Les fonctionnalités essentielles d’un intranet pour améliorer efficacement la collaboration

Avant de commencer, vous vous demandez peut-être : qu’est-ce que c’est exactement un intranet ? En termes simples, un intranet est un réseau privé qui permet aux employés de partager des informations sur l’entreprise en toute sécurité. Il ne faut pas le confondre avec l’internet, qui est ouvert à tous.

Fonctionnalités essentielles d’un intranet : Qu’est-ce que cela signifie ?

Fonctionnalités intranet : Notre liste d’éléments essentiels

Les éléments suivants sont des composants généraux d’un intranet que toute entreprise devrait rechercher. La présence des propriétés suivantes dans votre logiciel intranet est le meilleur moyen de s’assurer que tous les membres de l’équipe restent sur la même longueur d’onde et peuvent accéder aux informations essentielles aussi rapidement que possible.

Annuaire des employés

L’annuaire des employés permet d’accéder à l’ensemble du personnel d’une entreprise et comprend des informations de contact telles que le nom, l’intitulé du poste, l’adresse électronique et le numéro de téléphone de chaque personne. Cette fonctionnalité de l’intranet permet non seulement aux employés de bureau de trouver plus facilement des informations, mais elle est également utile aux nouveaux embauchés qui ne connaissent pas les différents services et aux travailleurs à distance qui ne peuvent pas se lever et se promener dans le bureau.

Fil d’actualités

La mise en place d’un flux d’informations permet à chacun de voir à tout moment les informations sur les mises à jour et les événements importants de l’entreprise. Des sources d’information externes peuvent également être partagées par le biais du fil d’actualité afin de tenir tout le monde au courant de la conformité et d’autres changements susceptibles d’affecter les politiques de l’entreprise.

Gestions des documents

La gestion des documents est peut-être l’un des avantages les plus attrayants d’un intranet au sein d’une entreprise, car elle permet aux personnes de partager et de gérer facilement des documents. En outre, de nombreux intranets offrent la possibilité d’éditer simultanément des documents, ce qui facilite plus que jamais la collaboration sur des documents et des projets importants.

Avec la gestion documentaire sur intranet, les employés ont également la possibilité de télécharger des documents vers un référentiel central, auquel la personne qui les a téléchargés et d’autres membres de l’entreprise peuvent toujours accéder ultérieurement.

Gestion des tâches

Au sein d’une entreprise, chacun a sa propre liste de tâches. Certains la suivent virtuellement sur un ordinateur, tandis que d’autres notent leurs tâches quotidiennes. Et si chacun disposait d’une plate-forme centrale pour accéder aux tâches qui lui sont assignées et les noter au fur et à mesure ?

Cela permet non seulement de réduire le risque de voir des tâches passer entre les mailles du filet, mais aussi de donner aux responsables une meilleure idée des progrès accomplis par chacun et de leur faire savoir s’il y a lieu d’ajuster les délégations de tâches.

Calendrier

L’utilisation d’un calendrier intranet offre un niveau d’organisation supplémentaire pour le suivi des rendez-vous, des réunions et des événements.

De plus, si votre entreprise utilise déjà un système de gestion de calendrier comme Microsoft Calendar ou Outlook, de nombreux intranets s’y intègrent pour éviter une migration manuelle vers un nouvel outil de gestion de calendrier.

Fonctionnalités collaboratives pour les intranets

La collaboration est une fonction clé des intranets, qu’il s’agisse de partager des documents avec d’autres membres de l’équipe ou de lancer des sessions de brainstorming. C’est pourquoi vous devez veiller à ce que votre intranet soit équipé des fonctions de collaboration optimales suivantes :

Espaces de travail collaboratifs

Les espaces de travail seront le “hub” central vers lequel les utilisateurs navigueront lorsqu’ils voudront partager du contenu et travailler avec d’autres pour suivre les échéances, travailler sur des projets, partager des mises à jour, etc.

De nombreux intranets vous permettent de laisser n’importe qui participer aux espaces de travail ou d’ajouter une couche de protection supplémentaire qui limite les espaces de travail à certains utilisateurs.

Fonctions Sociales

Comme indiqué précédemment, les intranets proposent souvent un flux social pour les employés et les cadres supérieurs afin de créer un espace de partage des mises à jour, des nouvelles et des événements importants. Parmi les autres éléments sociaux à prendre en compte, citons les centres de communication, qui permettent de réunir des groupes spécifiques, et les lignes de temps sociales, qui permettent d’organiser les informations en fonction de leur pertinence (par exemple, en organisant le contenu et les mises à jour en fonction des dernières nouvelles).

