de cafés sera bien accueilli !
Comment s’assurer que les employés adoptent ces nouvelles fonctionnalités de Microsoft Teams
Ces nouvelles fonctionnalités de Microsoft sont un ajout bienvenu qui aidera les organisations à passer au travail hybride sur le long terme. Toutefois, elles nécessitent l’adhésion des employés et ceux-ci n’utiliseront les nouvelles fonctionnalités de Microsoft Teams que s’ils utilisent déjà Teams dans leur travail quotidien. Encourager l’adoption de Microsoft Teams est une chose que les organisations peuvent faire avec une bonne planification. C’est un outil puissant mais qui nécessite une gouvernance.
Comme les employés commencent à utiliser de plus en plus Microsoft Teams, il est important de veiller à ce que votre entreprise ait un certain contrôle. La création sans fin de nouvelles équipes sans règles ni limites peut devenir problématique. Si les utilisateurs peuvent créer une nouvelle équipe pour chaque nouveau projet, sans aucune gouvernance, vous risquez d’être confronté à des problèmes de duplication ou de redondance des équipes. Il est essentiel de gérer le cycle de vie des équipes dès le début.
Lorsqu’une organisation compte des centaines d’équipes sans gouvernance, les utilisateurs ne savent pas où trouver celle qu’ils recherchent. Ils pourraient avoir peur de se connecter à l’une d’entre elles, de peur d’utiliser la mauvaise. Si vos Microsoft Teams sombrent dans la confusion et le stress, les employés perdront les avantages des nouvelles fonctionnalités de bien-être.
Powell Teams est un module complémentaire de Microsoft Teams qui fournit des fonctions de gouvernance pour l’informatique et améliore l’expérience de l’utilisateur final. Avec l’application Powell Teams, les utilisateurs disposent d’une page d’accueil facile à utiliser qui leur permet de trouver leurs équipes favorites et de consulter les dernières informations clés. Le service informatique peut mettre en place une gouvernance, contrôler la création et le cycle de vie des équipes et garantir les meilleures pratiques en utilisant des modèles guidés.
Pour savoir comment Powell Teams peut aider votre organisation à tirer le meilleur parti de vos Microsoft Teams, programmez une démonstration dès aujourd’hui. Notre équipe vous guidera à travers nos solutions pour réussir votre Digital Workplace.