 Intranet : Se concentrer sur les fonctions de productivité

Selon Mckinsey, un intranet moderne peut augmenter de 20 à 25 % la productivité des “travailleurs interactifs” (ceux qui occupent un poste à hautes compétences ou un poste de direction). En effet, les intranets facilitent la collecte d’informations, la communication/collaboration interne et la gestion des tâches spécifiques à un rôle.

Examinons quelques-unes des meilleures utilisations d’un intranet pour la productivité.

Gestion des tâches

Les meilleures solutions intranet pour faire avancer vos équipes dans la bonne direction tournent autour de la gestion des tâches. Elles rationalisent des processus qui étaient auparavant compliqués, voire inexistants. Désormais, il est facile de créer et d’attribuer des tâches, de les mettre à jour et de suivre leur état d’avancement.

Que vous planifiez des réunions ou que vous coordonniez des projets importants avec votre personnel travaillant à domicile, vous pouvez dire adieu aux notes Post-it.

Partage de fichiers

Par rapport à une gestion traditionnelle des documents, les intranets modernes offrent des capacités de partage de fichiers qui permettent moins de confusion, une meilleure collaboration et un minimum de jonglerie logicielle (passer d’une application à l’autre ou d’un endroit à l’autre pour accéder aux fichiers) parce que les documents et les tâches se trouvent dans un emplacement centralisé avec une fonctionnalité de recherche.

En outre, le fait que tous les fichiers se trouvent dans un emplacement central élimine l’apparition de fichiers en double dans le système informatique d’une entreprise.

 Workflows

Les flux de travail sont une fonctionnalité qui permet aux entreprises d’organiser leurs processus opérationnels. Les tâches redondantes et banales peuvent être automatisées grâce à une séquence d’actions ou d’activités, ce qui vous permet d’économiser de précieuses ressources. La création de formulaires est une fonctionnalité couramment utilisée parallèlement aux flux de travail pour gérer les informations et garantir l’exactitude des données entrantes et stockées.

Calendrier

Les calendriers peuvent être partagés avec d’autres membres de l’équipe et d’autres services afin de minimiser les interruptions et les doubles réservations.

Accessibilité mobile

L’accessibilité mobile permet aux travailleurs d’accéder aux informations de l’entreprise, quel que soit l’endroit où ils se trouvent. De nos jours, l’accessibilité est vitale pour les entreprises qui participent à des opportunités de travail à distance ou pour le personnel qui voyage régulièrement.

 

Fonctionnalités de l’intranet : Qu’en est-il de la communication ?

La communication sur l’intranet va de pair avec la collaboration. La plupart des aspects abordés ci-dessous sont également couverts dans les différentes sections ci-dessus, mais il est important de noter leur impact sur des efforts de communication efficaces.

Fil d’actualités

À l’instar d’un fil d’actualités sur des plateformes sociales populaires telles que Facebook ou LinkedIn, un fil d’actualités intranet est un excellent outil pour un contenu continuellement mis à jour que les gens peuvent consulter, aimer, partager et commenter. Cela permet à la direction de recueillir un consensus sur ce que les utilisateurs pensent du contenu et d’obtenir un meilleur retour d’information de la part d’une structure de type communautaire.

Portail des employés

Dans un portail destiné aux employés, vous trouverez le plus souvent l’annuaire des personnes, les politiques de l’entreprise, des informations sur les avantages sociaux (par exemple, les régimes de soins de santé), des ressources de formation continue, un profil personnel, des informations sur les salaires et (souvent) une section pour les interactions sociales.

C’est l’espace idéal pour localiser les informations pertinentes et s’assurer que tout le monde est au courant de la situation, des procédures et des politiques de l’entreprise.

Annuaire des employés

L’annuaire des employés facilitera les communications directes par téléphone et par courrier électronique, en particulier pour les nouveaux arrivants qui doivent encore apprendre les noms et les rôles de leurs collègues.

Caractéristiques de l’organisation et de l’intranet

Les composants suivants de l’intranet sont très utiles pour les efforts d’organisation de votre entreprise :

Gestion de documents

La gestion des documents devient beaucoup plus simple lorsque tout peut être téléchargé et partagé dans le même logiciel. Cela accélère certainement l’accessibilité et, comme nous l’avons déjà mentionné, réduit considérablement les redondances.

Calendrier

Si votre entreprise utilise un système qui semble trop compliqué ou qui n’est pas convivial, il est temps d’en chercher un meilleur. Les calendriers intranet favorisent l’organisation en veillant à ce que tout le monde soit sur la même longueur d’onde en ce qui concerne les réunions et les échéances. Cela signifie qu’il n’est plus nécessaire de perdre des minutes pour localiser les événements prévus par les collègues ou d’envoyer des communications supplémentaires pour confirmer s’ils sont disponibles ou non.

Partage de fichiers

Les composants intranet de partage de fichiers permettent aux utilisateurs de créer une structure de dossiers logique qui leur convient. D’une certaine manière, cette structure peut être similaire à celle d’un classement papier traditionnel (par exemple, alphabétique, numérique, etc.), mais sans l’inconvénient d’essayer de localiser ces fichiers dans un lieu de stockage physique ou de passer au crible de nombreux papiers pour trouver ce que l’on cherche.

Avec un intranet, tous les fichiers sont réunis en un seul endroit et peuvent être localisés à l’aide d’une simple fonction de recherche. Vous pouvez appliquer des politiques de gouvernance spécifiques à l’intranet pour gérer ce partage de fichiers.

Gestion des tâches

Les capacités de gestion des tâches sont une fonctionnalité intéressante de l’intranet pour les cadres supérieurs ou les employés chargés de déléguer et de gérer les listes de choses à faire. Les logiciels modernes permettent de suivre les tâches en fonction de leur statut (par exemple, non commencées, en cours, terminées, etc.) et peuvent être gérés à l’aide de balises afin de s’assurer que le personnel concerné est mis au courant des changements de statut d’une tâche.

Recherche integratée

La croissance de votre entreprise s’accompagne de celle de vos données. C’est pourquoi vous devez vous assurer que vous mettez en place une fonctionnalité de recherche dès le début afin d’économiser des heures de travail.

La recherche intégrée permet d’accéder aux informations et aux fichiers de manière transparente en tapant des mots-clés pour trouver ce que vous cherchez.

Caractéristiques de l’intranet : information et engagement

Certains attributs de l’intranet se sont révélés être un excellent moyen d’encourager l’engagement sur des sujets qu’ils pourraient autrement éviter ou être réticents à aborder. En outre, les intranets sont un excellent moyen d’informer les membres du personnel d’une manière qui s’apparente à celle d’une communauté, au lieu de leur donner l’impression d’être isolés par d’autres méthodes telles qu’un courrier électronique ou un appel téléphonique.

Fil d’actualités

Comme mentionné précédemment, les fils d’actualité des intranets sont souvent créés pour ressembler à des sites de médias sociaux populaires, qui encouragent le partage de contenu, ainsi que les commentaires et les réactions au contenu. De nombreuses personnes se sentent plus à l’aise pour exprimer leurs pensées et leurs opinions dans ce type d’environnement que dans le cadre d’une communication individuelle par courrier électronique pour demander un retour d’information. (Pour en savoir plus sur la gestion de contenu ou les intranets CMS, cliquez ici).

Portail des employés

Avec le portail des employés, il n’est plus nécessaire de faire des allers-retours avec les RH pour répondre à des questions, car tout est facilement accessible. En revanche, il permet aux employés d’accéder à des informations qu’ils hésiteraient à demander pour ne pas être “dérangés”.

Annuaire

L’annuaire des employés permet de s’assurer que les informations de contact restent à jour et disponibles pour les équipes, les bureaux ou d’autres groupes au sein de l’organisation de votre entreprise. Il encourage également les employés à s’adresser directement à leurs collègues s’ils ont des questions ou s’ils ont besoin d’aide.

FonctionnalitésSociales

L’interaction sociale est améliorée grâce à un hub centralisé qui donne accès aux idées et opinions d’autres personnes ainsi qu’à des articles et contenus partagés. En outre, il favorise la collaboration et le partage des connaissances d’une manière qui est familière à la jeune génération de travailleurs.

Gestion des événements

Il est plus facile de partager les mises à jour d’événements importants et de faire savoir aux organisateurs quels membres de l’équipe prévoient d’y participer et lesquels ne seront pas disponibles. Souvent, les intranets donnent aux utilisateurs la possibilité de voir, de rejoindre ou de quitter les événements de l’entreprise.

Fonctionnalités de l’intranet pour le support et l’assistance

Le support et l’assistance sont disponibles pour toute personne souhaitant entrer en contact avec une personne ou un service spécifique, soumettre des tickets et obtenir des informations supplémentaires telles que des analyses et des rapports.

Service d’assistance et supp

Le service d’assistance est une fonctionnalité intranet idéale pour organiser les demandes de dépannage, les faire transiter par plusieurs canaux et créer des tickets d’assistance pour suivre l’état d’avancement des demandes, tandis que l’assistance informatique crée un niveau d’organisation supplémentaire en passant au crible les problèmes liés aux logiciels.

Rapports et analyses

Les fonctionnalités de reporting et d’analyse de l’intranet comprennent les moyens d’accéder à l’activité de l’intranet d’une entreprise, d’en rendre compte et de l’analyser.

Suivi du temps

Le suivi du temps permet aux entreprises de gérer efficacement les feuilles de temps, d’indiquer le temps passé sur les activités, les tâches et les activités qui demandent le plus de temps, et même de générer des factures au format PDF.

Ressources humaines

Un intranet moderne est un moyen sûr d’impressionner le département des ressources humaines de votre entreprise. Si votre intranet comporte des systèmes spécifiques aux ressources humaines, la mission de ce département sera grandement facilitée.

Gestion des congés

Le logiciel de gestion des congés sera probablement un site externe connecté à votre intranet. Ces programmes offrent une expérience transparente aux professionnels des RH qui gèrent les vacances du personnel, les congés de maladie, les congés d’ancienneté, les congés sans solde, etc.

Ces programmes offrent non seulement aux RH un moyen organisé de suivre les absences, mais ils leur donnent également la possibilité de partager les absences planifiées avec les autres employés.

 

Gestion des Performances

La gestion des performances sur l’intranet permet de relever les défis que posent souvent les pratiques de gestion traditionnelles. Il s’agit notamment de la fixation d’objectifs, de l’évaluation des performances et de la gestion globale des indicateurs de performance.

Formation et développement

Les intranets peuvent être un excellent moyen pour le personnel des ressources humaines de mettre en place un apprentissage continu et des intégrations de formation. La plateforme de gestion de l’apprentissage LMS365, qui s’intègre bien à l’interface Microsoft 365, en est un exemple. Microsoft exploite l’intranet SharePoint, ce qui permet une intégration transparente entre les deux.

Accessibilité et personnalisation

Chaque entreprise ayant ses propres objectifs, politiques, procédures, etc., il n’est pas idéal de mettre en œuvre un système qui n’offre qu’un minimum d’options de personnalisation de l’accessibilité. Heureusement, les intranets modernes ne manquent pas de telles options.

  Accessibilité mobile

L’accessibilité mobile devient plus un besoin qu’un souhait en raison de l’augmentation du nombre d’employés à domicile et en déplacement. Offrir aux gens un intranet mobile avec accès à des applications intranet qui leur fournissent des mises à jour et des informations pertinentes où qu’ils se trouvent est toujours un plus.

Marque et personnalisation

La possibilité de marquer et de personnaliser votre intranet est précieuse à bien des égards. Tout d’abord, un site bien marqué suscite la confiance et la loyauté du personnel. Mais cela va bien au-delà de la conception de base de votre intranet. La loyauté et la confiance sont déterminées par des éléments tels que la convivialité, le contenu, la structure et la facilité d’utilisation.

Profils d’utilisateurs

Donner aux utilisateurs la possibilité de créer et de mettre à jour leur propre profil est une excellente fonctionnalité de l’intranet. Cela leur permet de personnaliser leur expérience de l’intranet, d’ajouter des raccourcis/liens importants et de hiérarchiser les éléments les plus importants pour leurs flux de travail.

Tableaux de bord person

L’un des aspects les plus importants de l’intranet est sans doute son tableau de bord personnalisé, qui détermine les informations que les membres voient, notamment les rapports de vente, l’inventaire, les projets, etc. C’est également l’endroit où l’on peut consulter les indicateurs de performance et d’autres données essentielles, entre autres.

Fonctionnalités de l’intranet, qu’en est-il des partenaires et des éditeurs ?

Il existe également des options permettant d’échanger des informations en toute sécurité avec les fournisseurs et les partenaires par l’intermédiaire de portails intranet. Vous disposez ainsi d’une option de communication bidirectionnelle efficace avec des sources extérieures à votre entreprise, et d’une option intéressante si vous cherchez un meilleur moyen de contrôler et d’effectuer les paiements aux fournisseurs.

Communication, collaboration et bien plus encore…

Il n’est pas facile de trouver les fonctionnalités intranet qui conviennent à votre entreprise. Il faut faire des recherches et savoir à quoi s’attendre avant de procéder à l’achat officiel d’un intranet tout-en-un. Mais le jeu en vaut la chandelle. Vous disposerez enfin d’un système centralisé d’accès, de partage et de gestion de l’information qui vous fera gagner du temps et de l’argent.